Unidad 7: Difusión, Capacitación, prueba y mantenimiento

Transcripción

1 Unidad 7: Difusión, Capacitación, prueba y mantenimiento Contenido 1. Difusión y capacitación 2. Pruebas de los planes 3. Mantenimiento de los planes 4. Tips para generar planes Difusión y capacitación Las funciones de DIFUSIÓN y CAPACITACIÓN, son indispensables en cualquier plan relacionado con BCM. En realidad, ambos conceptos tienen diferencias y objetivos: DIFUSIÓN La difusión de los planes, tiene la finalidad de informar a todas las personas que conforman la organización, respecto a los avances, responsabilidades, políticas y siguientes pasos en materia de BCM. Las personas que no tienen ninguna clase de rol en algún plan, usan la información difundida como un método de conocimiento sencillo acerca del tema. TODA LA ORGANIZACIÓN debe estar enterada de BCM, a pesar de no tener un rol específico y activo. Se difunde para crear una cultura organizaciona, respecto al tema. Tips para la difusión de los planes: Utilice TODOS los medios que tenga a su alcance, como posters, carteles, trípticos, etc. Los medios electrónicos como internet, repositorios de información, etc., son también excelentes opciones. 1

2 Los medios elegidos, deben tener la posibilidad de estar siempre disponibles, así como de mantener la confidencialidad del tema y de ser entendibles por todas las personas involucradas. CAPACITACIÓN Se capacita a las personas para que puedan ejecutar acciones específicas, en caso de alguna contingencia, en cualquiera de los planes. La capacitación se utiliza como método de entrenamiento para las personas que tienen un rol y una responsabilidad determinada, y que deben ejecutarla en medio de la contingencia. También ayuda al personal que se encuentra directamente involucrado, a tener un conocimiento obsoleto sobre los temas de BCM. Tips de capacitación: Se recomienda segmentar a la organización en tres grupos: o Audiencia especializada: gente relacionada directamente con temas de BCM o Audiencia intermedia: personas que tienen algunas responsabilidades dentro de algún plan específico, pero que no participan en todas las actividades de BCM, por ejemplo, coordinación de la disciplina o Audiencia general: personas que deben conocer el estado que guardan las acciones de BCM dentro de la empresa, y las cuales deben saber que "hacer" en caso de presentarse un evento de contingencia o desastre Cuando ingresan nuevos empleados o haya cambios en los grupos, es recomendable emprender una campaña de capacitación Prefiera la capacitación teórico-práctica, sobretodo en formato de talleres, que es donde se puede capitalizar mejor el conocimiento Pruebas de los planes Las pruebas son prácticas permanentes, en donde los planes han considerado la mayor cantidad de elementos para no fallar, al momento de enfrentar alguna contingencia o desastre. Su objetivo principal, es ofrecer garantía a los grupos de interés que rodean a la organización, como pueden ser las personas, los procesos e infraestructura, y los cuales tienen "amplias posibilidades" de operar bajo las circunstancias más extremas. 2

3 Además, encontramos las pruebas de mucha utilidad porque: Generan evidencia de las competencias y capacidades de BCM. implementadas en la organización Demuestran que los planes "no funcionan", encontrando áreas de oportunidad Generan confianza en la Alta Dirección, demostrando que existe un estado real de preparación ante cualquier eventualidad que atente contra la operación del negocio. Las pruebas deben: Tener un resultado predefinido que vaya de la mano con los objetivos del plan Permitir a las organizaciones a que desarrollen soluciones ante los problemas detectados en ellas, integrándose como parte de las estrategias de continuidad Ser revisadas constantemente, para validar su alcance Probar cualquier aspecto posible, como tecnología, logística, administración, procesos de negocio, etc. Razones para probar los planes: Cambios importantes en el negocio Por recomendación de auditores Por normatividad Para dar cumplimiento a calendarios específicos Tipos de pruebas COMPLEJIDAD PRUEBA PROCESO VARIANTES MEJOR PRACTICA (*) SIMPLE De escritorio Revisión y Actualización, Mínimo una vez corrección validación o al año del contenido auditoria del plan MEDIA Repaso (walkthrough) Cuestionar el Interacción y Anualmente, dos contenido del validación de los veces al año plan roles de grupos ALTA Prueba completa Prueba completa Desalojo del Anualmente, o del plan, del plan, edificio o campus menos de un año incluidas otras incluidas otras áreas de BCM áreas de BCM (*) La frecuencia de los ejercicios dependerá de las necesidades de la organización, en el entorno donde opera y los requerimientos específicos de los grupos de interés. 3

4 Mantenimiento de los planes En general, cualquier documento importante que se realice en un entorno empresarial, deberá estar sujeto a una política de actualización. Por esta razón, los planes relacionados con la práctica de BCM no están exentos de esta situación. El objetivo del mantenimiento, es asegurar que todos los elementos de los planes sean correctos y no pierdan vigencia. Sugerencias importantes para el mantenimiento de los planes: 1. Defina a los responsables de los documentos POR ÁREA de conocimiento y/o unidad de negocios. 2. Lo más recomendable es que Incident Management (IM), sea actualizado por los responsables de protección Civil, seguridad física, etc. 3. Crisis Management, puede ser actualizado por los responsables del comité de manejo de crisis o personal designado por ellos, o en su caso, por personal externo. 4. Business Recovery puede ser mantenido por los dueños de los procesos críticos y/o personal externo. Tips para generar planes Cuando se trata de realizar los planes de cualquier área de conocimiento de BCM (administración de incidentes, manejo de crisis y recuperación de negocios), es indispensable saber algunos puntos prácticos que pueden ayudar a desarrollarlos de la mejor manera, invirtiendo el menor tiempo posible: 1. Se planifica por escenario y se puede utilizar una mezcla de estrategias para cada caso. 2. Las acciones a ejecutarse en cada plan, normalmente, son en base a etapas porque cada una de ellas obedece a un momento específico en el tiempo: antes, durante y después de la contingencia. 3. La documentación debe ser lo más clara y sencilla posible, enfatizando lo que la gente debe "hacer" para salir de la contingencia, cuanto antes. 4. Normalmente se puede ofrecer un nivel de servicio inferior a como se presta en los días normales. Sin embargo, esto depende completamente de las necesidades encontradas en el BIA de la organización. 4

5 5. La organización de los planes en el tiempo, es indispensable para resolver adecuadamente una contingencia. Notas y comentarios: 1 Elementos de los planes: Por ejemplo, números telefónicos, procesos y procedimientos, grupos de personas, tareas, etc. Además, se deben actualizar documentos importantes como BIA, RA, TeCRA, los tiempos definidos como críticos, etc., y por supuesto, es recomendable comunicar los cambios a las personas que se encuentran involucradas de manera directa. 5