Instituto para el Desarrollo Inmobiliario y de la Vivienda para el Estado de Baja California

Transcripción

1 Gobierno del Estado de Baja California Contraloría General del Estado Informe de Resultados de la Autoevaluación de Control Interno Nivel Estratégico, Directivo y Operativo Instituto para el Desarrollo Inmobiliario y de la Vivienda para el Estado de Baja California Participantes: 88 Servidores Públicos Mexicali, B.C. Marzo 2015 Mexicali, B.C. Marzo de 2014

2 INSTITUTO PARA EL DESARROLLO INMOBILIARIO Y DE LA VIVIENDA PARA EL ESTADO DE BAJA CALIFORNIA INFORME DE AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO La evaluación del Control Interno efectuada al Instituto para el Desarrollo Inmobiliario y de la Vivienda para el Estado de Baja California se realizó a través del Sistema de Evaluación del Control Interno (SECI), el día 9 de marzo de 2015, con la participación de 88 Servidores Públicos de los Niveles Estratégico, Directivo y Operativo, utilizando como referencia técnica las Normas Generales de Control Interno para la Administración Pública Estatal (NGCI-APE) y las mejores prácticas en la materia. La participación activa de los Servidores Públicos del Instituto para el Desarrollo Inmobiliario y de la Vivienda para el Estado de Baja California (INDIVI), posibilitó conocer la aplicación del control interno detallado en los siguientes capítulos. I. NATURALEZA Y ALCANCE DE LA EVALUACIÓN Al autoevaluar el Control Interno del Instituto para el Desarrollo Inmobiliario y de la Vivienda para el Estado de Baja California (INDIVI), se consideraron las actividades desarrolladas durante el periodo comprendido del 1ro de Enero al 31 de Marzo del 2015 basados en las siguientes normas: Ambiente de Control Administración de Riesgos Actividades de Control Informar y Comunicar Supervisión y Mejora Continua La comprensión y revisión de los controles internos implementados para las principales actividades del INDIVI se ejecutó en una reunión dirigida a compartir los nuevos conceptos, normas y elementos del sistema de control interno, analizar el contenido del cuestionario de evaluación y el método para calificar y valorar las respuestas, así como su análisis después de ser completadas. Se explicó el método utilizado para calificar el cuestionario y los criterios básicos empleados para validar las respuestas por cada norma. Los comentarios y propuestas de mejora presentadas se realizaron en forma directa por los participantes del INDIVI. Las calificaciones obtenidas, las propuestas de mejora y las recomendaciones son importantes para actualizar y mejorar el diseño, la aplicación y el funcionamiento del control interno del INDIVI, dichos resultados se detallan en el siguiente capítulo. II. RESULTADOS DE AUTOEVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO A. CALIFICACIÓN DEL CONTROL INTERNO Los resultados globales del proceso de autoevaluación del Control Interno aplicado al INDIVI, corresponden a 88 Autoevaluaciones realizadas por Servidores Públicos de los Niveles Estratégico, Directivo y Operativo. 1

3 Calificación por Norma General: Norma General Grado de Cumplimiento Calificación Ambiente de Control 62.04% Regular Administración de Riesgos 73.33% Aceptable Actividades de Control 62.00% Regular Informar y Comunicar 73.04% Aceptable Supervisión y Mejora Continua 71.99% Aceptable TOTAL 68.48% Regular 2

4 B. RESULTADOS DEL CONTROL INTERNO POR NIVEL DE RESPONSABILIDAD La calificación global del Instituto para el Desarrollo Inmobiliario y de la Vivienda para el Estado de Baja California (INDIVI), se valoró con el 68.48% puntos calificado como "Regular", por arriba del nivel mínimo aceptable que es de 60.00% puntos, el cual es susceptible de mejoras. El nivel de responsabilidad valorado con mayor grado de cumplimiento fue el "Estratégico" con el 81.09%, mientras que la calificación menor correspondió al nivel "Operativo" con el 54.23%. 3

5 Propuestas realizadas por los participantes: Asegurar que los conceptos y términos contenidos en el código de conducta estén incluidos en los manuales de procedimientos del organismo y colocar esta información en lugares visibles. Revisar a mediano plazo la procedencia o actualización de las metas planteadas. Capacitar en temas de administración de riesgos y control interno, además de asegurar una revisión periódica del PTCI. Formalizar las etapas del proceso de administración de riesgos, y asegurar que los temas relevantes de administración de riesgos y observaciones de los entes fiscalizadores formen parte de las sesiones de la Junta Directiva. Integrar la información generada por los diferentes organismos. Establecer levantamiento de minutas de las sesiones de trabajo internas que se llevan a cabo para analizar la causa raíz de las observaciones, e instrumentar reportes periódicos de avances. Dar seguimiento continuo a los programas anuales del organismo. Actualizar del Reglamento Interno, Organigrama y las descripciones de puestos/funciones, de las cuales nos encontramos en proceso de autorización por la SPF a la fecha, además de realizar evaluaciones para un mejor funcionamiento. Revisar nuevos procesos y procedimientos de recuperación de cartera vencida. Eliminar el financiamiento en las ventas de lotes, puesto que así se pierde el objeto social. Actualizar el sistema de base de datos para captura y ejecución de los diferentes servicios que preste el INDIVI, así como el del área comercial y revisar la información capturada por el personal para su validación. Digitalizar los documentos que contienen los expedientes. Evaluar a mayor detalle las condiciones del sector para establecer metas acordes a la realidad. Difundir los resultados de servicio y atención al público por área o departamento del INDIVI. Capacitar al personal para mejorar la calidad en la atención. Dar actualización continua al sistema, con espacios de evaluación del mismo en coordinación con informática. Supervisar y atender en tiempo las quejas o demandas existentes. Revisar periódicamente los resultados en sesiones de la Dirección General y las Direcciones del Organismo, así como difundirlos al personal de los diferentes departamentos, con el objetivo de incentivarlos a mejorar. Celebrar convenios con el poder judicial para utilizar la justicia alternativa a través del centro estatal de justicia alternativa para hacer más eficiente el cobro o convenio. Motivar a los responsables de las áreas capacitándolos, para prevenir errores continuos. Difundir la importancia de la mejora continua e Implementar un sistema permanente de evaluación y seguimiento. Difundir ampliamente las normas para la realización de los diferentes trámites, así como implementación de formatos para este fin. Actualizar y adecuar el manual con base a la realidad actual del organismo. Establecer un mayor control en el área de archivo general del instituto, así como en el área de resguardo de bienes. Ofrecer cursos de actualización para el personal y con esto mejorar el trabajo. Establecer una mejor comunicación entre los departamentos, cada cambio de encargado se modifican los criterios de trabajo pero no se hacen por escrito. Establecer controles internos definidos dentro del área contable. Creación de carpetas con papeles de trabajo sobre revisiones periódicas de la información 4

6 Comentarios de los participantes: Los Reglamentos y Manuales de Procedimientos no son muy apegados a las condiciones actuales de Instituto, la mejora debe de ser continua y en conjunto con los que en ella operamos. Como empleados tenemos conocimiento de la existencia de los manuales y vemos como se aplican en algunos casos pero no nos dan a conocer resultados de las evaluaciones. Aun estando en existencia muchas normas y procedimientos no están funcionando por completo, se han creado nuevos lineamientos los cuales no los hacen vía oficio, se debe por tanto mejorar la comunicación de los cambios y un recordatorio de lo existente cada cierto tiempo para que sea conocimiento de todos y estén conscientes de su aplicación. El control Interno de INDIVI y sus Reglamentos existen, sin embargo considero que su implementación no es la óptima, toda vez que éste genera descontento por no ser general e imparcial, considero que en forma conjunta todos los que en ella laboramos podemos ser proactivos y no reactivos, para estar en mejora continua y así para lograr alcanzar nuestros objetivos. En ocasiones se trabaja sin tener conocimiento del lineamiento o de la norma y después de realizada la acción vienen las correcciones, es por eso la importancia que de manera anual se dé la plática informativa sobre estos reglamentos y normas para ir creando conciencia en cada uno de los empleados. Se esta trabajando actualmente en un sistema de información único y confiable donde se tengan los datos en tiempo real. La Dirección General lleva a cabo sesiones periódicas de trabajo internas con las diferentes áreas directivas para revisar los riesgos de los programas y metas establecidas, así como de la administración de los recursos, políticas de cobranza, recuperación de cartera vencida. Sin embargo, no se registra en minuta o en un formato preestablecido, por eso se ha establecido como propuesta de mejora la formalización de las etapas propias del proceso de administración de riesgos. Los cambios de funciones muchas veces son de acuerdo a las necesidades del instituto pero se hacen de un día para otro, en el control, registro y bloqueos está funcionando bien. Se está haciendo un buen trabajo de saneamiento financiero que le permitirá al organismo llegar a la balanza económica estable. Se está trabajando en la armonización contable a nivel estatal, a través de un programa único y eficiente. Recomendaciones: 1. Difundir entre el personal los objetivos y estratégicos de la entidad, para que esté familiarizado con el enfoque de la Dirección y se concientice con esto al personal de la importancia de sus actividades para el logro de dichos objetivos. 2. Reforzar las acciones tendientes a la difusión a todo el personal, de la misión y visión de la Entidad, como Ente de la administración pública del estado, a fin de fomentar el sentido de pertenencia del empleado y concientizarlo de hacia donde están encaminados sus esfuerzos. 5

7 3. Realizar una evaluación sobre las necesidades de capacitación y, con base en los resultados, establecer programas de capacitación dirigidos a todos los empleados, procurando incluir en estos programas temas referentes a la diversa reglamentación involucrada en el desarrollo de sus actividades. Lo anterior con el objeto de mantener motivado al personal y obtener su más elevado rendimiento, evitando a la vez que se incurra en errores u omisiones por falta de conocimiento de la normatividad. 4. Actualizar el Manual de Organización de manera que esté acorde a la Estructura Organizacional actualizada y autorizada, y a las atribuciones y responsabilidades establecidas en las leyes, reglamentos, y demás ordenamientos aplicables, así como, a los objetivos institucionales. 5. Dar a conocer a todo el personal la situación de la gestión en que se encuentran, con la finalidad de mantenerlo informado de los objetivos logrados mediante el esfuerzo que realizan todos en conjunto y motivarlo a una actitud de colaboración. 6. Fomentar la denuncia interna para mejorar la Institución, a través de la creación de buzones u otro mecanismo para captar sugerencias, quejas y denuncias. 7. Realizar de manera sistemática un proceso para la identificación, análisis y evaluación de riesgos y la definición de estrategias para controlarlos, minimizando con esto lo más posible el que las metas u objetivos se vean afectados. 8. Apoyarse en el Coordinador de Control Interno de la Entidad para la impartición de talleres referentes a Contenido y alcance de las Normas Generales de Control Interno; así mismo, que el Titular de la Dependencia comunique de manera formal a todo el personal, la necesidad de que estas se apliquen y apoye su implementación y mejora ordenando verificaciones periódicas. 6