Procedimiento para preparar una Requisición. Preparado por: Edna M. Pagán Reyes Supervisora de Compras
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- Roberto Maidana Marín
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1 Procedimiento para preparar una Requisición Preparado por: Edna M. Pagán Reyes Supervisora de Compras
2 Tipos de Requisición Servicios Servicios y/o compras de alimentos Arrendamientos de equipos, u otros Servicios de Imprenta Servicios de Transportación Adquisición Materiales de Oficina, Limpieza, Construcción Equipos de Oficina, Educativos, Construcción Reparaciones y Mantenimientos Equipos de Oficina y otros que estén fuera de garantía Incluir toda la información requerida, descripción, detallada, modelo, marca, despefercto del equipo, número de propiedad, nombre de la persona custodio y ubicación.
3 Información requerida en la requisición impresa a través del Sistema UFIS Nombre y puesto del solicitante y/o persona a cargo Identificación de Oficina, Proyecto, y/o Programa En las requisiciones de proyectos, se require incluir fecha de vigencia y terminación del Proyecto Adquisición de materiales y Equipos: incluir descripción detalladas de los artículos y/o equipos, especificaciones, literatura, referencias de catálogos Unidad de medida correcta, ejemplo: cada, uno, libras, cajas, cartón, resmas, etc. Costo estimado e importe total (el sistema requiere añadir esta información) Justificación o propósito detallado de compra en cada requisición Objeto de gastos (correcto)
4 Requisición por concepto de Servicio Tipo de servicio: alquiler, transportación, alimentos, etc. Incluir: fecha, hora y lugar de la actividad o servicio a prestarse Si el solictante trae una cotización se evalúa y es trabajada en una orden si la cotización es menor de $3,000, y si es mayor se requiere tres cotizaciones, estas pueden ser trabajadas por el solicitante o la oficina de compras Servicio de Imprenta: se incluye el arte y cotización, el arte debe estar aprobado por el solicitante antes de su impresión Nota Importante: En año eleccionario en caso de servicios de impresión de publicaciones, y otros require la autorización previa de la Comisión Estatal de Elecciones
5 Requisición por concepto de compras de Materiales y Equipos Descripción clara y precisa de los artículos a comprar, incluir el número de referencia y/ o marca la misma será utilizada como recomendación y guía para realizer la compra De ser una compra de equipos o materiales que requiera un suplidor o una marca determinada, la justificación deberá estar basada en las características particulares de las requisiciones del Proyecto, u oficinas De ser un suplidor en los E.U., la requisición tiene que reflejar el costo estimado de manejo y envio. Todo equipo electrónico para el procesamiento de datos y sus periferales, requiere la recomendación del Centro de Tecnología e Información (CTI) Compras de emergencias- este tipo de adquisición será determinada por el Presidente o el Rector de la unidad institucional
6 Información requerida en una Cotización Toda cotización debe incluir la siguiente información: Precio unitario por cada artículos y/o equipo y el importe total Descripción detallada incluyendo marca, modelo, garantía, precio, Fecha actualizada, y firmada por un representante autorizado Vigencia de la cotización (ejemplo: 30 días) Disponibilidad de entrega Términos de pagos Ejemplo: Neto a 30 días, de requerir el pago anticipado o al momento de prestarse el servicio o compras, deberá estar por escrito de parte del suplidor.
7 Objetos de Gastos- Identifica el material, equipo y servicios. Materiales materiales de oficina, automatización de oficinas, equipos de oficina cuyo costo no exceda de $ papel de oficina materiales de procedimientos de datos (tintas, pendrive, CD ) 6026-programados (software) materiales sanitarios (limpieza) materiales para usos educativos mantenimiento de equipo de oficina mantenimientos de otros equipos arrendamientos de equipos franqueos (sellos, gastos de manejo y envío)
8 Equipo menor - No capitalizable ($1, $4,999.99) computadoras equipo de oficina (escritorio, archivos, impresoras) equipo de protección eléctrica (backup) equipo agrícola de jardinería equipo para uso educativo equipo audiovisual (cámaras, proyectores, etc) equipo de casa y cocina equipo de acondicionador de aire
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