INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FODA7-01

Transcripción

1 No. REVISIÓN 01 PÁGINA 1 de 5 OBJETIVO ALCANCE REFERENCIAS NORMATIVAS Establecer de manera sistemática y estandarizada, los lineamientos para la presentación del FODA7-01 Todas las áreas que manejan Programa Operativo Anual (POA) Normas: ISO 9001:2008 y 9000:2005, Manual para el Ejercicio del Gasto de Operación del Presupuesto de Egresos vigente, Presupuesto de Egresos del Estado de Hidalgo, Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público del Estado de Hidalgo y su Reglamento. 1. Para el llenado y presentación del formato Requisición de Bienes y/o Servicios FODA7-01 del Programa Operativo Anual (POA), cada responsable administrativo deberá tomar en consideración que las compras por Adjudicación Directa se realizan en aproximadamente veintitrés días, las de Invitación a cuando menos tres proveedores en cincuenta y uno y la Licitación Pública en sesenta y cuatro días hábiles, por lo tanto: a) Elaborar su Requisición de Bienes y/o Servicios FODA7-01 de manera oportuna, atendiendo a la modalidad de adjudicación (Adjudicación Directa, Invitación a cuando menos tres proveedores y Licitación Pública) a través de la cual se llevará a cabo el procedimiento de adquisición, con fundamento en el Presupuesto de Egresos del Estado de Hidalgo (del ejercicio fiscal que se trate). b) Antes de obtener las firmas correspondientes, favor de leer con detenimiento toda la requisición, para que en caso de tener algún dato erróneo se corrija, a fin de evitar contratiempos con los Titulares. c) Las requisiciones (FODA7-01) deberán ser generadas en el Sistema Integral de Requisiciones los primeros 5 días hábiles de cada mes, la entrega de la solicitud debidamente requisitada y firmada por las áreas correspondientes (Titular del Área Solicitante, Autorización -inmediato superior-, así como el Visto Bueno, si es el caso) será a más tardar dentro de los siguientes 5 días hábiles a partir del cierre del sistema. Nota: los documentos que no sean sellados de recibido por la Dirección de Adquisiciones el 10 día hábil de cada mes (inmediato anterior) al que se vaya a afectar presupuestalmente, quedarán automáticamente cancelados y no se reconocerá compromiso de pago ni de trámite alguno. 2. Cuando los documentos Requisición de Bienes y/o Servicios FODA7-01 sean generados mediante el Sistema del POA y se requieran correcciones en los apartados: a) DENOMINACIÓN DEL PROYECTO PRESUPUESTAL y CLAVE DEL PROYECTO (recuadros localizados en la parte superior derecha del formato), solicitar a la Dirección de Desarrollo de Sistemas, dependiente de la Dirección General de Tecnologías de la Información, la adecuación de estos datos. b) ÁREA SUPERIOR y SOLICITANTE (recuadros localizados en la parte superior izquierda del formato), realizarlos desde su cuenta del POA.

2 No. REVISIÓN 01 PÁGINA 2 de 5 c) FECHA, PARTIDA, NOMBRE DE LA PARTIDA, CANTIDAD, UNIDAD, CLAVE DEL BIEN O SERVICIO y DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL BIEN O SERVICIO, solicitar mediante tarjeta informativa la cancelación del referido documento, explicando los motivos, misma que deberá ser dirigida a nombre del Director (a) de Adquisiciones y firmada por el Titular del Área solicitante, acudir al Departamento de Control y Recepción de Requisiciones, dependiente de la Dirección de Adquisiciones para dar seguimiento. Nota: la DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL BIEN O SERVICIO, no debe incluir la marca, excepto tóneres. d) LEYENDA ALUSIVA AL GASTO, OBSERVACIONES, PERIODO DE UTILIZACIÓN, ÁREA SOLICITANTE (espacio para firma) y AUTORIZACIÓN, así como TELÉFONO, el área podrá modificarlo y/o actualizarlos desde su cuenta del POA.

3 No. REVISIÓN 01 PÁGINA 3 de 5 3. Para dar de alta artículos y/o servicios en el catálogo, se deberá llenar el formato correspondiente ALTA DE BIENES Y/O SERVICIOS (EXCEPTO PARTIDAS Y ) FODA7-14 o ALTA DE ARTÍCULOS PARTIDAS (MATERIALES Y ÚTILES DE IMPRESIÓN) Y (MATERIAL PARA BIENES INFORMÁTICOS) FODA7-15, verificando que el concepto solicitado corresponda a la partida establecida en el clasificador por objeto de gasto La descripción de los artículos no deberá de mencionar marca, excepto tóneres. 4. La Requisición de Bienes y/o Servicios FODA7-01 mediante la cual se solicite alguna de las partidas que se relacionan a continuación, deberá contar con el Vo. Bo. del Titular de la Dirección General de Tecnologías de la Información: Materiales para Bienes Informáticos Materiales de Grabación Material Electrónico Refacciones y accesorios menores de equipo de cómputo y tecnologías de la información Bienes informáticos Equipos y aparatos audiovisuales (en caso de proyectores) Equipo educacional y recreativo (en caso de equipo de cómputo) Equipos y aparatos de comunicación y telecomunicación Software Licencias informáticas e intelectuales 5. La Requisición de Bienes y/o Servicios FODA7-01 mediante la cual se solicite alguna de las partidas que se relacionan a continuación, deberá contar con el Vo. Bo. del Titular de la Dirección de Servicios Generales:

4 No. REVISIÓN 01 PÁGINA 4 de Cemento y productos de concreto Material Eléctrico Artículos metálicos para la construcción Otros materiales y artículos de construcción y reparación Consumibles y lubricantes vehículos y equipos terrestres Herramientas menores Refacciones Nota: la información mencionada en los numerales 4 y 5 podrá sufrir cambios sin previo aviso. 6. En los casos en que se requiera la impresión de formatos, folletos, trípticos, libros y publicaciones en general, o cualquier impresión que contenga los logos oficiales de la Secretaría de Educación Pública y/o del Gobierno del Estado de Hidalgo, la Requisición de Bienes y/o Servicios FODA7-01 deberá contar con el Vo. Bo. de la Dirección General de Comunicación Social. 7. En tanto no esté concluida la captura del POA, hecha la adaptación del Sistema Integral de Adquisiciones a la nueva estructura programática, y autorizados los Proyectos y Presupuestos, la elaboración de la Requisición de Bienes y/o Servicios FODA7-01 se realizará en forma manual y los artículos que se estén solicitando se pondrán en orden alfabético, verificando: el número progresivo, la cantidad solicitada, la unidad que corresponda según el bien y que la clave del bien o servicio, así como la descripción detallada, estén conforme a lo asignado por parte del Departamento de Informática de la Dirección de Adquisiciones. Nota: la descripción detallada del bien o servicio, no deberá mencionar marcas, excepto tóneres. Una vez liberado el POA del ejercicio fiscal correspondiente, por única ocasión; la generación y entrega de las requisiciones por parte de las áreas solicitantes se llevará a cabo máximo dentro de los veinte días naturales posteriores a dicha liberación. 8. La leyenda alusiva al gasto, se deberá describir en tiempo futuro, el uso y destino que se le dará al bien y el por qué es necesaria la adquisición del mismo. Dicha leyenda alusiva deberá incorporar en su redacción las respuestas a las preguntas: para qué?, cuándo?, cómo?, dónde?, quién? Por ningún motivo será escueta y con faltas de ortografía u omisión de alguna(s) letra(s). En caso de ser eventos, los datos (nombre del evento, fecha(s) del evento, tipo de beneficiarios (administrativos, docentes, alumnos, etc.), lugar del evento) asentados en la leyenda alusiva al gasto deberán ser igual a los estampados en la documentación soporte, como son; agenda de trabajo, invitación, listas de asistencia, oficio de comisión, matriz de distribución, etc. 9. El apartado de observaciones, deberá utilizarse para enunciar información complementaria o características especiales de los Bienes y/o Servicios, no colocar N/A.

5 No. REVISIÓN 01 PÁGINA 5 de 5 Ejemplo: en caso de vuelos nacionales e internacionales, especificar fechas de salidas y regresos, así como los nombres de los beneficiarios. 10. Los sellos oficiales que validan las firmas de cada área no deberá obstruir la visión de los datos asentados en los apartados Monto asignado para esta, Mes a afectar y PERIODO DE UTILIZACIÓN, cuidando que dichos sellos queden debidamente impresos dentro de los espacios correspondientes. 11. El apartado SELLO DE RECIBIDO, no deberá ser invadido, por sellos, firmas, anotaciones o sellos de recibido de otras áreas, este espacio se reserva únicamente para la Dirección de Adquisiciones. ELABORÓ REVISÓ APROBÓ NOMBRE: L.C. Ilithya Najla Ramírez Quiroz PUESTO: Subdirectora de Adquisiciones NOMBRE: L.C. Maritza del Carmen Ordoñez Bustos PUESTO: Directora de Gestión de Calidad y Desarrollo Organizacional NOMBRE: L.C. Susana Ortiz Serrano PUESTO: Directora de Adquisiciones