Guía de Correo Electrónico. Contenido. 1. Uso del correo electrónico Login Cambio de password... 3

Transcripción

1 Guía de Correo Electrónico 12/10/2009 v. 2.0 Contenido 1. Uso del correo electrónico Login Cambio de password Selección de ambiente Webmail Configuración de clientes de mail (para usar en su escritorio) Uso de Horde Inicio de Horde Interfaz de Horde Requerimientos de Horde Opciones Blackberry Configuración Problemas y soluciones

2 1. Uso del correo electrónico ProalFierro y Cía pone a la disposición de sus colaboradores cuentas de correo electrónico bajo el dominio proalfierro.com con el objetivo de brindar un servicio personalizado tanto a las personas que trabajan en el despacho como a los clientes del mismo. Esto permite a los colaboradores tener una herramienta más en su trabajo, sin comprometer sus cuentas de correo personales y por otro lado, nuestros clientes sienten el respaldo de un grupo de profesionales que constituyen al despacho. Se les pide a los colaboradores: 1. Hacer uso de este correo para cualquier comunicación entre los miembros del despacho, así como con sus clientes asignados, de esa manera mejoraremos la comunicación interna y la atención a nuestros clientes. 2. Evitar el uso de este correo para cuestiones personales o particulares. 3. Vigilar la seguridad y privacidad de sus mensajes; la cuenta es responsabilidad del dueño de la misma. 4. Reportar cualquier duda, problema o anomalía a la brevedad para poder solucionarlo a soporte.correo@proalfierro.com 2. Login Para ingresar el sistema de correo electrónico se debe accesar alguna de las siguientes direcciones desde cualquier navegador de Internet Aparecerá un diálogo como se muestra en la figura 1, teclear su cuenta de correo completa, y su password (si la cuenta es nueva o se reinició tendrá algún password provisional ej. proalfierro) Figura 1 2

3 3. Cambio de password Una vez logueado al sistema aparecerá la pantalla presentada en la figura 2; en dicha página existe la opción para cambiar su clave Change password, es importante cambiar el password regularmente para garantizar la seguridad y confidencialidad de su cuenta de correo electrónico. Figura 2 4. Selección de ambiente Webmail Como se puede observar en la figura 2, existen dos opciones de interfaces para visualizar el correo a través de un navegador/browser 1) Horde 2) Squirrel Mail. Es decisión del usuario escoger la que más le acomode, aunque es importante mencionar que la sugerida es Horde ya que cuenta con más funcionalidades ej. Agenda y Tareas. 5. Configuración de clientes de mail (para usar en su escritorio) Existen muchos clientes de mail que no son accedidos a través de un navegador sino con una aplicación de escritorio, entre los más comunes tenemos Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Eudora, Evolution, etc. Estos clientes tienen la ventaja de poseer más funcionalidades que las versiones para navegador, pero tienen la complejidad de su configuración, aprendizaje y accesibilidad (ya que solo pueden utilizarse en la computadora donde estén instalados y configurados). Si usted es un usuario nuevo, quizás lo más recomendable sea utilizar la versión de navegador Webmail, pero si usted es un usuario con experiencia en estos clientes necesita los parámetros para poder utilizar su cuenta de correo, los cuales se pueden obtener en la opción Configure Mail Client figura 2 y se muestran en la figura 3 3

4 Para abreviar, también se incluyen a continuación: Figura 3 Manual Settings Mail Server Username: nombre.apellido@proalfierro.com (su cuenta de correo) Incoming Mail Server: mail.proalfierro.com Outgoing Mail Server: mail.proalfierro.com (server requires authentication) port 25 or 2626 Supported Incoming Mail Protocols: POP3, IMAP (default ports) Supported Outgoing Mail Protocols: SMTP 6. Uso de Horde Las siguientes secciones muestran de manera básica las características de la interfaz Horde. 6.1 Inicio de Horde Al seleccionar Horde, lo primero en aparecer es el idioma que usted desea para su sesión, Horde cuenta con muchos idiomas y usted puede seleccionar el que mejor le convenga, figura 4. Figura 4 4

5 Nota importante: Al momento de la instalar Horde usted cuenta con un idioma predefinido, es por ello que aunque usted cambie el idioma, la interfaz no aparecerá en ese idioma. Para que la interfaz respecte el idioma que usted seleccione al inicio (Figura 4) deberá cambiar su idioma preferido a Por omisión, ver la sección 6.4 para más información en el tema. 6.2 Interfaz de Horde Horde tiene una interfaz muy simple. A la izquierda un árbol de aplicaciones, a la derecha el contenido de la aplicación, y en la parte superior una serie de menús con opciones de la aplicación que esté en uso. Una de las ventajas de Horde es la de tener varias herramientas: Correo (figura 5), Agenda (figura 6), Notas, Libreta de direcciones y Tareas. Figura 5 Figura 6 5

6 Si bien la más empleada en la de correo, le invitamos a explorar las demás ya que le pueden ayudar en su organización y productividad. Por ejemplo, la agenda le permite definir citas o actividades recurrentes e inclusive invitar a los miembros de sus reuniones desde la misma interfaz, recibiendo aceptaciones o rechazos de los participantes, ver figura 7. Es importante resaltar que esta agenda es compatible con otras agendas en el mercado como Outlook, Google Calendar o Mozilla Lightning y aún cuando sus participantes no cuenten con una agenda, ellos le podrán confirmar a través de su correo electrónico de manera automática. 6.3 Requerimientos de Horde Figura 7 Horde trabaja con cualquier navegador de Internet, como pueden ser Firefox, Opera, Safari o Internet Explorer. Sin embargo en algunos casos el árbol de aplicaciones puede no funcionar, si esto ocurre le sugerimos revise la configuración de su navegador, por ejemplo en algunas versiones de Internet Explorer se requiere usar lo que se conoce como Compatibility View que se puede activar, como se muestra en la figura 8, a través del ícono de hoja rota que se encuentra a la derecha de la barra de direcciones, o bien en el menú de herramientas. 6

7 Figura Opciones En la parte de opciones encontrará un gran número de parámetros que puede usted modificar. Lo invitamos a explorar todas las opciones para detectar aquellas que mejoren su interacción con Horde. Por ejemplo, una opción útil es la del idioma predefinido, la cual permite que su interfaz siempre aparezca en el lenguaje deseado, sin importar la elección que se realice al inicio como se mencionó en la sección 5.1. Figura 9 7

8 Figura 10 Otra opción ajustable es el tiempo actualización de los menús dinámicos, por ejemplo al crear una carpeta nueva, ésta no aparecerá hasta que la interfaz haga una actualización. Es términos generales esto no debería ser un problema, pero de ser así también se puede configurar (figura 11) así como también se puede modificar el tiempo de búsqueda de correo nuevo. Nuevamente lo invitamos a explorar todas las opciones, tanto globales como de cada aplicación. Figura 11 8

9 7 Blackberry 7.1 Configuración La utilización de su cuenta de correo con dispositivos móviles es totalmente transparente. En la parte de Configuración se agrega la cuenta de correo electrónico como se muestra en la figura 12 y una vez agregada, se identificará en las aplicaciones con un logo de un sobre con un mundo como se muestra en la figura Problemas y soluciones Figuras 12 y 13 En algunas ocasiones ha ocurrido que la sincronización de correos entre su cuenta y su blackberry cae en conflicto y debido a ello el dispositivo móvil deja de recibir correos o los recibe pero con retrasos de tiempo. Esto puede deberse a muchas causas, pero en caso de ser necesario, usted necesitará reiniciar su cuenta en la blackberry. Existen 2 opciones para hacerlo: 1. Eliminar y agregar nuevamente la cuenta en su blackberry. Esto puede provocar que se pierdan los mensajes recibidos en su dispositivo móvil, lo cual no quiere decir que los correos se eliminen del servidor, solo que en su BB solo aparecerán los que reciba a partir del momento en que se crea nuevamente la cuenta 9

10 2. En caso de querer mantener sus mensajes anteriores en su BB, se puede seguir el siguiente procedimiento, aunque cabe resaltar que los mensajes no se mantienen en el orden de llegada, es por ello que es más conveniente usar la opción 1. Para reiniciar por completo la cuenta en la BB usted deberá seguir los siguientes pasos: 1) Elimine la cuenta en la BB 2) A través de Webmail, agregue una carpeta nueva a su cuenta ej. mi_carpeta 3) En la misma interfaz de webmail, mueva todos sus correos desde su inbox/entrada a dicha carpeta. Nota, mueva/traslade todo su inbox, no solo la primer página, ya que en ocasiones, debido a la paginación usted podrá tener varias páginas conteniendo correos. 4) Agregue su cuenta de nuevo en la BB 5) En webmail, mueva o traslade de regreso todos los correos desde la carpeta que había creado hacia la de inbox/entrada. 6) Revisar que sus correos empiecen a fluir en su BB. Esto puede tomar un tiempo, pero al final nuevamente tendrá todos sus correos en el dispositivo y los nuevos correos deberían llegar sincronizados tanto a su cuenta de correo como a su BB. 10