MANUAL Intelisis INTELISIS MÉXICO, D.F. Tehuantepec No. 118 Col Roma sur, C.P

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2 /OUTLOOK INSTALACION, CONFIGURACION, FUNCIONALIDAD Y APLICACIONES Versión 2008 Edición

3 Prohibida la reproducción total o parcial de este documento. Versión 2008 Fecha de Emisión 22 / 12 / 2008 Elaboro Ozcar Reyes Revisó Noemi Hernandez

4 INDICE INDICE... 4 I. INTRODUCCION Objetivo... 5 II. INSTALACION... 5 III. CONFIGURACION... 8 IV. CONFIGURACION... 9 V. FUNCIONALIDAD VI. APLICACIONES

5 MV-MI-IO /12/ de 20 -OUTLOOK I. INTRODUCCION El presente manual proporciona a detalle la manera en que se instala, configura y la funcionalidad de Intelisis Outlook. Algunas de las actividades que se pueden ver de manera instantánea son los correos, citas y tareas, es importante mencionar que la sincronización de estas aplicaciones son fundamentales dentro de las actividades de una empresa. 1.1 Objetivo Definir los pasos a seguir para la instalación y configurar del sistema Intelisis/Outlook. II. INSTALACION 1. Dentro de la carpeta de instalación de Intelisis hay un icono llamado intelisis Outlook, la ruta para localizarlo es: <Carpeta de versión de Intelisis/Instalación>. KNOWLEDGE MANAGEMENT Extraer los archivos a un fólder en la ruta que usted elija. En este ejemplo los archivos se extrajeron al fólder Intelisis Outlook, el cual se creo en el directorio <Carpeta de versión Intelisis/ Intelisis Outlook>.

6 MV-MI-IO /12/ de 20 -OUTLOOK Archivos comprimidos Directorio donde se descomprimieron los archivos KNOWLEDGE MANAGEMENT 2006 Notas: El archivo ejecutable de Intelisis Outlook y el archivo SETUP.LST siempre deben permanecer en la misma carpeta de lo contrario la aplicación no funcionara. Una vez instalada y configurada la aplicación no se deberá cambiar la ubicación de la carpeta que contiene los archivos de la aplicación. 3. Al ejecutar el archivo Setup.exe Se recomienda CERRAR la sesión de Outlook si se tiene abierta antes de ejecutar el setup.

7 MV-MI-IO /12/ de 20 -OUTLOOK 4. Posteriormente aparecerá una venta de instalación del programa. 5. Dar un clic en el botón de OK para continuar con la instalación, en la siguiente ventana, dar clic en la imagen. KNOWLEDGE MANAGEMENT La siguiente ventana indica que la instalación ha sido completada correctamente, dar un clic en aceptar para finalizar la operación.

8 MV-MI-IO /12/ de 20 -OUTLOOK III. CONFIGURACION 1. Al abrir Outlook aparecerá al inicio una pantalla de conexión a SQL Server (Administrador del sistema). En la barra del servidor SQL colocar el nombre del usuario donde se encuentra la base de datos. Colocar la autenticación de SQL contraseña en caso de tenerla, de lo contrario dejar en blanco, colocar finalmente la base de datos a la cual se va a conectar. KNOWLEDGE MANAGEMENT Como prueba de conexión dar clic en el botón probar. Si todo esta correcto se muestra un mensaje de conexión exitosa. 3. En caso contrario se muestra un mensaje de error.

9 MV-MI-IO /12/ de 20 -OUTLOOK 4. Al concluir la conexión exitosa en la parte superior derecha en el Outlook, junto al icono de ayuda aparecen dos botones, intelisis que sirve para cambiar la base de datos y/o servidor y el de Actualizar que sirve para refrescar los movimientos o información que se haya realizado. IV. CONFIGURACION 1. Posteriormente habilitar para el usuario, los accesos creados al instalar el Intelisis Outlook, la ruta para realizarlo es: <configurar/usuarios/ accesos>. Posteriormente deberá aparecer una ventana de accesos. KNOWLEDGE MANAGEMENT Seleccionar el usuario y hacer clic en el boto menú principal. 3. De la lista disponible seleccionar la opción herramienta.agenda, enseguida presiona el botón agregar y posteriormente aceptar.

10 MV-MI-IO /12/ de 20 -OUTLOOK 2. Pulsar el botón agregar 3. Hacer clic aquí 1. Seleccionar esta opción. 4. Después de configurar el acceso cerrar el sistema totalmente y volver a ingresar para actualizar los cambios en la configuración. KNOWLEDGE MANAGEMENT Para continuar con el proceso de configuración ingresar a la ruta <Configurar/otros/configuración- Base de datos>.

11 MV-MI-IO /12/ de 20 -OUTLOOK 6. Despliega la ventana Configuración-Base de Datos, dar clic en la carpeta de Outlook la cual despliega las funciones a realizar, dependiendo de las necesidades del usuario activar las opciones correspondientes. Guardar Correos Guardar Calendarios Guardar tareas Sincronizar tareas (Intelisis-Outlook) KNOWLEDGE MANAGEMENT 2006

12 MV-MI-IO /12/ de 20 -OUTLOOK 7. Para ver los nombres que contiene nuestra base de datos nuevamente ingresamos Intelisis y seguir la ruta descrita a continuación: <cuentas/nombres-outlook>. Se desplegara una ventana que contiene todos los correos que fueron enviados después de que se haya efectuado la sincronización entre Intelisis y Outlook, son en si todos los mensajes de nuestra bandeja de entrada. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2006 NOTA: Para relacionar el correo de un usuario con un tipo de contacto (cliente, contacto (cliente), proveedor, agente o personal) Utilizar el nombre de la cuenta de correo. En caso de emplear la dirección electrónica del correo no se podrá utilizar esta funcionalidad (Intelisis Outlook).

13 MV-MI-IO /12/ de 20 -OUTLOOK NOTA: Cabe mencionar que para ligar Intelisis con Outlook se debe colocar el status con importancia alta. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2006 V. FUNCIONALIDAD 1. Mediante la herramienta de Intelisis Outlook se puede interactuar con los correos y tareas entre las dos aplicaciones permite tener un filtro por agente, usuario cliente, proveedor de cada correo que se envié o reciba. 2. Dentro del menú de herramientas/ Agenda, Intelisis muestra una agenda similar al Outlook, en donde se puede consultar todas las tareas de cada uno de los usuarios registrados en Intelisis.

14 MV-MI-IO /12/ de 20 -OUTLOOK 3. El siguiente paso será agregar una tarea a la agenda de Intelisis, ingresar nuevamente a Intelisis por medio de la ruta: <herramientas/agenda> clic. 4. Para agregar la tarea se deberá de dar doble clic sobre la agenda asegurándose que se coloca en hora y fecha adecuada esta se vera reflejada en la agenda del Outlook KNOWLEDGE MANAGEMENT 2006

15 MV-MI-IO /12/ de 20 -OUTLOOK KNOWLEDGE MANAGEMENT 2006 NOTA: La actividad descrita en Intelisis se ve reflejada en el calendario del Outlook.

16 MV-MI-IO /12/ de 20 -OUTLOOK NOTA: De la misma manera las tareas que se generan desde Outlook, se verán reflejadas en la agenda de Intelisis y viceversa. 5. Ingresar al menú de Intelisis siguiendo la ruta: <cuentas/clientes/clientes>. Donde se abrirá la ventana abrir-clientes. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2006 Seleccionar la opción todos

17 MV-MI-IO /12/ de 20 -OUTLOOK 6. Posteriormente aparecerá la base de datos de nuestros clientes, como se muestra en la siguiente ventana. Seleccionar el cliente 7. Dando doble clic sobre cualquier cliente aparece la siguiente ventana. KNOWLEDGE MANAGEMENT 2006

18 MV-MI-IO /12/ de 20 -OUTLOOK 8. Para visualizar los mensajes existen dos opciones: Opción 1 Seguir la ruta: <Ver/Mensajes> en la ventana de clientes. Opción 2 En la barra de herramientas de la ventana de clientes dar clic en el botón que se encuentra en la parte superior derecha tal y como se indica en la siguiente ventana. Opción 2 Opción 1 KNOWLEDGE MANAGEMENT Se mostraran en pantalla los mensajes enviados y/o recibidos que le han llegado al cliente y que están relacionados con el Nombre-Usuario.

19 MV-MI-IO /12/ de 20 -OUTLOOK VI. APLICACIONES 1. Dando clic en el botón Tipo podremos filtrar la actividad que se desea ver, tal y como se muestra en las siguientes ventanas. Correos Citas Tareas KNOWLEDGE MANAGEMENT 2006 Haciendo clic se escoge la actividad a realizar

20 MV-MI-IO /12/ de 20 -OUTLOOK 2. Seleccionar el tipo de actividad correos, citas, tareas lo que el usuario necesite consultar, se selecciona y después se da un clic en aceptar. FIN DEL FLUJO KNOWLEDGE MANAGEMENT 2006

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