DE: Subdirector de Gestión de Recaudo y Cobranzas y Subdirector de Gestión de Fiscalización Tributaria.

Transcripción

1 MEMORANDO 131 DE 1 DE ABRIL DE 2014 DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES PARA: Directores Seccionales de Impuestos, Directores Seccionales de Impuestos y Aduanas, Jefes y Funcionarios de las Divisiones de Fiscalización, Jefes y Funcionarios de las Divisiones de Recaudo y Cobranzas y Jefes y Funcionarios de los Grupos Internos de Trabajo de Devoluciones a nivel nacional DE: Subdirector de Gestión de Recaudo y Cobranzas y Subdirector de Gestión de Fiscalización Tributaria. ASUNTO: Lineamentos para la determinación de saldos a favor susceptibles de devolución y/o compensación. Con la expedición de la Resolución No del 19 de Febrero de 2014, se amplía el universo de obligados a radicar las solicitudes de devolución y/o compensación a través del Servicio Informático Electrónico de Devoluciones, obligación que hasta la fecha era exclusiva para los solicitantes clasificados como grandes contribuyentes. Conforme lo disponen los artículos 684 y 856 del Estatuto Tributario, la determinación de saldos a favor, tanto del Impuesto sobre la Renta como Impuesto sobre las Ventas, susceptibles de devoluciones y/o compensaciones, es responsabilidad de las Divisiones de Gestión de Recaudo y de Gestión de Fiscalización de las Direcciones Seccionales, con el siguiente alcance: Artículo 856 del Estatuto Tributario "Verificación de las devoluciones. La Administración seleccionará de las solicitudes de devolución que presenten los contribuyentes o responsables, aquellas que deban ser objeto de verificación, la cual se llevará a cabo dentro del término previsto para devolver. En la etapa de verificación de las solicitudes seleccionadas, la Administración hará una constatación de la existencia de las retenciones, impuestos descontables o pagos en exceso que dan lugar al saldo a favor. Para este fin bastará con que la Administración compruebe que existen uno o varios de los agentes retenedores señalados en la solicitud de devolución que se somete a verificación, y que el agente o agentes comprobados, efectivamente practicaron le retención denunciada por el solicitante, o que el pago o pagos en exceso que manifiesta haber 1

2 realizado el contribuyente efectivamente fueron recibidos por la Administración de Impuestos. En el impuesto sobre las ventas, la constatación se efectuará sobre la existencia del saldo a favor y el cumplimiento de los requisitos legales para la aceptación de los impuestos descontables, para lo cual bastará con que la Administración compruebe que existen uno o varios de los proveedores señalados en la solicitud de devolución que se somete a verificación, y que el proveedor o proveedores comprobados, efectivamente liquidaron el impuesto denunciado por el solicitante. Artículo 684. "Facultades de fiscalización e investigación. La Administración Tributaria tiene amplias facultades de fiscalización e investigación para asegurar el efectivo cumplimiento de las normas sustanciales. Para tal efecto podrá: a) Verificar la exactitud de las declaraciones u otros informes, cuando lo considere necesario. b) Adelantar las investigaciones que estime convenientes para establecer la ocurrencia de hechos generadores de obligaciones tributarias, no declarados. c) Citar o requerir al contribuyente o a terceros para que rindan informes o contesten interrogatorios. d) Exigir del contribuyente o de terceros la presentación de documentos que registren sus operaciones cuando unos u otros estén obligados a llevar libros registrados. e) Ordenar la exhibición y examen parcial de los libros, comprobantes y documentos, tanto del contribuyente como de terceros, legalmente obligados a llevar contabilidad. f) En general, efectuar todas las diligencias necesarias para la correcta y oportuna determinación de los impuestos, facilitando al contribuyente la aclaración de toda duda u omisión que conduzca a una correcta determinación. En este sentido, se hace necesario definir los lineamientos que permitan desarrollar las actividades propias de cada una de las áreas, definiendo 2

3 las funciones, los recursos físicos, humanos y tecnológicos, así como la gestión del cambio que requiere la eficiente ejecución de las funciones por parte de los servidores públicos responsables. Para llevar a cabo con éxito este proceso, se requiere compromiso, responsabilidad y dedicación de los colaboradores involucrados, así como del cumplimiento de los lineamientos que a continuación se relacionan: LINEAMIENTOS PARA LA DETERMINACIÓN DE SALDOS A FAVOR SUSCEPTIBLES DE DEVOLUCIÓN Y/O COMPENSACIÓN DE SALDOS A FAVOR Marco Legal Artículos 684 y 856 del Estatuto Tributario, Manual de Procedimiento para la Presentación, Radicación, Verificación, Trámite y Control de las Solicitudes de Devolución y/o Compensación de Saldos a Favor del Contribuyente o Usuario Aduanero y Otros Créditos. Política Continuar con la implementación de servicios informáticos electrónicos para satisfacer las necesidades y expectativas de los clientes internos y externos, a la vez que se fortalece el análisis, seguimiento y control del proceso de devoluciones y/o compensaciones Objetivo Establecer las acciones a realizar por cada División o Grupo Interno de Trabajo responsable, que permitan ejecutar o reasumir las funciones de Control a las Devoluciones en forma eficiente sin afectación del Servicio al cliente. Responsabilidades DEPENDENCIA RESPONSABILIDAD Subdirección Gestión de Garantizar el Funcionamiento del SIE de Tecnología de Devoluciones para el Control de las Información y Devoluciones a Nivel Nacional. Telecomunicaciones. Dirección de Gestión de Proferir lineamientos para que se ejecuten las Ingresos. Dirección de funciones de Control a las Devoluciones en 3

4 Gestión de Fiscalización. forma eficiente sin afectación del Servicio al cliente y en concordancia con lo dispuesto en los artículos 684 y 856 del Estatuto Tributario. Dirección de Gestión Revisión y ajuste del procedimiento de Organizacional Dirección devolución de saldos a favor, acorde con la de Gestión de Ingresos. normatividad legal vigente. Dirección de Gestión de Fiscalización. Subdirección de Gestión de Recaudo y Cobranzas. Dirección Seccional. Oficina Comunicaciones. Tiempo de Ejecución de A partir del 1 de abril de Recursos Coordinar con las Direcciones Seccionales el proceso de definición de funciones. Adelantar el proceso de capacitación sobre el manejo del aplicativo SIE dirigido a usuarios internos y externos. Comunicación y socialización del procedimiento de devolución de saldos a favor. Disponer del talento humano, recursos físicos y logística necesaria para llevar a cabo el cumplimiento de los lineamientos trazados para que se ejecuten las funciones de Control a las Devoluciones en forma eficiente sin afectación del Servicio al cliente. Garantizar la reserva y custodia de los expedientes a cargo de la Dirección Seccional. Comunicación Informativa a los ciudadanos usuarios del Servicio informático de Devoluciones sobre la radicación de solicitudes a través del aplicativo. Publicar manuales y preguntas frecuentes sobre el tema para apoyo al usuario en el proceso de radicación. Comunicación organizacional interna, respecto al procedimiento para gestión de las devoluciones. Coordinar, con los medios de comunicación la publicación de los nuevos requerimientos para radicar solicitudes de Devolución. 4

5 Talento Humano: funcionarios de las áreas de Recaudación a nivel nacional que cumplan con los perfiles y roles para ejecutar las labores de control de las devoluciones. Físicos: puestos de trabajo para los funcionarios trasladados. Tecnológicos: computadores, roles, servicios informáticos electrónicos, Sie Devoluciones, Documentos de apoyo, ubicados en: bccnsist005)/subdirec_gestion_recaudo_y_cobranzas. ACCIONES DEPENDENCIA RESPONSABLE Socializar a los colaboradores de las Direcciones Seccionales. Divisiones de Fiscalización y Recaudación de la Dirección Seccional sobre este proceso. Realizar un estudio de cargas de trabajo Direcciones Seccionales. para establecer la necesidad de reubicar funcionarios de las áreas de Fiscalización y Recaudación acorde con los perfiles y roles para el cumplimiento de las actividades propias del procedimiento de gestión de las devoluciones dentro de la oportunidad legal. En caso de requerir reubicación de personal tener en cuenta: Realizar la entrega del puesto de trabajo a su jefe de División o Grupo conforme lo establece el Memorando 210 del 3 de abril de 2006 sobre entrega del puesto de trabajo. Actualizar en cada una de las divisiones el inventario de expedientes correspondientes a solicitudes de devolución y/o compensación, de saldos a favor en renta e iva, registrando la última actuación realizada o vigente. Realizar el traslado de los expedientes correspondientes a solicitudes de devolución y/o compensación de saldos a favor en renta e Iva, a los cuales se les haya culminado la etapa de sustanciación y análisis de la solicitud en la División de Gestión de Recaudo, tal como se menciona en el Anexo No. 1 del presente documento. Evaluar a los funcionarios reubicados por parte del competente y con forme (sic) la Funcionarios división o GIT de Devoluciones. Jefes de División o GIT de Devoluciones y Fiscalización. Jefes de División o GIT de Devoluciones. Jefes de División o GIT de Devoluciones. 5

6 normas vigentes para tal efecto. Comunicar las funciones y establecer Jefes de División o GIT de compromisos según lo indica la normativa control a Devoluciones en la interna sobre el tema. División Gestión de Solicitar los roles de acceso a los servicios informáticos correspondientes que requieran los funcionarios ubicados y posesionados en las Divisiones de Fiscalización. Asignar roles solicitados por las Direcciones Seccionales. Proveer los puestos de trabajo que requieran los nuevos funcionarios. Fiscalización. Directores Seccionales. Subdirección de Tecnología de la Información y Telecomunicaciones. Directores Seccionales División de Gestión Recursos físicos y financieros. Realizar reinducción a todos los funcionarios Direcciones Seccionales. del área de Fiscalización sobre el funcionamiento del Servicio Informático Electrónico de Devoluciones y los formatos vigentes, para tal efecto. Verificar que funciona adecuadamente el Subdirección Gestión de Sistema Informático para la radicación de la Recaudo y Cobranzas. Solicitud de Devoluciones por parte de los contribuyentes. Informar a los contribuyentes sobre Direcciones Seccionales cualquier modificación de los lugares o Oficina de Comunicaciones. números telefónicos, donde los contribuyentes hacen seguimiento a sus solicitudes. Consolidar en el Informe final la ejecución Jefes de División de de las labores establecidas en este Recaudo y Cobranzas y/o instructivo, por parte de cada uno de los Devoluciones de las responsables de las seccionales. Direcciones Seccionales. Elevar las quejas, reclamos y sugerencias a Coordinación de la Coordinación de devoluciones al buzón Devoluciones. soporte_sie_devoluciones@dian.gov.co. El proyecto será objeto de seguimiento y evaluación permanente para determinar los ajustes necesarios para permitir el cumplimiento del objetivo propuesto. Directores Seccionales Jefes de División de Recaudo y Cobranzas y/o Devoluciones de las Direcciones Seccionales. 6

7 Atentamente, (Fdo.) ENRIQUE JAVIER BRAVO DÍAZ, Subdirector de Gestión de Recaudo y Cobranzas. JORGE ALBERTO BRAVO RUBIANO, Subdirector de Gestión de Fiscalización tributaria. ANEXO No. 1 Memorando de 01-ABRIL-2014 SUSTANCIACIÓN Y ANÁLISIS DE LA SOLICITUD EN LA DIVISIÓN DE GESTIÓN DE RECAUDO Antes de trasladar los expedientes de solicitudes de saldos a favor en renta e IVA a Fiscalización, en la División de Recaudación se deben surtir las siguientes etapas: 1. Expedientes radicados a través del Servicio Informático Electrónico: Luego de radicada la solicitud, el Servicio Informático Electrónico de Devoluciones realizará todas las validaciones y cruces previamente definidos para hacer automáticamente la verificación de la misma frente a otros sistemas. Una vez asignado el asunto al funcionario de Gestión de Recaudo con el Rol de "Sustanciador de Devoluciones" deberá revisar las marcas que indican la actuación que debe surtirse plasmadas en el formato 1324 "Resultado del Análisis, de la Obligación" las cuales aparecen en la bandeja de "tareas" bajo la denominación "revisar marcas devolución". Si las marcas son "para revisar", se debe proceder a hacer el análisis correspondiente y decidir si se confirma o no debiendo realizar las acciones requeridas y Justificando la decisión a que haya lugar, actividad que debe realizarse dentro del tiempo límite que asigna el sistema. Si la marca fue confirmada y existen causales para inadmitir o rechazar la solicitud, en los términos del artículo 857 del Estatuto Tributario, se debe proferir y notificar el acto administrativo correspondiente dentro del plazo establecido por el ordenamiento tributario. 7

8 Si la solicitud fue presentada con garantía, el funcionario asignado para el asunto debe constatar vía fax o por correo electrónico con la compañía aseguradora, la veracidad de la póliza expedida como garantía de la devolución y/o compensación, que se haya pagado la prima, que se encuentre expedida a favor de la NACIÓN UAE - DIAN, que cubra el monto solicitado y, en general que cumpla con los requisitos del artículo 860 del Estatuto Tributario, dejando constancia expresa en el expediente. El funcionario con el rol "Supervisor Sustanciación Devoluciones" es el encargado de supervisar las tareas del Sustanciador Devoluciones. Con este rol puede reasignar tareas, ante situaciones administrativas que no permitan la ejecución al funcionario inicialmente asignado. Los funcionarios que tengan asignados los Roles "Sustanciador Devoluciones" o "Supervisor Sustanciación Devoluciones" deberán desarrollar las actividades descritas en la cartilla y/o video que se pueden consultar en la siguiente dirección: sacion. Tratándose de los productores de los bienes exentos a que se refiere el artículo 477 del Estatuto Tributario y de los responsables de bienes y servicios a que se refieren los artículos y ibídem se deberán verificar, además de los requisitos especiales, la presentación de la declaración de renta que corresponda. Si la solicitud se encuentra diligenciada conforme con lo previsto en la Resolución 151 de 2012, la resolución 057 de 2014 o la norma que la aclare, modifique o derogue y cumple con los requisitos establecidos en los artículos 3 del Decreto 2277 del 6 de noviembre de 2012 y 2, 3 y 4 del Decreto 2877 del 1 de diciembre. de 2013 y se encuentra seleccionada para Fiscalización se remitirá el expediente mediante planilla a la División de Gestión de Fiscalización dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su radicación; si la solicitud se presenta con garantía este término será de dos (2) días hábiles. En este caso el asunto es asignado automáticamente a un funcionario de Fiscalización que tenga el Rol de "Sustanciador de Fiscalización" quien deberá continuar con el trámite de la solicitud. 2. Expedientes Manuales 8

9 El funcionario con el rol del empleo competente deberá realizar las siguientes verificaciones: a. Que la solicitud se presente dentro del término establecido. b. Que el saldo no haya sido objeto de imputación, devolución o compensación. c. Que se presente en el lugar y por quien puede solicitarla. d. Que el beneficiario registre información correcta sobre el NIT, nombre o razón social y actividad económica. e. Que la declaración tributaria no incurra en las causales para tenerse como no presentada, conforme con lo previsto en los artículos y 580 del Estatuto Tributario. Frente al artículo 580 tener en cuenta que mediante Circular 18 de 2005, al interpretar el artículo 43 de la ley 962 de 2005, señaló que el error en la identificación y/o razón social no genera sanción y son susceptibles de corregir de oficio o a petición de parte. f. Consultar si las declaraciones que originan la devolución han sido afectadas con requerimiento especial o liquidación oficial de corrección o de revisión. g. Que la declaración tributaria no presente error aritmético. h. Que no existan las causales de inadmisión o rechazo de la solicitud contempladas en el Estatuto Tributario. Si la solicitud fue presentada con garantía, el funcionario asignado para el asunto debe constatar vía fax o por correo electrónico con la compañía aseguradora, la veracidad de la póliza expedida como garantía de la devolución y/o compensación, que se haya pagado la prima, que se encuentre expedida a favor de la NACIÓN UAE - DIAN, que cubra el monto solicitado y, en general que cumpla con los requisitos del artículo 860 del Estatuto Tributario, dejando constancia expresa en el expediente. Igualmente deberá solicitar e incorporar al expediente: a) Certificación expedida por el Jefe de la División de Gestión Cobranzas sobre las deudas que figuran a cargo del solicitante, incluido el valor de 9

10 los intereses que se generen a la fecha que se indique. b) Cuando el solicitante se encuentre en procesos especiales certificación sobre la autorización de la autoridad respectiva. c) El jefe de esta dependencia deberá en un término no mayor de cinco (5) días siguientes a la solicitud realizada por la División de Recaudo o dependencia que haga sus veces, entregar la respectiva certificación. Cuando se trate de solicitudes presentadas con garantía, el término no podrá exceder de dos (2) días. d) Certificaciones respecto de la existencia de procesos pendientes expedida por los Jefes de las divisiones de fiscalización, liquidación y Jurídica, para establecer si el saldo solicitado se encuentra en discusión y tomar la decisión que corresponda con las dependencias involucradas. El jefe de esta dependencia deberá en un término no mayor de cinco (5) días siguientes a la solicitud realizada por la División de Recaudo o dependencia que haga sus veces, entregar la respectiva certificación. Cuando se trate de solicitudes presentadas con garantía, el término no podrá exceder de dos (2) días. e) Copia del acto Administrativo que genera el saldo a favor objeto de solicitud en el que conste la ejecutoria. Si la solicitud se encuentra diligenciada conforme con lo previsto en la resolución 151 de 2012, la resolución 057 de 2014 o la norma que la aclare, modifique o derogue y cumple con los requisitos establecidos en los artículos 3 del Decreto 2277 del 6 de noviembre de 2012 y 2, 3 y 4 del Decreto 2877 del 1 de diciembre de 2013, se presentará el expediente a consideración del Comité de Devoluciones quien determinará si se remite o no el expediente a la División de Gestión de Fiscalización para realizar auditoria de fondo, caso en el cual mediante planilla se efectuará el traslado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes, a su radicación; si la solicitud se presenta con garantía este término será de dos (2) días hábiles; de lo contrario, se continuará con el trámite de devolución y/o compensación en la División de Recaudo, incluyendo dentro del expediente el acta del Comité de Devoluciones que decide dar continuidad al proceso de devolución y/o compensación. LINEAMIENTOS ETAPA DE TRANSICIÓN: 10

11 Respecto a las solicitudes de devolución y/o compensación por saldos a favor de Ventas radicadas manualmente antes del 1 de abril de 2014, se procederá así: 1. Expedientes a los cuales se les adelanta las verificaciones de que trata el artículo 856 del Estatuto Tributario (sustanciación) en Devoluciones: Una vez culminado este proceso de verificaciones y si la solicitud se encuentra diligenciada conforme a lo previsto en la resolución 151 de 2012, la resolución 057 de 2014 o la norma que la aclare, modifique o derogue y cumple con los requisitos establecidos en los artículos 3 del Decreto 2277 del 6 de noviembre de 2012 y 2, 3 y 4 del Decreto 2877 del 1 de diciembre de 2013, se presentará el expediente a consideración del Comité de Devoluciones quien determinará si se remite o no el expediente a la División de Gestión de Fiscalización para realizar auditoria de fondo, caso en el cual medianteplanilla se efectuará el traslado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a. su radicación; si la solicitud se presenta con garantía este término será de dos (2) días hábiles; de lo contrario, se continuará con el trámite de devolución y/o compensación en la División de Recaudo, incluyendo dentro del expediente el acta del Comité de Devoluciones que decide dar continuidad al proceso de devolución y/o compensación. 2. Expedientes a los cuales se les adelanta las verificaciones de que trata el artículo 684 del Estatuto Tributario en Devoluciones: En estos casos si el funcionario que tiene asignado el expediente es reubicado en la División de Fiscalización deberá trasladar el expediente y culminar la investigación en dicha dependencia, de lo contrario, continuará esta etapa en la División donde actualmente se encuentra (Devoluciones). 11