Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias Apto San José. Teléfono , Fax No.

Transcripción

1 Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias Apto San José Teléfono , Fax No INVITA A PARTICIPAR EN LA LICITACIÓN ABREVIADA No. 2014LA TÉRMINOS DE REFERENCIA CONTRATACION DE SERVICIOS PARA ALQUILER DE SALA DE EVENTOS CON ALIMENTACION PARA ATENDER LOS TALLERES DE CONSULTA DEL PLAN NACIONAL DE GESTION DEL RIESGO FECHA DE RECEPCIÓN DE OFERTAS: 04 DE JULIO 10:00 A.M

2 1 INVITACIÓN La Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias (CNE), promueve e invita a todas aquellas personas físicas o jurídicas interesadas, en la Licitación Abreviada No. 2014LA Contratación de servicios para Alquiler de Sala de Eventos con Alimentación para atender los Talleres de Consulta del Plan Nacional de Gestión de Riesgo cuyos fondos se encuentran debidamente reservados del Presupuesto Anual de esta Institución para el periodo Se tomará en cuenta, todas las ofertas presentadas, incluyendo la de proveedores no invitados. Los interesados pueden obtener información, consultar y adquirir el cartel de contratación en el sistema Compr@RED, a partir del recibido de la presente invitación, al teléfono , ; o bien consultar el cartel en la página web de la CNE: Para las consultas relacionadas con las especificaciones técnicas de la contratación se debe comunicar al teléfono con el Lic. Carlos Picado Rojas o al correo electrónico cpicado@cne.go.cr Se señala como fecha y hora máxima para la recepción de ofertas, a las diez horas del día cuatro de julio del dos mil catorce, la cual se llevará a cabo en el Departamento de Proveeduría Institucional, de manera electrónica, por medio del Sistema Compr@RED. La oferta digital debe estar debidamente identificada con el nombre, número, hora y fecha de apertura y el nombre del oferente, número de cédula jurídica o documento de identidad, fax y correo electrónico. Así como señalar medio para atender notificaciones. 1. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO CONTRACTUAL: 1.1. Con el objeto de dotar al país y al Sistema Nacional de Gestión de Riesgo de un Plan Nacional de Gestión del Riesgo que le dé seguimiento al anterior plan que tuvo una vigencia de cinco años; se efectuará una contratación por servicios para Alquiler de Sala de Eventos con Alimentación para atender los Talleres de Consulta del nuevo Plan Nacional de Gestión de Riesgo REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD: 2.1. Únicamente se aceptarán ofertas electrónicas presentadas antes de la hora y fecha de la apertura por medio del sistema de COMPRARED. 3. CONDICIONES TÉCNICAS: 3.1. DESCRIPCIÓN DE LOS SERVICIOS Ubicación del sitio a contratar: Un hotel con salas de eventos en Cantón de San José Dos salas de eventos que incluya el suministro de equipos Un lugar adicional que brinde el servicio de alimentación Requerimientos mínimos: dos salones con capacidad para 50 personas cada una

3 El local deberá brindar la facilidad de aparcamiento y cuido para un total de 50 vehículos, así como seguridad y vigilancia Un salón, en el taller de cierre de consultas, con capacidad para 250 personas, igualmente el parqueo con capacidad para atender a dicha cantidad de personas OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: Comprometerse a brindar el servicio alquiler de dos salas de eventos, equipo y una sala para el servicio de alimentación separada de los salones del evento) La fecha del taller es programada, sin embargo dada la Característica de nuestra institución, la fecha puede variar, por lo que al adjudicatario se comunicará con al menos con dos días de antelación la suspensión del mismo y se negociará la nueva fecha. El oferente debe de dejar claramente por escrito la aceptación de esta condición Comprometerse a prestar el servicio de conformidad con el número de servicios de instalaciones-equipo y alimentación Debe cotizar precios por menús incluyendo los diferentes tipos de servicio tales como: refrigerios y equipos que suministra. 4. REQUERIMIENTOS ESPECÍFICOS: 4.1. Salones Nombre de la Actividad: Talleres de Consulta Sectorial al Plan Nacional de Gestión de Riesgo Fecha aproximada Fecha aproximada Fecha aproximada Fecha aproximada Dos talleres en Agosto Dos talleres en setiembre Un taller en octubre Un taller de cierre de las consultas en octubre Hora: Hora: Hora: Hora: 8:00 am a No. 13:00 pm Participantes: 8:00 am a 13:00 pm No. Participantes: 8:00 am a 13:00 pm No. Participantes: 8:00 am a 13:00 pm No. Participantes: 50 cada taller 50 cada taller Nota: Se reitera lo señalado: la fecha del taller es programada, sin embargo dada la características de nuestra Institución, la fecha puede variar, por lo que al adjudicatario se comunicará con al menos con dos días de antelación la suspensión del mismo o reprogramación y se negociará la nueva fecha. El oferente debe de dejar claramente por escrito la aceptación de esta condición.

4 HORARIO SERVICIO ALIMENTACIÓN REFRIGERIO 10:00 a.m. x p.m. ALMUERZO: 12:30 m.d (mañana) 4.3. TIPO DE MONTAJE Sala Uno: en posición de herradura (Plenario) con mesa principal. Sala dos: Para trabajo en grupos, 10 grupos de cinco personas con su respectiva mesa y sillas en círculo. Ambas salas: Espacio para Secretaria y equipo de trabajo: SI: x NO: Pantalla: x Computadora: x PUNTERO: x Video beam: x Pizarra: x Rotafolio: x Micrófono: x Línea de teléfono: x 4.4. ALIMENTACIÒN (Menú Ejecutivo para 50 personas cada taller y 250 personas en el último con servicio de saloneros) 1) Refrigerio: Mañana: café, té, jugo y 4 bocadillos (dos salados y dos dulces) 2) Almuerzo (puede ser menú buffet o menú servido): Una porción de ensalada (1/2 tz) Dos porciones de guarnición (verduras cocidas, arroz blanco, pure) (1/2 tz) Una porción de carne o pollo (3 onzas) Una bebida natural Postre 4.5. EQUIPOS-SUMINISTROS Requerimiento de instalaciones y equipo: 2 Salones (uno para sesiones plenarias y otro para trabajo en grupos) 1 Mesa principal (para sesión plenaria) 1 pantalla

5 4 1 computadora 1 reproductor multimedia 1 puntero 2 micrófono (móvil y/o de solapa) y sonido 1 o más rotafolios Montaje completo de salón (para 2 salones), m esas y sillas con su correspondiente mantel (en el montaje incluir copas y picheles de agua) Mesa de recepción Un podio Mesa recepción). 5. CONDICIONES GENERALES: 5.1. Todos los documentos que se aporten con las ofertas deben ser electrónicos, los cuales deben ser incorporados por el mismo oferente en el sistema CompraRED, que permitan una presentación legible e inequívoca de la información que se proporciona Los precios que contenga la oferta podrán cotizarse en colones costarricenses u otra moneda extranjera, sin embargo para la comparación de ofertas se utilizará el del tipo de cambio de venta de la moneda de referencia del Banco Central de Costa Rica, vigente a la fecha de apertura de las ofertas Los precios se entenderán firmes, definitivos e invariables. Se debe indicar los precios unitarios y globales El oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen LA VIGENCIA DE LA OFERTA: No podrá ser menor a 40 días calendario. El plazo para adjudicar será de 40 días después del acto de apertura de ofertas. La INSTITUCIÓN; se reserva el derecho de adjudicar la contratación o declararla desierta o infructuosa de acuerdo a las necesidades Institucionales EL PAGO: Se realizará mediante la forma usual del Gobierno, dentro de los 45 (cuarenta y cinco) días naturales, que cuentan a partir de la fecha en que se consigne en la factura comercial el recibido conforme por el funcionario competente. El pago se realizará mediante depósito en cuenta o transferencia bancaria a la cuenta cliente que el proveedor indique, siendo requisito para ello que el mismo sea titular ante el ente bancario seleccionado y que presente certificación de la cuenta cliente en cada factura. En caso de moneda diferente a la nacional se utilizara el tipo de cambio de venta de la moneda de referencia del Banco Central de Costa Rica, vigente a la fecha de pago de la factura De conformidad con la Ley Nº 8488, Ley Nacional de Emergencias y Prevención de Riegos y Atención de Emergencias, en su artículo 53 ésta Institución se encuentra exenta del pago de todo tipo de impuestos, timbres y tasas.

6 La Institución se reserva el derecho de adjudicar parcialmente la contratación en caso de ser posible, así como de ajustar las cantidades de acuerdo a su disponibilidad presupuestaria. 6. CONDICIONES LEGALES 6.1. La oferta debe ser firmada por el oferente (firma digital) Para efectos de esta contratación y para darle contenido jurídico a cualquier vacío cartelario, se aplicará supletoriamente la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento Multas: Se aplicara una multa de hasta el 20% sobre el precio ofertado a la empresa que incumpla en los siguientes términos: a- Incumplimiento con los tiempos de comida 5% b- Incumplimiento con los alimentos requeridos 5% c- Incumplimiento con las condiciones de los salones 5% d- Incumplimiento con los equipos de cada salón 5% El procedimiento para aplicar las multas será el siguiente: Cada día, al finalizar el taller se elegirá una muestra aleatoria del 30% de los asistentes, la cual, llenará una encuesta con las opciones, muy malo, malo, bueno y muy bueno (ver anexo 1), en las cuales se evaluarán los cuatro puntos supraindicados, cada uno de los puntos se evaluará con un 1% diario, para un total de 5% por rubro, hasta el 20% que será el máximo de la multa a aplicar. Si en la encuesta realizada se obtiene como mayoría (60% de los encuestados) las opciones de muy malo o malo, se aplicará la multa correspondiente al rubro y día El oferente debe presentar con la oferta, lo siguiente: Declaración jurada rendida por el oferente, de que se encuentra al día en el pago de los impuestos nacionales Certificación de que el oferente se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social y recibo de la póliza de riesgos del trabajo con alguna entidad aseguradora Recibo de cancelación de los impuestos sobre las sociedades anónimas Recibo o certificación de cancelación del tributo del 5% que los patronos públicos y privados deben cancelar sobre planillas mensuales de sus trabajadores, de conformidad con el artículo 22 de la Ley 8783 (reforma a la Ley 5662) Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, o bien, documento que demuestre que se encuentran en arreglo de pago con la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares Deberá depositar un equivalente al % del monto adjudicado, para efectos de elaborar la orden de compra, los cuales podrán ser pagados en timbres o mediante entero de Gobierno, a favor de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, más 625 por concepto de reintegro de papel.

7 Debe presentar el desglose de la estructura del precio, junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. 7. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN: El Estudio Legal y Técnico de las ofertas, estará a cargo de la Asesoría Legal y de la Unidad de Planificación y Evaluación del Riesgo respectivamente. Una vez rendidos ambos informes se trasladará el expediente al Comité de Adjudicaciones de la Institución, el cual hará una recomendación a la Dirección Ejecutiva, quien en definitiva realizará el acto de adjudicación. Factores de evaluación: Monto de la oferta.100% Total 100% A. Monto de la oferta Menor monto Ofertado PO= X 100% Monto de la oferta en estudio. En caso de que existen dos o más ofertas que obtengan igual puntaje, el criterio para el desempate será el siguiente: Se recurrirá a efectuar un sorteo para decidir el adjudicado, previa convocatoria a los interesados, en la Sala de Apertura de la Proveeduría Institucional, el mismo se hará en presencia de un representante de las personas o empresas empatadas, con el personal autorizado de la Proveeduría Institucional, previa convocatoria. 8. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: 8.1. El adjudicatario deberá presentar una Garantía de Cumplimiento de un 5% sobre el monto total de la adjudicación en la misma moneda en que se presentó la oferta La garantía de cumplimiento debe de ser depositada en el transcurso de los diez días hábiles siguientes a la comunicación del acto de adjudicación y se regirá por las disposiciones contenidas en la Ley y el Reglamento General de Contratación Administrativa La garantía de cumplimiento rendida mediante títulos valores (bonos o certificados) deberá acompañarse de una certificación de un corredor jurado o operador de bolsa legalmente reconocido por el mismo plazo de vigencia de la garantía. En el caso garantía emitidas por Banco Estatales no se presentará la certificación anterior si la garantía es rendida por menos de un mes 8.4. La garantía de cumplimiento se deberá depositar en la Tesorería de la C.N.E; esta Sección procederá a confeccionar y entregar al Contratista un recibo por la garantía presentada, copia del mismo deberá presentar en el Departamento de Proveeduría La garantía de cumplimiento deberá tener una vigencia mínima de dos meses adicionales a la fecha definitiva de recepción del objeto del contrato No se aceptan cheques que no sean certificados o de gerencia.

8 Se le comunica que las garantías pueden ser depositadas en las cuentas corrientes: Colones No cuenta cliente o Dólares No cuenta Cliente ; Banco De Costa Rica.. 9. CONSIDERACIONES PARA EMPRESAS PYMES 9.1. Para efectos de comparación de precios entre las mercancías y manufacturas nacionales con las extranjeras, la administración calculara el precio equivalente mediante la aplicación de la formula estipulada en el Decreto MP-H-Comex-MEIC, del 06/08/ En cuanto a la forma de pago, en el caso de las PYMES que han demostrado su condición, según lo dispuesto en la Ley No y el Reglamento de Contratación Administrativa, se tendrá un plazo máximo de pago de 30 días, negociado con la administración, siempre y cuando brinden una garantía colateral Las garantías para el caso de las Pymes que han demostrado su condición según lo dispuesto en la Ley No y el Reglamento de Contratación Administrativa, la garantía podrá ser otorgada por el Fondo Especial para el Desarrollo de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa o por instrumentos del Sistema de Banca para el Desarrollo, creada por ley A las Pymes que han demostrado su condición, según lo dispuesto en la Ley No y el Reglamento de Contratación Administrativa, en caso de empate se le reconocerá una puntuación adicional de la siguiente Manera: a) PYME DE INDUSTRIA 5 PUNTOS b) PYME DE SERVICIO 5 PUNTOS c) PYME DE COMERCIO 2 PUNTOS

9 8 ANEXO 1 Encuesta de Evaluación de Eventos Nombre del evento: Taller: Fecha: Su opinión y sus sugerencias son importantes para nosotros, ya que nos permiten conocer su grado de satisfacción, y expectativas con respecto al servicio que se ha brindado en el evento, por lo que le pedimos sea tan amable de contestar cuidadosa y objetivamente las siguientes preguntas, utilizando la escala mostrada a continuación: Bueno Muy bueno Malo Muy malo Incumplimiento con los tiempos de comida 1.1. El lugar y tiempo que se le brindó para consumir los alimentos fue 1.2. El tiempo de espera una vez que se le indicó que los alimentos estaban preparados fue 1.3. El tiempo de espera para que limpiaran su mesa o lugar donde se le iban a servir los alimentos fue 1.4. El cumplimiento de todos los tiempos de comida que se establecieron fue 2. Incumplimiento con los alimentos requeridos 2.1. Para el refrigerio de la mañana se le ofreció cuatro bocadillos con bebida (café, leche, té, jugo natural) 2.2. Los almuerzos fueron tipo buffet e incluían 1 tipos de carne, 2 guarniciones, Ensaladas, postres y bebida de gaseosa o refresco natural 3. Incumplimiento con las condiciones de los salones 3.1. El montaje de la sala (entregada como la solicitó) fue 3.2. Las condiciones del mobiliario fueron 3.3. La limpieza de la sala fue 3.4. El mantenimiento e iluminación de la sala fue 3.5. La limpieza de los baños utilizados fue en el lugar: 4. Incumplimiento con los equipos de cada salón 4.1. La disponibilidad del equipo solicitado fue 4.2. La puntualidad en la colocación / entrega del equipo audiovisual solicitado fue 4.3. El funcionamiento del equipo audiovisual fue 4.4. El estado físico del equipo audiovisual (limpio, funcionamiento, etc.) fue 4.5. La asesoría para el uso de equipo audiovisual por parte del personal de fue