INVITA A PARTICIPAR EN LA. LICITACIÓN ABREVIADA No.2014LA

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1 Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias Apto San José Teléfono , Fax No / INVITA A PARTICIPAR EN LA LICITACIÓN ABREVIADA No.2014LA TÉRMINOS DE REFERENCIA Contratación de Servicio para la Organización y Alimentación para realizar el Congreso Costa Rica: Información Estratégica sobre Riesgo para el Desarrollo Organizado por la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias Recepción de Ofertas: 13 de Febrero 2014 Hora: 10:00 A.M.

2 1 INVITACIÓN La Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias (CNE), promueve e invita a todas aquellas personas físicas o jurídicas interesadas, en la Licitación Abreviada No. 2014LA Contratación de Servicio para la Organización y Alimentación para realizar el Congreso Costa Rica: Información Estratégica sobre Riesgo para el Desarrollo. Cuyos fondos se encuentran debidamente reservados del Presupuesto Anual de esta Institución para el periodo 2014, y provienen del proyecto IDT TF integración de información sobre Riesgo de Desastres en el Sistema de Planificación de Proyectos de Costa Rica, mediante convenio suscrito entre la CNE y el Banco Mundial. Se tomará en cuenta, todas las ofertas presentadas, incluyendo la de proveedores no invitados. Los interesados pueden obtener información, consultar y adquirir el cartel de contratación en el sistema Compr@RED, a partir del recibido de la presente invitación, al teléfono , ; o bien consultar el cartel en la página web de la CNE: Para las consultas relacionadas con las especificaciones técnicas de la contratación se debe comunicar al teléfono o con Carlos Picado o al correo electrónico cpicado@cne.go.cr del Departamento de Planificación y Evaluación, con copia al correo de la Coordinación del Proyecto IDFTF : mcastillo@cne.go.cr Se señala como fecha y hora máxima para la recepción de ofertas, las once horas del día 13 de febrero del dos mil catorce, la cual se llevará a cabo en el Departamento de Proveeduría Institucional, de manera electrónica, por medio del Sistema Compr@RED. La oferta digital debe estar debidamente identificada con el nombre, número, hora y fecha de apertura y el nombre del oferente, número de cédula jurídica o documento de identidad, fax y correo electrónico. Así como señalar medio para atender notificaciones. 1. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO CONTRACTUAL: Con el objeto de fortalecer la generación de información estratégica por parte de las Instancias de coordinación técnica en su calidad de equipos técnicos interdisciplinarios y organizados según áreas temáticas afines; que asesoran a la Comisión, al Centro de Operaciones de Emergencia (COE) y a las demás instancias de Coordinación del Sistema Nacional de Gestión de Riesgo, se efectuará una capacitación sobre Riesgo Sísmico y un Congreso de Información estratégica sobre riesgo ante desastres que facilite la toma de decisiones relevante para el Sistema Nacional de Gestión de Riesgo. Es requerido el servicio de salones y alimentación para desarrollar el evento, según una selección basada en el cumplimiento de especificaciones que se detallan seguidamente. ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: Requerimiento del servicio La actividad se realizará en 5 días, durante los primeros 3 días se realizarán sesiones de trabajo sobre Riesgo Sísmico con actores y especialistas clave en la materia, en los siguientes 2 días se

3 2 pretende presentar las conclusiones finales de esta capacitación y del proyecto Integración de Información sobre Riesgo de Desastres en el Sistema de Planificación de Proyectos de Costa Rica (IDF), en la actividad denominada: Congreso Costa Rica: Información Estratégica sobre Riesgo para el Desarrollo, con una amplia y representativa participación de los actores del Sistema Nacional de Gestión del Riesgo (SNGR). Fecha: Del 24 al 28 de marzo de 2014 Cantidad de personas: según se indica por día en Cuadro #1. Lugar de prestación del servicio: Instalaciones del hotel a contratarse 2.1.ESPECIFICACIONES Y CONDICIONES DE COTIZACIÓN: Para dicha actividad y según se amplía en el Cuadro #1, se requerirá de dos tipos o categorías de servicios: Servicio No. 1: Salón para la Capacitación y Alimentación. Servicio No. 2: Sistemas Audiovisuales, Sonido y Otros. Cuadro #1 Servicios requeridos por día FECHA Día 1 Lunes 24 de marzo Servicio No. 1: Salón para la Capacitación y Alimentación Salón Alimentación Salón Principal de capacidad: 30 personas Disponibilidad de salón: de 8.30 a 16 horas. Montaje: o o Mobiliario: Salón tipo en U El montaje debe de incluir vasos o copas y picheles con agua. Mesa Permanente de café, té y jugo dentro del salón Coffee break a las 10 hrs, 30 Almuerzo a las hrs, 30 Servicio No. 2 Sistemas Audiovisuales, Sonido y Otros Pantalla blanca para proyectar. Rotafolios y marcadores para escribir. Internet incluida para todos los participantes.

4 3 FECHA Servicio No. 1: Salón para la Capacitación y Alimentación Salón Alimentación o Mesa auxiliar para conectar laptop y equipo de proyección. Coffee break a las 15 hrs. 30 Servicio No. 2 Sistemas Audiovisuales, Sonido y Otros Día 2 Martes 25 de marzo Salón Principal de capacidad: 30 personas Disponibilidad de salón: de 8:30 a 17 horas. Montaje o o Salón tipo en U El montaje debe de incluir vasos o copas y picheles con agua. Mobiliario: o Mesa auxiliar para conectar laptop y equipo de proyección. Mesa Permanente de café, té y jugo dentro del salón Coffee break a las 10 hrs, 30 Almuerzo a las hrs, 30 Coffee break a las 15 hrs. 30 Pantalla blanca para proyectar. Rotafolios y marcadores para escribir. Internet incluido para todos los participantes. Día 3 Miércoles 26 de marzo Salón Principal de capacidad: 40 personas Disponibilidad de salón: de 8:30 a 16 horas. Montaje: o Salón tipo en U o El montaje debe de incluir vasos o copas y picheles con agua. Mesa Permanente de café, té y jugo dentro del salón Permanente de café, té y jugo dentro del salón Coffee break a las 10 hrs, 40 Pantalla blanca para proyectar. Rotafolios y marcadores para escribir Internet incluida para todos los participantes Mobiliario: o Mesa auxiliar para conectar laptop y equipo de proyección. Almuerzo a las hrs, 40 Coffee break a las

5 4 FECHA Día 4 Jueves 27 de marzo Servicio No. 1: Salón para la Capacitación y Alimentación Salón Alimentación Salón Principal de capacidad: 200 personas Espacio de trabajo adicional para organizadores de CNE, capacidad 6 Disponibilidad de salón: de 8.30 a 16 horas. Montaje: o Mesa principal para Sesión Plenaria. o o o Pódium Salón tipo escuela (mesa larga) para los participantes. El montaje debe de incluir vasos o copas y picheles con agua. Mobiliario: o Mesa auxiliar para conectar laptop y equipo de proyección. o Mesa de recepción a la entrada del salón, para la inscripción de los participantes. 15 hrs. 40 Mesa Permanente de café, té y jugo dentro del salón. Coffee break: 10 hrs., 200 personas Almuerzo: hr., 200 personas Coffee break: 15 hrs, 200 Servicio No. 2 Sistemas Audiovisuales, Sonido y Otros Pantalla blanca para proyectar. 4 micrófonos inalámbricos. Video beam Rotafolios y marcadores para escribir Internet incluida para todos los participantes Día 5 Viernes 28 de marzo Salón Principal de capacidad: 200 personas Espacio de trabajo adicional para organizadores de CNE, capacidad 6 Disponibilidad de salón: de 8.30 a 16 horas Montaje: Mesa Permanente de café, té y jugo dentro del salón Coffee break: 10 hrs,, 200 Almuerzo: hrs, 200 Pantalla blanca para proyectar. Internet incluida para todos los participantes 4 micrófonos inalámbricos. Video beam Rotafolios y

6 5 FECHA Servicio No. 1: Salón para la Capacitación y Alimentación Salón Alimentación o Mesa principal para Sesión Plenaria. o Pódium o Salón con mesas redondas para 10 a 12 o El montaje debe de incluir vasos o copas y picheles con agua. Mobiliario: o Mesa auxiliar para conectar laptop y equipo de proyección. o Mesa de recepción a la entrada del salón, para la inscripción de los participantes. o Salón adicional para conferencia de prensa a partir de las 14:30 horas, capacidad para 50 Coffee break, horas., 250 personas para Conferencia de prensa. Servicio No. 2 Sistemas Audiovisuales, Sonido y Otros marcadores para escribir Sistema de grabación y video 2.2.REQUERIMIENTOS MÍNIMOS INDISPENSABLES POR TIPO DE SERVICIO El oferente debe dejar constancia en su oferta, de que cumplirá uno a uno los siguientes aspectos a evaluar por tipo de servicio [Servicio 1 y Servicio 2], para los cuales explicará claramente cómo lo va a ofrecer (tomando en cuenta el Cuadro #1 y los requerimientos detallados más ampliamente en el Anexo #1 de este documento) Servicio 1: Salón para la Capacitación y Alimentación Aspectos a evaluar y que deberán detallarse en la oferta (referencia: Cuadro #1 y Anexo #1)

7 6 a) Capacidad de los salones según el número de personas requeridas (días 1 al 5). b) Montaje: acomodo de mesas, auxiliares, pódium, mesa principal, decoración requerida, mesa de recepción afuera del salón, etc (días 1 al 5), Salón con mesas redondas para 10 a 12 personas exclusivamente para el día 5.. c) Espacio adicional para reuniones privadas (días 4 y 5) d) Alimentación (mesa permanente de café, té, jugo dentro del salón y tiempos de comida según se indica) Servicio 2: Sistemas Audiovisuales, Sonido y Otros Aspectos a evaluar y que deberán detallarse en la oferta (referencia: Cuadro #1 y Anexo #1) a) Sistemas audiovisuales: pantalla, rotafolios y marcadores (según días del 1 al 5); video beam (días 4 y 5). b) Internet inalámbrica (según cantidad de participantes de los días 1 al 5) c) Sistemas de sonido: micrófonos inalámbricos (día 4 y 5); sistema de grabación y video (día 5). Otros aspectos En adición a lo anterior se evaluará lo siguiente y también debe especificarse en la oferta según cada literal: a) Categoría Hotel: El hotel donde se prestarán los servicios debe tener amplia experiencia en organización y alimentación de eventos institucionales, se requerirá que sea un hotel de categoría 4 estrellas como mínimo, en función de realizarse una actividad que convoca a comunidad científica del país, a autoridades y representantes de diversas instituciones nacionales y a representantes de la cooperación internacional. b) Ubicación del Hotel: indispensable dentro del Gran Área Metropolitana. c) Zona de fácil acceso tanto peatonal automóvil y que cumpla con las condiciones de la Ley 7600, Debe contar con aparcamiento gratuito para los participantes y funcionarios de la CNE que colaborarán con el evento con una capacidad de 200 vehículos.

8 7 d) Debe contarse con un coordinador o enlace por parte del oferente para la realización del evento, quien deberá mantener contacto directo con el representante responsable de la CNE estas actividades. Se tratará sobre la planeación logística, organización y cumplimiento de cada uno de los servicios requeridos. e) Un equipo mínimo de trabajo, el cual apoyará al coordinador o enlace del oferente y a los participantes en la realización de las actividades. Este equipo de trabajo debe colaborar únicamente los días 4 y 5 con lo siguiente: apoyo en entrega de materiales, apoyo en conducción del evento en el salón correspondiente (que puede incluir ordenamiento de autoridades en mesa principal, orden de los discursos, ordenamiento de banderas y otros detalles protocolarios). El representante de la CNE tendrá autorización para el manejo y autorización del coordinador y demás personal a cargo de la empresa contratada dando indicaciones y supervisando el trabajo sin ello implique cualquier tipo de subordinación directa o indirectamente. La empresa contratada debe considerar los horarios mencionados para el evento para efectos de que el coordinador y el personal a su cargo estén presentes en todo momento. La CNE se reserva el derecho de poder modificar las fechas descritas para la realización de los eventos notificando a la empresa contratada con 5 días hábiles previa al acontecimiento. PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Se requiere una descripción detallada en la oferta que refleje punto a punto cómo va a cumplir los aspectos señalados en los apartados 2.1., 2.2. y Anexo #1 de este documento, según los dos tipos de servicio requeridos, siendo éstos Servicio 1: Salón para la Capacitación y Alimentación, y Servicio 2: Sistemas Audiovisuales, Sonido y Otros. En adición, se requerirá presentar la cotización en dólares de los Estados Unidos (US$) en precios unitarios y en precios totales, tomando en cuenta el siguiente cuadro: Cuadro #3: Tabla resumen para cotización Categoría Servicio Servicio 1. Salón para la Capacitación y Alimentación. Precio Unitario * Precio Total

9 8 Categoría Servicio (señalar lo solicitado en Cuadro #1 y Anexo #1) Precio Unitario * Precio Total Servicio 2: Equipo Audiovisual, Sonido y Otros. (señalar lo solicitado en Cuadro #1) MONTO TOTAL EN US DÓLARES *en las categorías de servicio en que proceda calcular precio unitario, de lo contrario, se coloca el monto global en la columna de Precio total. 2. CONDICIONES GENERALES: 2.1. Todos los documentos que se aporten con las ofertas deben ser electrónicos, los cuales deben ser incorporados por el mismo oferente en el sistema CompraRED, que permitan una presentación legible e inequívoca de la información que se proporciona. Todos los documentos deberán encontrarse libres de tachaduras, borrones y manchas; de lo contrario la información que sustituya lo tachado o borrado se tendrá como no puesta. La única forma que se acepta la corrección es por medio de la NOTA, que debe constar como parte integral del documento o al final del mismo Los precios que contenga la oferta podrán cotizarse en dólares de los Estados Unidos de América, sin embargo para la comparación de ofertas se utilizará el del tipo de cambio de venta de la moneda de referencia del Banco Central de Costa Rica, vigente a la fecha de apertura de las ofertas Los precios se entenderán firmes, definitivos e invariables. Se debe indicar los precios unitarios y globales y por separado para cada uno de los servicios, entendidos en el cuadro # 1 como SERVICIO 1, SERVICIO2, (un precio unitario y precio total, según proceda contemplarlo unitario y consolidado en un total) El oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen LA VIGENCIA DE LA OFERTA: No podrá ser menor a 15 días calendario. El plazo para adjudicar será de 15 días después del acto de apertura de ofertas. La INSTITUCIÓN; se reserva el derecho de adjudicar la contratación o declararla desierta o infructuosa de acuerdo a las necesidades Institucionales EL PAGO: Se realizará mediante la forma usual del Gobierno, dentro de los 45 (cuarenta y cinco) días naturales, que cuentan a partir de la fecha en que se consigne en la factura

10 9 comercial el recibido conforme por el funcionario competente. El pago se realizará mediante depósito en cuenta o transferencia bancaria a la cuenta cliente que el proveedor indique, siendo requisito para ello que el mismo sea titular ante el ente bancario seleccionado y que presente certificación de la cuenta cliente en cada factura. En caso de moneda diferente a la nacional se utilizara el tipo de cambio de venta de la moneda de referencia del Banco Central de Costa Rica, vigente a la fecha de pago de la factura De conformidad con la Ley Nº 8488, Ley Nacional de Emergencias y Prevención de Riegos y Atención de Emergencias, en su artículo 53 ésta Institución se encuentra exenta del pago de todo tipo de impuestos, timbres y tasas La Institución se reserva el derecho de adjudicar parcialmente la contratación en caso de ser posible, así como de ajustar las cantidades de acuerdo a su disponibilidad presupuestaria Comprometerse a prestar el servicio de conformidad con el número de personas señalado Comprometerse a coordinar con el responsable de la actividad cualquier detalle del servicio requerido, antes, durante y posterior a la entrega Cotizaciones serán recibidas en dólares de los Estados Unidos de América(US$) 3. CONDICIONES LEGALES 3.1. La oferta debe ser firmada por el oferente (firma digital) Para efectos de esta contratación y para darle contenido jurídico a cualquier vacío cartelario, se aplicará supletoriamente la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento PECUNIARIA POR RETRASO EN LA ENTREGA: Si existiera retraso imputable al adjudicatario en la entrega de objeto contractual, éste deberá pagar como multa a la Institución, por la suma correspondiente al 3/1000 del valor adjudicado por día de atraso, hasta un máximo del 25% (veinticinco por ciento) del total del contrato El oferente debe presentar con la oferta, lo siguiente: Declaración jurada rendida por el oferente, de que se encuentra al día en el pago de los impuestos nacionales Certificación de que el oferente se encuentra al día en el pago de las obligaciones obrero patronales con la Caja Costarricense de Seguro Social y recibo de la póliza de riesgos del trabajo con alguna entidad aseguradora Recibo de cancelación de los impuestos sobre las sociedades anónimas Recibo o certificación de cancelación del tributo del 5% que los patronos públicos y privados deben cancelar sobre planillas mensuales de sus trabajadores, de conformidad con el artículo 22 de la Ley 8783 (reforma a la Ley 5662) Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, o bien, documento que demuestre que se encuentran en arreglo de pago con la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares.

11 El Adjudicatario deberá depositar un equivalente al % del monto adjudicado, para efectos de elaborar la orden de compra, los cuales podrán ser pagados en timbres o mediante entero de Gobierno, a favor de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias, más 625 por concepto de reintegro de papel Debe presentar el desglose de la estructura del precio, junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen La CNE se reserva el derecho de poder modificar las fechas descritas para la realización del evento notificando a la empresa contratada con 5 días hábiles previa al acontecimiento. 4. METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN: Las ofertas se calificarán de acuerdo con los siguientes parámetros: 4.1- El Estudio Legal de las ofertas, estará a cargo del Departamento Legal y el estudio técnico y de evaluación del numeral 6 de este documento, estará cargo de la Unidad de Planificación y Evaluación del Riesgo y la Coordinación del Proyecto IDF TF del Banco Mundial, considerándose el método de comparación de precios, una vez recibidos ambos informes se trasladará el expediente al Comité de Adjudicaciones de la Institución, el cual hará una recomendación a la Dirección Ejecutiva quien en definitiva realizará el acto de adjudicación Las ofertas se calificarán de acuerdo con los siguientes parámetros: Una vez verificado que el oferente cumpla con lo señalado en el apartado 2 y sus secciones 2.1 y 2.2 (2.1 Especificaciones y Condiciones de Cotización y 2.2 Requerimientos Mínimos por tipo se servicio), se procederá a evaluar las ofertas por medio de Comparación de Precios Moto de la oferta 100 % Total % Oferta económica: 100 % El menor precio ofertado y que cumpla con todas las especificaciones obtendrá el 100%, para el resto, se aplicará la siguiente fórmula: Menor precio Puntaje Menor Precio = X 100 Precio de la oferta en estudio 5. GARANTÍA DE PARTICIPACIÓN:

12 11 Para la garantía de participación que sea depositada por medio de una transferencia bancaria electrónica, el comprobante o recibo de la misma debe venir escaneada en la oferta digital. De la misma manera si la garantía de participación es presentada por algún otro medio (carta de garantía, aval, bonos, certificados de depósito a plazo, etc) estos deben ser presentados previamente en el Departamento de Tesorería de la CNE y ser incorporados en la oferta digital tanto el recibo emitido por la CNE como el documento garante probatorio antes de la hora y fecha de la apertura El oferente debe presentar una garantía de participación por un 1% del monto total de la cotización, emitido a favor de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias; en la misma moneda que se presentó el precio de la oferta La Garantía de Participación se regirá por las disposiciones contenidas en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento La garantía de participación rendida mediante títulos valores (bonos o certificados) deberá acompañarse de una certificación de un corredor jurado o operador de bolsa legalmente reconocido por el mismo plazo de vigencia de la garantía. En el caso garantía emitidas por Banco Estatales no se presentará la certificación anterior si la garantía es rendida por menos de un mes La garantía de participación se deberá depositar en la Tesorería de la C.N.E.; esta Sección procederá a confeccionar y entregar al oferente un recibo por la garantía presentada, copia del mismo deberá presentarse en el Departamento de Proveeduría con la oferta antes de la apertura No se aceptan cheques que no sean certificados o de gerencia La garantía de participación deberá tener una vigencia mínima de dos meses contados a partir de la apertura de las ofertas Se le comunica que las garantías pueden ser depositadas en las cuentas: Colones No. cuenta cliente o Dólares No Caja Única. GARANTIA DE CUMPLIMIENTO 6.1 El adjudicatario deberá presentar una Garantía de Cumplimiento de un 5% sobre el monto total de la adjudicación en la misma moneda en que se presentó la oferta. 6.2 La garantía de cumplimiento debe de ser depositada en el transcurso de los diez días hábiles siguientes a la comunicación del acto de adjudicación y se regirá por las disposiciones contenidas en la Ley y el Reglamento General de Contratación Administrativa. 6.3 La garantía de cumplimiento rendida mediante títulos valores (bonos o certificados) deberá acompañarse de una certificación de un corredor jurado o operador de bolsa legalmente reconocido por el mismo plazo de vigencia de la garantía. En el caso

13 12 garantía emitidas por Banco Estatales no se presentará la certificación anterior si la garantía es rendida por menos de un mes 6.4 La garantía de cumplimiento se deberá depositar en la Tesorería de la C.N.E; esta Sección procederá a confeccionar y entregar al Contratista un recibo por la garantía presentada, copia del mismo deberá presentar en el Departamento de Proveeduría. 6.5 La garantía de cumplimiento deberá tener una vigencia mínima de dos meses adicionales a la fecha definitiva de recepción del objeto del contrato. 6.6 No se aceptan cheques que no sean certificados o de gerencia. 6.7 Se le comunica que las garantías pueden ser depositadas en las cuentas: Colones No. cuenta cliente o Dólares No Caja Única. 6. CONSIDERACIONES PARA EMPRESAS PYMES 6.1. Para efectos de comparación de precios entre las mercancías y manufacturas nacionales con las extranjeras, la administración calculara el precio equivalente mediante la aplicación de la formula estipulada en el Decreto MP-H-Comex-MEIC, del 06/08/ En cuanto a la forma de pago, en el caso de las PYMES que han demostrado su condición, según lo dispuesto en la Ley No y el Reglamento de Contratación Administrativa, se tendrá un plazo máximo de pago de 30 días, negociado con la administración, siempre y cuando brinden una garantía colateral Las garantías para el caso de las Pymes que han demostrado su condición según lo dispuesto en la Ley No y el Reglamento de Contratación Administrativa, la garantía podrá ser otorgada por el Fondo Especial para el Desarrollo de la Micro, Pequeña y Mediana Empresa o por instrumentos del Sistema de Banca para el Desarrollo, creada por ley A las Pymes que han demostrado su condición, según lo dispuesto en la Ley No y el Reglamento de Contratación Administrativa se le reconocerá una puntuación adicional de la siguiente Manera: a) PYME DE INDUSTRIA 5 PUNTOS b) PYME DE SERVICIO 5 PUNTOS c) PYME DE COMERCIO 2 PUNTOS ANEXO 1

14 13 Especificaciones detalladas del Cuadro # 1, apartado 2.1. de este documento por tipo de Servicio requerido Servicio 1: Salón para la Capacitación y Alimentación A) SALÓN La empresa contratada deberá facilitar los servicios de salones para el evento anteriormente descrito, el cual deberá tener las siguientes características: Para los días 1 al 5: a) Salón con capacidad para las personas indicadas por día en el Cuadro #1. b) Deberá contar con un montaje de mesas y sillas con su correspondiente mantel y cobertores. El acomodo será en una distribución de mesas según se indicó en Cuadro #1, siendo los días 1 al 3: en montaje tipo U, el día 4: el montaje es con una mesa principal para sesión plenaria y tipo auditorio para los participantes según la cantidad de personas indicadas en cada evento y de acuerdo al horario. El día 5: el montaje es con montaje es con una mesa principal para sesión plenaria y mesas redondas para 10 a 12 personas para los asistentes. Tomar en cuenta los requerimientos adicionales del montaje para los días 4 y 5 (Cuadro #1). c) Mesa auxiliar para conectar laptop y equipo de proyección. Para los días 4 y 5: En adición a lo señalado anteriormente en los literales a) al c), se requiere específicamente: d) Un espacio adicional para reuniones privadas por parte de algunas autoridades de la institución y el equipo coordinador; esta última debe contar con una estación de café para un máximo de seis e) Una mesa principal (para sesión plenaria) f) Pódium para los expositores g) Arreglos florales (uno al pie de la mesa principal, uno al pódium y otro en mesa recepción). h) En la entrada del salón para 200 personas: deberá colocarse una mesa de recepción, en la cual la CNE pueda recibir a las participantes e inscribirlos. El espacio de entrada debe ser lo suficientemente amplio para colocar banners y pizarras. B) ALIMENTACIÓN

15 14 La empresa adjudicada deberá proporcionar los servicios de alimentación para el evento anteriormente descrito según las cantidades en el Cuadro #1, y de acuerdo a las siguientes especificaciones: Para los días 1 al 5: a) Mesa permanente de café, té, jugo dentro del salón. b) Refrigerio en la mañana y en la tarde, deberá consistir de 4 bocadillos elaborados (dos salados y dos dulces), té, café, refresco. c) Almuerzo tipo bufet para el evento. d) La vajilla a utilizar debe ser en loza. e) Se debe contar con la cantidad de saloneros necesaria para cada día. f) Se debe contar con un área o espacio aparte para el consumo de los alimentos diferente a la de trabajo. g) Comprometerse a prestar el servicio de conformidad con el número de servicios de alimentación y salones establecidos para cada una de las actividades. h) Suministrar con 10 días naturales de anticipación a la realización de la actividad a la Unidad de Planificación y Evaluación del Riesgo de la CNE (mails: cpicado@cne.go.cr, mcastillo@cne.go.cr), la propuesta del menú para llevar a cabo el evento. Específicamente para el día 5: En adición a las características señaladas en los literales a) al g), tomar en cuenta: i) Incrementar a 250 personas las cantidades para la alimentación del coffee break de la tarde, que se servirá en ocasión de una Conferencia de Prensa y cuyo horario será a las horas. Específicamente, para ese coffee break del día 5, debe ofrecerse variedad de bocadillos, jugos y gaseosas, cuyo menú será validado según se indica arriba en el literal g). A continuación un resumen de la cantidad de personas por día y los tiempos de alimentación requeridos: Cuadro #2 Resumen cantidad de personas para Alimentación

16 15 Servicio Cantidad de personas Coffe Break AM Coffe Break PM Almuerzo Día 1 30 X X X Día 2 30 X X X Día 3 40 X X X Día X X X Día X X x Día 5 en la tarde (Conferencia de Prensa) 50 X Servicio 2: Sistemas Audiovisuales, Sonido y Otros A) EQUIPO AUDIOVISUAL Y SONIDO Para los días 1 al 5: a) Se requiere pantalla blanca para proyectar. b) Rotafolios y marcadores para escribir. c) Internet inalámbrico en los salones para los cinco días del evento. Para los días 4 y 5: En adición a lo señalado anteriormente en los literales a) y b), se requiere específicamente: d) 4 micrófonos inalámbricos. e) Video beam. Para el día 5 (específicamente): En adición a lo señalado arriba [(literales a), b), c), d), e)]: f) Sistema de grabación y video.