Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias Apto San José

Transcripción

1 Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias Apto San José Teléfono , Fax No / INVITA A PARTICIPAR EN LA CONTRATACIÓN DIRECTA No. 2012CD TÉRMINOS DE REFERENCIA Contratación de Auditoría Externa FECHA DE RECEPCIÓN DE OFERTAS: 05 de julio de 2012 a las 10:00 horas

2 1 INVITACIÓN La Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias (CNE), promueve e invita a todas aquellas personas físicas o jurídicas interesadas, en la Contratación Directa No. 2012CD Contratación de Auditoría Externa cuyos fondos se encuentran debidamente reservados del Presupuesto Anual de esta Institución para el periodo Se tomará en cuenta, todas las ofertas presentadas, incluyendo la de proveedores no invitados. Los interesados pueden obtener información, consultar y adquirir el cartel de Contratación en la Proveeduría de la ésta Institución, a partir del recibido de la presente invitación, al teléfono , y/o al Fax ; o bien consultar el cartel en la página web de la CNE: Para las consultas relacionadas con la parte técnica de la contratación se debe comunicar los teléfonos al ó ó con el Lic. Olman Garcia Mendoza o al correo electrónico ogarcia@cne.go.cr El importe correspondiente al documento físico del cartel licitación, será la suma de 500,00 colones, no reembolsables, que deberá el interesado depositar en el Departamento de Tesorería de ésta Institución y con el recibo retirar el documento de la Proveeduría Institucional. Se señala como fecha y hora máxima para la recepción de ofertas y recibos de garantía de participación en los casos que proceda, a las 10 horas del día 05 de julio de 2012, en el Departamento de Proveeduría Institucional. La oferta original debe acompañarse de una copia, debe venir debidamente identificado con el nombre, número, hora y fecha de apertura y el nombre del oferente, número de cédula jurídica o documento de identidad, fax y correo electrónico. Así como señalar medio para atender notificaciones. La dirección exacta para la presentación de las ofertas es: Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias. Departamento de Proveeduría,

3 2 ubicado 100 metros al norte del Edificio de la Terminal del Aeropuerto Tobías Bolaños, en Pavas. A la hora fijada y de acuerdo al reloj marcador de la Proveeduría, se procederá a la apertura de las ofertas en presencia de los interesados que tengan a bien concurrir a este acto. 1. DESCRIPCIÓN DEL OBJETO CONTRACTUAL: El trabajo consistirá en una auditoría externa que sea suficiente para permitir a los auditores externos expresar su Dictamen u Opinión independiente sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y económicos de la CNE, correspondientes a los años que finalizan al 31 de diciembre del 2008, 2009 y 2010, 2011, conforme los registros contables. 1.2 Para efectos de la ejecución del trabajo los oferentes deberán efectuar su revisión considerando los estados financieros separados (operación ordinaria y los del Fondo de Emergencia) y el consolidado institucional, debiendo ajustarse, en lo que sea aplicable, a las normas de auditoría y de contabilidad oficialmente adoptadas por el Colegio de Contadores Públicas de Costa Rica y a cualquier otra disposición que sobre la materia exista. 1.3 Será obligación del contratista evaluar el sistema control interno de la CNE, que incluya entre otros, los sistemas de información por medios computadorizados, los procedimientos de control, registro y custodia; así como los formularios y demás documentación que utiliza la Institución; todo con la finalidad de que se proporcionen las recomendaciones que el caso amerite, como contribución a fortalecer dicho sistema. Para lo cual será indispensable la aplicación en lo que corresponda de la Ley General de Control Interno y las normas técnicas contenidas en el Manual sobre Normas Técnicas para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su Fiscalización. 1.4 El contratado producto de la evaluación (antes señalada) deberá proporcionar un informe del sistema de control Interno (Carta de Gerencia), con los hallazgos de importancia, las conclusiones y recomendaciones respectivas. 1.5 Otras evaluaciones que estime adecuadas y necesarias para emitir la opinión acerca de la situación financiera de la CNE.

4 3 1.6 El informe final sobre los estados financieros deberá ser entregado en un plazo máximo de ochenta días hábiles, contados a partir de la Orden de Inicio de la ejecución de los servicios contratados, la cual se dará por escrito por parte de la Dirección Administrativa Financiera, una vez que el adjudicatario haya cumplido con todos los requisitos y se le haya entregado la orden de compra. 1.7 El contratista debe suministrar doce originales en español del informe de auditoría, que contendrá al menos lo siguiente: a) Índice de Contenido. b) Dictamen de los Auditores. c) Estado de Situación Financiera d) Estado de Resultados e) Estado de Patrimonio (Activo Neto/Patrimonio) f) Estado de cambio en la posición financiera a base de Efectivo. g) Resumen de las Principales Políticas de Contabilidad. h) Notas de los Estados Financieros. i) Anexos de las principales cuentas. j) Comentarios. k) Carta de Gerencia (Informe sobre el Sistema de Control Interno) l) Trabajo realizado. Dicho informe deberá someterlo a conocimiento y aprobación de nuestra Junta Directiva (recibido a satisfacción) y será requisito indispensable para realizar el pago final de los servicios contratados. 1.8 Los informes parciales que se rindan serán presentados en original para la Dirección Ejecutiva, con copia para la Presidencia, Dirección Administrativa Financiera, Departamento Financiero Contable y la Auditoría Interna. 1.9 Es necesario la presentación del programa de trabajo para ejecución de la auditoria, debiendo contemplar aspectos relevantes tales como: a) Descripción de los objetivos b) Etapas que comprenderá el estudio ( alcance) c) Organización del trabajo ofrecido. d) Cronograma de ejecución, con estimación de fechas de cumplimiento y de horas a invertir en las diferentes etapas planteadas. e) Tipo de pruebas a realizar tanto sustantivas como de cumplimiento.

5 La auditoría debe ser conducida de acuerdo con las Normas y Declaraciones Internacionales de Auditoría, aprobadas por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica y contar con políticas y procedimientos de control de calidad que se deben de aplicar a todos los trabajos de auditoría El informe sobre el control interno (Carta a la Gerencia) deberá ser presentado en borrador para discusión ante la Dirección Ejecutiva y Dirección Administrativa. 2. OTROS ASPECTOS A CONSIDERAR. 2.1 El personal presentado por el oferente debe ser responsable e idóneo para la prestación del servicio. Su horario de trabajo debe ajustarse al horario ordinario de la CNE. 2.2 El adjudicatario no podrá limitar el acceso a los papeles de trabajo por parte de alguna dependencia de la Institución, cuando haya una solicitud formal de la Dirección Ejecutiva. La auditoría interna de la CNE tendrá libre acceso a los mismos. 2.3 La Dirección Administrativa Financiera y/o la Auditoría Interna tendrán la potestad de reportar a la Dirección Ejecutiva, en el momento que lo estimen conveniente, las anomalías detectadas al incumplimiento de los términos del cartel, para que se tomen las acciones que correspondan en cuanto al pago de servicios, cláusulas de incumplimiento o llamadas de atención para prevenir al adjudicatario de la resolución del contrato, en caso de no corregir su actuación. 2.4 Se dará facilidades únicamente de espacio y mobiliario para que se pueda llevar a cabo el trabajo. De igual forma CNE se compromete a suministrar en forma oportuna los documentos que deseen consultar los auditores. No se darán servicios de secretariado, remisión de documentos (mensajería), trabajos de oficina y otros de similar naturaleza. Los Servicios de reproducción de documentos podrán ser suministrados por la institución cargando al adjudicatario el costo de los mismos. También la CNE fiscalizará por medio del Jefe Financiero Contable, el cumplimiento adecuado de la ejecución de esta contratación, por lo que todos los asuntos deberán canalizarse a través de este funcionario, salvo que se tenga que discutir asuntos o informes que merecen una mayor concurrencia. En caso de ausencia de dicho funcionario lo hará el Director Administrativo Financiero.

6 5 2.5 Toda oferta deberá especificar, del total de horas por servicios profesionales, lo correspondiente a las horas de trabajo de campo, las horas de supervisión y las demás horas de asesoría profesional. 2.6 El oferente deberá cotizar el precio por hora, la cantidad o número de horas profesionales de cada uno de los profesionales que conforman el grupo que ejecute el trabajo en las oficinas de la CNE, y el monto total de la oferta. 3. REQUISITOS DE ADMISIBILIDAD 3.1 Serán admisibles las personas físicas, en su condición de Contadores Públicos Autorizados o personas jurídicas en su condición de Firmas o Despachos de Contadores Públicos Autorizados, que se encuentren inscritos en el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, lo cual debe quedar comprobado mediante el documento idóneo. 3.2 Tratándose de una firma de auditores su socio gerente debe ser miembro activo del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica. 3.3 El responsable de la auditoría como tal, deberá demostrar una experiencia mínima de 5 años en AUDITORIAS DE ESTADOS FINANCIEROS EN EL SECTOR PUBLICO, misma que deberá ser anotada mediante declaración jurada y documentos que respalden. 3.4 Se solicita un equipo de trabajo de mínimo 5 personas, cada uno de ellas debe demostrar no menos de 2 años de experiencia en participaciones en auditorias de estados financieros en el sector público. La experiencia del personal propuesto para el equipo de trabajo será medida por las PARTICIPACIONES COMPLETAS EN AUDITORIAS DE ESTADOS FINANCIEROS EN EL SECTOR PUBLICO, contados a partir de la obtención del título profesional respectivo. Para tal efecto se deberá indicar en el Currículo Vitae de cada uno de los participantes del equipo de trabajo, la experiencia profesional en donde se demuestre y consigne la información requerida. 4. CONDICIONES GENERALES: 4.1 Todos los documentos que se aporten con las ofertas deben ser escritos a máquina o cualquier otro medio mecánico, eléctrico o electrónico, que permita una presentación legible e inequívoca de la información que se proporciona. No se

7 6 permitirán documentos manuscritos. Los documentos deberán encontrarse libres de tachaduras, borrones y manchas; de lo contrario la información que sustituya lo tachado o borrado se tendrá como no puesta. La única forma que se acepta la corrección es por medio de la NOTA, que debe constar como parte integral del documento o al final del mismo. 4.2 Los precios que contenga la oferta podrán cotizarse en colones costarricenses u otra moneda extranjera, sin embargo para la comparación de ofertas se utilizará el del tipo de cambio de venta de la moneda de referencia del Banco Central de Costa Rica, vigente a la fecha de apertura de las ofertas. 4.3 Los precios se entenderán firmes, definitivos e invariables. Se debe indicar los precios unitarios y globales. 4.4 El oferente deberá presentar el desglose de la estructura del precio junto con un presupuesto detallado y completo con todos los elementos que lo componen. 4.5 LA VIGENCIA DE LA OFERTA: No podrá ser menor a 15 días hábiles. El plazo para adjudicar será de 10 días hábiles después del acto de apertura de ofertas. La INSTITUCIÓN; se reserva el derecho de adjudicar la licitación o declararla desierta o infructuosa de acuerdo a las necesidades Institucionales. 4.6 EL PAGO: Se realizará mediante la forma usual del Gobierno, dentro de los 45 (cuarenta y cinco) días naturales, que cuentan a partir de la fecha en que se consigne en la factura comercial el recibido conforme por el funcionario competente. El pago se realizará mediante depósito en cuenta o transferencia bancaria a la cuenta cliente que el proveedor indique, siendo requisito para ello que el mismo sea titular ante el ente bancario seleccionado y que presente certificación de la cuenta cliente en cada factura. En caso de moneda diferente a la nacional se utilizara el tipo de cambio de venta de la moneda de referencia del Banco Central de Costa Rica, vigente a la fecha de pago de la factura. 4.7 PLAZO DE ENTREGA: El informe final debe ser entregado dentro de los siguientes ochenta días hábiles, contados a partir de la orden de inicio de la ejecución del contrato, que dará por escrito el Director Administrativo Financiero, una vez cumplidos los requisitos formales y se haga entrega al oferente de la orden de compra correspondiente. 4.8 De conformidad con la Ley Nº 8488, Ley Nacional de Emergencias y Prevención de Riegos y Atención de Emergencias, en su artículo 53 ésta Institución se encuentra exenta del pago de todo tipo de impuestos, timbres, tasas.

8 7 4.9 La Institución se reserva el derecho de adjudicar parcialmente la contratación en caso de ser posible, así como de ajustar las cantidades de acuerdo a su disponibilidad presupuestaria. 5. CONDICIONES LEGALES: 5.1 La oferta debe ser firmada por el oferente. 5.2 En caso de que el adjudicatario, sea una persona jurídica debe indicar que la información de la Empresa está al día en Comprared de lo contrario deberá presentar certificación de personería una vez firme el acto de adjudicación. La certificación indicará además de las citas de inscripción de la sociedad y el número de cédula jurídica; la indicación sobre la naturaleza y propiedad de las acciones. Si éstas pertenecen a otra persona jurídica, deberá presentar personería jurídica de la(s) sociedad(es) accionista(s). 5.3 De no estar al día en Comprared, debe presentarse Declaración Jurada indicando que el oferente se encuentra al día con las obligaciones, relativas al Régimen de Impuestos Nacionales, de conformidad con lo dispuesto en la Ley y Reglamento de Contratación Administrativa. 5.4 Es deber ineludible cumplir estrictamente las obligaciones laborales y de seguridad social, por lo que el oferente de no estar al día en Comprared, deberá presentar una certificación emitida por la CCSS de encontrarse al día con el pago de las cuotas obrero patronales o tener un arreglo de pago al día. 5.5 El oferente de no estar al día en Comprared, debe presentar declaración jurada, que indique que no se encuentra en ninguno de los casos de imposibilidad para contratar con la Administración, según se indica en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 5.6 El oferente debe estar al día en el pago de sus obligaciones con el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (Fodesaf), conforme lo estipulado en el art. 22 de la Ley Si a la fecha de apertura de las ofertas no cuenta con una certificación de la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (DESAF), el oferente deberá presentar una declaración jurada en la que indique que se encuentra al día en el pago de sus obligaciones con el Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, o un documento emitido por la DESAF donde se demuestre que existe un arreglo de pago debidamente aprobado.

9 8 5.7 El oferente deberá aportar junto con su oferta, el recibo de cancelación de los impuestos sobre las sociedades anónimas; el recibo de cancelación del impuesto sobre la renta o documento emitido por la Dirección General de Tributación que demuestre que se encuentra al día con sus obligaciones tributarias (en caso de que decida entregar copia de la presentación de la declaración de renta, ésta deberá contener el sello de cancelación del impuesto, de lo contrario no será de recibo) y por último, un recibo o certificación de cancelación del tributo del 5% que los patronos públicos y privados deben cancelar sobre planillas mensuales de sus trabajadores, de conformidad con el artículo 22 de la Ley 8783 (reforma a la Ley 5662) Ley de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, o bien, documento que demuestre que se encuentran en arreglo de pago con la Dirección General de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares. 5.8 El adjudicatario deberá aportar para efectos de elaborar la orden de compra los timbres fiscales a razón de 2.5 por cada mil colones, los cuales podrán ser pagados en timbres o mediante entero de favor de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias. 5.9 Para efectos de esta contratación y para darle contenido jurídico a cualquier vació cartelario, se aplicará supletoriamente la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento CLAUSULA PENAL POR RETRASO EN LA ENTREGA: Si existiera retraso imputable al adjudicatario en la entrega de objeto contractual, éste deberá pagar como multa a la Institución, por la suma correspondiente al 3/1000 del valor adjudicado no entregado por día de atraso, hasta un máximo del 12,5% del total del contrato. Así mismo, el Oferente que resulte adjudicatario no podrá realizar ninguna variación del personal asignado y el plan de trabajo que presente, sin que exista un previo consentimiento emitido por escrito por parte de la Dirección Ejecutiva de la CNE o del Director Administrativo Financiero, el incumplimiento de esta disposición conllevará una multa del 3/1000 por cada día de incumplimiento, hasta un máximo de un 12,5% del valor total del contrato. El cobro de las multas antes indicadas no podrá sobrepasar el 25% del total del contrato La relación contractual para la realización de la auditoría no podrá ser cedida, traspasada o enajenada en forma alguna por parte del contratista, excepto que la administración previamente lo autorice.

10 9 6 METODOLOGÍA DE EVALUACIÓN: El Estudio Legal y Técnico de las ofertas, estará a cargo de Legal de Proveeduría y del Departamento Financiero Contable, respectivamente. Una vez rendidos ambos informes se trasladará el expediente a la Presidencia, quien en definitiva realizará el acto de adjudicación. 6.1 FACTORES DE EVALUACION. PRECIO 100% Con las ofertas admisibles para una eventual adjudicación, se procederá a la revisión de los documentos por parte del Área solicitante y se recomendará la oferta que haya cotizado el precio más bajo. Para determinar el puntaje correspondiente en el factor precio se aplicará la siguiente fórmula: Menor Precio Ofertado PO= x 100 Precio de la oferta en estudio. 7. GARANTÍA DE PARTICIPACIÓN: 7.1 El oferente debe presentar una garantía de participación por un 1% del monto total de la cotización, emitido a favor de la Comisión Nacional de Prevención de Riesgos y Atención de Emergencias; en la misma moneda que se presentó el precio de la oferta. 7.2 La Garantía de Participación se regirá por las disposiciones contenidas en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. 7.3 La garantía de participación rendida mediante títulos valores (bonos o certificados) deberá acompañarse de una certificación de un corredor jurado o operador de bolsa legalmente reconocido por el mismo plazo de vigencia de la garantía. En el caso garantía emitidas por Banco Estatales no se presentará la certificación anterior si la garantía es rendida por menos de un mes

11 La garantía de participación se deberá depositar en la Tesorería de la C.N.E.; esta Sección procederá a confeccionar y entregar al oferente un recibo por la garantía presentada, copia del mismo deberá presentarse en el Departamento de Proveeduría con la oferta antes de la apertura. 7.5 No se aceptan cheques que no sean certificados o de gerencia. 7.6 La garantía de participación deberá tener una vigencia mínima de 15 días hábiles contados a partir de la apertura de las ofertas. 7.7 Se le comunica que las garantías pueden ser depositadas en las cuentas corrientes: Colones No cuenta cliente o Dólares no cuenta Cliente ; Banco De Costa Rica. 7.8 Para transferencias directas o depósitos a nuestras cuentas, solo se tomarán como válidas las presentadas en efectivo, no así en valores, excepto que estos estén certificados por el ente emisor. 8. GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO: 8.1 El adjudicatario deberá presentar una Garantía de Cumplimiento de un 5% sobre el monto total de la adjudicación en la misma moneda en que se presentó la oferta. 8.2 La garantía de cumplimiento debe de ser depositada en el transcurso de los diez días hábiles siguientes a la comunicación del acto de adjudicación y se regirá por las disposiciones contenidas en la Ley y el Reglamento General de Contratación Administrativa. 8.3 La garantía de cumplimiento rendida mediante títulos valores (bonos o certificados) deberá acompañarse de una certificación de un corredor jurado o operador de bolsa legalmente reconocido por el mismo plazo de vigencia de la garantía. En el caso garantía emitidas por Banco Estatales no se presentará la certificación anterior si la garantía es rendida por menos de un mes. 8.4 La garantía de cumplimiento se deberá depositar en la Tesorería de la C.N.E; esta Sección procederá a confeccionar y entregar al Contratista un recibo por la garantía presentada, copia del mismo deberá presentar en el Departamento de Proveeduría. 8.5 La garantía de cumplimiento deberá tener una vigencia mínima de dos meses adicionales a la fecha definitiva de recepción del objeto del contrato. 8.6 No se aceptan cheques que no sean certificados o de gerencia.

12 Se le comunica que las garantías pueden ser depositadas en las cuentas corrientes: Colones No cuenta cliente o Dólares no cuenta Cliente ; Banco De Costa Rica. 8.8 Para transferencias directas o depósitos a nuestras cuentas, solo se tomarán como válidas las presentadas en efectivo, no así en valores, excepto que estos estén certificados por el ente emisor.