VISIO Reinaldo López Meléndez Unidad de Servicios al Usuario

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1 Universidad de Puerto Rico Recinto Universitario de Mayagüez Centro de Cómputos Monzón VISIO 2002 Reinaldo López Meléndez Unidad de Servicios al Usuario

2 Contenido Introducción... 3 Escogiendo el diagrama correcto:... 3 Microsoft Visio incluye:... 3 Ejemplos de diagramas... 4 Block Diagram... 6 Building Plan... 7 Floor plans... 7 Site plans... 8 Database... 8 Electrical Engineering... 9 Flowchart... 9 Forms and Charts Map Mechanical Engineering Network Organization Chart Process Engineering Project Schedule Software Web Diagram Keyboard Shortcut

3 Introducción Si eres Nuevo utilizando Microsoft Visio, probablemente tendrás varias preguntas sobre los diferentes tipos de diagramas que se pueden crear y como crearlos. La información básica sobre como crear diagramas y cuan fáciles crearlos usando Microsoft Visio. Los ejemplos de los diagramas de Visio pueden estimular su imaginación y hacerlo trabajar en la dirección correcta. Haremos una pequeño bosquejo para darle un conocimiento básico de cómo se crea un diagrama en el programa Visio. Con este programa se puede crear diferentes planos y diagramas entre ellos están: Planos de edificios, Database, diagramas de bloques, ingeniería eléctrica, diagramas de flujo, charts y formas, mapas, diagramas de ingeniería mecánica, diagramas de network, organization chart, procesos de ingeniera, los horarios de los proyectos, diagramas de software y diagramas de WEB. Muévase a través de Getting Started presionando en el botón NEXT en la parte superior de Windows o presionando el link en la parte final de cada tópico. Usted puede usar también la tabla de contenido para ir a un tópico en específico o una lección. Usted puede aclarar la jerarquía de una organización presentándola en forma de diagrama y será mejor que presentarla en forma de texto. Usted ha oído que un cuadro vale mil palabras, exactamente eso se crea con los diagramas de Visio. Escogiendo el diagrama correcto: Aclare y simplifique sus ideas, conceptos, sistemas, datos y planes, esto puede permitir que usted se comunique con mas facilidad con cualquier audiencia. Aumente la comprensión usando señales, símbolos, y relaciones visuales. Proporcione una lengua visual común que atraviese barreras culturales y técnicas de la comunicación. Vea cuan fácil es crear diagramas Microsoft Visio incluye: Lista para usar las formas y los templates las cuales son especificas de los diagramas que usted desea crear. Usted solamente traza el diagrama que desea dibujar sobre la página. Un ambiente familiar de Microsoft Office. Usted puede crear los diagramas rápidamente utilizando menús y toolbars que le son familiares. 3

4 Herramientas para cada uno en su organización, para los usuarios básicos hasta los usuarios mas avanzados en la tecnología, desarrolladores, técnicos, ingenieros todos en un solo programa. Cualquiera en la empresa puede usar Visio para crear diagramas. Los ejemplos de diagramas son aquellos donde usted puede crear estos diagramas con cualquier producto de Microsoft Visio. Con la versión Standard de Microsoft Visio usted puede crear diagramas de negocios, diagramas de flujo (flowcharts) diagramas organizacionales, itinerarios entre otros. Con Microsoft Visio Professional puede crear diagramas de negocios y diagramas técnicos, por ejemplo diagramas del software, diagramas de modelos de base de datos, y planos de pisos. Ejemplos de diagramas Incluye descripciones y ejemplos de estos diagramas y de otros creados por Visio. Usualmente muestra y provee templates de los diagramas que desea crear. Tip Usted puede encontrar ejemplos incluidos en Visio. En el menú de File sombree New, luego presione Browse Sample Drawings, haga double click a folder, y luego abra el dibujo de ejemplo. 4

5 Ya que tenemos una explicación de los diferentes diagramas y trabajos que se puede realizar dentro del Programa Viso, veamos ejemplos más específicos de algunos de ellos. Para comenzar presione en el ICON de Visio o vaya a START, PROGRAMS y luego busque el folder que contiene el programa de Visio presione y así comenzará el programa que le llevara a la pantalla inicial. Una vez abre esta página usted escogerá el diagrama que desea realizar. Como vera a mano izquierda encontrara un listado de los diagramas provistos por Visio. En ellos podrá escoger el que usted crea que vaya con la idea de lo que desea realizar. 5

6 Block Diagram Esta opción puede ser utilizada para crear diagramas con profundidad y con diseños especiales. Mayormente se usa para diagramas que utilicen los diseños en bloques. Dentro del programa como se puede apreciar se encuentran otros estilos de diagramas (Basic Diagram, Block Diagram, Block Diagram with perspectiva). 6

7 Building Plan Si escoge la opción Building Plan le aparecerá la siguiente pantalla. Donde tiene nueve (9) estilos de diagramas de planos para escoger el mejor que se acerque a sus especificaciones o necesidades. Los nueve estilos según sus necesidades se detalla de la siguiente manera; Electrical and telecom plan, Floor Plan, Home Plan, HVAC Control logia Diagram, HVAC Plan, Office Layout, Plant Layout, Plumbing and piping Plan, Reflected celling plan, Security and access plan, Site Plan, Space Plan. Floor plans Los planos de piso usualmente representa la localización de las puertas, ventanas, tomas de corrientes y los switches para los pisos de un edificio. Busque en el folder de Building Plan para encontrar los templates y los stencils que usted puede usar para crear planos. Se pueden utilizar también para crear floor plans, disposiciones de plantas y los espacios en los planos. Quines pueden usar floor plans y como? 7

8 Los arquitectos pueden usar Floor plans en las reuniones para demostrar rápidamente posibles disposiciones. Los contratistas pueden utilizar floor plans para presentar el mejor plan posible del cableado para un edificio. Las instalaciones que los encargados pueden anotar propuestas en los planos de pisos y devolverlos al arquitecto. Site plans Los planes de sitio documentan las entradas, calles, los estacionamientos, los patrones de tráfico, las islas y el Landscaping. En Microsoft Visio profesional, mire en la carpeta de Bulding PLAN para encontrar templates y otros templates que usted puede utilizar para crear site plan, plomería Quién puede utilizar los site plan y cómo? Los encargados de las instalaciones pueden utilizar diagramas del Site plan para planear remodelar una de las porciones del estacionamiento. Los planificadores del espacio pueden incorporar diagramas del site plan en ofertas del movimiento. Los contratistas pueden utilizar site plans para ver cómo un edificio se integrará con el ambiente alrededor de él. Database Dentro de este diagrama encontraremos otros sub diagramas los cuales son: Database Model Diagram, Express G, ORM Diagram. Este diagrama se utiliza para establecer el flujo de la información hacer los esquemas dando las diferentes posibilidades (Trae, False). 8

9 Electrical Engineering Esta opción realice diagramas de los conductores eléctricos. Una ves dentro de esta opción encontraremos Basic Electrical, Circuits and Logia, Industrial Control Systems, System. Flowchart Esta opción es una de las más usadas en mostrar el flujo de la información de cada proyecto. Dentro de este diagrama tenemos las siguientes opciones: audit. Diagram, Basic Flowchart, Cause and effect Diagram, Croons Functional Flowchart, Data flow Diagram, IDEFO diagram Mind mapping Diagram, SDL Diagram, TQM Diagram, Work Flow Diagram. Organigramas (flowcharts) Cross functional Los organigramas Cross Functional demuestran cómo un proceso fluye de departamento en departamento y de función en función. Mire en la file Flowchart para encontrar el template Cross Functional Flowchart que abre los stencils que usted puede utilizar 9

10 para crear organigramas cross functional. Quién puede utilizar organigramas cross fuctional y cómo? Los gerentes quienes pueden implementar los principios del TQM (Total Quality Management) Pueden utilizar los organigramas cross functional para ayudar a entender como los procesos trabajan, cual departamento esta envuelto en el proceso y como el proceso ha mejorado. Los asistentes ejecutivos también pueden usar el organigrama cross functional para ilustrar el proceso a los ejecutivos y sugerir mejoras. Los gerentes de proyectos también lo pueden usar para determinar los efectos de los proyectos a través de la organización y asignar recursos. 10

11 Ejemplo de un diagrama realizado en VISIO. Al usted crear un diagrama de flujo con Visio este le guarda la proporción de lo que ha creado dentro de la red. Como por ejemplo si en alguno de los encasillados tiene que reubicarlo y ya se le trazaron las flechas al hacerlo se mueve todo el diagrama (casilla y la flecha que le une a lo demás. Forms and Charts Esta opción esta diseñada para crear graficas, estadísticas. Mostrar como va encaminado un proyecto mediante el diseño de las graficas de productividad como por ejemplo. 11

12 Map Mayormente utilizado para trazar rutas de un área en particular, como llegar a una dirección. Uno de los ejemplos es el crear un mapa de referencia para llegar a una actividad. Mechanical Engineering Esta opción mayormente la utilizan los ingenieros para mostrar sus trabajos de fluidos. Tiene a su ves dos opciones mas de diagramas esta son Fluid Power, y Parts and assembly Drawing. 12

13 Network Para los que realizan trabajos con Networks este programa les facilita el crear diagramas de flujo de información, o de cómo debe estar integrada una red con otra. El diagrama de cómo exactamente interactúan una maquina de con otra y puede mostrar como fluye la data desde un punto de partida a otro. Organization Chart Organization charts muestra los reportes relacionados y como los empleados están agrupados en los departamentos. Vaya al folder de Organization Chat para encontrar los templates y stencils que usted puede utilizar para crear organization charts. Quién puede utilizar organigramas cross fuctional y cómo? 13

14 Los profesionales de Recursos Humanos pueden crear organization chart y fijarlas en el intranet de una compañía. Los encargados de proyectos pueden usar los organitation charts para visualizar como la reestructuración de un departamento o estimar las necesidades del personal. 14

15 Process Engineering Project Schedule Se utilice para programar por fecha y horas las actividades o los trabajos. Tener una idea de cuando debe comenzar o finalizar un proyecto. 15

16 Software Diagrama para ver como fluye la data, y muestra como debe funcionar un software. 16

17 Web Diagram Los diagramas de Web pueden mostrar la jerarquía y el flujo en el site, y funciona como una herramienta para reconocer el site. En el programa busque el fólder WEB Diagram para encontrar los templates y los stencils que puede usar para crear conceptualmente los diagramas de WEB y los mapas del web siten. Quines pueden usar diagramas de WEB y como? Los diseñadores de la Web pueden incorporar los diagramas de WEB para las presentaciones para las reuniones de las compañías. Procedimientos Intranet pueden usar Web diagram como una herramienta visual para ayudar en la reorganización del departamento. Los desarrolladores de Web developers lo usan mapas de los site para ayudarse en el inventario de los files, dibujos (fotos) data y contenido. 17

18 Descripción más detallada Veamos más detalladamente cada uno de las aplicaciones. Organization Chart Esta aplicación es la que permite crear la agrupación y la distribución de los empleados respecto a los supervisores. Cuando estamos a esta opción tenemos dos folders: Organization Chart Organization Chart Wizard Cada uno provee una herramienta diferente de ayuda pero ambos lo llevaran al mismo resultado la creación del organigrama de la empresa. Cuando entra a esta opción la pantalla que le aparecerá será esta. En ella encontrara a mano izquierda las diferentes formas para crear el organigrama empresarial. Tenemos varios 18

19 nivels tales como el Ejecutivo (executive), Manager (gerente), Position (posiciones), Consultant (consultores), Vacancy (posiciones vacantes), Assistant (asistentes), el marco de grupos (team frame), Staff, Titulo y fecha (title/date), Multiples niveles (Multiple Shapes), Tres posiciones (therre positions), Title (titulo) y el conector dinamico (Dynamic connector). En la forma de Multiple Shapes cuando se escoge aparecerá otra pantalla en el programa donde le pide que indique el nivel. Una vez escogido el nivel este procederá a crear tres cajas para el nivel escogido. Estos pueden ir desde el nivel ejecutivo hasta el de staff. En la forma de tres posiciones solo le proveerá tres casillas para ubicarlo en el nivel que usted desee. De escoger la opción de Organization Chart Wizard, esta le proveerá una pantalla donde va a pedirle una serie de datos, tiene varias ociones entre ellas le pregunta si la información esta en una base de datos o en algún file(folder). 19

20 Luego le pedirá que le de un nombre al file para guardar su organigrama, donde también puede indicarle en que lugar de su computadora desea guardarla. Lo llevara a ir creando poco a poco los niveles de mando en su empresa. Adicional tiene varias pestañitas donde usted podrá escoger entre otras opciones tales como Background, Borders and title. 20

21 CTRL+SHIFT+I F8 CTRL+SHIFT+F ALT+F7 CTRL+C CTRL+X CTRL+BACKSPACE CTRL+D CTRL+F9 F3 CTRL+H CTRL+J F11 F9 CTRL+G CTRL+SHIFT+G F1 CTRL+K SHIFT+F3 ALT+F8 CTRL+N CTRL+O CTRL+F4 ALT+F5 ALT+F10 F5 SHIFT+F4 SHIFT+F11 CTRL+V CTRL+P CTRL+F2 SHIFT+F5 CTRL+ALT+P ALT+SHIFT+BACKSPACE CTRL+Y F4 CTRL+F CTRL+L CTRL+R Keyboard Shortcut Actual Size Align Shapes Bring to Front Cascade Copy Cut Delete previous Word Duplicate Field Fill Flip Horizontal Flip Vertical Display Text dialog box, Font tab Toggle Glue on or off Group Group Display Help Insert hyperlink Line Macros Open new drawing based on open drawing Open Close drawing file Restore the size of the program window. Maximize program window Full Screen view Go To Page Display Text dialog box, Paragraph tab Paste Print Print Preview Display Page Setup dialog box, Print Setup tab Display Reorder Pages dialog box Redo Redo Repeat Find Rotate Left Rotate Right 21

22 CTRL+S F12 ALT+F12 CTRL+A CTRL+SHIFT+B SHIFT+F9 ALT+F9 F7 CTRL+F11 SHIFT+F7 CTRL+SHIFT+F7 CTRL+Z ALT+BACKSPACE CTRL+SHIFT+U ALT+F11 ALT+Q CTRL+W F6 Save Save As Save Workspace Select All Send to Back Toggle Snap on or off Snap & Glue Spelling checker Display Text dialog box, Tabs tab Tile Horizontally Tile Vertically Undo Undo Ungroup Open Microsoft Visual Basic Editor Close Microsoft Visual Basic Editor and Return to Visio Display entire page Zoom 22

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