PROCEDIMIENTO PARA REPRESENTACION EXTRAJUDICIAL DE LA UNIVERSIDAD 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. RESPONSABILIDAD

Transcripción

1 PÁGINA: 1 DE 5 Este procedimiento tiene por objeto establecer las políticas, actividades, responsabilidades y controles para lograr la defensa de los intereses de la Universidad del Atlántico. 2. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los procesos. Inicia con la citación a la audiencia y termina con la representación de la Universidad del Atlántico dentro de la audiencia y/o con acto administrativo. 3.1 JEFE DE LA OFICINA DE GESTION JURÍDICA. Persona encargada del direccionamiento del proceso de. Así mismo es quien designa al contratista y/o profesional Universitario que actuara como apoderado de la Universidad. 3.2 PROFESIONALES UNIVERSITARIOS, ASESORES EXTERNOS, CONTRATISTAS. Son los responsables de asistir y representar en calidad de s a la Universidad del Atlántico en las distintas audiencias que deban cumplirse. 3.3 SECRETARIA. Recibir convocatorias, proyectar poderes, gestionar la entrega de actas del comité de conciliación, recibir actas procedentes de las audiencias de conciliación y registrarlas físico y digitalmente en la base de datos. Cumplir con la ley general de Archivos. 3.4 DEPENDIENTE JUDICIAL. 1. OBJETIVO 3. RESPONSABILIDAD Es la persona responsable de apoyar la gestión de los s. Para facilitar la comprensión del presente documento, se definen los siguientes términos: ACTO ADMINISTRATIVO: Declaración de voluntad de un órgano de la administración pública, de naturaleza reglada o discrecional, susceptible de crear con eficacia particular o general, obligaciones, facultades, o situaciones jurídicas de naturaleza administrativa. Revisado por: Angel Britton Howard Cargo: Representante de la Dirección Firma: 4. GLOSARIO Aprobado por: Ricardo Consuegra Charris Cargo: Jefe de la Oficina de Asesorìa Jurídica Firma: Fecha: Noviembre 25 del 2009 Fecha: Noviembre 25 del 2009

2 PÁGINA: 2 DE 5 ACTA: Relación escrita de lo sucedido, tratado o acordado dentro de una audiencia, la cual contiene los acuerdos o decisiones tomados. AUDIENCIA: Acto solemne o formal donde un moderador neutral escucha a las partes, para decidir los pleitos y causas. APODERADO: Persona que ha recibido mandato de otra para ejercer en su lugar su representación. COMITÉ DE CONCILIACION: Este comité es una instancia administrativa que actuará como sede previa de estudio, análisis y formulación de políticas que sobre prevención del daño antijurídico, defensa de los intereses de la entidad y procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes. CONCILIACIÓN: Procedimiento en el que las partes se avienen, por mutuo acuerdo, sin necesidad de llegar a juicio o habiendo llegado a él, suscribir un convenio bajo el patrocinio de un moderador que acerca a las partes para lograrlo. MODERADOR: Es un tercero neutral e imparcial que guía o facilita la comunicación entre las mismas para que lleguen a su mejor acuerdo. CENTRO DE CONCILIACIÓN Y ARBITRAJE: Son instituciones que cumplen una función pública, autorizadas por el Ministerio del Interior y de Justicia, que coadyuvan a la administración de justicia y prestan a los conciliadores y/o árbitros los recursos logísticos, físicos, técnicos y financieros necesarios para el desarrollo de sus funciones. 5. POLITICAS Y CONDICIONES DE OPERACIÓN Para propósitos de este procedimiento, deberán cumplirse las siguientes condiciones: La Universidad del Atlántico debe estar representada extrajudicialmente en todas las audiencias en la que haya sido convocada. El Asesor Externo y el Profesional Universitario debe verificar que el asunto a conciliar haya sido debatido dentro del Comité de Conciliación de la Universidad. Dentro de las Audiencias de Conciliación, distintas de las llevadas a cabo por la Procuraduría, el Asesor Externo y Profesional Universitario deben acatar las directrices ordenadas por la Alta Dirección.

3 PÁGINA: 3 DE 5 El ejercicio profesional del Asesor Externo, debe estar enmarcado bajo los principios de lealtad, diligencia, confidencialidad, transparencia, honestidad y celeridad. El cumplimiento de la función del Profesional Universitario y la de la dependencia debe estar enmarcado además de los principios de lealtad, diligencia, transparencia, confidencialidad, honestidad y celeridad, en los establecidos en el Artículo 209 de la Constitución Política. En la Oficina de debe reposar copia de todas las actuaciones surtidas dentro las audiencias de conciliación (expedientes). El asesor externo y el profesional Universitario deben radicar en la Oficina de Asesorìa Jurídica mensualmente el Formato OAJ- Control de representación extrajudicial en las que actúa como apoderado. 6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. Descripción Responsables 1 Recibir y radicar las convocatorias de conciliación para asistir a las Audiencias de conciliación remitida de las distintas entidades competentes y entregar al jefe de la Oficina de Asesoria Jurídica. Documento/ Registros Convocatorias, Libro Radicador 2 Analizar el asunto llamado a conciliar y asignar al profesional especializado en la materia. Jefe Gestión Jurídica Memorando Interno Registrar en la base de datos de la dependencia las Audiencias de Conciliación a las que es convocada la Universidad. Elaborar poder mediante el cual el Asesor a través del cual le otorgan la potestad para representar a la Universidad legalmente. Firmar Poder para dar inicio a la representación de la Universidad dentro de las audiencias de conciliación a la que ha sido convocada Autenticar y enviar poder al apoderado designado junto con el Acta del Comité de Conciliación. Rector(a) Registro Base de datos Poder, Acta del Comité de

4 PÁGINA: 4 DE 5 No. Descripción Responsables Documento/ Registros Conciliación Asistir a la Audiencia de conciliación y representar oportunamente a la universidad del Atlántico dentro de la audiencia para la cual fue convocada. Entregar al jefe de gestiòn de calidad el acta de conciliación que contiene la voluntad de la partes declarada en la respectiva Audiencia de conciliación Presentar informe mensual sobre la gestiòn realizada. Archivar las Actas de Conciliación acompañada con el soporte del Acta del Comité de Conciliación de la Universidad. Judicial (Profesional Universitario o Asesor Externo) Judicial (Profesional Universitario o Asesor Externo judicial (asesor externo o profesional Universitario) Actas de conciliacion Formato OAJ- Control de conciliaciones Archivo de la Oficina de Asesoria Jurídica 7. NORMATIVIDAD Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA Constitución Política Normatividad externa e interna, la jurisprudencia y la doctrina. Actas del Comité de Conciliación de la Universidad del Atlántico. 8. REGISTROS Formato OAJ- Control audiencias Actas de comité de conciliación de la Universidad del Atlántico Informes de gestiòn 9. CONTROL DE CAMBIOS

5 PÁGINA: 5 DE 5 VER FECHA ELABORÓ DESCRIPCIÓN 0 Noviembre 24 de 2009 Reinaldo Torres Tello VERSIÓN ORIGINAL