DESCRIPCIÓN DETALLADA DEL PROCESO

Transcripción

1 Página: 1 1. OBJETIVO Estudiar, analizar y responder en forma clara y precisa y dentro de los términos legales los derechos de petición sea en interés particular o general, así como las consultas que se refieran a actividades propias de los registros públicos que administra la Cámara. 2. ALCANCE Inicia con la petición del usuario y termina con la comunicación de respuesta a la petición, registro o resolución administrativa; o si es del caso, su remisión al funcionario o entidad competente para contestarla. 3. DEFINICIONES Petición: Facultad de todos los ciudadanos a formular solicitudes respetuosas a las autoridades, a fin de que sean resuelta una solicitud en forma oportuna y completa. Derecho de petición en interés particular: Son las solicitudes que presentan los usuarios y tienen relación directa con la actividad registral delegada por el legislador a las Cámaras de Comercio como: las solicitudes de registro de actos, contratos o de matrícula de comerciante o establecimiento, etc. Derecho de petición en interés general: Son solicitudes que una persona o una comunidad hace para que se le preste un servicio que corresponda a las funciones de la entidad. En el caso de la Cámara de Comercio, lo que se relaciones con los registros públicos que administra. Derecho de información: Peticiones que presentan los usuarios y tienen relación directa con la actividad registral delegada por el legislador a las Cámaras de Comercio. Como las solicitudes de expedición de copias de documentos inscritos, acceso al expediente que consta los registros, etc. Consultas: Solicitudes a la Cámara que buscan obtener un concepto o parecer sobre un asunto relacionado con los registros públicos que administra. Estas respuestas no comprometerán la responsabilidad de entidad ni serán de obligatorio cumplimiento o ejecución. (Art. 28 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo) Resolución Administrativa: Pronunciamiento o manifestación de voluntad de la Cámara de Comercio respecto a una solicitud, a través de la cual se exponen los argumentos jurídicos que sustentan la procedencia o no de un registro, en esta se informan los recursos que proceden contra la decisión, los términos para proponerlo, ante que entidad etc. La Resolución se constituye en un acto administrativo.

2 Página: 2 Notificación: Es la forma como la administración (en este caso la Cámara de Comercio) en aras de garantizar el derecho de defensa, da a conocer o informa a los interesados en la actuación administrativa, las decisiones que ponen fin esta (actos administrativos que crean, extinguen o modifican un derecho particular y concreto). El Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo establece dos formas de notificar: la y cuando esta no es posible por aviso. Notificación : Comunicación que esta entidad realiza directamente al interesado, su representante o apoderado de la decisión de fondo adoptada por la organización frente a una solicitud o negativa de un registro. Se le entrega copia de la providencia, se le informan los recursos que proceden contra esta, el término para proponerlos y ante quién. Notificación por aviso: Se aplica esta cuando no es posible hacer la notificación y consiste básicamente en la comunicación de la decisión que adoptó la Cámara por el envío de un aviso a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figure en el expediente. Al aviso se le anexará copia de la providencia, se le informan los recursos que proceden contra esta, el término para proponerlos y ante quién. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA RE-APO-02 Manual de Registros RE-DDP-06 inscripciones de RM y ESAL RE-DDP-18 Insistencia de Registros y Recursos Ley 1437 de 2011 Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo Código de Comercio Código Civil Código General del Proceso Circular Única de 2001 Superintendencia de Industria y Comercio Régimen legal de las Cámaras de Comercio 5. RESPONSABILIDAD Abogados Asesores de Registros Jefe Registro de Proponentes Directora de Registros 6. REGISTROS DE CALIDAD Resolución

3 Página: 3 Expediente Carta de respuesta Comunicación Constancia de envío de respuesta Constancia de comunicación recibida Constancia de citación para recibir notificación Acta de notificación Constancia de notificación por aviso Certificado de Registro Mercantil ó Existencia y Representación Legal ó RUP Publicación en bitácora Publicación en boletín mercantil

4 7. DIAGRAMA DE FLUJO DESCRIPCIÓN DETALLADA Página: 4

5 8. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No. ACTIVIDAD (QUÉ) DESCRIPCIÓN DETALLADA Página: 5 PROCEDIMIENTO (CÓMO) 1 Presentar solicitud El usuario presenta comunicación señalando en forma clara y precisa el objeto de la petición, expresando las razones en que se apoya y la relación de los documentos que aporta, si es del caso. 2 Escanear y radicar solicitud Se escanea la solicitud y se asigna radicado interno de Mercurio Documental RESPONSABLE (QUIÉN) Usuario Archivo Administrativo CONTROL REGISTRO 3 Analizar la petición Se analiza el asunto a fin de determinar si es petición en interés general o particular en temas registrales. Abogados Asesores/ Jefe de Proponentes 4 Elaborar respuesta a la petición 5 Enviar respuesta al usuario 6 Elaborar acto de trámite que da inicio a la actuación administrativa y ordena comunicar a los interesados Si la petición es en interés general en temas registrales, se realiza el análisis de fondo de esta, teniendo en cuenta la normatividad mercantil, el manual de registros, la política registral, la doctrina y jurisprudencia vigente, se elabora la carta dando respuesta a la petición y se envía al usuario. Se remite por correo certificado a la dirección que reporta el usuario la carta de respuesta al derecho de petición si lo autoriza el usuario esta respuesta puede ser remitida por correo electrónico, mente con constancia de recibido, fax, etc. Si se solicita la revocatoria directa de un acto de registro, es necesario verificar si se cumplen los requisitos para su admisión, de ser afirmativa la respuesta se elabora un acto de trámite en el que se ordena la apertura de la revocatoria directa y se ordena comunicar a las partes involucradas en la actuación y a terceros que se puedan ver afectados con ella. Abogados Asesores/ Jefe de Proponentes Radicado mercurio documental Carta de respuesta Comunicación Asistente de Registros Constancia de envío de la comunicación. Constancia de recibido. Abogados Asesores Acto de trámite Publicación en bitácora Publicación en boletín mercantil Comunicaciones Se solicita a sistemas la publicación del inicio de la actuación administrativa en el boletín mercantil y se crea en optimización el trámite de revocatoria directa para que se publicite a través de la bitácora. Si no se cumple con los requisitos de admisión se emite un acto administrativo en el que se explican las razones jurídicas que impiden darle trámite a la petición.

6 Página: 6 No. ACTIVIDAD (QUÉ) PROCEDIMIENTO (CÓMO) RESPONSABLE (QUIÉN) CONTROL REGISTRO El abogado asesor elabora cartas donde informa a los interesados en la actuación o terceros que puedan verse afectados con ella, el inicio de la actuación administrativa y les brinda la posibilidad de hacerse parte en esta. 7 Enviar comunicación a los interesados La Asistente envía las comunicaciones a los interesados y a terceros. 8 Elaborar resolución Se elabora acto administrativo en el que se informa las razones jurídicas para acceder o no a la revocatoria directa del acto objeto de la actuación. Para ello se tienen en cuenta las disposiciones legales, estatutarias, el control de legalidad de la cámara de comercio, etc. Asistente de Registros Constancia de citación para recibir notificación Abogados Asesores Resolución El acto administrativo debe tener los siguientes elementos: - Descripción de los antecedentes - Las consideraciones o argumentos jurídicos que sustentan la decisión final - La parte resolutiva, en la que se indica cuál es la decisión. 9 Notificar resolución La decisión debe darse a conocer al usuario, representante o apoderado por los siguientes medios: Notificación Personal: La Asistente de Registros enviará a los interesados en la actuación administrativa dentro de los cinco (5) días siguientes a la expedición del acto, una citación a la dirección, número de fax o correo electrónico para que comparezca a esta entidad a recibir la notificación, y de dicha diligencia se dejará constancia en el expediente. Si comparece se le notifica mente la decisión, se le entrega copia de la Resolución con la anotación de la fecha y hora y si se interpuso recurso de Apelación se concede ante la SIC. Si se rechaza el recurso de Apelación se le informa que procede el recurso de Queja ante la SIC dentro de los cinco (5) días siguientes de la notificación. Asistente de Registros Constancia de citación para recibir notificación Constancia de citación para recibir notificación Acta de notificación Constancia de la notificación por aviso

7 Página: 7 No. ACTIVIDAD (QUÉ) PROCEDIMIENTO (CÓMO) RESPONSABLE (QUIÉN) CONTROL REGISTRO Notificación por Aviso: Si no es posible la notificación, a pesar de haber agotado todo el procedimiento anterior, dentro de los cinco (5) días siguientes del envío de la citación, se le notifica por aviso. Consiste básicamente en la comunicación de la decisión que adoptó la Cámara por el envío de un aviso a la dirección, al número de fax o al correo electrónico que figure en el expediente. Al aviso se le anexará copia de la providencia, se le informan los recursos que proceden contra esta, el término para proponerlos y ante quién, asimismo se le advertirá que la notificación se considera surtida al finalizar el día siguiente de la entrega del aviso en el lugar de destino. 10 Inscribir resolución Si luego del estudio de fondo del asunto, se revoca la decisión inscripción inicial se ordena el registro de la resolución, con el procedimiento previsto en las RE-DDP-06 inscripciones de RM y ESAL. El Abogado Asesor verifica que el Abogado Registrador efectúe la inscripción correspondiente. Abogado Asesor Certificado de Registro Mercantil ó Existencia y Representación Legal ó RUP 11 Actualizar certificado Si la inscripción afecta el certificado, se ingresa al sistema de Optimización en el módulo cuya inscripción se afecta y se procede con la actualización. 12 Ordenar anexar resolución al expediente 13 Elaborar carta de respuesta 14 Enviar respuesta al usuario Si la resolución que resuelve de fondo la solicitud de revocatoria directa confirma la decisión, es decir, no encuentra procedente revocar la inscripción, se anexa al expediente a título informativo. Si la petición es en interés particular en temas registrales, se realiza el análisis de fondo de esta, teniendo en cuenta la normatividad mercantil, el manual de registros, la política registral, la doctrina y jurisprudencia vigente, se elabora la carta dando respuesta a la petición y se envía al usuario. Se remite por correo certificado a la dirección que reporta el usuario la carta de respuesta al derecho de petición, si lo autoriza el usuario esta respuesta puede ser remitida por correo electrónico, mente con constancia de recibido, fax, etc. Actualizador Certificado de Registro Mercantil ó Existencia y Representación Legal ó RUP Asistente de Registros Expediente Abogados Asesores/ Jefe de Proponentes Radicado mercurio documental Carta respuesta - Comunicación Asistente Registros Constancia de envío de la comunicación.

8 Página: 8 No. ACTIVIDAD (QUÉ) PROCEDIMIENTO (CÓMO) RESPONSABLE (QUIÉN) CONTROL REGISTRO Constancia de recibido. 15 Elaborar resolución Si la petición en interés particular y por la complejidad del asunto, requiere que la respuesta se dé a través de una resolución, ésta se elabora con los lineamientos descritos en la actividad Notificar resolución Para la notificación se procede según lo indicado en la actividad 9. Abogados Asesores Resolución Asistente de Registros Constancia de citación para recibir notificación Acta de notificación 17 Anexar resolución al expediente La resolución que resuelve el derecho de petición, se le da a conocer al usuario en la forma prevista en la actividad 9. Si después de la notificación el usuario no interpone recurso, se anexa la resolución al expediente a título informativo. Constancia de la notificación por aviso Puerto de escáner Expediente Si luego de la notificación el usuario interpone recurso se sigue el procedimiento prescrito en el RE-DDP-18 Insistencias de registros y recursos. FIN DEL DOCUMENTO