Programa FONDECYT. Gestión de Proyectos

Transcripción

1 Programa FONDECYT Gestión de Proyectos Eileen Raby Mariela Puebla Programa FONDECYT CONICYT Universidad Austral de Chile 19 de mayo de 2015

2 Declaración de Gastos Proyectos Revisión y Auditoría Declaración de Gasto Informes Académicos Pago de proyectos 2

3 Declaración de Gastos Proyectos FONDECYT

4 Sistema de Declaración de Gastos en Línea (SDGL)

5

6 Cuenta corriente proyecto Cuenta corriente personal o cuenta vista de un banco nacional Cuentas corrientes bipersonales, de ahorro y cuentas RUT no podrán ser registradas Cuenta corriente exclusiva (sin considerar G. Administración ni Fondo Institucional de Apoyo a la Infraestructura para la Investigación ): - Concurso Iniciación 2014: monto igual o superior a $ por cada año de ejecución - Concurso Iniciación 2013 y 2012: montos iguales o superiores a $ por cada año de ejecución - Concurso Postdoctorado: no requiere cuenta exclusiva (pero puede optar)

7 Cuenta corriente proyecto Cuenta exclusiva debe contar con un seguro contra fraude Se puede optar por utilizar una cuenta exclusiva para el proyecto aunque el monto asignado a éste no la requiera. En el caso de requerir u optar por una cuenta exclusiva: podrá declarar costos de mantención y de los seguros contra fraude y desgravamen, costos de mantención de tarjetas de crédito destinadas exclusivamente para el proyecto en el ítem gastos de operación. En caso de no utilizar una cuenta exclusiva no se podrán incluir los gastos anteriormente señalados. Debe adjuntar a la carpeta de declaración de gastos, copia de las cartolas bancarias con los movimientos del período de ejecución como respaldo (cuenta corriente exclusiva). No se pueden declarar cobros por intereses por pagos en cuotas con la tarjeta de crédito ni intereses de la línea de crédito con fondos del proyecto.

8 No se pueden declarar en el proyecto, en cualquiera de sus ítems o cargar en las cuentas corrientes exclusivas, gastos personales tales como: pago de seguros personales, créditos hipotecarios, compras personales, etc. Queda estrictamente prohibido invertir los fondos transferidos para el desarrollo del proyecto en cualquier tipo de instrumento financiero, ya sea de renta fija o variable, de corto o largo plazo, tales como: fondos mutuos, acciones, depósitos a plazo, bonos, etc., condicionando el término de manera unilateral del proyecto cuando se incurra en este tipo de operaciones.

9 TRAMOS GENERALES DE COMPRA Para Instituciones Privadas y Beneficiarios Privados (Personas Naturales): Toda compra nacional se Compra siguiente: debe realizar de conformidad a los tramos de -De $1 a $ (IVA Incluido) se puede realizar vía Compra Directa. -De $ a $ (IVA incluido) deben presentar 3 cotizaciones. -Desde $ (IVA incluido) debe realizarse vía Licitación Pública.

10 ÍTEM PERSONAL Concurso Iniciación Boletas IR: Emitidas por el monto bruto, sin retención de impuestos a nombre de la Institución Patrocinante Señalar en el detalle N proyecto y año ejecución Personal Técnico: Emitidas a nombre del(de la) Inv. Resp. por el monto bruto, sin retención de impuestos Señalar en el detalle N proyecto y año ejecución

11 ÍTEM PERSONAL Concurso Iniciación La rendición de boletas de honorarios de Personal Técnico debe ir acompañada de un contrato de prestación de servicios que debe contener como mínimo lo siguiente: descripción de funciones o de la prestación período de vigencia forma y fecha de pago horarios e hitos en caso de proceder monto

12 ÍTEM PERSONAL Concurso Postdoctorado Boletas IR: Emitidas por el monto bruto, sin retención de impuestos a nombre de la Inst. Patrocinante Señalar en el detalle N proyecto y año ejecución Subir los datos de las boletas al SDGL para generar el siguiente pago

13 ÍTEM PERSONAL Tesistas: Los proyectos de Iniciación en Investigación de FONDECYT financian subsidios para tesis, memorias y/o actividades como seminarios/unidades de investigación entre otros, que sean requisito final para la obtención del título profesional o grado de licenciatura, magíster y/o doctorado asociado a un Programa perteneciente a una Institución de Educación Superior Nacional.

14 ÍTEM PERSONAL Tesistas: Si un(a) alumno(a) desarrolla su tesis o memoria u otra actividad curricular que cumpla en co-tutoría en dos o más proyectos FONDECYT (Iniciación y/o Regular), el monto máximo a pagar entre los proyectos en que participa no puede sobrepasar el máximo establecido para el año de ejecución.

15 ITEM VIAJES Viáticos: declarar con Recibo Simple (formato disponible en SDGL). No se requiere respaldo. Pasajes: ver documentos permitidos (factura, boleta, recibo simple, boarding pass, etc.). Adjuntar respaldos. Los documentos se declaran con fecha de inicio del viaje. Los gastos asociados a multas por cambio de fecha de vuelo, pérdida de vuelo y sobrepeso de equipaje no pueden ser cargados a los gastos del proyecto. Esto también es válido para gastos de instalación para proyectos de Postdoctorado.

16 ITEM VIAJES En los Recibos Simples basta con indicar todos los campos solicitados en cada tipo de recibo. Sólo deberán presentar informe de actividades para los viajes al extranjero (viático y/o pasaje) quienes no indiquen las actividades realizadas por este motivo en el Informe Académico, según el modelo disponible en SDGL. Viajes al extranjero: se autoriza a Personal técnico y tesistas.

17 ÍTEM GASTOS DE OPERACIÓN Se elimina Recibo Simple General Recibo Simple Específico (pre-establecidos en SDGL) - Inscripción a Congreso Nacional - Inscripción a Congreso Internacional - Publicaciones, Adquisición de Libros, Revistas, Suscripciones y Membresías - Costo de mantención de Cuenta Corriente, Tarjetas de Crédito y Débito, y Seguro contra Fraude y Desgravamen (sólo cuentas exclusivas) Formato disponible en SGDL

18 ITEM GASTOS DE OPERACIÓN Recibo Simple para Autorizaciones Especiales (otorgadas por el Programa FONDECYT, adjuntando los respectivos documentos de respaldo): Para gastos donde el tipo de respaldo otorgado no corresponde a Invoice o Factura y no está contenido en las descripciones para recibos simples específicos: Ejemplos: - adquisiciones especiales en el extranjero; - retribuciones o incentivo en dinero o especies a personas por participación en protocolos del proyecto; - transporte de pacientes y/o de material biológico; - contratación de personal de apoyo no calificado (jornalero, arriero, etc.) - incorporación de personal altamente calificado no residente en Chile.

19 ÍTEM GASTOS DE OPERACIÓN Autorizaciones Especiales : Equipamiento menor incluidos elementos informáticos (computadores, notebook, Tablet, impresoras) hasta por un monto máximo de $ durante la ejecución del proyecto ( proyectos de Iniciación). Compra de equipos para proyectos de Postdoctorado

20 ÍTEM GASTOS DE OPERACIÓN Autorizaciones Especiales: Gastos de Difusión (proyectos Iniciación) Actividades de difusión del proyecto a la sociedad en que explique sus beneficios, logros y alcances de su investigación. No se considerarán para este efecto: charlas a alumnos de la misma Facultad, actividades de docencia, así como aquellas que realiza normalmente.

21 ÍTEM BIENES DE CAPITAL Si el(la) IR realiza la compra, debe conservar las facturas y en un plazo no superior a 30 días hábiles desde que recibe el bien de capital, entregar a su IP el Acta de Cesión Revocable de Bienes (formato disponible en SDGL) por la duración del proyecto, con el propósito que éstos sean inventariados y asegurados inmediatamente por la IP. Todos los Bienes de Capital, adquiridos por el(la) IR o por la IP, deben contar obligatoriamente con un seguro. Estos seguros deben ser renovados mientras se encuentre en ejecución el proyecto, sin desmedro que la IP los asegure una vez finalizado éste. Deberá adjuntar, además de los documentos de respaldo de los bienes adquiridos en la etapa en ejecución correspondiente, copia de los seguros y de su renovación de los Bienes de Capital adquiridos en las etapas anteriores.

22 ÍTEM BIENES DE CAPITAL Resumen Documentos de Respaldo Bienes de Capital Documento de respaldo (factura, invoice, boleta) Acta de Cesión revocable de Bienes de Capital Copia simple de inventario de la Institución Patrocinante Copia simple póliza de seguro y certificado del seguro en caso de pólizas generales Seguros vigentes de Bienes adquiridos en etapas anteriores e informe de declaración de la etapa correspondiente. Estos documentos serán requeridos obligatoriamente en los procesos de revisión de la declaración de gastos o en cualquier momento que CONICYT o la Contraloría General de la República lo solicite.

23 ÍTEM BIENES DE CAPITAL La contratación de los seguros deberá considerar las direcciones de los inmuebles donde se encuentran los bienes que son asegurados. En la póliza de seguro debe estar claramente establecido el bien asegurado, en caso de ser seguros generales adquiridos por la IP, se debe adjuntar como respaldo certificado de la aseguradora con los datos del bien que deben ser concordantes con el acta de inventario institucional. Se debe identificar con el N del Proyecto el(los) equipo(s) adquirido(s), de forma de hacer visible la contribución de FONDECYT.

24 ÍTEM GASTOS DE INSTALACIÓN Concurso Postdoctorado 2015: sólo se aceptarán gastos por este concepto desde el 16 de octubre de Para primera etapa del proyecto (sólo para aquellos(as) Inv. Responsables que lo solicitaron). Para gastos de alojamiento, alimentación y/o transporte. Gastos por traslado de equipaje u otros desde puerto de entrada a Chile, o traslado de enseres domésticos desde país de origen. Gastos de peaje, bencina y lubricantes a ser declarados en pesos chilenos (CLP) o su equivalente en moneda nacional, en el caso de viajes terrestres desde países limítrofes, con los correspondientes respaldos.

25 ÍTEM GASTOS DE INSTALACIÓN No se pueden declarar en este ítem: Mes de garantía Equipamiento doméstico Cuentas de servicios básicos Multas por sobrepeso de equipaje

26 ÍTEM BENEFICIO DE SALUD Para proyectos de Postdoctorado: El beneficio de salud puede ser utilizado para pagar cotizaciones en FONASA, ISAPRE, complementar un plan de ISAPRE o, alternativamente, contratar un seguro de salud de libre disposición. También puede utilizarse para complementar un plan de salud de FONASA o ISAPRE donde el IR sea carga de otra persona. En el caso de Seguros de Salud, los documentos de respaldo deben señalar al(a la) IR como titular o beneficiario del seguro contratado. Declarar con Recibo simple de salud adjuntando los documentos de respaldo No admite movilidad presupuestaria. Si los recursos no son utilizados, se deben reintegrar.

27 Nuevo tipo de documento Voucher Tiene la misma validez que una boleta de compra (boletas timbradas en papel) Se incorporará al SDGL como tipo de documento Fotocopiar el recibo Por montos inferiores a $ Para montos superiores a $ debe acompañar un documento(s) de respaldo con el detalle de la compra (entregado por el comercio). Para declarar se debe considerar la fecha de emisión, N de operación, monto y la descripción del gasto No incluir como boleta ya que puede interferir con el ingreso de otros documentos Solo para compras en el ítem Gastos de Operación

28 Revisión de la Declaración de Gastos y Auditoría de Recursos Económicos

29 REVISIÓN DE LA DECLARACIÓN DE GASTOS Presentación de Documentos carpeta de declaración de gastos: separados por ítem ordenados por fecha dentro del ítem boletas y documentos pequeños ordenados por fecha y pegados en hojas todos los documentos deben ser numerados en el mismo orden correlativo del informe Documentos Declarados disponible en SDGL portada que señale nombre del IR, N de proyecto, etapa y Programa FONDECYT

30 Constatación de documentos y Auditoría Todos los proyectos deben enviar sus carpetas de declaración con todos los documentos originales que respaldan los gastos efectuados, cuando les sea solicitada, para constatación al término de la etapa con la siguiente información: Informe de documentos declarados Informe de declaración de gastos del(de la) Coordinador (a) de Proyectos de FONDECYT autorizando Gastos comprometidos (si corresponde)

31 Constatación de documentos y Auditoría Proyectos seleccionados para auditoría: Muestreo aleatorio del 35% de los proyectos por tipo de concurso y año de ejecución. Revisión realizada por el Depto. de Administración y Finanzas de CONICYT. Se emite informe que puede tener observaciones a las cuales el(la) IR debe dar respuesta a la brevedad (puede interferir con pagos).

32 Informes Académicos Comisión Nacional de Investigación Científica y Tecnológica

33 Entrega de informes Académicos: SIAL Iniciación: Todos deben entregar el informe académico en la fecha correspondiente por concurso. Evaluación del 100 % de los informes. Comisión Nacional de Investigación Científica y Tecnológica

34 Entrega de informes Académicos: SIAL Regular: Concurso : Envío informe de avance al tercer año (proyectos de 4 años). Envío informe final. Concurso : todos deben presentar el informe Se evalúa muestra del 10% primer y segundo año avance Evaluación 100% tercer año avance (proyectos de 4 años) y 100% informes finales. Comisión Nacional de Investigación Científica y Tecnológica

35 Entrega de informes Académicos : SIAL Postdoctorado: Concurso 2015: Presentación último año. Evaluación 100% último año. Concurso : todos deben presentar informes Evaluación muestra del 10% primer y segundo año avance Evaluación 100% informes finales. Comisión Nacional de Investigación Científica y Tecnológica

36 La aprobación del Informe Académico Final está sujeta a: El cumplimiento de los objetivos de la investigación propuesta o de las modificaciones que hayan surgido en el curso de la investigación. La existencia de publicaciones y/o manuscritos derivados del proyecto, en revistas incluidas en las bases de datos ISI u otras, de acuerdo a la naturaleza de la disciplina (ver criterios por GE). No se aceptará como único producto del proyecto, artículos publicados en una revista perteneciente a la Institución Patrocinante. La ejecución de actividades de difusión del proyecto a la sociedad (a partir del Concurso Regular 2013 e Iniciación 2012). Presentación de al menos un informe de seguimiento elaborado por el Comité de Ética y/o Bioética institucional durante la ejecución del proyecto, en los casos que corresponda (a partir del concurso Regular 2012, Postdoctorado 2012 e Iniciación 2011). Comisión Nacional de Investigación Científica y Tecnológica 36

37 Requisitos mínimos de aprobación de informes en términos de duración del proyecto en cuanto a publicaciones: Proyectos de dos y tres años: un manuscrito aceptado, en prensa o publicado. Proyectos de cuatro años: dos manuscritos aceptados, en prensa o publicados. La continuación para el cuarto año estará condicionada a que, al término del tercer año de ejecución, presente un manuscrito publicado, en prensa o aceptado. Comisión Nacional de Investigación Científica y Tecnológica

38 Criterios de Aceptación de Publicaciones Atingente al marco general del proyecto, línea de investigación o continuidad de investigación por proyecto previo. Aceptado con posterioridad al inicio del proyecto, pudiendo considerarse datos obtenidos en etapas finales de proyectos anteriores pertenecientes a la línea de investigación del(de la) Investigador(a) Responsable. Agradecimientos al Programa FONDECYT: CONICYT,FONDECYT/Instrumento (Regular/Iniciación/Postdoctorado) + Folio (código del proyecto). ISI u otras bases de indexación equivalentes (ver criterios por GE). IR y/o COI autores de la publicación. Comisión Nacional de Investigación Científica y Tecnológica

39 Pago de Proyectos FONDECYT Comisión Nacional de Investigación Científica y Tecnológica

40 REQUISITOS BÁSICOS PARA LA ENTREGA DE RECURSOS No tener declaración de gastos en auditoría pendiente de aprobación (IR y/o COI). No presentar deudas económicas en FONDECYT u otros Programas (IR y/o COI). Estado de declaración no debe ser saldo pendiente o pendiente por finalizar. Entrega de constatación. carpeta física con los documentos declarados para

41 REQUISITOS BÁSICOS PARA LA ENTREGA DE RECURSOS No presentar Informes académicos pendientes en FONDECYT u otros Programas (IR y/o COI). Firma y resolución aprobatoria de convenio (proyectos nuevos). Visa temporaria vigente o residencia definitiva (proyectos nuevos).

42 Gracias