UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA

Transcripción

1 UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA MANUAL DE ORGANIZACIÓN DEPARTAMENTO DE VIGILANCIA Aprobado por: Dr. Jafeth Ernesto Cabrera Franco Acuerdo de Rectoría No , de fecha 24 de junio de 1998 Actualizado: Lic. Estuardo Gálvez Barrios, Rector Acuerdo de Rectoría No , de fecha 14 de julio de 2006 Guatemala, julio de 2006

2 DIRECTORIO Lic. Estuardo Gálvez Barrios Rector Dr. Carlos Guillermo Alvarado Cerezo Secretario General Lic. Carlos René Sierra Romero Director General de Administración Dr. Jorge Solares Aguilar Director General de Extensión Universitaria Dr. Olmedo España Calderón Director General de Docencia Lic. Miguel Angel Lira Trujillo Director General Financiero Lic. Gerardo Arroyo Catalán Director General de Investigación Arq. Héctor Santiago Castro Monterroso Coordinador General de Planificación Licda. Rosa María Ramírez Soto Directora en funciones de Asuntos Jurídicos Ing. Edgar Augusto Ponce Villela Jefe División de Desarrollo Organizacional Boris García Esquivel Coordinador, Departamento de Vigilancia Elaboración Sergio Leonel Palacios Carranza Pedro Antonio Contreras Vicente Personal enlace Apoyo y Asesoría División de Desarrollo Organizacional División de Desarrollo Organizacional Edificio de Recursos Educativos, 1er. Nivel Ciudad Universitaria, Zona 12 dorcas@usac.edu.gt; telefax ; PBX : ext y 1623

3 ÍNDICE Contenido Página I. Presentación 1 II. Autorización 2 III. Definición 3 IV. Base Legal 3 V. Marco Histórico 3 VI. Objetivos 3 VII. Funciones 4 VIII. Estructura organizativa 4 IX. Descripción técnica de puestos 6

4 I. PRESENTACIÓN El Director General de Administración, de la Universidad de San Carlos de Guatemala, presenta la actualización del Manual de Organización del Departamento de Vigilancia, aprobado por Acuerdo de Rectoría No , de fecha 14 de julio del año La importancia de este instrumento administrativo, es dar a conocer al personal con mayor amplitud la estructura organizativa y de puestos de las diferentes unidades o áreas que la integran, especialmente las atribuciones y responsabilidades de su recurso humano, para el efectivo desempeño laboral en función de la misión institucional. El presente documento presenta en forma ordenada y sistemática, información relacionada con la Definición, Base Legal, Marco Histórico, Objetivos, Funciones, Estructura organizativa y Descripción técnica de puestos, que se consideran necesarias para la mejor ejecución del trabajo. Contempla lo relativo a niveles jerárquicos, los grados de autoridad y responsabilidad, los canales de comunicación y coordinación, organigrama general y otros. ID Y ENSEÑAD A TODOS Lic. Carlos René Sierra Romero Director General de Administración 1

5 II. AUTORIZACIÓN 2

6 III. DEFINICIÓN Es la dependencia de servicio adscrita a la Dirección General de Administración, encargada de planificar y ejecutar las actividades orientadas a mantener la seguridad en el campus Central de la UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA, otras instalaciones de la ciudad capital, resguardo de patrimonio Institucional, mediante recurso humano propios de la Universidad. La actuación de esta dependencia se lleva a cabo de manera conjunta con los agentes de vigilancia de las unidades académicas quienes tienen a su cargo. IV. BASE LEGAL Este departamento fue creado conjuntamente con la División de Servicios Generales, según Acta No , punto Tercero, inciso 3.12 de la sesión celebrada por el Honorable Consejo Superior Universitario el 12 de Agosto de 1,981. V. MARCO HISTÓRICO El Departamento de Vigilancia, fue creado el 12 de Agosto de 1,981, en punto de Acta No , Punto tercero, inciso 3.12 del Consejo Superior Universitario. La comisión de Administración del Consejo Superior Universitario, en informe de este cuerpo Colegiado en 1,981 que luego de haber conocido los antecedentes desde 1,979 y habiendo estudiado el documento Relativo a la Integración de las siguientes dependencias: División de Planificación Física, Departamento de Mantenimiento, Departamento de Servicios, que incluyan además al Cuerpo de Vigilancia Universitaria y las Unidades de Reproducción E Impresión de Documentos, llegaron a concluir en la necesidad de crear la División de Servicios Generales y el Departamento de Vigilancia, con dependencia presupuestaria de la División de Servicios Generales y Administrativa de la Dirección General de Administración. En el catalogo de estudios que laboro el departamento de Registro y Estadística en los años de 1,983 y 1,986-1,990 y en la Impresión de la Ejecución Presupuestal que emite el departamento de presupuesto aparece esta Unidad con denominación Departamento de Vigilancia; lo que conlleva que en el presente Diagnóstico deba analizarse el presente aspecto. En 1,981 la División Organización y Métodos elabora el Manual de Organización de esta Dependencia el cual tiene marco jurídico propósito, objetivos, funciones, organigrama y descripción técnica de puestos. En el año 2001 el Centro de Estudios Urbanos y Regionales CEUR, en su boletín No. 1, luego del análisis de la problemática de seguridad en la necesidad propone reestructurar el Departamento de Vigilancia, sugiriéndose la creación de la Policía Universitaria sin que se haya concretado dicha propuesta. VI. OBJETIVOS Impulsar las acciones tendentes al mantenimiento de un ambiente seguro en el campus central de la Universidad de San Carlos de Guatemala y otras instalaciones de la ciudad capital.

7 VII. FUNCIONES a) Diseñar, planificar, coordinar, supervisar y ejecutar acciones en el Orden de Vigilancia y seguridad, como: b) Control de entradas y salidas de vehículos. c) Velar por los bienes muebles e inmuebles propiedad de la Universidad. d) Efectuar recorridos periódicos de manera coordinada en las instalaciones de la ciudad Universitaria zona 12 y fuera de esta. e) Planificar y ejecutar las acciones necesarias con el propósito de conservar un clima de seguridad en la ciudad Universitaria y otros edificios de la ciudad Universitaria y otros edificios en la ciudad capital. f) Diseñar y desarrollar métodos modernos y efectivos de actuación en la custodia de los bienes de la Universidad, en el control de los hechos delictivos y el prevalecimiento de la seguridad en las instalaciones Universitarias. g) Atender avisos de hechos delictivos y denuncias de personas sospechosas y vigilar permanentemente los edificios, áreas verdes, parqueos, vía perimetral y personas dentro de las instalaciones de la ciudad Universitaria y la ciudad capital. VIII. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA El Departamento de Vigilancia esta integrada de la manera siguiente: Coordinador General de Vigilancia, Secretario, Subcoordinadores y Área de Seguridad y Vigilancia. 4

8 ORGANIGRAMA GENERAL DIRECCIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN COORDINACIÓN GENERAL DE VIGILANCIA SUBCOORDINACIÓN DE VIGILANCIA SEGURIDAD Y VIGILANCIA Referencias: Línea de Mando DDO.- Marzo

9 IX. DESCRIPCIÓN TÉCNICA DE PUESTOS Para el cumplimiento de sus objetivos y funciones el Departamento de Vigilancia, está organizado con los puestos siguientes: NOMBRE CÓDIGO PÁGINA No. Encargado de Vigilantes Agente de Vigilancia II Agente de Vigilancia I

10 I. IDENTIFICACION UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Departamento de Vigilancia PUESTO NOMINAL: Encargado de Vigilantes CÓDIGO: PUESTO FUNCIONAL: Coordinador General de Vigilancia INMEDIATO SUPERIOR: Director General de Administración SUBALTERNOS: Agentes de Vigilancia I 50 Agentes de Vigilancia II 7 II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO 1. NATURALEZA Trabajo de servicio que consiste en organizar, dirigir, coordinar y supervisar a un grupo de personas dedicadas a la vigilancia y resguardo de los bienes muebles e inmuebles y equipo de las instalaciones de la Universidad. 2.1 ORDINARIAS: 2. ATRIBUCIONES a) Elaborar informes de situaciones en cuanto a seguridad que se prestan. b) Coordinar, supervisar y ejecutar ordenes. c) Velar que el personal de vigilancia cuente con el equipo de seguridad adecuado y en buen estado. d) Vigilar el correcto cumplimiento de los reglamentos y normas de seguridad. e) Rendir informes de lo acontecido durante turno de vigilancia del personal a su cargo. f) Verificar que los vigilantes estén en el área asignada. g) Velar porque se observen las normas de cumplimiento de horarios, puntualidad y responsabilidad del personal de vigilancia. h) Otras que le asigne el Jefe inmediato Superior. 2.2 PERIÓDICAS: a) Elaborar programas de trabajo y supervisar su ejecución. b) Elaborar hoja de trabajo individual. c) Coordinar y supervisar los turnos del personal de vigilancia en la ciudad universitaria. 7

11 d) Instruir al personal subalterno sobre las medidas de seguridad y otras que deben aplicarse en el desempeño de las funciones. e) Otras que le asigne el Jefe Inmediato Superior. 2.3 EVENTUALES: a) Llevar a reparación el equipo de seguridad y otros. b) Elaborar nota de llamadas de atención. c) Levantar Actas al personal a cargo y /o otros. d) Elaborar y presentar proyectos de trabajo. e) Otras que le asigne el Jefe Inmediato Superior 3. RELACIONES DE TRABAJO Por su naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con las diferentes dependencias de la Universidad, con el Ministerio Público, Organismos Judiciales y Policía Nacional Civil. 4. RESPONSABILIDAD: a) Por la seguridad de la Universidad de San Carlos de Guatemala. b) Velar porque se cumpla y cumplir con la legislación Universitaria. c) Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene a d) su cargo. e) Rendir informes al jefe inmediato superior en forma periódica o cuando le sea requeridos, relacionados con las atribuciones asignadas. 1. Requisitos de Formación y Experiencia a. Personal Externo III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO Título de nivel medio, preferentemente de Perito en Técnicas Policiales y tres años en labores de vigilancia, que incluya supervisión de recurso humano. b. Personal Interno Tercer año básico y cuatro años en la ejecución de tareas de vigilancia, que incluya supervisión de recurso humano. En ambos casos acreditar capacitación en normas de seguridad y defensa personal y poseer licencia para portar armas. Otros Requisitos: Estatura mínima 1.65 metros. Complexión fuerte. 8

12 Estar comprendido entre 18 y 35 años de edad. Puesto del Servicio Exento. I. IDENTIFICACIÓN UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Departamento de Vigilancia PUESTO NOMINAL: Agente de Vigilancia II CÓDIGO: PUESTO FUNCIONAL: Sub-coordinador de turno. INMEDIATO SUPERIOR: Encargado de Vigilantes. SUBALTERNOS: Agentes de Vigilancia II. I DESCRIPCIÓN DEL PUESTO 1. NATURALEZA Trabajo de servicio que consiste en ejecutar tareas que garanticen las condiciones de seguridad de la Universidad de San Carlos, resguardando los bienes muebles y/ o inmueble y ejercer supervisión en los turnos preestablecidos. 2.1 ORDINARIAS 2. ATRIBUCIONES a) Coordinar y supervisar las actividades de los agentes de seguridad. b) Elaborar informe de lo acontecido durante el turno. c) Revisar edificios. d) Entregar periódicos a las diferentes unidades de la Universidad. e) Otras que le asigne el Jefe Inmediato Superior. 2.2 PERIÓDICAS a) Elaborar actas a los propietarios o a la Policía Nacional Civil de vehículos abandonados. b) Efectuar limpieza al equipo de seguridad. c) Otras que le asigne el Jefe Inmediato superior. 2.3 EVENTUALES a) Coordinar la seguridad en actividades de la Universidad, fuera del campus central. b) Otras que le asigne el Jefe Inmediato Superior. 9

13 3. RELACIONES DE TRABAJO Por su naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con las diferentes dependencias de la Universidad, con el Ministerio Público, Organismos Judiciales y Policía Nacional Civil. 4. RESPONSABILIDAD a) Por la seguridad de la Universidad de San Carlos de Guatemala. b) Es responsabilidad por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. c) Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo. 1. Requisitos de Formación y Experiencia a. Personal Externo III. ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO Cuarto año de nivel medio, adiestramiento en normas de seguridad y defensa personal y dos años en la ejecución de tareas de vigilancia, con supervisión de recurso humano. b. Personal Interno Diploma de Educación Básica, adiestramiento en normas de seguridad y defensa personal y tres años en la ejecución de tareas de vigilancia. Otros Requisitos: Estatura mínima 1.65 metros. Complexión fuerte. Estar comprendido entre 18 y 35 años de edad. Puesto del Servicio Exento. 10

14 I. IDENTIFICACIÓN UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Departamento de Vigilancia PUESTO NOMINAL: Agente de Vigilancia I CÓDIGO: PUESTO FUNCIONAL: Agente de Vigilancia I INMEDIATO SUPERIOR: Encargado de Vigilantes SUB-ALTERNOS: Ninguno II DESCRIPCIÓN DEL PUESTO 1. NATURALEZA Trabajos de servicio que consiste en ejecutar tareas que garanticen las condiciones de seguridad de las instalaciones de centros regionales, escuelas facultativas y dependencias administrativas en general, resguardando los bienes muebles y / o inmuebles que tienen asignados los mismos. 2.1 ORDINARIAS a) Vigilar el área asignada a través de rondas. b) Revisar los edificios. c) Cerrar puertas para el ingreso del personal. d) Otras que asigne el Jefe Inmediato Superior. 2.2 PERIODICAS 2. ATRIBUCIONES a) Acudir a llamadas de emergencia por robos de vehículos. b) Cuidar y dar seguridad a los vehículos de los funcionarios. c) Otras que asigne el Jefe Inmediato Superior. 2.3 EVENTUALES a) Cuidar turnos de emergencia. b) Otras que le asigne el Jefe Inmediato superior. 11

15 3. RELACIONES DE TRABAJO Por naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con las diferentes dependencias de la Universidad, con el Ministerio Público, Organismo Judicial y la Policía Nacional Civil. 4. RESPONSABILIDAD a) Por la seguridad de la Universidad de San Carlos de Guatemala. b) Cumplir con la Legislación Universitaria. c) Del adecuado uso y cuidado del mobiliario y equipo que tiene asignado. d) Rendir informes al jefe Inmediato Superior Inmediato sobre los trabajos a su cargo. III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO 1. Requisitos de Formación y Experiencia a. Personal Externo Diploma de Educación Básica, adiestramiento en normas de seguridad y defensa personal y dos años en el desempeño de puestos similares. b. Personal Interno Diploma de Educación Básica, adiestramiento en normas de seguridad y defensa personal y un año en el desempeño de puestos similares. Otros Requisitos: Estatura mínima 1.65 metros. Complexión fuerte. Estar comprendido entre 18 y 35 años de edad. Puesto del Servicio Exento. 12

16 I. IDENTIFICACIÓN UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Departamento de Vigilancia PUESTO NORMINAL: Agente de Vigilancia II CÓDIGO: PUESTO FUNCIONAL: Agente de Vigilancia II INMEDIATO SUPERIOR: Coordinador General de Vigilancia SUB-ALTERNOS: Ninguno II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO 1. NATURALEZA Trabajo de servicio que consiste en ejecutar tareas que garanticen las condiciones de seguridad de la Universidad de San Carlos, resguardando los bienes muebles y/o inmuebles y ejercer supervisión en los turnos preestablecidos. 2.1 ORDINARIAS 2. ATRIBUCIONES a) Vigilar el área asignada a trabes de rondas. b) Elaborar informe de lo acontecido durante el turno. c) Revisar edificios. d) Entregar periódicos a las diferentes unidades de la Universidad. e) Otras que le asigne el Jefe Inmediato Superior. 2.2 PERIÓDICAS a) Acudir a llamadas de emergencia por robos de vehículos. b) Cuidar y dar seguridad a los vehículos de los funcionarios. c) Otras que le asigne el Jefe Inmediato Superior 2.3 EVENTUALES a) Cubrir turnos de emergencia. b) Otros que le asigne el Jefe Inmediato Superior. 13

17 3. RELACIONES DEL TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con las diferentes dependencias de la Universidad, Ministerio Publico, Organismo Judicial y Policía Nacional Civil. 4. RESPONSABILIDAD a) Por la seguridad de la Universidad de San Carlos de Guatemala. b) Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. c) Rendir informes al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo. III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO 1. Requisitos de Formación y Experiencia a. Personal Externo Cuarto año de nivel medio, adiestramiento en normas de seguridad y defensa personal y dos años en la ejecución de tareas de vigilancia, con supervisión de recurso humano. b. Personal Interno Diploma de Educación Básica, adiestramiento en normas de seguridad y defensa personal y tres años en la ejecución de tareas de vigilancia. Otros Requisitos: Estatura mínima 1.65 metros. Complexión fuerte. Estar comprendido entre 18 y 35 años de edad. Puesto del Servicio Exento. 14

18 I. IDENTIFICACIÓN UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Departamento de Vigilancia PUESTO NOMINAL: Agente de Vigilancia II. CÓDIGO: PUESTO FUNCIONAL: Piloto del Rector. IMENDIATO SUPERIOR: Rector. SUBALTERNOS: Ninguno. II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO 1. NATURALEZA Trabajo de servicio que consiste en ejecutar tareas que garanticen las condiciones de seguridad de la Universidad de San Carlos, resguardando los bienes muebles y/o inmuebles y ejercer supervisión en los turnos preestablecidos. 2. ATRIBUCIONES 2.1 ORDINARIAS a) Transportar al Señor Rector fuera de la ciudad Universitaria y al interior de la república. b) Otras que le asigne el Jefe Inmediato Superior. 2.2 PERIÓDICAS a) Trasportar al señor Rector a las diferentes actividades, dentro y fuera de la ciudad Universitaria. b) Otras que le asigne el Jefe Inmediato Superior. 2.3 EVENTUALES a) Trasportar al señor Rector a otros países vecinos. b) Otras que asigne el jefe Inmediato Superior. 15

19 3. RELACIONES DE TRABAJO Por la naturaleza de sus funciones deberá mantener relaciones estrechas con el señor Rector y Jefes de Dependencias. 4. RESPONSABILIDADES a) Por la seguridad del señor Rector. b) Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado. c) Rendir informe al jefe inmediato superior sobre los trabajos a su cargo. III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO 1. Requisitos de Formación y Experiencia a. Personal Externo Cuarto año de nivel medio, adiestramiento en normas de seguridad y defensa personal y dos años en la ejecución de tareas de vigilancia, con supervisión de recurso humano. b. Personal Interno Diploma de Educación Básica, adiestramiento en normas de seguridad y defensa personal y tres años en la ejecución de tareas de vigilancia. Otros Requisitos: Estatura mínima 1.65 metros. Complexión fuerte. Estar comprendido entre 18 y 35 años de edad. 16

20 I. IDENTIFICACIÓN UBICACIÓN ADMINISTRATIVA: Departamento de Vigilancia PUESTO NOMINAL: Agente de Vigilancia II CÓDIGO: PUESTO FUNCIONAL: Agente de Seguridad del Señor Rector INMEDIATO SUPERIOR: Rector SUBALTERNOS: Ninguno II. DESCRIPCIÓN DEL PUESTO 1. NATURALEZA Trabajo de servicio que consiste en ejecutar tareas que garanticen las condiciones de seguridad de la Universidad de San Carlos, resguardando los bienes muebles y/o inmuebles y ejercer supervisión en los turnos preestablecidos. 2.1 ORDINARIAS 2. ATRIBUCIONES a) Brindar seguridad al señor Rector, dentro y fuera del Universidad de San Carlos, en las diferentes actividades a las que asiste. b) Otras que le asigne el Jefe Inmediato Superior. 2.2 PERIÓDICAS a) Prestar seguridad en diferentes unidades académicas. b) Otras que le asigne el Jefe Inmediato Superior. 2.3 EVENTUALES a) Brindar seguridad al Rector cuando viaja a los departamentos de la República y fuera del país. b) Otras que asigne el Jefe Superior Inmediato. 3. RELACIONES DEL TRABAJO Por naturaleza de sus funciones deberá mantener relación estrecha con las diferentes dependencias de la Universidad, con el Ministerio Público, Organismo Judicial y la Policía Nacional Civil. 17

21 4. RESPONSABILIDAD a) Por la seguridad del señor Rector. b) Es responsable por el adecuado uso y cuidado de mobiliario y equipo que tiene asignado c) Rendir informe al Jefe Inmediato Superior sobre los trabajos a su cargo. III. ESPECIFICACIONES DEL PUESTO 1. Requisitos de Formación y Experiencia a. Personal Externo Cuarto año de nivel medio, adiestramiento en normas de seguridad y defensa personal y dos años en la ejecución de tareas de vigilancia, con supervisión de recurso humano. b. Personal Interno Diploma de Educación Básica, adiestramiento en normas de seguridad y defensa personal y tres años en la ejecución de tareas de vigilancia. Otros Requisitos: Estatura mínima 1.65 metros. Complexión fuerte. 18