TÉRMINOS DE REFERENCIA No. 230 SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

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1 TÉRMINOS DE REFERENCIA No. 230 SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS Bogotá, D.C. Octubre de

2 ÍNDICE TÉRMINOS DE REFERENCIA SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS 1. CONDICIONES GENERALES OBJETO GENERAL MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN TRÁMITE DEL PROCESO RÉGIMEN JURÍDICO SITIO Y PLAZO DE LA PROPUESTA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA REQUISITOS FORMALES DE LA PROPUESTA VALIDEZ DE LA PROPUESTA ACLARACIÓN DE LA PROPUESTA PROPUESTAS PARCIALES PROPUESTA TÉCNICA: ASPECTOS JURIDICOS Carta de presentación de la propuesta Formato de vinculación / actualización de clientes para persona jurídica / personal Autorización para presentar propuesta y suscribir contrato Estados financieros Acuerdo de confidencialidad PROPUESTA TÉCNICA: ASPECTOS TÉCNICOS Anexo No 2: Experiencia del oferente CONTENIDO TÉCNICO PROPUESTA ECONÓMICA EVALUACIÓN DE LA OFERTA CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA CONCLUSIÓN ANTICIPADA DEL PROCESO DE SELECCIÓN CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS CONDICIONES CONTRACTUALES VALOR DEL CONTRATO IDIOMA ANEXOS

3 TÉRMINOS DE REFERENCIA SERVICIO DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS 1. CONDICIONES GENERALES 1.1 OBJETO GENERAL El Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. BANCÓLDEX - está interesado en contratar un servicio de digitalización de documentos, conforme a lo señalado en el anexo No 3 Especificaciones técnicas mínimas. 1.2 MODALIDADES DE PARTICIPACIÓN Podrán participar en este proceso de contratación todas las personas naturales y jurídicas legalmente constituidas y domiciliadas en Colombia, cuyo objeto social consista en la prestación de servicios de digitalización de documentos; que no estén incursos en las prohibiciones, inhabilidades e incompatibilidades consagradas en la Constitución Política, en el artículo 8º de la Ley 80 de 1993 y demás normas concordantes. Las sociedades extranjeras deberán demostrar la constitución de un apoderado domiciliado en Colombia, debidamente facultado para representarlas durante el tramite de invitación y selección del proponente, y en caso que resultara adjudicataria, deberán constituir una sucursal en Colombia, de conformidad con lo previsto en la Ley. Ninguna persona jurídica podrá participar en más de una propuesta, bien sea como proponente individual o como integrante de una propuesta conjunta. 1.3 TRÁMITE DEL PROCESO Los términos de referencia serán publicados en la Página Web de BANCÓLDEX ( desde el 31 de octubre de 2008, hasta el 14 de noviembre del RÉGIMEN JURÍDICO 3

4 Se trata de una solicitud de propuesta y cotización que será analizada por El BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA S.A. BANCÓLDEX, en desarrollo de su régimen propio de contratación. En vista de que el presupuesto estimado del presente proceso de selección no supera el dos por ciento (2%) del presupuesto general de la entidad para el año 2008, el mismo se regirá íntegramente por las normas del derecho privado, de conformidad con el artículo 21 del Decreto 679 de 1994, en concordancia con el parágrafo primero del artículo 32 de la Ley 80 de La presente invitación no da lugar a licitación ni a concurso alguno. 1.5 SITIO Y PLAZO DE LA PROPUESTA Cada una de las propuestas deberá ser presentada en la oficina de Correspondencia de BANCÓLDEX en la ciudad de Bogotá, Calle 28 No. 13 A 15 piso 40, a más tardar a las 4:00 p.m. del 14 de noviembre del Después de esta hora no se recibirán más propuestas. 2. ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA 2.1 RESPONSABILIDAD EN LA ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA El proponente deberá elaborar la propuesta por su cuenta y riesgo de acuerdo con lo solicitado en estos Términos de Referencia y sus modificaciones, e incluir dentro de ella toda la información exigida. La propuesta, junto con los ajustes que se puedan presentar por solicitud de BANCÓLDEX, formará parte integral del contrato. Será responsabilidad del oferente verificar la correspondencia de los Términos de Referencia publicados en la página Web del Banco. 2.2 REQUISITOS FORMALES DE LA PROPUESTA La propuesta deberá presentarse de la siguiente forma: Identificación: Términos de Referencia No. 230 Servicio de digitalización de documentos. Nombre del Proponente: Índice: 4

5 Componentes: Propuesta Técnica y Propuesta Económica Propuesta Técnica: Anexo No 1: Carta de presentación de la propuesta Formato de vinculación / actualización de clientes para persona jurídica / personal, según corresponda, debidamente diligenciado con sus anexos. Autorización para presentar propuesta y suscribir contrato si se requiriera Estados financieros Acuerdo de confidencialidad Anexo No 2: Experiencia del oferente. Plan de trabajo y metodología del proceso operativo. Propuesta Económica: o La propuesta económica se deberá presentar de conformidad con el punto 2.9 de estos Términos de Referencia. Nota: Las propuestas técnica y económica deberán ser dirigidas a la Dr. Carlos Mauricio Aldana Méndez, Director del Departamento de Servicios Administrativos. No se aceptarán propuestas cuyos documentos presenten tachaduras o enmendaduras. La carta de presentación de la propuesta debe estar firmada por el representante legal del proponente o por el apoderado constituido para el efecto, según el caso. Con la suscripción de la carta de presentación, el proponente deberá manifestar no estar incurso en ninguna de las inhabilidades e incompatibilidades previstas en la Constitución Política, en la Ley 80 de 1993, y demás normas que regulan esta materia, y que tampoco se encuentra en ninguno de los eventos de prohibiciones para contratar. 2.3 VALIDEZ DE LA PROPUESTA La propuesta deberá tener una validez mínima de 120 días, contados a partir de la fecha de cierre de la invitación. Cuando BANCÓLDEX lo estime conveniente, se podrá prorrogar el plazo de presentación de la propuesta antes de su vencimiento, circunstancia que será informada en la página Web del Banco a través del módulo de contratación. 5

6 2.4 ACLARACIÓN DE LA PROPUESTA Los proponentes podrán solicitar las aclaraciones y/o explicaciones que consideren necesarias para presentar sus propuesta, para ello podrán formularlas por escrito vía correo físico o electrónico a: Héctor Julio Barbosa Bancoldex S. A Calle 28 #13A-15 P.40 Tel: (57-1) Ext Julio.barbosa@bancoldex.com Michael Emilio Bello Bancoldex S. A Calle 28 #13A-15 P.40 Tel: (57-1) Ext michael.bello@bancoldex.com Todas las adiciones o ajustes, avisos y comunicaciones que envíe BANCÓLDEX, en relación con los términos de referencia, pasarán a formar parte de los mismos, y serán publicados en la pagina Web http: // bajo el título Servicio de digitalización de documentos La consulta y la respuesta a las observaciones formuladas por los proponentes, no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de la propuesta. BANCÓLDEX, a través de la Vicepresidencia Administrativa, o en quien dicha dependencia designe, podrá solicitar por escrito una vez cerrada la invitación, las aclaraciones y explicaciones que estime pertinentes sobre los puntos dudosos o confusos de las propuestas. 2.5 PROPUESTAS PARCIALES No se aceptarán propuestas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con posterioridad a la fecha límite prevista para la presentación de la propuesta, salvo que hayan sido solicitadas por el Banco. Tampoco se aceptarán propuestas enviadas por correo electrónico. 6

7 2.6 PROPUESTA TÉCNICA: ASPECTOS JURIDICOS BANCÓLDEX, de conformidad con el artículo 83 de la Constitución Política, presume que toda la información que el proponente allegue con la propuesta es veraz, y corresponde a la realidad. No obstante, el Banco podrá verificar la información suministrada por el proponente. A la propuesta deberán adjuntarse los documentos que se indican a continuación y en los términos y condiciones allí expresados. Su inobservancia dará lugar al rechazo de la misma y por ende, a su NO evaluación Carta de presentación de la propuesta La propuesta deberá estar acompañada de una carta de presentación firmada por el representante legal de la firma proponente o por el apoderado constituido para tal efecto. Ésta deberá ser diligenciada según el formato del Anexo No. 1 adjunto a los presentes términos de referencia Formato de vinculación / actualización de clientes para persona jurídica / personal. Formato de vinculación / actualización de clientes para persona jurídica / personal, esta disponible en el registro de la invitación de la pagina Web. En este documento se encuentran las instrucciones para el diligenciamiento del mismo Autorización para presentar propuesta y suscribir contrato Si el representante legal del proponente o de alguno de los integrantes de un consorcio o unión temporal requiere autorización de sus órganos de dirección para presentar oferta y suscribir el contrato, en caso de ser adjudicado, deberá anexar los documentos que acrediten dicha autorización, debidamente firmados por el presidente o el secretario de la reunión del órgano respectivo Estados financieros Balance General y Estado de Resultados con corte a 31 de diciembre de 2006 y 2007, con sus respectivas notas aclaratorias y anexos (flujo de efectivo, etc.). Cada uno de los balances y estados de resultados deben estar debidamente certificados (firmados) por el representante legal, por el contador público que los hubiere preparado y el Revisor Fiscal cuando así lo requiera. 7

8 2.6.5 Acuerdo de confidencialidad El proponente debe presentar una carta de compromiso mediante la cual se obligue a guardar confidencialidad sobre la totalidad de los documentos que hagan parte de todo el proceso contractual. 2.7 PROPUESTA TÉCNICA: ASPECTOS TÉCNICOS Experiencia del oferente. El proponente deberá registrar en el anexo No 2: Experiencia del oferente, certificaciones relativas a la celebración de contratos cuyo objeto sea la prestación de servicios de digitalización de documentos, que hayan sido ejecutados o que estén en ejecución como mínimo en un 50%, dentro de los dos (2) últimos años contados a partir de la fecha de cierre del proceso. A continuación se describen los campos que deben ser diligenciados en el anexo No 2: Experiencia del oferente: Contrato No: Número del contrato. Entidad contratante: Nombre de la entidad que expide la certificación. Objeto: Objeto del contrato. Valor del contrato (en Pesos sin impuestos): Monto del contrato en el formato preestablecido (moneda Pesos (COP). Fecha de inicio: Fecha de inicio del contrato. Fecha de terminación: Fecha de terminación o prorroga del contrato. % de ejecución: Porcentaje de ejecución del contrato en el formato preestablecido (Porcentaje). Los oferentes deberá allegar con su oferta las certificaciones registradas en este anexo en copia Plan de trabajo y metodología del proceso operativo El plan de trabajo del proceso deberá tener en cuenta los aspectos detallados en el Anexo No 3: Especificaciones técnicas mínimas. 8

9 2.8. CONTENIDO TÉCNICO Definición de términos y conceptos El proponente puede definir los conceptos tratados dentro del contenido de la propuesta y que a su juicio requieren una explicación especial para ser interpretados. 2.9 PROPUESTA ECONÓMICA Se deben manejar valores unitarios (por imagen), de acuerdo a los rangos de volumen señalados en el anexo No 5 Tarifas por volumen. Este valor deberá contemplar todas y cada una de las actividades descritas en el anexo No 3 Especificaciones técnicas mínimas, adjunto a los Términos de Referencia, con los correspondientes costos que sean necesarios para prestar a BANCÓLDEX el servicio integral contratado de manera oportuna, en los lugares y plazos definidos para desarrollar el objeto contractual, discriminando el costo de los impuestos a que haya lugar. El proponente deberá proyectar todos los costos en que pudiera incurrir durante la ejecución del contrato. El oferente responderá por los errores u omisiones en que incurra al indicar el valor de su oferta, debiendo asumir los mayores costos o pérdidas que deriven de dichos errores u omisiones. BANCOLDEX no reconocerá ningún reajuste del valor del contrato, durante la vigencia del mismo, por lo tanto el proponente debe proyectar el valor total de la oferta, por el tiempo de ejecución del servicio. Por solicitud de BANCÓLDEX, el proponente prorrogará el término de validez de su propuesta. 3. EVALUACIÓN DE LA OFERTA 3.1 CRITERIOS DE EVALUACIÓN DE LA PROPUESTA Se procederá a evaluar las propuestas que hayan cumplido con los requisitos establecidos en el numeral 2.2 Requisitos formales de la propuesta y que no hayan incurrido en ninguna de las causales de rechazo de propuestas expresadas en el numeral 3.3 de este documento, es decir, las que hayan sido declaradas hábiles. Para efectos de la evaluación de la propuesta, el Equipo de Trabajo de BANCOLDEX, deberá presentar una recomendación sobre el proponente elegible 9

10 para ser adjudicatario del contrato u orden de servicio, conforme a las políticas establecidas por el Banco para los procesos de contratación. Los criterios que se utilizarán para efectuar evaluación de las propuestas, se enmarcarán dentro de los siguientes términos: EXPERIENCIA DEL OFERENTE Valor máximo de los contratos ejecutados referentes al objeto No de los contratos ejecutados referentes al objeto CALIDAD TÉCNICA DE LAS PROPUESTAS Especificaciones técnicas y del servicio ( * ) Pasarán a evaluación económica (cuyo objeto es calificar el monto de la propuesta) y financiera los oferentes que superen el 80 % de cumplimiento. 3.2 CONCLUSIÓN ANTICIPADA DEL PROCESO DE SELECCIÓN BANCÓLDEX se reserva el derecho de concluir anticipadamente o declararlo desierto este proceso de selección si así conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los proponentes. 3.3 CAUSALES DE RECHAZO DE LAS PROPUESTAS BANCÓLDEX rechazará las propuestas que no cumplan con los requisitos exigidos y, entre otros, por las siguientes razones: 1. Cuando se encuentre que el proponente está incurso en alguna de las incompatibilidades previstas en la Constitución o en la Ley. 2. Por la presentación de varias ofertas por el mismo proponente por sí o por interpuesta persona en consorcio, unión temporal o individualmente. 3. Presentar la propuesta después de la fecha y hora estipulada en los presentes términos de referencia. 4. Cuando el representante legal o los representantes legales de una persona jurídica ostenten igual condición en otra u otras firmas que también participen en la presente contratación. 5. Cuando el proponente, habiendo sido requerido por BANCÓLDEX para aportar documentos o suministrar información, conforme a lo establecido en los términos de referencia o aclaraciones, no los allegue dentro del término 10

11 fijado para el efecto en la respectiva comunicación, o habiéndolos aportado, no esté acorde con las exigencias. 4. CONDICIONES CONTRACTUALES 4.1 VALOR DEL CONTRATO Todos los gastos, impuestos, derechos, tasas y contribuciones que se causen por razón del perfeccionamiento y legalización del Contrato (Impuesto de timbre y derechos de publicación en el diario oficial si a ello hubiere lugar) o durante su ejecución y que se requieran pagar para dar cumplimiento a las disposiciones legales vigentes sobre el particular serán de cargo del proponente seleccionado. 4.2 IDIOMA La propuesta y sus documentos anexos deben redactarse en idioma castellano y presentarse en escrito impreso. 5. ANEXOS 5.1 Anexo No 1: Carta de presentación. 5.2 Anexo No 2: Experiencia del oferente. 5.3 Anexo No 3: Especificaciones técnicas mínimas. 5.4 Anexo No 4: Tipos documentales a digitalizar e índices. 5.5 Anexo No 5: Tarifas por volumen. 11