BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA S.A. BANCÓLDEX VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

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1 BANCO DE COMERCIO EXTERIOR DE COLOMBIA S.A. BANCÓLDEX VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA DEPARTAMENTO DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS INVITACIÓN A COTIZAR SERVICIO DE TRANSPORTE DE EJECUTIVOS Objeto de la invitación: Bancóldex, Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A., invita a las entidades interesadas a cotizar los servicios de transporte de ejecutivos de acuerdo con los siguientes términos: Regimen Legal de Bancóldex Los procesos de contratación del Banco de Comercio Exterior de Colombia S.A. - Bancóldex se desarrollan y regulan por las normas del derecho privado lo anterior con fundamento en el régimen legal que le es aplicable y que se transcribe a continuación: Bancóldex es una sociedad de economía mixta organizada como establecimiento de crédito bancario regido por la ley 7ª de 1991 por el Decreto 2505 de 1991 por el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero por las normas relativas a las sociedades de economía mixta por el Código de Comercio por sus estatutos y por las demás normas complementarias y concordantes en cuanto éstas no se opongan a lo que en la Ley 7ª de 1991 y en el Decreto 2505 de 1991 se dispone. De conformidad con el Decreto 2505 de 1991 el régimen de actos y contratos del Banco tanto internos como frente a terceros es de derecho privado. Adicionalmente el parágrafo 1º del artículo 32 de la Ley 80 de 1993, modificado por el artículo 15 de la Ley 1150 de 2007, establece un régimen de excepción para la contratación de los establecimientos de crédito y demás entidades financieras del Estado según el cual los contratos que celebren estas entidades no estarán sujetos a las disposiciones del Estatuto General de Contratación de la Administración Pública y se regirán por las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a dichas actividades. Invitación a cotizar: Servicio de Transporte de Ejecutivos - Julio de 2013 Página 1

2 Valores Institucionales de Bancóldex El proponente deberá dar lectura al documento titulado Valores Institucionales y deberá diligenciar la carta sobre el conocimiento, aceptación y cumplimiento de dichos valores. Este documentos se encuentran en el Anexo 1 Valores Institucionales. Descripción del servicio Vehículo disponible en horario variable entre 10 y 12 horas diarias de lunes a viernes, para satisfacer las necesidades de desplazamiento de ejecutivos de primer nivel. El servicio requerido incluye conductor. Deseable, uno solo por ejecutivo. Condiciones del proveedor del servicio: La empresa interesada en prestar el servicio debe estar registrada ante las autoridades competentes, acatar las normas que regulan esta actividad, tener la documentación requerida para tal fin al día y presentar al Banco, junto con su propuesta comercial, los documentos que la acrediten como operador habilitado para prestar el servicio solicitado por el Banco. Condiciones del servicio: Término de la contratación: un (1) año. El número de ejecutivos a transportar, en principio son tres (3). Puede variar ya sea para aumentar o disminuir en cantidad en cualquier momento de la vigencia de la contratación. Perímetro de utilización del servicio: Bogotá, D.C. y ocasionalmente municipios cercanos. Tipo de vehículo: De gama media, en excelente estado tanto mecánico, como en su interior y exterior. Modelo del vehículo: año 2010 en adelante. Documentos y mantenimientos del vehículo al día: matrícula, trámites de tránsito, impuestos, revisiones obligatorias, seguros obligatorios, seguros, mantenimientos preventivos, mantenimientos correctivos y aquellos necesarios para la operación del vehículo, por cuenta de la empresa interesada en prestar el servicio. Gastos de operación del vehículo a cargo del proveedor. Invitación a cotizar: Servicio de Transporte de Ejecutivos - Julio de 2013 Página 2

3 Gastos de parqueadero, cuando sea necesario, serán a cargo del proveedor. Cumplimiento de la normatividad colombiana establecida en seguridad y salud en el trabajo. Cumplimiento de la normatividad laboral colombiana, y en lo relativo al conductor, éste debe estar afiliado a los sistemas de Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales. Excelente presentación personal del conductor (Traje de calle). El proveedor deberá acreditar ante el Banco, el estudio de seguridad de rigor del conductor, realizado por una entidad competente, facultada por las autoridades y presentar la hoja de vida del conductor ante el Banco para su aprobación. El Banco se reserva el derecho de aprobar o negar la incorporación de un vehículo o un conductor al contrato del servicio. Los interesados en participar de esta invitación deberán suministrar la siguiente información: Vehículos: Descripción de la flota con la que atenderá el servicio del Banco, indicando el tipo de vehículo, marca, referencia y modelo. Pólizas de seguros: Presentar los seguros y coberturas incorporados en la oferta comercial y la compañía de seguros que respalda la póliza. Portafolio de clientes: Presentar referencias comerciales de empresas a quienes les hayan prestado el mismo servicio en los últimos tres años (2011, 2012 y 2013), indicando el tipo de flota puesta al servicio de ellas. En este punto deberán informar el nombre y teléfono del contacto con el fin de verificar la información suministrada. Esquema de servicio: Indicar la estructura y herramientas de servicio dispuestas para atender las necesidades de Bancóldex. Modelo de operación y de propiedad de los vehículos (directa, arrendamiento, a través de afiliados,etc). Esquema de vinculación de los conductores. Sistema de Gestión de Calidad: Informar si han adoptado un sistema de gestión de calidad y adjuntar el esquema general del mismo. Programa de Salud Ocupacional. Programa de seguridad Vial. Acciones de Responsabilidad Social Empresarial: Ya sea con los empleados, la comunidad en la que se desenvuelve o el medio ambiente. Invitación a cotizar: Servicio de Transporte de Ejecutivos - Julio de 2013 Página 3

4 Valor del servicio mensual por ejecutivo transportado: Valor bruto del servicio por todo costo. Valor de la hora adicional del servicio fuera del horario informado: Valor bruto. Valor del transporte para destinos específicos como casa -aeropuerto, aeropuerto casa, en fines de semana y festivos, por fuera de la cobertura del horario informado: Valor bruto Condiciones comerciales: Facturación y forma de pago: se negociará entre Bancóldex y el oferente que fuere seleccionado (Contratista) en el momento de la adjudicación. Notas aclaratorias a la presentación de la oferta comercial: El valor de los ítems arriba mencionados deben ser expresados en pesos colombianos. El interesado en participar en esta invitación debe analizar los costos por cada actividad relacionada e incluir todos los impuestos y costos directos e indirectos derivados de la presente invitación y todos los demás gastos inherentes al cumplimiento satisfactorio de la misma. Todo error u omisión en la oferta económica, indebida interpretación del alcance de los servicios y condiciones previstas en estos TÉRMINOS DE REFERENCIA, será responsabilidad del Oferente y no se le permitirá ajustar sus precios. No se aceptaran propuestas cuyos documentos presenten tachaduras o enmendaduras. Validez de la oferta comercial Las propuestas deberán tener un período de validez de dos (2) meses contados a partir del cierre de esta invitación. Criterios de evaluación Los criterios que se utilizarán para efectuar la evaluación de las propuestas, se enmarcarán dentro de los siguientes términos: Infraestructura, coberturas de seguros, experiencia del proveedor, Invitación a cotizar: Servicio de Transporte de Ejecutivos - Julio de 2013 Página 4

5 esquema de servicio, programa de salud ocupacional y seguridad vial, acciones de responsabilidad social empresarial y aspecto económico. Calendario de la invitación EVENTO Apertura del proceso y publicación en la página WEB, invitación a cotizar FECHAS Martes 9 de julio de 2013 Sesión de preguntas Jueves 11 de julio de 2013 a las 9:00 a.m. Salón Amacayacu ubicado en el salón Amacayacu, ubicado en el piso 40 de las instalaciones del Banco, Calle 28 No. 13 A 15, Bogotá - Colombia Contacto para consulta y aclaraciones términos de referencia: Mauricio Quimbaya, Profesional de Racionalización de Gastos y Recursos Correo electrónico Fecha límite para presentar solicitudes de aclaraciones a los términos de referencia Viernes 12 de julio de 2013 Respuesta a aclaraciones Martes 16 de julio de 2013 Fecha de cierre de la publicación y de presentación de las propuestas Miércoles 24 de julio de 2013 Entrega de Propuestas: Oferta comercial: En sobre sellado dirigido a Mauricio Quimbaya, Profesional del Departamento de Servicios Administrativos, junto con carta remisoria indicando el propósito de la comunicación y el No. de la invitación a cotizar informada en la página Internet del Banco. Documentos de proveedor: Adjunto a la propuesta comercial, los interesados deberán remitir en papel y original el Formato de Vinculación de Clientes Persona Jurídica o Persona Natural, según sea el caso, debidamente diligenciado junto con los documentos solicitados en él. Invitación a cotizar: Servicio de Transporte de Ejecutivos - Julio de 2013 Página 5

6 Nota: Las ofertas comerciales deberán ser presentadas en medio físico (impresas) debidamente foliadas, así como la carta de presentación de la oferta, el formato de vinculación de clientes y los documentos solicitados en él. Lugar: Calle 28 No. 13 A 15 Piso 39 Ventanilla de Correspondencia de Bancóldex. Bogotá, Colombia. Fecha límite: Miércoles 24 de julio de Hora límite: 3:30 PM Hora Local. Ofertas presentadas fuera del Límite de tiempo de entrega: serán recibidas para dejar constancia de la hora de entrega y serán devueltas vía correo certificado, sin ser consideradas por Bancóldex para su estudio. Causales de rechazo de la oferta comercial: El proponente no cumpla con las condiciones mínimas de participación. El proponente no aporta toda la información y documentación requerida en este documento. Se haya presentado la propuesta en forma subordinada al cumplimiento de cualquier condición. Se incluya información que no sea veraz. Se incluyan disposiciones contrarias a las leyes colombianas. El proponente ha sido condenado por delitos contra la administración pública, estafa y abuso de confianza que recaigan sobre bienes del Estado, utilización indebida de información privilegiada, lavado de activos y soborno transnacional. Cláusula de reserva: Bancóldex se reserva el derecho de cancelar o declarar desierta esta invitación o de rechazar cualquiera o todas las propuestas que se presenten, si así conviene a sus intereses, sin necesidad de dar explicación alguna a los oferentes y sin indemnizar ningún tipo de perjuicio que con tal rechazo se pudiera generar a alguno de los oferentes. Invitación a cotizar: Servicio de Transporte de Ejecutivos - Julio de 2013 Página 6

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