PROGRAMA INTEGRAL DE MERCADEO AGROPECUARIO (PIMA)

Transcripción

1 PROGRAMA INTEGRAL DE MERCADEO AGROPECUARIO (PIMA) Plan de Mejora Regulatoria 2017 Ley N 8220 Comisión de Mejora Regulatoria Silvia Herrera Gutiérrez Rolando González Ruíz Pedro Chavarría Otárola Miguel Monterrey López Heidy Guzmán Villalobos Lissa Villalobos Gutiérrez Olga Marta Corrales Sánchez Octubre 2016 Plan de Mejora Regulatoria -PIMA- Página 1

2 Contenido Introducción... 3 II Elementos metodológicos... 4 a. Identificación de trámites y servicios institucionales... 4 b. Priorización de trámites... 4 Cuadro Nº Matriz para jerarquizar los trámites o servicios... 5 c. Elaboración de la propuesta de mejora... 6 HOJA DE RUTA... 6 Plan de Mejora... 7 Trámite: Elaboración de derecho de uso de espacio en cámara de frío y mantenimiento congelado (clientes ocasionales)... 7 Cronograma... 8 Trámite: Elaboración de derecho de uso de espacio en cámara de frío y mantenimiento congelado (clientes ocasionales)... 8 HOJA DE RUTA Plan de Mejora Trámite: Autorización para retirar y almacenar producto Cronograma Trámite: Aprobación para retirar y almacenar producto Plan de Mejora Regulatoria -PIMA- Página 2

3 Introducción El presente documento se sustenta en la ley 8220, Ley de Protección al Ciudadano de Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, su Reformas y Reglamento, contemplando a su vez la Guía Metodológica Planes de Mejora Regulatoria y Cartas de Compromiso con la Ciudadanía, aportada por el Ministerio de Economía Industria y Comercio (MEIC) y Ministerio de Planificación y Política Económica (MIDEPLAN). El objetivo del presente Plan de Mejora Regulatoria es establecer el procedimiento de trabajo para iniciar la revisión y actualización de dos de los trámites que se solicitan con mayor frecuencia en la Red Frigorífica Nacional, lo anterior para lograr la simplificación y la ágil respuesta que se brinde al ofrecer los servicios de almacenamiento a bajas temperaturas. Esta evaluación permanente permitirá la mejora de cada uno de los procedimientos que aporten valor agregado a los servicios del estado en eficiencia y calidad, disminuyendo la cantidad de trámites innecesarios con adecuado reconocimiento público, con el uso de las cartas compromiso a la ciudadanía. El logro de adecuados niveles de eficiencia al brindar los servicios públicos es un estímulo a la formación de nuevos negocios ya que se traslada un valor social a la ciudadanía al incurrir en costos menores al realizar trámites en las oficinas del estado y en el caso que nos ocupa en el Programa Integral de Mercadeo Agropecuario (PIMA). Plan de Mejora Regulatoria -PIMA- Página 3

4 II Elementos metodológicos Siguiendo la guía metodológica suministrada por el MEIC y MIDEPLAN se procede a enlistar y priorizar los trámites que ofrece el PIMA a la ciudadanía. a. Identificación de trámites y servicios institucionales El siguiente es un listado de los trámites y servicios que brinda el PIMA a los ciudadanos por medio de sus Direcciones: Administración del Centro Nacional de Abastecimiento y Distribución de Alimentos (CENADA) y Red Frigorífica Nacional (REFRINA). Trámites y servicios del CENADA - Concesión de contrato por derechos de uso de espacios - Renuncias a contratos por derechos de uso - Rescisión de contrato por derecho de uso - Solicitud de tarjeta mensual para ingreso al CENADA - Cambio de la placa del vehículo inscrito con la tarjeta mensual de ingreso - Pago por reposición de tarjeta mensual dañada o perdida - Exclusión de tarjeta mensual de ingreso al CENADA - Cesión de derecho de uso - Reubicación de usuarios - Solicitud de permiso para realizar mejoras a locales - Solicitud de tarjeta prepago para ingreso al CENADA - Solicitud de tarjetas para acceso al CENADA los domingos - Reposición de tarjeta prepago dañada o perdida - Ingreso con tiquete - Solicitud de carné de ayudante de usuario Trámites y servicios de REFRINA - Elaboración de derecho de uso de espacio en cámara de frío y mantenimiento congelado (clientes ocasionales) - Elaboración de derecho de uso de espacio en cámara de frío y mantenimiento congelado (clientes fijos) - Autorización para retirar y almacenar producto - Solicitud para toma de inventario b. Priorización de trámites Se seleccionaron los siguientes cuatro trámites para realizar el análisis de priorización o jerarquización: - Elaboración de derecho de uso de espacio en cámara de frío y mantenimiento congelado (clientes ocasionales) - Autorización para retirar y almacenar producto. - Solicitud para toma de inventario. - Elaboración de derecho de uso de espacio en cámara de frío y mantenimiento congelado (clientes fijos) Plan de Mejora Regulatoria -PIMA- Página 4

5 Los criterios valorados para efectuar dicho análisis fueron: áreas relacionadas, frecuencia con que se realiza el trámite, ciudadanos que lo solicitan y tiempos de resolución de cada trámite. Cuadro Nº1 Matriz para jerarquizar los trámites o servicios Trámite / Servicio Criterios Frecuencia con que se realiza el trámite (2) Áreas relacionadas Ciudadanos que lo solicitan (2) Tiempos de resolución Jerarquización Total Elaboración de derecho de uso de espacio en cámara de frío y mantenimiento congelado (clientes ocasionales) Autorización para retirar y almacenar producto Solicitud para toma de inventario Elaboración de derecho de uso de espacio en cámara de frío y mantenimiento congelado (clientes fijos) Fuente: Guía metodológica para Planes de Mejora Regulatoria y Cartas de Compromiso con la Ciudadanía. (1) Escala de valoración numérica donde uno (1) corresponde a menor importancia y cinco (5) corresponde a mayor importancia. (2) Se valora según la cantidad de solicitudes recibidas mensualmente. En el cuadro anterior no se contempló el criterio de Grado de Satisfacción del Administrado ya que no todos los trámites son evaluados en la encuesta de satisfacción ni con ninguna otra metodología, por lo que generaría un sesgo a la hora de jerarquizar los trámites. Según los resultados obtenidos en la matriz de jerarquización seleccionamos el trámite de: elaboración de derecho de uso de espacio en cámara de frío y mantenimiento congelado (clientes ocasionales) y la autorización para retirar y almacenar producto. Dichos trámites pertenecen a la Dirección Red Frigorífica Nacional (REFRINA). Plan de Mejora Regulatoria -PIMA- Página 5

6 c. Elaboración de la propuesta de mejora A continuación, se presentan las hojas de ruta, los planes de mejora y los cronogramas de trabajo para desarrollar las mejoras que conlleven a la simplificación de los trámites. HOJA DE RUTA TRÁMITE O SERVICIO: Elaboración de derecho de uso de espacio en cámara de frío y mantenimiento congelado (clientes ocasionales) DESCRIPCIÓN DE LA REFORMA: Consiste en la revisión y/o actualización del Reglamento de Operación de la Red Frigorífica Nacional que regula todas las formas de concesión de derecho de uso, en ella, con el fin de contar con un fundamento legal para efectuar de una forma ágil, los trámites para la adquisición de servicios en almacenamiento a bajas temperaturas de productos y subproductos perecederos en congelación y refrigeración. La meta es que la Institución cuente con la reglamentación correspondiente, así como, dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 8220 sus Reformas y Reglamento. FUENTE: Necesidad de reglamentar, uniformar y actualizar los requisitos para realizar el trámite de concesión de derecho de uso a bajas temperaturas. PLAZO DE IMPLEMENTACIÓN: DURANCIÓN INICIO FINAL (días hábiles) Febrero Octubre IMPACTO Se espera lograr un incremento en la satisfacción de los usuarios que realizan el trámite simplificando en un 95% los requisitos y plazos, realizando las consultas digitales pertinentes para cada caso, en la medida en que se logre reglamentar, agilizar y dar mayor transparencia en el mismo. LÍDER: Dirección Red Frigorífica Nacional. EQUIPO QUE ACOMPAÑA/PARTICIPA: La Comisión de Mejora Regulatoria conformada por colaboradores de la Gerencia General, Área de Planificación, Asesoría Legal y Contraloría de Servicios. Se trabajará en conjunto con colaboradores de la Dirección REFRINA: Proceso Servicio al Cliente, Proceso de Operación y Almacenamiento y Área de Calidad. PROXIMOS PASOS: 1. Revisión del Reglamento de Operación de la Red Frigorífica Nacional. 2. Actualización y propuesta. 3. Revisión por parte de la Gerencia General. 4. Remisión y aprobación por parte del Consejo Directivo del PIMA. 5. Publicación del Reglamento. 6. Documentar procedimiento. 7. Sensibilización a nivel interno y externo REQUERIMIENTOS EN RECURSOS: Se conformará un equipo de trabajo entre funcionarios de la Red Frigorífica Nacional como apoyo a la Comisión de Mejora Regulatoria. El recurso financiero forma parte presupuesto del Plan Operativo Anual para el año Plan de Mejora Regulatoria -PIMA- Página 6

7 Plan de Mejora Trámite: Elaboración de derecho de uso de espacio en cámara de frío y mantenimiento congelado (clientes ocasionales) Nº Actividad general Actividad específica Responsables 1 Revisar el Reglamento de Operación de la Red Frigorífica Nacional Conformar un equipo de trabajo con los responsables de las diferentes dependencias institucionales. Revisar exhaustivamente el Reglamento. CMR FRFN Fecha de inicio Febrero- 17 DURACIÓN Fecha final Marzo-17 Porcentaj e de avance 2 3 Actualizar el Reglamento. Revisión de la propuesta del Reglamento por parte de la Gerencia General. Presentar propuestas para la actualización del Reglamento. Elaborar un nuevo documento-borrador como propuesta. Remitir formalmente el documento-borrador a la Gerencia General. Revisar el documento-borrador de la propuesta del Reglamento. Realizar las modificaciones pertinentes al documento. Remisión al MEIC para su revisión. CMR FRFN Abril-17 Mayo-17 GG DAL Junio-17 Julio-17 4 Aprobación final Enviar al Consejo Directivo para su aprobación GG Julio-17 Agosto-17 5 El Consejo Directivo aprueba o imprueba la propuesta del Reglamento. GG DAL CD DP Agosto-17 Revisar la propuesta de Reglamento. Proponer las modificaciones pertinentes. En caso de que se planteen modificaciones se debe llevar a cabo, nuevamente, las actividades del punto 3. Aprobar o improbar la propuesta del Reglamento. Se aprueba mediante acuerdo del Consejo Directivo la modificación y publicación al Reglamento y su publicación. Octubre- 17 CMR: Comisión de Mejora Regulatoria CD: Consejo Directivo DP: Departamento de Proveeduría FRFN: Funcionarios de la Red Frigorífica Nacional DAL: Dirección Asesoría Legal GG: Gerencia General Plan de Mejora Regulatoria -PIMA- Página 7

8 Cronograma Plan de Mejora Trámite: Elaboración de derecho de uso de espacio en cámara de frío y mantenimiento congelado (clientes ocasionales) Nº PERÍODO 2017 ACTIVIDADES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT Conformar un equipo de trabajo con los responsables de las diferentes dependencias institucionales. Revisar exhaustivamente el Reglamento de Operación de la Red Frigorífica Nacional. Presentar propuestas para la actualización del Reglamento. Elaborar un documento borrador como propuesta para la GG. Remitir formalmente el documento borrador a la GG. Revisar el documento borrador de la propuesta de Reglamento. Realizar las modificaciones pertinentes al documento. Remisión al MEIC para su revisión. Enviar la propuesta de Reglamento al Consejo Directivo. Plan de Mejora Regulatoria -PIMA- Página 8

9 10 Revisar la propuesta de Reglamento por el Consejo Directivo. Nº ACTIVIDADES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT Proponer las modificaciones correspondientes al Reglamento. En caso de que se planteen modificaciones se debe efectuar, nuevamente, las actividades del punto 3 del cronograma. Aprobar o improbar la propuesta de Reglamento. Publicar en el diario oficial La Gaceta. Publicar en la web, Catálogo de Trámites del MEIC. Llevar a cabo campaña de sensibilización (valorar mecanismos de comunicación efectivos) Plan de Mejora Regulatoria -PIMA- Página 9

10 HOJA DE RUTA TRÁMITE O SERVICIO: Autorización para retirar y almacenar producto. DESCRIPCIÓN DE LA REFORMA: Agilizar el tiempo de respuesta en la realización del trámite en beneficio del cliente, para atender el proceso de manera inmediata. La meta es que la Institución cuente con la documentación e instrumentos formales necesarios y dar cumplimiento a lo establecido en la Ley 8220 sus Reformas y Reglamento. FUENTE: Necesidad de agilizar el tiempo de respuesta para realizar el trámite de retiro y almacenamiento de productos y subproductos perecederos. PLAZO DE IMPLEMENTACIÓN: DURANCIÓN INICIO FINAL (días hábiles) Febrero Octubre IMPACTO Lograr un incremento en la satisfacción de los usuarios que realizan el trámite, en la medida en que se agilice el tiempo de respuesta en un plazo máximo de 15 minutos para recibir la autorización. LÍDER: Dirección Red Frigorífica Nacional. EQUIPO QUE ACOMPAÑA/PARTICIPA: La Comisión de Mejora Regulatoria conformada por colaboradores de la Gerencia General, Área de Planificación, Asesoría Legal y Contraloría de Servicios. Se trabajará en conjunto con colaboradores de la Dirección REFRINA: Proceso Servicio al Cliente, Proceso de Operación y Almacenamiento y Área de Calidad. PROXIMOS PASOS: 1. Revisión del diagrama DFOA Actualización y propuesta. 3. Revisión y acciones correspondientes por parte de la Gestora de Calidad. 4. Documentar procedimiento. 5. Sensibilización a nivel interno y externo REQUERIMIENTOS EN RECURSOS: Se conformará un equipo de trabajo entre funcionarios de la Red Frigorífica Nacional como apoyo a la Comisión de Mejora Regulatoria. El recurso financiero forma parte presupuesto del Plan Operativo Anual para el año Plan de Mejora Regulatoria -PIMA- Página 10

11 Plan de Mejora Trámite: Autorización para retirar y almacenar producto Nº Actividad general Actividad específica Responsables Revisar el Diagrama DFOA- 01 Presentar una propuesta de actualización. Revisión de la propuesta de modificación del DFOA-01 por parte de la Gestora de Calidad Aprobación de la propuesta de modificación al DFOA-01 Ejecución de lo establecido en el documento DFOA-01 Sensibilización a nivel interno y externo Dar a conocer las modificaciones del documento a los clientes de la Red Frigorífica Nacional CMR DRF GC CMR GC GC DRF DRF POA PSC POA DURACIÓN Fecha de inicio Febrero- 17 Marzo-17 Abril-17 Junio-17 Agosto-17 Setiembre -17 CMR: Comisión de Mejora Regulatoria DRF: Dirección Red Frigorífica Nacional POA: Proceso de Operación y Almacenamiento GC: Gestor de Calidad. PSC: Proceso Servicio al Cliente Fecha final Marzo- 17 Abril-17 Conformar un equipo de trabajo con los responsables de las diferentes dependencias institucionales. Revisar El Diagrama DFOA-01. Presentar la propuesta para modificar el Diagrama DFOA-01 Elaborar un documento-borrador como propuesta. Remitir formalmente el documento-borrador a la Gestora de Calidad Revisar el documento-borrador con las modificaciones sugeridas. Realizar las modificaciones pertinentes al documento. Enviar propuesta a la Dirección Red Frigorífica Nacional. Aprobar o improbar la propuesta de modificación al DFOA-01. Aplicación del DFOA-01 Mayo- 17 Julio-17 Agosto- 17 Octubre -17 Porcentaje de avance Plan de Mejora Regulatoria -PIMA- Página 11

12 Cronograma Plan de Mejora Trámite: Aprobación para retirar y almacenar producto Nº PERÍODO 2017 ACTIVIDADES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT Conformar un equipo de trabajo con los responsables de las diferentes dependencias institucionales. Revisar el Diagrama DFOA- 01 Presentar propuesta para modificar el Diagrama DFOA-01 Elaborar un documento - borrador como propuesta. Enviar la propuesta a la Gestora de Calidad de REFRINA Revisar el documentoborrador con las modificaciones sugeridas Realizar las modificaciones pertinentes al documento. Enviar la propuesta a la Dirección REFRINA Aprobar o improbar la propuesta de modificación al DFOA-01 Plan de Mejora Regulatoria -PIMA- Página 12

13 Nº ACTIVIDADES ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SET OCT Aplicación del Diagrama DFOA-01 Dar a conocer las modificaciones del documento a los clientes de REFRINA Plan de Mejora Regulatoria -PIMA- Página 13