Procedimiento Registro de Proveedores del Estado

Transcripción

1 I. Objetivo: II. Alcance: Establecer el mecanismo que utilizará la Dirección General de Contrataciones Públicas para llevar el registro actualizado de proveedores de bienes, servicios y obras a las distintas Instituciones Gubernamentales aparadas por el ámbito de aplicación de la Ley sobre Compras y Contrataciones y su reglamento. Inicio: Solicitud de inscripción realizada por parte del Proveedor u oferente Fin: Registro o Actualización definitiva del proveedor u oferente. III. Responsables: Encargado del Departamento de Proveedores del Analista de Recepcionista RPE:. IV. Definiciones: Oferente: persona natural o jurídica, legalmente capacitada para participar presentando oferta o propuesta en las licitaciones de bienes, obras, servicios o concesiones. Proveedor: es el proponente o contratista de bienes, servicios, incluyendo el servicio de construcción de obras conforme la definición dada en la Ley sobre Compras y Contrataciones. Se clasifican de acuerdo al tipo de actividad en: a) Proveedor de bienes, clasificados por tipo de bienes ofertados. b) Proveedor de servicios, clasificados por tipo de servicios ofertados. c) Contratista de obras, clasificados por tipo de obras. Persona Natural: es la denominación legal que el Código Civil nos otorga como individuos capaces de adquirir derechos, deberes y obligaciones. Estas se registran con el número de Cédula de identidad y electoral. Persona Jurídica: es la persona creada o reconocida por Ley y que tiene la facultad de contratar con terceros, independiente de los miembros que la integran. Estas se registran con el número de Registro Nacional de Contribuyente (RNC). Declaración Jurada: Manifestación bajo juramento comunicada a la Administración Tributaria, de hechos que pueden constituir base para la determinación de una obligación. Se presenta en la forma y lugares establecidos por leyes o reglamentos; generalmente mediante formularios. Página 1 de 5

2 Accionista: Persona natural o jurídica que es propietaria de una o más acciones de una empresa, por lo que tiene derechos y obligaciones dentro de la sociedad de acuerdo a lo fijado por los estatutos. Actos Administrativos: Decisiones de las autoridades administrativas, pudiendo ser normas generales, resoluciones, circulares, acuerdos y mandatos, dictados o ejecutados en materia propia de sus atribuciones. La etapa de solicitado en el SIGEF, se refiere a la solicitud realizada por el analista de para registrar un nuevo Oferente. Registro Online: es la solicitud realizada por el oferente en el Portal de Compras y Contrataciones del. LOS ESTATUS EXISTENTES EN EL REGISTRO DE PROVEEDORES DEL ESTADO SON: a) Creación: cuando se incorpora un nuevo proveedor. b) Deshabilitar: cuando se suspende temporalmente un proveedor o se le vence los dos (2) años del plazo del registro c) Habilitar: cuando se activa un proveedor que en un momento anterior se había deshabilitado Roles del SIGEF: son las determinadas funciones que tienen los usuarios del sistema dentro del mismo. Creador: es el rol que le corresponde a la persona que se encarga de cargar en el sistema las informaciones suministradas por los oferentes, y crea el mismo a los fines de registrarlo como Proveedor del V. Base Legal /Referencias: VI. Políticas: Aprobador: es el rol que le corresponde a la persona que se encarga de dar la aprobación final en el sistema de los proveedores creados. Ley sobre Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones con modificaciones en la Ley Decreto que aprueba el Reglamento de Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones. Las Solicitudes de registros, modificaciones y actualizaciones en la base de datos del Proveedores del se realizaran en la Dirección General de Contrataciones Públicas, en el Departamento de Proveedores. Todo registro, modificación y/o actualización de Proveedores deberá ser solicitado a través del Formulario de Inscripción o Actualización de : para Persona Jurídica, para Persona Natural y para ONG diseñado para tales fines. Página 2 de 5

3 No se aceptara bajo ninguna circunstancia expedientes incompletos de proveedores. Para poder ser inscrito en el debe de cumplir con los requisitos establecidos por la Dirección General de Contrataciones Públicas. Cada analista de deberá tener su propio usuario y clave en el SIGEF. Los proveedores podrán realizar sus solicitudes de registro online vía el Portal de Compras y Contrataciones del. Aunque posterior a la solicitud deberán presentar en nuestras oficinas los documentos citados en los requisitos de acuerdo al tipo de empresa a registrar. El proveedor tiene un promedio de 10 días hábiles para poder completar la documentación necesaria para la solicitud de RPE, según lo reglamentado por la Ley Las solicitudes de inscripción deben de ser llenadas por el proveedor requirente de la misma. No se aceptara ninguna documentación que no esté debidamente sellada y firmada, en los casos que aplique. La obtención del número de registro de proveedores del estado tiene un tiempo promedio de 10 días hábiles. Los errores subsanables deberán notificarse a los oferentes en un periodo no mayor a (5) días hábiles. Luego de esta notificación los cinco (5) días restantes se contaran a partir de haberse corregido el error. No se aprobara el registro a ningún proveedor, con errores subsanables en su expediente, hasta que el mismo no complete la documentación necesaria para la inscripción. Los oferentes deben de actualizar las informaciones y documentos requeridos para la inscripción cada 2 años. VII. Documentos y Aplicaciones Informáticas: Requisitos a presenta por el oferente para solicitar su inscripción (Persona Jurídica, Persona Natural y Organización no Gubernamental (ONG)). Formulario de Inscripción Persona Jurídica. Declaración Jurada para Persona Jurídica. Formulario de Inscripción Persona Natural. Declaración Jurada para Persona Natural. Formulario de Inscripción ONG. Declaración Jurada para ONG. Control de Solicitud de Check-List de Requisitos según el tipo de empresa (Jurídica, Natural u ONG). Portal de Compras y Contrataciones del VIII. Descripción del : Recepcionista de RPE 1. Entrega a los oferentes que acude personalmente a la DGCP, los formularios necesarios para completar la solicitud de registro de RPE, según el tipo de empresa. (seguir paso 6) 2. Si el oferente se ha registrado Online, solicita el reporte impreso o en su defecto el número de solicitud que suministra el portal. 2.1 Puede realizar la búsqueda por RNC o Cedula, si el oferente no recuerda el numero de solicitud. 3. Ingresa al SIGEF. 4. Busca con el número suministrado por el oferente la solicitud. Página 3 de 5

4 Analista de Proveedor del Recepcionista 5. Verifica y confirma los datos suministrados por el Oferente. 5.1 Si existe algún error u cambio, modifica directamente en el SIGEF, e imprime una copia de la misma al proveedor. 6. Recibe del oferente la documentación requerida según reglamento de la Ley y los requisitos existentes. 6.1 Si la documentación está incompleta, se informa mediante el formulario de Devolución de Expediente (según el tipo de empresa) al oferente los errores a corregir o documentación a presentar (faltante) y devuelve el expediente. 6.2 Si las solicitudes tienen algún error, debe informarle al solicitante que debe llenar correctamente el Formulario de Solicitud. 7. Al tener toda la documentación requerida para realizar el registro, registra la solicitud en el Formulario Control de Solicitud. 8. Suministra los expedientes recibidos al Analista de Proveedores del. 9. Recibe los expedientes de los oferentes. 10. Verifica nuevamente si la documentación esta completa Si existe algún error en la documentación se devuelve a la recepción.(seguir paso 14) 11. Analiza minuciosamente las informaciones contenidas en la documentación recibida por parte del oferente Validar el número de documento del Oferente en la base de datos de la Dirección General de Impuestos Internos (DGII), en la Contraloría General de la República y en la Junta Central Electoral. 12. Si los datos son correctos, procede a ingresar las informaciones en el SIGEF. (seguir paso14) 12.1 Si existe algún error en la documentación devuelve informa a la recepción.(seguir paso 13) 13. Recibe el expediente e informa al oferente vía telefónica cuales son los documentos que necesita suministrar a la DGCP para completar la inscripción. (Volver paso 6) 13.1 Informa a los oferentes los plazos y condiciones establecidos para subsanar errores. de Proveedores en el Sistema Integrado de Gestión Financiera Módulo de Compras y Contrataciones (SIGEF/SCC) Analista de Proveedores del 14. Accede al SIGEF e ingresa a la opción de Solicitud de Proveedores. 15. En la pantalla de búsqueda presiona Nuevo Si el proveedor se registró por el Portal, y completo su documentación física, busca al mismo por el número de solicitud que le fue otorgado, para fines de completar informaciones. 16. Completa los campos necesarios para completar la solicitud de registro y presiona Grabar. 17. Si la información está completa presiona el botón Terminar. El SIGEF pondrá el documento listo para la aprobación De lo contrario sigue ingresando información hasta finalizar el llenado de Página 4 de 5

5 Encargado del Departamento de Proveedores del Recepcionista de RPE los campos. 18. Facilita al encargado el expediente del proveedor que se encuentra pendiente de aprobación en el SIGEF, y le proporciona el número que genera el sistema que le corresponde al mismo. 19. Recibe el expediente desde los Analistas de Proveedores. 20. Accede al sistema y selecciona la opción de Búsqueda de Proveedor. 21. Digita el número en la pantalla de búsqueda. 22. Verifica la coherencia y veracidad de las informaciones digitadas en el SIGEF con las presentadas en físico por el proveedor. 23. Si esta correcta procede a realizar la Aprobación del mismo De lo contrario; devuelve al Analista de RPE con observaciones para fines de corrección (volver paso 9). 24. Una vez aprobado el proceso en el SIGEF, se ingresa en el Formulario el número que corresponde al Proveedor, se firma, sella y archiva el mismo. 25. Recibe las llamadas de las personas que solicitan la inscripción y les informa que esta ya ha sido realizada, indicándole como buscar su constancia en el Portal de Compras y Contrataciones del. Fin del IX. DIAGRAMA DE FLUJO: Ver anexos Página 5 de 5