CREACIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 CREACIÓN DE PROCEDIMIENTOS Sistema Informático para la Gestión de las Compras y Contrataciones del Estado Dominicano. DGCP-LPN Fecha: 09/08/2016 Santo Domingo, agosto de 2016

2 INDICE 00 Introducción Introducción Objetivo Objetivos Específicos 01 Fases del procedimiento 02 Creación del procedimiento (Fase selección) 03 Modificaciones /Adendas 04 Declaración Desierto 05 Apertura sobre económico 06 Adjudicación 07 Tareas Administrativas 08 Integración con sistemas externos 09 Informes y Estadísticas

3 INTRODUCCIÓN INTRODUCCIÓN Un Procedimiento es un conjunto de etapas y actividades necesarias para adquirir nuevos bienes, contratar servicios y obras. Los procedimientos realizados por las entidades gubernamentales de la Republica Dominicana, están amparados en la Ley sobre Compras y Contrataciones de Bienes, Servicios, Obras y Concesiones, de fecha dieciocho (18) de agosto del año dos mil seis (2006), y su modificatoria contenida en la Ley No , de fecha seis (06) de diciembre del año dos mil seis (2006); así como también su Reglamento de Aplicación, emitido mediante el Decreto , de fecha seis (06) de septiembre del año dos mil siete (2012).

4 INTRODUCCIÓN OBJETIVO AL FINALIZAR EL CURSO LOS Y LAS PARTICIPANTES SERÁN CAPACES DE REALIZAR UN PROCEDIMIENTO COMPLETO EN EL PORTAL TRANSACCIONAL. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Implementar los procedimientos correspondientes al proceso de compras y contrataciones. Proveer un detalle de acciones a seguir, para llevar adelante el circuito de compras. Estandarizar el tramite de los procesos procurando la transparencia y eficacia de los mismos.

5 INDICE 00 Introducción 01 Fases del procedimiento. 02 Creación del procedimiento (Fase selección) 03 Modificaciones /Adendas 04 Declaración Desierto 05 Apertura sobre económico 06 Adjudicación 07 Tareas Administrativas 08 Integración con sistemas externos 09 Informes y Estadísticas

6 FASES DEL PROCEDIMIENTO FASES DEL PROCEDIMIENTO Un procedimiento consta de varias fases asociadas a la operación del mismo, en este caso utilizaremos como ejemplo el proceso compras menores, a continuación las fases que componen la creación del mismo en el Portal Transaccional.

7 FASES DEL PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTOS

8 INDICE 00 Introducción 01 Fases del procedimiento. 02 Creación del procedimiento (Fase selección) 03 Modificaciones /Adendas 04 Declaración Desierto 05 Apertura sobre económico 06 Adjudicación 07 Tareas Administrativas 08 Integración con sistemas externos 09 Informes y Estadísticas

9 CREACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO FASE DE SELECCIÓN Para crear un proceso en el portal transaccional tendrá que acceder con el usuario y contraseña otorgado previamente por el administrador de la entidad.

10 CREACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO FASE DE SELECCIÓN Una vez el usuario comprador ingrese al portal transaccional deberá iniciar con la creación del procedimiento de compras tomando la siguiente ruta:

11 CREACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO FASE DE SELECCIÓN La creación del proceso en el portal transaccional esta dividido en tres campos: Tipo de proceso, Nombre y Unidad de Requisición Esta información es extraída de la selección deseada en la lista de procesos. Describir el Bien, Servicios o obra a adquirir en el proceso. Ej: Adquisiciones de Materiales Gastables.

12 CREACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO PASO 1 - INFORMACIÓN GENERAL Si la compra es una adquisición que esta planificada, puede asociarse el PACC al proceso, Si no esta planificada deberá justificar porque no esta planificada la compra.

13 CREACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO PASO 2 CONFIGURACIONES DEL PROCEDIMIENTO Una vez completados los campos del punto número1 damos clic en para habilitar los pasos siguientes. y En caso de que se haya configurado fase de observaciones, en el paso 2 tendremos el cronograma para presentación de aclaraciones.

14 CREACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO PASO 2 CONFIGURACIONES DEL PROCEDIMIENTO El paso configuraciones del procedimiento permite al usuario comprador organizar de manera cronológica las fechas relacionadas a la ejecución del procedimiento desde la publicación hasta la finalización del contrato y definir otras configuraciones tales: Pagos de anticipos, Relacionar a Mipymes, Configurar en lotes, Visitas de lugar de ejecución y las configuraciones avanzadas.

15 CREACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO PASO 3 ARTÍCULOS Y PREGUNTAS En el paso Artículos y Preguntas se podrá agregar la lista de Código UNSPC, Descripción de artículos, Cantidad, Unidad y Precio unitario estimado relacionados a los bienes o servicios a adquirir en un procedimiento.

16 CREACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO PASO 4 - EVALUACIÓN El usuario comprador podrá definir una evaluación basada en criterios eligiendo Si en el campo Definir un modelo de evaluación para este proceso. Una vez definido los criterios deberá hacer eligir Si en el campo Publicar modelos de evaluación.

17 CREACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO PASO 5 DOCUMENTOS DEL PROCEDIMIENTO En este paso podrá adjuntar todos los documentos necesarios para completar el procedimiento como es el pliego de condiciones.

18 CREACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO PASO 6 DOCUMENTOS HABILITANTES En este paso podrá seleccionar los documentos que son solicitados a los proveedores, el usuario comprador tendrá la opción de definir en que momento del proceso requiere dicha documentación si en la fase de contrato o en la fase de habilitación.

19 CREACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO DESHABIILITACIÓN PASO 7 Y 8 Los pasos Invitación 7 y Configuración de Presupuesto 8 se estarán habilitando inmediatamente se complete los pasos anteriores y dando clic en el botón

20 CREACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO PASO 7 - INVITACIÓN El usuario de compra a través del paso invitación podrá seleccionar los proveedores que desean invitar a participar al procedimiento, siempre y cuando estén en el mismo rubro seleccionado en el proceso. Los proveedores seleccionados recibirán una alerta en su correo electrónico y podrán encontrar también la invitación en el área notificaciones en el Área de Trabajo del procedimiento.

21 CREACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO PASO 8 CONFIGURACIÓN DEL PRESUPUESTO En configuración del presupuesto tenemos tres campos que son obligatorios completar: Destino del gasto. Origen de los recursos. Y Configurar la cuenta presupuestaria. El usuario tramitador luego de completar los campos y cargar el documento deberá dar clic en

22 CREACIÓN DE UN PROCEDIMIENTO FASE DE SELECCIÓN Una vez completados todos los pasos, se hace clic en el botón publicar y el procedimiento quedará publicado.

23 INDICE 00 Introducción 01 Fases del procedimiento 02 Creación del procedimiento (Fase selección) 03 Modificaciones /Adendas 04 Declaración Desierto 05 Apertura sobre económico 06 Adjudicación 07 Tareas Administrativas 08 Integración con Sistemas Externos 09 Informes y Estadísticas

24 MODIFICACIONES / ADENDAS MODIFICACIONES / ADENDAS El Portal Transaccional permite realizar modificaciones a los procedimientos, a través de la ventana modificaciones en la carpeta del procedimiento. Las modificaciones o adendas que podrán realizarse son las siguientes: Modificación en las fechas del cronograma Cambiar configuración Cambiar el formulario de artículos y preguntas. Cambiar la evaluación Cambiar pliegos y documentación

25 INDICE 00 Introducción 01 Fases del procedimiento 02 Creación del procedimiento (Fase selección) 03 Modificaciones /Adendas 04 Declaración Desierto 05 Apertura sobre económico 06 Adjudicación 07 Tareas Administrativas 08 Integración con sistemas externos 09 Informes y Estadísticas

26 DECLARACIÓN DESIERTO Un proceso podrá ser declarado desierto en caso de no recibir ofertas en el tiempo definido, esta acción podrá ser realizada siempre y cuando haya pasado el tiempo de presentación de oferta y no se presentará ningún interesado.

27 DECLARACIÓN DESIERTO El usuario comprador tendrá la opción de Relanzar el proceso nuevamente, en caso de elegir SI el portal transaccional creará una copia del proceso y podrá realizar las modificaciones de lugar.

28 DECLARACIÓN DESIERTO

29 INDICE 00 Introducción 01 Fases del procedimiento 02 Creación del procedimiento (Fase selección) 03 Modificaciones /Adendas 04 Declaración Desierto 05 Apertura sobre Económico 06 Adjudicación 07 Tareas Administrativas 08 Integración con sistemas externos 09 Informes y Estadísticas

30 APERTURA SOBRES ECONÓMICOS APERTURA DE OFERTAS Las ofertas de los proveedores son recibidas en el Portal Transaccional con la información encriptada. En la fecha y hora de la apertura definida, en la opción Fases de Apertura del expediente, tendrá el botón Apertura de ofertas.

31 APERTURA SOBRES ECONÓMICOS APERTURA DE SOBRES El usuario tiene que pulsar el botón Iniciar o Abrir Sobres.

32 APERTURA SOBRES ECONÓMICOS APERTURA DE SOBRES Después aperturados los sobres tendrá acceso al contenido de las ofertas, podrá descargar documentos y la lista de precios de dichas ofertas. En la fase de apertura de oferta, se encuentra la opción de documentos, aquí se puede cargar el acta de apertura.

33 APERTURA SOBRES ECONÓMICOS CALIFICAR O DESCALIFICAR OFERTAS El usuario tendrá que calificar las ofertas en el paso Fases de Apertura, ya que éstas se encuentran con el estado Pendiente. De está forma podrá: Calificar todos los pendientes; Descalificar todos los pendientes: se tendrá que indicar el motivo; Calificar ( una oferta en concreto); Descalificar ( una oferta en concreto): se tendrá que indicar el motivo. Al concluir la evaluación tendrá que pulsar el botón Confirmar

34 INDICE 00 Introducción 01 Fases del procedimiento 02 Creación del procedimiento (Fase selección) 03 Modificaciones /Adendas 04 Declaración Desierto 05 Apertura sobre Económico 06 Adjudicación 07 Tareas Administrativas 08 Integración con sistemas externos 09 Informes y Estadísticas

35 ADJUDICACIÓN ADJUDICACIÓN La Adjudicación podrá realizarse desde diferentes opciones dentro del Portal Transaccional: En la fase de apertura, pulsando el botón Ir a Selección A partir del mapa comparativo de precios, o sea, tras el estudio de precios, la entidad tiene la posibilidad de adjudicar con base en ese análisis, pulsando el botón Ir a informe de selección. En el área de trabajo del procedimiento, en la opción crear en el informe procesos de adjudicación. siempre que se crea una adjudicación, la plataforma le asigna una numeración única (id de la adjudicación).

36 INDICE 00 Introducción 01 Fases del procedimiento 02 Creación del procedimiento (Fase selección) 03 Modificaciones /Adendas 04 Declaración Desierto 05 Apertura sobre Económico 06 Adjudicación 07 Tareas Administrativas 08 Integración con sistemas externos 09 Informes y Estadísticas

37 Tareas Administrativas TAREAS ADMINISTRATIVAS Esta funcionalidad va a permitir crear tareas asignadas al órgano rector. Flujo de creación de tarea administrativa hecho por una empresa:

38 Tareas Administrativas TAREAS ADMINISTRATIVAS El usuario del órgano rector se loguea en el portal transaccional, ingresando su usuario y contraseña. El portal transaccional presenta el área de trabajo y dentro de esta, la opción Tareas administrativas. El usuario selecciona la opción Tareas administrativas > Modificar. En la Pantalla de edición el usuario podrá: Empezar Tarea Adjuntar archivos Remover archivos Aprobar o Enviar a Aprobación Rechazar Cancelar

39 INDICE 00 Introducción 01 Fases del procedimiento 02 Creación del procedimiento (Fase selección) 03 Modificaciones /Adendas 04 Declaración Desierto 05 Apertura sobre Económico 06 Adjudicación 07 Tareas Administrativas 08 Integración con Sistemas Externos Preventivo 09 Informes y Estadísticas

40 Integración Con Sistemas Externos PREVENTIVO El servicio del Preventivo será creado en los siguientes procesos de negocio: Preparación de un procedimiento: Solicitud de creación Cancelación de un procedimiento: Solicitud de disminución total Suspensión de un procedimiento (de forma opcional): Solicitud de disminución total Solicitud de aumento Declaración desierto de un procedimiento: Solicitud de disminución total Modificación o adenda al procedimiento: Solicitud de aumento Solicitud de disminución

41 INDICE 00 Introducción 01 Fases del procedimiento 02 Creación del procedimiento (Fase selección) 03 Modificaciones /Adendas 04 Declaración Desierto 05 Apertura sobre Económico 06 Adjudicación 07 Tareas Administrativas 08 Integración con Sistemas Externos 09 Informes y Estadísticas

42 Informes y Estadísticas INFORMES Y ESTADÍSTICAS El usuario podrá acceder a los informes y estadísticas emitidos por la plataforma para la entidad, estos reportes se actualizaran diariamente de manera automática, el portal transaccional presentará un conjunto de gráficas las cuales se podrán exportar al ordenador en formato Excel o PDF. Para acceder al área de reportes y estadísticas el usuario deberá hacer clic en el menú Informes y estadísticas del área de trabajo en la plataforma..

43 MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN.. Teléfono: Fax: Asistencia Técnica Correo Electrónico: Teléfono: , opción 2. Dirección: Pedro A. Lluberes, Esq. Manuel Rodríguez Objío, Santo Domingo, D.N., República Dominicana Orquidea Almonte oalmonte.indracompany.com Gustavo Mejía Ricart #93 Torre Piantini 7º piso local 701, Ensanche Piantini Santo Domingo, República Dominicana