Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper Mayo de 2011

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1 Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper Mayo de 2011 Ronda Guglielmo Marconi, 9 Parque Tecnológico Paterna Valencia Spain T ventas@preference.es Please Recycle PrefSuite Document

2 Contenidos 1. Propósito 3 2. Introducción 4 3. Pedidos de cambio de color con material en el almacén 5 4. Pedidos de cambio de color con material en el proveedor Pedidos de cambio de color desde las Necesidades de material Configuraciones necesarias Funcionamiento 17 Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper 2

3 1. Propósito Este documento explica las dos formas diferentes de realizar pedidos de cambio de color, existentes en PrefGest, para enviar los perfiles en bruto a lacar. Las personas a las que va dirigido son aquellas que se encargan de llevar a cabo los pedidos de compra de cambio de color. Es necesario el conocimiento previo en creación de pedidos a proveedor, edición de proveedores, almacenes, e introducción de datos constructivos y datos de compra para materiales. Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper 3

4 2. Introducción En los pedidos de cambio de color pueden presentarse dos situaciones: que los materiales a lacar se encuentren en un almacén propio, o se encuentren ya en el proveedor de lacado. El procedimiento a seguir por lo tanto no será el mismo en ambos casos, por lo que a continuación se explican las dos formas diferentes posibles. Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper 4

5 3. Pedidos de cambio de color con material en el almacén Para dar de alta este tipo de pedidos, previamente debe estar creado el almacén para el cambio de color, en el que aparecerán en stock los materiales que serán enviados a lacar. Ese almacén al que se enviarán los materiales a lacar, debe tener un proveedor asignado, y éste sólo debe estar asociado a un solo almacén. Para añadir un pedido de cambio de color, en la aplicación Presupuestos Pedidos Albaranes y Facturas, que se encuentra dentro del grupo Compras de PrefGest, pulsar el botón (Añadir) de la barra de herramientas. El Tipo de documento será Pedido, en Clase, seleccionar Cambio de color, luego el proveedor de lacado y pulsar Añadir. Ver Figura 1. Figura 1. Añadir pedido de cambio de color. Aparece entonces la ventana en la que se incluirá el contenido del pedido de cambio de color. Para ello, llevar a cabo los siguientes pasos: 1. Indicar, en la grid de la parte central, los materiales en bruto, arrastrando las referencias finales desde el árbol de materiales o escribiéndolas directamente en la columna Referencia. 2. En la columna Cambio Referencia, introducir la referencia del color al que se debe lacar y pulsar Enter. Aparece entonces automáticamente el color de esta referencia en la columna Cambio color, indicando el color al que se lacará la barra. 3. Pulsar el botón Guardar de la barra de herramientas. Ver Figura 2. Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper 5

6 Figura 2. Datos en el pedido de cambio de color. En la Figura 2 se puede observar que en la columna Almacén de Salida se muestra el almacén en que se encuentra ahora la referencia que mandamos a lacar, es decir, la referencia en bruto. Y el precio unitario (columna I.U.) se calcula teniendo en cuenta la información indicada en el proveedor en los precios de lacado, según la siguiente fórmula: donde, PU = S*PL + S*PA + PC*NC PU = Precio Unitario por metro. El precio total de la línea se multiplica por el total de metros. S = Sección (dm 2 /metro). PL = Precio Lacado. PA = Precio Anodizado. PC = Precio cara por metro. NC = Número de caras a tratar. Los datos de Precio Lacado, Precio Anodizado y Precio cara por metro se obtienen de la tarifa asignada en el documento de compras, teniendo en cuenta el color del material. Ver Figura 3. Figura 3. Datos de lacado, anodizado y caras en la tarifa. A continuación, mediante un ejemplo, se explicarán los siguientes pasos del procedimiento: Veamos, desde la aplicación Almacenes, lo que hay en stock de esta referencia en este almacén; como se puede observar en la Figura 4, para la referencia en bruto tenemos 50 unidades, y para la referencia en color ROJO, no existen barras. Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper 6

7 Figura 4. Stock de la referencia en bruto, en color no hay en stock. El importe que aparece en la columna I.U., es el de compra de ese material, indicado en los datos de compra de la referencia en bruto, para el proveedor principal de la misma. Ver Figura 5. Figura 5. Precio de compra de la referencia en bruto. Recordar que un almacén aparece valorado (es decir, muestra información en las columnas I.U. e Importe) siempre y cuando se pulse en la opción Valorar almacén, y se seleccione un Precio y/o Tarifa según el cual se quiera valorar el mismo. Ambas opciones se encuentran en la parte inferior de la ventana de visualización de un almacén. 4. Para que quede reflejado el envío del pedido al proveedor, pulsar del menú Operaciones la opción Enviar pedido. Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper 7

8 5. Cuando se confirma el pedido, seleccionar la opción de menú Operaciones >> Confirmar pedido. 6. Una vez confirmado el pedido de cambio de color, se envían los materiales al proveedor, ya que en este caso los materiales en bruto se encuentran en un almacén propio. Antes de realizar esta operación, aclaremos los almacenes que desde aquí utilizamos: en la columna Almacén de Salida se muestra el almacén en el que se encuentran ahora los materiales en bruto, en el área Datos del Proveedor se encuentra el proveedor al cual se enviarán las barras, que tiene asociado un almacén de color en el que se encontrarán las barras cuando sean enviadas, y en el campo Almacén de la tabla se muestra el almacén en el que entrarán los materiales cuando se reciban lacados desde el proveedor, que en este caso es el mismo almacén en que se encuentran ahora pero pueden no coincidir. Ver Figura 6. Figura 6. Almacenes que intervienen en el pedido de cambio de color. Para enviar los materiales al proveedor, seleccionar entonces del menú Operaciones la opción Enviar material. Si se comprueba ahora el contenido de los almacenes, como ya se envió el material al proveedor, el almacén en que se encontraba cambia, como se puede observar al actualizar el stock de éste, ya que ahora hay 49 barras (ver Figura 7) y antes había 50 (ver Figura 4). Figura 7. Stock de la referencia en bruto en el almacén Principal. Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper 8

9 Y si se comprueba el contenido del almacén de color, es decir, al que se le asoció el proveedor de lacado, se puede observar que hay una barra de este material en bruto. Ver Figura 8. Figura 8. Stock de la referencia en bruto en el Almacén de lacado. 7. Cuando se reciban los materiales lacados, se debe generar el albarán. Para ello, desde el pedido de cambio de color, seleccionar del menú Operaciones la opción Generar albarán. En caso de recibir menos material, indicar la cantidad correcta en la columna A recibir y pulsar Aceptar. En pantalla se muestra entonces el albarán generado. Ver Figura 9. Figura 9. Albarán de recepción del material lacado. Continuando con el ejemplo, verifiquemos ahora el contenido de los almacenes. Veamos primero el almacén de color: al actualizar se puede ver que ya no aparecen líneas ya que no contiene material porque ha sido recibido en su totalidad en este ejemplo. Ver Figura 10. Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper 9

10 Figura 10. Stock del almacén de lacado una vez recibido el material. Y si se observa ahora el almacén en que se recibieron los materiales, se puede ver que para esa referencia en color ROJO ahora hay 1 ya que llegó desde el proveedor. Ver Figura 11. Figura 11. Stock del almacén en el que se recibe el material lacado. Si se observa en la figura anterior el precio de la barra lacada, éste es de 4,17429, que es el resultado de sumar el precio de compra de la barra en bruto (4 como puede verse en la Figura 5) + el precio de lacar la barra (0,17429 como se vio en la Figura 2). Para que se muestre ese precio sumado de esa manera, en la parte inferior de la ventana se debe seleccionar en la combo Precio la opción Precio de compra (FIFO). Éste es el procedimiento completo que debe seguirse para realizar pedidos de cambio de color cuando el material en bruto se encuentra en un almacén propio. Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper 10

11 4. Pedidos de cambio de color con material en el proveedor Para dar de alta este tipo de pedidos, previamente debe estar creado el almacén para el cambio de color, en el que aparecerán en stock los materiales que tiene el proveedor y que nos enviará una vez lacado. Este almacén habrá sido creado como Externo, ya que los materiales no se encuentran físicamente en nuestro almacén. Este almacén debe tener un proveedor asignado, el proveedor de lacado, y éste sólo debe estar asociado a un almacén. Ver Figura 12. Figura 12. Creación del almacén externo. Para añadir un pedido de cambio de color, en la aplicación de PAFs de compras, seguir los 3 pasos explicados en el punto 3 de este documento, página 5. El campo Almacén de Salida se tiene en cuenta para los pedidos de cambio de color si el material se encuentra en un almacén propio. En este caso los materiales se encuentran en el proveedor de lacado, por lo que no se hará uso de este campo. Y el precio unitario (I.U.) se calcula teniendo en cuenta la información indicada en la tarifa del documento de compras, en la pestaña importes para pintura, tal y como se explica en la página 6. Ver Figura 13. Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper 11

12 Figura 13. Creación del pedido de cambio de color. A continuación, mediante un ejemplo, se explicarán los siguientes pasos del procedimiento: Veamos, desde la aplicación Almacenes, lo que hay en stock de esta referencia en este almacén; como se puede observar, para la referencia en bruto tenemos 10 unidades. Ver Figura 14. Figura 14. Stock de la referencia en bruto en el almacén externo. En la figura anterior se puede ver también, en la columna I.U., el precio de compra del material, ya que se está valorando el almacén de esa manera, tal y como puede observarse en la parte inferior de la imagen. En el pedido de cambio de color, seguir los pasos 4 y 5 explicados en la página 8. Cuando se reciba el material lacado, se debe generar el albarán. Pero antes verifiquemos el contenido del almacén en el que se recibirá el material lacado, o sea, el que figura en el campo Almacén del pedido de cambio de color. Ver Figura 15. Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper 12

13 Figura 15. Stock de la referencia con color en el almacén, antes de recibir el material lacado. Se puede ver que para esta referencia no hay unidades en color ROJO. Estando en el pedido, para generar el albarán, seleccionar la opción de menú Operaciones >> Generar albarán, en caso de recibir menos material, se indica en la columna A recibir. En pantalla se muestra entonces el albarán generado. Ver Figura 16. Figura 16. Albarán de recepción del material lacado. Verifiquemos ahora el contenido de los almacenes. Veamos primero el almacén de color, al actualizar podemos ver que hay 9 referencias para este material en bruto ya que una fue enviada lacada al almacén propio. Ver Figura 17. Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper 13

14 Figura 17. Stock en el almacén de lacado del proveedor. Veamos ahora el almacén en que se recibieron los materiales. Podemos ver que para esa referencia en color ROJO ahora hay 1 barra que es la que envió lacada el proveedor. Ver Figura 18. Figura 18. Stock en el almacén de recepción del material lacado. Éste es el procedimiento completo que debe seguirse para realizar pedidos de cambio de color cuando el material en bruto se encuentra en el almacén del proveedor. Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper 14

15 5. Pedidos de cambio de color desde las Necesidades de material En versiones anteriores de PrefSuite, no se podían generar pedidos de cambio de color desde las necesidades de material de un documento de ventas o lote de producción. Era necesario crear un documento de compras de cambio de color desde cero, como se ha explicado en los puntos anteriores, e insertar manualmente las referencias en el pedido de compra seleccionando el color destino. A partir de la versión , es posible crear pedidos de cambio de color desde las necesidades de material, mediante la opción de menú Necesidades >> Generar pedidos, y seleccionando la opción Cambio de Color. Figura 19. Crear pedido de cambio de color desde Necesidades de material. En este caso, las bases para realizar los pedidos de cambio color de la forma estándar, la definición de almacenes y la gestión de los precios es lo indicado en los puntos anteriores. Este punto únicamente evita el paso de generar el documento de cambio de color manualmente. Pero la gestión del material descrita en los puntos anteriores, importes y la gestión de almacenes es idéntica para este caso Configuraciones necesarias Para que PrefGest sea capaz de determinar automáticamente qué referencia es el material en bruto correspondiente a una referencia coloreada, es necesario usar el concepto de materia prima. Por lo tanto, tendremos una materia prima (que a su vez es un color) y una referencia final con este color. Veamos un ejemplo: Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper 15

16 Color que hará de materia prima: Materia prima: Figura 20. Color Es Materia Prima. En este ejemplo, ALUMINIO EN BRUTO. Figura 21. Materia prima ALUMINIO EN BRUTO. Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper 16

17 Materiales: Figura 22. Referencia final en ALUMINIO EN BRUTO. Color (cualquiera que se pueda asociar a los modelos): Figura 23. Color basado en la materia prima ALUMINIO EN BRUTO Funcionamiento Hay cuatro columnas nuevas en PrefSuite 2008 (con respecto a las versiones anteriores), en el apartado Necesidades de material, en un documento de ventas: Referencia en bruto Color bruto Bruto en Stock Bruto a pedir Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper 17

18 Figura 24. Nuevas columnas en Necesidades de material. La Referencia y Color en bruto, los obtiene escogiendo la referencia final cuyo color Es materia prima. Se selecciona la materia prima correspondiente al color seleccionado en el modelo (ver figura 21). El Bruto en Stock es el stock disponible de esa referencia en el almacén que tiene asignado por defecto, si lo tiene. Y el Bruto a pedir, es la cantidad TOTAL de bruto necesario para conseguir luego los colores necesarios. Es decir, si hay dos colores basados en la misma materia prima, en esta columna suma la cantidad total a comprar (sumando lo necesario para obtener el total de barras en los dos colores finales), por lo tanto, puede no coincidir con la columna Cantidad. Una vez generadas las necesidades de material, se puede hacer el pedido de cambio de color, desde la opción de menú Necesidades >> Generar pedidos. Figura 25. Generar pedidos desde las necesidades de material. Aparecerá el asistente de generación de pedidos de compra, donde escogeremos la clase Cambio de Color. Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper 18

19 Figura 26. Elegir Cambio de Color. A continuación se selecciona el proveedor para el pedido de cambio de color. Los proveedores que aparecen en la lista desplegable, son aquellos que se hayan indicado en algún almacén externo (cuando el almacén es al mismo tiempo un proveedor). Figura 27. Elegir el proveedor de lacado. Por último, una vez generado el pedido, en éste hay información acerca del documento de ventas para el cual se generó el pedido de cambio de color, pinchando en el botón Procedencias que aparece encima de la grid. Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper 19

20 Figura 28. Pedido de cambio de color generado desde las Necesidades de material. Pedidos de Compra de Cambio de Color en V2008 WhitePaper 20