1. Nombre del instructivo: INSTRUCTIVO PARA HACER PUBLICACIONES EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN EXTERNOS A LA UNIVERSIDAD DE GUANAJUATO

Transcripción

1 1. Nombre del instructivo: 2. Objetivo: Describir los lineamientos generales a observar por las entidades académicas y dependencias administrativas para obtener la prestación del servicio de publicación de información a través de diferentes medios de comunicación externos a la Universidad de Guanajuato (periódicos, revistas, radio, televisión, internet, entre otros). 3. Alcance: Se aplica ante las solicitudes para publicar información (esquelas, felicitaciones, avisos, convocatorias) en medios de comunicación externos a la Universidad de Guanajuato que son realizadas por los Campus Universitarios, el Colegio de Nivel Medio Superior, así como de las dependencias administrativas de la Rectoría General. Elaboró: Revisó: Aprobó: NAVA LÓPEZ MÓNICA ALEJANDRA JUÁREZ GARCÍA CLAUDIA DANIELA ARENAS GUZMÁN MARGARITA 27/09/ IN-DCE-04 1 de 7

2 4. Definiciones: Instancia solicitante Son las entidades académicas y académico-administrativas que requieren el servicio de publicación de información en medios externos a la Universidad de Guanajuato. En términos de la Ley orgánica vigente, tales entidades pueden ser: Campus Divisiones Departamentos Escuelas de Nivel Medio Superior Asimismo, se considerarán a las dependencias administrativas de la Rectoría General, de los Campus Universitarios y del Colegio de Nivel Medio Superior. Enlace de Comunicación y Enlace Es el personal que ha sido designado para coordinar labores de comunicación y difusión en los Campus Universitarios, en el Colegio de Nivel Medio Superior y en las dependencias administrativas de la Rectoría General. Inserciones Es toda publicación que genera una erogación que se difunde en los medios de comunicación externos a la UG. Las inserciones que se pueden hacer en cada medio de comunicación son: esquelas, felicitaciones, avisos, convocatorias e información a solicitud del usuario. Esquela Es el aviso del deceso de una persona que se publica en los periódicos. Por este medio, se manifiestan las condolencias de los integrantes de la comunidad universitaria a los deudos de la persona fallecida. Felicitación Son inserciones en prensa en las cuales se felicita a nombre de la comunidad universitaria, con motivo de logros destacados de algún miembro de la misma; para alguna persona o institución relacionada con la UG en el ámbito académico, de investigación o como benefactor de la misma. 27/09/ IN-DCE-04 2 de 7

3 5. Método de Trabajo: DE LA ORGANIZACIÓN 1. La difusión del quehacer universitario se realiza de manera coordinada entre las instancias solicitantes, los responsables de Comunicación y Enlace; y la Dirección de Comunicación y Enlace. 2. La instancia solicitante aporta los insumos necesarios para proceder con la publicación en medios externos. 3. Los responsables de Comunicación y Enlace; consolidan las solicitudes, validan la información a publicar sobre el quehacer universitario, junto con la instancia solicitante y la remiten a la Dirección de Comunicación y Enlace, mediante el uso del Sistema para realizar solicitudes de publicación en medios de comunicación externos a la Universidad. Por lo anterior, el envío y actualización de la información a publicar solamente podrá ser proporcionada a la Dirección Comunicación y Enlace por los enlaces de comunicación y enlace correspondientes. 4. La Dirección Comunicación y Enlace lleva a cabo las tareas conforme lo describe el presente instructivo. CORRESPONDE A LAS INSTANCIAS SOLICITANTES 1. Realizar la solicitud de publicación en medios de comunicación externos, mediante el mecanismo que haya sido establecido por el responsable de Comunicación y Enlace de su correspondiente Campus, Colegio del Nivel Medio Superior y dependencias administrativas de la Rectoría General. 2. Entregar la información completa y correcta que desea publicar, junto con la solicitud, a los responsables de Comunicación y Enlace de los Campus Universitarios y del Colegio de Nivel Medio Superior, cumpliendo con las siguientes características: a) Entrega de información de manera electrónica. b) En todos los casos, en una resolución mayor o igual a 300 dpi y con un peso menor o igual a 10 Mb. 3. Informar el código programático al cual será descargado el monto de la publicación, asegurándose de que dicho código cubra el total de la erogación, de no ser así no se procederá con la publicación. 4. Los contenidos de los mensajes institucionales a difundirse serán responsabilidad de la instancia que solicita su publicación, atendiéndose los siguientes criterios generales: a) manejo responsable de la información (oportuna, precisa y veraz); 27/09/ IN-DCE-04 3 de 7

4 b) uso correcto del lenguaje; c) no podrán contener referencias religiosas y/o políticas. CORRESPONDE A LOS RESPONSABLES DE COMUNICACIÓN Y ENLACE Una vez recibida la información a publicar, los Responsables de Comunicación y Enlace deberán realizar una revisión de los contenidos, redacción y ortografía. 1) La información revisada será remitida al Coordinador de la Red de Comunicación y Enlace de manera digital, pudiéndose entregar de manera personal o por correo electrónico a las direcciones: redenlaceugto@gmail.mx con copia a nava.alejandra@ugto.mx. 2) La información a publicar será revisada por parte de la Dirección Comunicación y Enlace, para asegurar que no existan errores en ortografía, redacción o imprecisiones en la información. 3) El envío de la información Coordinador de la Red de Comunicación y Enlace para difundir el quehacer universitario se efectuará de lunes a viernes con horario límite de las 15:00 horas. CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LAS SOLICITUDES 1. Con la finalidad de que las publicaciones en medios de comunicación se generen en tiempo y forma, éstas deberán ser requeridas por la instancia solicitante a los responsables de Comunicación y Enlace con la antelación oportuna, a efecto de que la Dirección de Comunicación y Enlace reciba la solicitud con al menos 2 días hábiles previos a la publicación, considerando además el medio de comunicación seleccionado, y tomando en cuenta los requerimientos técnicos para cada uno de ellos. 2. En aquellos casos donde la instancia solicitante requiera apoyo de diseño gráfico, se deberán seguir los lineamientos para la elaboración de productos de diseño gráfico establecidos por los responsables de Comunicación y Enlace y por la Dirección de Comunicación y Enlace. Las solicitudes deberán realizarse por los responsables de Comunicación y Enlace a través del sistema disponible en la dirección: 3. Los archivos con la información a publicar deberán enviarse de manera digital mediante correo electrónico, por parte del Coordinador de la Red de Comunicación y Enlace, a las direcciones: redenlaceugto@gmail.com con copia a nava.alejandra@ugto.mx 27/09/ IN-DCE-04 4 de 7

5 4. El responsable de Comunicación y Enlace correspondiente deberá confirmar, vía telefónica o por correo electrónico, con el Coordinador de la Red de Comunicación y Enlace, las características de la solicitud y la recepción de los archivos complementarios. 5. El envío de solicitudes a los medios de comunicación externos se realizará exclusivamente a través del Asistente de Publicaciones de la Dirección de Comunicación y Enlace. 6. En caso de existir alguna situación por parte del medio de comunicación por la cual no se pueda realizar la publicación de la inserción solicitada, Coordinador de la Red de Comunicación y Enlace notificará al responsable de Comunicación y Enlace correspondiente para acordar la manera en la que se procederá para atender su solicitud. 7. El costo derivado de la publicación de inserciones en medios de comunicación será cubierto por la instancia solicitante. 8. La Dirección de Comunicación y Enlace analizará aquellas situaciones no previstas en los presentes lineamientos, en coordinación con el responsable de Comunicación y Enlace de la entidad correspondiente, a fin de dar una solución adecuada a cada caso. 9. El responsable de Comunicación y Enlace notificará a la instancia solicitante el status de la publicación solicitada. ESQUELAS 1. Únicamente se publicará una esquela a nombre de la institución. 2. La publicación de la esquela se efectuará en un solo periódico y no generará un costo para la instancia solicitante, ya que en ella se manifiestan, de manera institucional, las condolencias de los integrantes de la comunidad universitaria a los deudos de la persona fallecida. 3. Se publicarán esquelas en los siguientes casos: Fallecimiento de algún miembro de la comunidad universitaria. Familiares de algún miembro de la comunidad universitaria, cuando exista una relación filial con personas con quienes se tenga parentesco consanguíneo en línea directa ascendente, descendente o colateral en primer grado (padres, hijos y hermanos), o por afinidad en primer grado (cónyuge). Miembros de la sociedad en general que hayan tenido una relación institucional con la Universidad de Guanajuato. Titulares de los poderes públicos del Estado o miembros de sus Órganos de Gobierno y Organismos Públicos Autónomos. 27/09/ IN-DCE-04 5 de 7

6 En los casos que la Rectoría General así lo solicite. 4. Ningún funcionario universitario podrá firmar una esquela a título personal. FELICITACIONES 1. Únicamente se publicará una felicitación a nombre de la institución. 2. Se publicarán felicitaciones en los siguientes casos: Logros destacados de algún miembro de la comunidad universitaria. Felicitación para alguna persona o institución relacionada con la Universidad de Guanajuato en el ámbito académico, de investigación o como benefactor de la misma. Titulares de los poderes públicos del Estado o miembros de sus Órganos de Gobierno y Organismos Autónomos. En los casos que la Rectoría General así lo solicite. 3. Ningún funcionario universitario podrá firmar una felicitación a título personal. CANCELACIONES DE LAS SOLICITUDES 1. Las cancelaciones de solicitudes de inserción en medios de comunicación serán a petición de la instancia solicitante. 2. La instancia solicitante notificará de cualquier cancelación al responsable de Comunicación y Enlace con la antelación oportuna, a efecto de que la Dirección de Comunicación y Enlace gestione la cancelación de la misma, de acuerdo con las políticas del medio solicitado. 3. Para proceder con las cancelaciones, la instancia solicitante notificará de esto al responsable de Comunicación y Enlace correspondiente, quien a su vez deberá contactar al Coordinador de la Red de Comunicación y Enlace de la Dirección de Comunicación y Enlace para notificar tal cancelación. 4. Una vez notificado de tal cancelación, el Coordinador de la Red de Comunicación y Enlace de la Dirección de Comunicación y Enlace hará el registro correspondiente en el Sistema para realizar solicitudes de publicación en medios de comunicación externos a la Universidad. 5. Los gastos que se generen por concepto de cancelación de la solicitud de publicación correrán a cargo de la instancia que solicita su publicación. 6. En caso de no realizar la cancelación conforme a las políticas del medio de comunicación requerido, se harán los cargos correspondientes a la instancia que solicita su publicación. 27/09/ IN-DCE-04 6 de 7

7 27/09/ IN-DCE-04 7 de 7