MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RADIO UNIVERSIDAD PACHUCA

Transcripción

1 DRUP-MP Fecha de Elaboración: 15/01/07 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LA DIRECCIÓN DE RADIO UNIVERSIDAD PACHUCA Fecha de Actualización: 21/08/17 Versión: 1

2 Índice 1. Introducción: Objetivo del Manual: Listado de Procedimientos: Desarrollo de los procedimientos: Anexos:

3 1. Introducción: Con la finalidad de alcanzar los objetivos institucional estratégico y sustantivo de la Educación- Formación, la Universidad cuenta con los procesos estratégicos de Gobierno, Gestión y Control y dentro del Estatuto General, la Dirección de Radio Universidad, la dirección de Radio Universidad Pachuca, es la responsable de difundir interna y externamente el quehacer universitario; comunicando las diferentes actividades de la Institución, poner al servicio de la comunidad universitaria las relaciones y vínculo que tiene la institución con la sociedad con la finalidad del engrandecimiento de la misma. 3

4 2. Objetivo del Manual: Conocer de manera clara y detallada el procedimiento y desarrollo de las actividades que realiza la Dirección de Radio Universidad Pachuca, además de servir como apoyo a las actividades diarias del personal que conforma la dirección así como el de nuevo ingreso. 4

5 3. Listado de Procedimientos: 1. Producción y Transmisión de material Radiofónico 5

6 4. Desarrollo de los procedimientos: 6

7 PROCEDIMIENTO: Producción y transmisión del material radiofónico OBJETIVO: Articular las funciones sustantivas de la universidad Docencia, Investigación y Posgrado, Extensión y Vinculación Comunidad universitaria y público en general ALCANCE: Fecha de elaboración: Fecha de Actualización: 06/09/17 Versión: 1 DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO: 1. Recepción de la solicitud de servicio 2. Verificación de la solicitud (En caso de no ser aceptada la solicitud se notifica al área solicitante) 3. Elaboración de Orden de Trabajo 4. Asignación de la solicitud y Registro en Bitácora de control de producción Dirección 5. Registro y entrega de orden de trabajo 6. Pre-producción y producción del material 7. Registro de orden de trabajo en Bitácora de Grabación 8. Grabación 9. Verificación de la grabación 10. Envió del material al área de transmisión 11. Verifica el contenido del envió y registra en Bitácora 12. Envió de la encuesta de satisfacción de usuario 13. Entrega la orden de trabajo 14. Termina el registro en bitácora 15. Memorándum de pautas 16. Concluye el registro de la solicitud. 7

8 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DEL PROCEDIMIENTO: Área de Recepción 1. Recibe el oficio de solicitud de las dependencias universitarias y/o externas, lo dirige a la Dirección para su revisión. Dirección 2. Revisa el documento y determina la aceptación o rechazo de acuerdo a los lineamientos establecidos por la Dirección de Radio Universidad Pachuca. En caso de ser rechazada se le llama al solicitante vía telefónica o por correo electrónica explicándole el motivo, y se regresa al paso número 1 hasta que no exista ninguna observación. En caso de estar correcto se devuelve al área de recepción, para el trámite correspondiente. Área de Recepción 3. Registra en Bitácora de Recepción, asignando un número de control al formato Orden de Trabajo, lo reenvía a la Dirección para el siguiente paso Dirección 4. Asigna y registra la Orden de trabajo en la Bitácora de Control de Producción Dirección al productor quien se encargara de producir el material y cumplir con las indicaciones dadas por la dirección. Área de Recepción 5. Registra y entrega la orden de trabajo al productor que asigno la dirección, obteniendo la firma de recibido en la Bitácora de Recepción, quedando así evidencia del seguimiento de la solicitud. 8

9 SISTEMA UNIVERSITARIO DE RADIO Y TELEVISION Área de Producción 6. Con la información expresada en la solicitud de servicio que acompaña a la orden de trabajo, procede la pre-producción del material: Realiza guión, selecciona la música y elige la voz que grabará el material. Área de Grabación 7. El productor presenta al operador de grabación la orden de trabajo, misma que registra en la Bitácora de Cabina de Grabación 8. Se realiza la grabación del material (Promocional, Cápsulas, Perifoneos, Programas, voz en off) 9. Una vez grabado el material radiofónico, es revisado por uno de los productores alternos, si se aprueba, firma la Orden de trabajo, misma que el productor presentará al área de transmisión. 10. El operador envía el material grabado para su transmisión con pautas y vigencia determinada por el productor. Área de Transmisión 11. Corrobora los datos de identificación del material enviado, con los datos asentados en la Orden de trabajo y Registra su recepción anotando las instrucciones como la frecuencia, vigencia y pauta en la Bitácora electrónica de transmisión, siempre y cuando se trate de una cápsula o de un promocional. Área de Producción 12. Una vez que se transmite al aire el material radiofónico, envía por correo electrónico el formato de Encuesta de Satisfacción al usuario, solicitando su llenado para el cumplimiento total de su Orden de trabajo asignada. 9

10 SISTEMA UNIVERSITARIO DE RADIO Y TELEVISION 13. Devuelve la orden de trabajo al área de recepción, debidamente requisitada y agregando de manera impresa el guión del material producido que respalda su grabación. Área de Recepción 14. Registra la información contenida en la Orden de trabajo concluida en la Bitácora de Recepción y Producción diaria. 15. Elabora un memorándum que se envía al área solicitante. En dicho documento se informa la frecuencia y vigencia al aire de su material Dirección 16. Integra la información contenida en la orden de trabajo en la Bitácora de control de producción Dirección, dando por concluida y atendida la solicitud. 10

11 5. Anexos: Solicitud de Servicio (oficio) Orden de Trabajo (Formato) Bitácora de Recepción (Formato) Bitácora de Dirección (Formato electrónico) Bitácora de cabina de grabación (Formato) Bitácora de cabina de transmisión (Programa Digital) Encuesta de Satisfacción de usuario (Formato) Bitácora de Producción Diaria (Formato) Memorándum de respuesta 11

12 OFICIO DE SOLICITUD 12

13 ORDEN DE TRABAJO UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIRECCIÓN DE RADIO UNIVERSIDAD ORDEN DE TRABAJO ASIGNADO A: FECHA: INDICACIONES DE LA DIRECCIÓN: Actividad a realizar: Material que se proporciona: Fecha límite de entrega: Observaciones: PRODUCCIÓN: Fecha y hora de recepción de la Orden de Trabajo: Versiones: Voz: Núm. de impactos: Vigencia: (Periodo) OBSERVACIÓN DE PRODUCCIÓN: En caso de entregar la orden de trabajo después de la fecha indicada, favor de anotar el motivo de la demora: Anotar correo y fecha del envió de la encuesta: POST-PRODUCCIÓN Nombre y firma del operador a cargo Hora de recepción: Hora de grabación: Hora de post-producción: Nombre y firma de quién aprobó el material: Fecha y hora de la revisión: Hora de entrega a transmisión con pauta y continuidad incluida: Duración del material producido: 13 Observaciones:

14 PARA EL OPERADOR DE LA CABINA DE TRANSMISIÓN: Nombre y firma del operador: Hora de recepción de la instrucción: Vigencia: (Periodo) Horarios de transmisión sugeridos para el material producido: Nota: El operador hará saber al productor los horarios de transmisión a partir de la primera ocasión; el productor, a su vez, entregará en el área de seguimiento, la orden de trabajo acompañada de la información que le fue entregada para la realización del material, a más tardar el día siguiente hábil de dicha entrega. ÁREA DE SEGUIMIENTO (RECEPCIÓN): Nombre y firma del (a) responsable a cargo Día y hora de recepción: 14

15 BITÁCORA DE RECEPCIÓN UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE HIDALGO BITÁCORA DE RECEPCIÓN DEPENDENCIA QUE ENVIA FUNCIONARIO QUIEN ENVIA FECHA DE RECEPCIÓN CONSECUTIVO ASUNTO RESULTADO DE LA REVISIÓN A QUIE SE TURNA TIPO DE SERVICIO MEMO DE RESPUESTA ENCUESTA ATENDIDA 15

16 BITÁCORA DE DIRECCIÓN UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO BITÁCORA DE DIRECCIÓN FECHA ORDEN No. ACTIVIDAD A REALIZAR ÁREA SOLICITANTE PRODUCTOR ASIGNADO FECHA LÍMITE PARA LA ENTREGA DEL TRABAJO FECHA EN QUE ENTREGÓ EL TRABAJO REVISA OBSERVACIONES ORDEN ENTREGADA EN RECEPCION PAUTA VIGENCIA 16

17 BITÁCORA DE GRABACIÓN UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE HIDALGO BITÁCORA DE CABINA DE GRABACIÓN OPERADOR EN TURNO: FECHA: HORA ACTIVIDAD REALIZADA NOMBRE DEL PRODUCTOR: ORDEN DE TRABAJO 17

18 ENCUESTA DE SATISFACCIÓN DE USUARIO ENCUESTA DE SATISFACCIÓN AL USUARIO FECHA: Nombre del Encuestado: No. DE ORDEN: Área a la que pertenece (procedencia): Nombre de la actividad que se difundió: Sus comentarios son importantes, tómese unos minutos para llenar este formato, y así puedan ser considerados para mejorar nuestro servicio. Si tiene alguna duda sobre el llenado, diríjase a la personal que le envía la presente. Ext Por favor califique, del 5 al 10 cuál es su grado de satisfacción del servicio solicitado: Preguntas relacionadas con la calidad del servicio otorgado. 1. Cómo califica la atención que recibió? 2. Cómo considera el tiempo de respuesta al servicio solicitado? 3. Se sintió satisfecho con la producción y la difusión de su actividad? 4. Cómo fue la continuidad en el servicio que solicitó? 5. La información utilizada fue la correcta? Favor de escribir sus comentarios, sugerencias o quejas para mejorar nuestro servicio. En qué cree que podemos mejorar? Para llenado exclusivo de la Dirección de Radio Universidad: Evaluación de la satisfacción del Cliente % satisfacción =(puntaje real obtenido/puntos máximos posibles)*100 %satisfacción =( / )*100= 18

19 BITÁCORA DE PRODUCCIÓN DIARIA UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE HIDALGO DIRECCIÓN DE RADIO UNIVERSIDAD BITÁCORA DE PRODUCCIÓN DIARIA N FECHA HORA ACTIVIDAD TIPO DE PRODUCCIÓN INSTITUCIÓN QUE DIRIGE EL PRODUCTO PRODUCTOR(A) A CARGO OPERADOR EN TURNO DEL VIGENCIA AL

20 MEMORÁNDUM DE RESPUESTA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE HIDALGO Y RELACIONES PÚBLICAS MEMORÁNDUM PARA: L.A.E. JORGE A. DEL CASTILLO TOVAR COORDINADOR DE LA DIVISIÓN DE EXTENSIÓN DE LA CULTURA ASUNTO: Pauta de transmisión FECHA: 4 de septiembre de 2017 REF.: DRU/242/17 #266 Con fundamento en el Art. 100, Fracciones I, II, V, VI y VIII del Estatuto General de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo y en respuesta a su atenta solicitud con número de referencia EC/53117, hecha a ésta dirección, en donde nos pide la difusión de la: PRESENTACIÓN ENSAMBLE UNIVERSITARIO, informo a usted que se realizó un promocional y que la pauta de transmisión es la siguiente: Versiones: Única Vigencia: Del 30 de agosto al 3 de septiembre de 2017 Impactos 07 diarios Productor: Taeko Rivas Sin otro particular por el momento, me despido de usted. A T E N T A M E N T E AMOR, ORDEN Y PROGRESO MTRA. CLAUDIA N. MUÑOZ SARABIA DIRECTORA c. c. p. minutario. 20