Manual de Procedimientos Contraloría Municipal

Transcripción

1 Manual de Procedimientos Fecha: Marzo de 2017 MBRE Y FIRMA PUESTO ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Lic. Ricardo A. Urrutia Díaz Contralor Municipal Lic. Alberto Caso Becerra. Subcoordinador de Desarrollo Organizcional. C. María del Rosario Vázquez Yee. Coordinador de Modernización e Innovación 1

2 Índice... 4 Procedimiento Seguimiento y trámite a la documentación recepcionada Unidad de Enlace Administrativo... 8 Procedimiento Suministro de materiales de oficina Procedimiento Prestación de servicio Procedimiento Solicitud y comprobación del fondo revolvente Procedimiento Actualización al inventario de bienes muebles Procedimiento Revisión de la Nómina Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal Procedimiento Revisión, integración y entrega de autoevaluación trimestral Procedimiento Revisión y validación del registro de los avances físicos de las Unidades Administrativas Procedimiento Revisión, integración y entrega del Sistema de Evaluación del Desempeño Procedimiento Realizar informe de acciones de control y evaluación Subdirección de Auditoría Institucional Procedimiento Declaraciones de situación patrimonial Procedimiento Proceso de Entrega - Recepción Procedimiento Auditorías Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras Procedimiento Atención a requerimientos de información y/o documentación para el inicio de auditorías Procedimiento Atención a los auditores de los Entes Fiscalizadores durante la auditoría Procedimiento Atención a pliegos y/o observaciones Subdirección de Fiscalización de Obra Pública Procedimiento Seguimiento de Obra Relación de Contratistas del Municipio de Centro Tabasco

3 Subdirección de Normatividad y Procesos Administrativos Procedimiento Contestación de demandas, atención a escritos, notificaciones, recursos de revocación, revisión y recomendaciones dirigidas a la Procedimiento Formulación de denuncias o querellas que deriven de algún procedimiento administrativo Procedimiento Procedimientos de responsabilidad administrativa (servidores públicos contratistas o proveedores) Procedimiento Constancias de no inhabilitación Procedimiento Estudio y emisión de opiniones jurídicas Procedimiento Actualización de marco jurídico

4 Desarrollo de Procedimiento 4

5 Procedimiento 1 Seguimiento y trámite a la documentación recepcionada. Objetivo Dar seguimiento al cumplimiento de las atribuciones de las Dependencias y actuar en consecuencia, respondiendo y/o generando los documentos que en el ámbito de la competencia de la contraloría municipal correspondan. Fundamento legal Artículo 81 de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco Artículo 133 del Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Centro. Unidad Administrativa. Unidad Responsable. Act. No. Responsable Descripción Inicio 1 Secretaria. revisa documentación. Registra en el sistema de correspondencia y digitaliza los documentos de la correspondencia. 2. revisa documentación, entregando para. ser turnada a la Subdirección correspondiente. 3 Secretaria. Imprime acuse de recibido para entregar. correspondencia a la Subdirección correspondiente. 4 Subdirección. Recibe correspondencia de su competencia.. 5 Subdirección. Analiza información y realiza seguimiento a. documento, respondiendo y/o generando la documentación requerida o el asunto indicado. 6 Subdirección. Solicita a la secretaría número consecutivo de oficio o documento mediante el cual dará respuesta. 7. revisa. Es correcto? Sí. Firma y entrega al Subdirector para su trámite. No. Regresa a la actividad 5. 8 Subdirección. entrega con la información solicitada ó con requerimiento de solicitud de información, a la Dependencia correspondiente. 9 Secretaria. Recepciona acuses de archivo y minutario del oficio. 10 Secretaria. Registra en el sistema de correspondencia el oficio con el que se atendió el requerimiento. 11 Secretaria. Digitaliza acuse y archiva para el expediente correspondiente para su guarda y custodia. Formato o s. Sistema.. Circular.. Circular... Sistema.. 5

6 Seguimiento y trámite a la documentación recepcionada Contraloría Municipal Secretaria Subdirección Inicio revisa, entregando para ser turnada Recibe, revisa, registra y digitaliza correspondencia Imprime acuse de recibido para entregar correspondencia Recibe correspondencia de su competencia Analiza información y da seguimiento generando respuesta revisa Proporciona número de oficio correspondiente Solicita número de oficio para respuesta Es correcto? Firma y entrega para su trámite 6

7 Seguimiento y trámite a la documentación recepcionada Contraloría Municipal Secretaria Subdirección Recepciona acuses realiza trámite Registra en el sistema de correspondencia Digitaliza acuses, y archiva 7

8 Unidad de Enlace Administrativo Desarrollo de Procedimiento 8

9 Procedimiento 1 Suministro de materiales de oficina. Objetivo Proporcionar a las áreas administrativas los bienes que requieran para la eficiente operatividad y funciones asignadas. Fundamento legal Artículo 184 Fracción III del Reglamento de la Administración Pública Municipal. Unidad Administrativa. Unidad Responsable Unidad de Enlace Administrativo. Act. No. Responsable 1 Unidad de Enlace Administrativo. 2 Unidad de Enlace Administrativo. 3 Unidad de Enlace Administrativo. Descripción Inicio Recepciona los requerimientos de suministro de materiales de las áreas administrativas. Verifica el presupuesto del mes. Elabora las requisiciones de compra y genera oficio concentrando las necesidades de materiales. 4. revisa. Aprueba? Sí. Firma oficio para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad 3. 5 Unidad de Enlace Administrativo. 6 Unidad de Enlace Administrativo. 7 Unidad de Enlace Administrativo. 8 Unidad de Enlace Administrativo. envía requisición a la Dirección Administrativa. Genera salida de almacén y recibe los materiales solicitados. Recepciona, revisa y digitaliza documentación enviada por la Subdirección de Control anciero. Genera orden de pago y elabora relación. 9. revisa orden de pago. Aprueba? Sí. Firma y entrega para su trámite. No. Regresa a la actividad Unidad de Enlace Administrativo. Remite orden de pago a la Dirección de Programación. Formato o Memorándum. Sistema AM... Requisición.. Requisición. Formato... Orden de Pago. Relación.. Orden de Pago. Relación.. Orden de Pago. Relación. 9

10 Suministro de materiales de oficina Unidad de Enlace Administrativo Inicio Memorándum Recibe requerimiento de material de oficina Verifica presupuesto AM revisa Requisición Elabora requisición Aprueba? Firma y entrega para trámite Requisición envía la Dirección de Administración Requisición Genera salida de almacén Formato Recepciona, revisa y digitaliza documentos 10

11 Suministro de materiales de oficina Unidad de Enlace Administrativo revisa Orden de pago Relación Genera orden de pago y relación Orden de pago Relación Aprueba? No Si Firma y entrega para trámite Orden de pago Relación envía a la Dirección de Programación Orden de pago Relación 11

12 Procedimiento 2 Prestación de servicio. Objetivo Proporcionar el servicio oportuno a los vehículos tanto de forma preventiva como correctiva, con la finalidad de que se encuentren en condiciones favorables para las actividades programadas en las áreas administrativas en que se encuentren asignados. Fundamento legal Artículo 184 Fracción III del Reglamento de la Administración Pública Municipal. Unidad Administrativa. Unidad Responsable Unidad de Enlace Administrativo. Act. No. Responsable 1 Unidad de Enlace Administrativo. 2 Unidad de Enlace Administrativo. 3 Unidad de Enlace Administrativo. Descripción Inicio Recepciona los requerimientos para la realización de servicios de mantenimiento vehicular o de mobiliario que solicitan las áreas administrativas. Verifica el presupuesto del mes. Elabora la requisición de orden de trabajo para mantenimiento vehicular y orden de servicio para mantenimiento de mobiliario y genera oficio. 4. revisa. Aprueba? Sí. Firma oficio para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad 3. 5 Unidad de Enlace Administrativo. 6 Unidad de Enlace Administrativo. 7 Unidad de Enlace Administrativo. 8 Unidad de Enlace Administrativo. 9 Unidad de Enlace Administrativo. Envía la requisición a la Dirección de Administración para su trámite. Entrega vehículo al prestador de servicio asignado mediante notificación de la Jefatura de Control de Vehículos. Indica al prestador de servicios el mobiliario al cual se le dará el servicio. Recepciona y verifica el servicio realizado. Recepciona requisición, orden de trabajo, cotizaciones, factura y archivos digitales de la misma (XML), digitalizándolos. Formato o Memorándum. Sistema.. Orden de trabajo. Orden de servicio.. Orden de trabajo. Orden de servicio. Orden de trabajo.. Notificación.. Orden de pago. Orden de servicio. Orden de trabajo. Factura. Cotización. 12

13 Act. Responsable No. 10 Unidad de Enlace Administrativo. Descripción Genera orden de pago, relación y oficio para envío. 11. revisa. Aprueba? Sí. Firma oficio para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad Unidad de Enlace Administrativo. Envía orden de pago a la Dirección de Programación. Formato o. Orden de pago. Orden de servicio. Orden de trabajo. Factura. Cotización.. Orden de pago. Orden de servicio. Orden de trabajo. Factura. Cotización.. Orden de pago. Orden de servicio. Orden de trabajo. Factura. Cotización. 13

14 Prestación de servicio Unidad de Enlace Administrativo Inicio Recibe requerimiento de servicio Memorándum Verifica presupuesto AM revisa Orden de trabajo Orden de servicio Elabora requisición Orden de trabajo Orden de servicio Aprueba? Firma y entrega para trámite Orden de trabajo Orden de servicio Notificación Orden de trabajo Orden de servicio envia a la DIrección de Administración Entrega vehiculo a prestador de servicio Recepciona, revisa y servicio a vehículo Indica el mobiliario al prestador de servicio 14

15 Reparación y mantenimiento de vehículos oficiales Unidad de Enlace Administrativo Orden de pago Factura Cotización Recepciona documentos Digitaliza revisa Orden de pago Factura Cotización Genera orden de pago Orden de pago Factura Cotización Aprueba? No Si Firma y entrega para trámite Orden de pago Factura Cotización envía a la Dirección de Programación Orden de pago Factura Cotización 15

16 Procedimiento 3 Solicitud y comprobación del fondo revolvente. Objetivo Disponer de recursos para solventar imprevistos menores que se generen en la de acuerdo a la normatividad establecida. Fundamento legal Capítulo 2 Numero 2.13 del Manual de Normas Presupuestarias para el Municipio de Centro. Unidad Administrativa. Unidad Responsable Unidad de Enlace Administrativo. Act. No. Responsable Descripción Inicio 1 Unidad de Enlace Prepara solicitud de fondo revolvente que Administrativo. equivale al 10% del presupuesto asignado. Se genera oficio con el monto resultante. 2. revisa. Aprueba? Sí. Firma oficio para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad 1. 3 Unidad de Enlace Envía el oficio a la Dirección de anzas. Administrativo. 4. Recibe fondo revolvente solicitado para atención de las necesidades emergentes o rembolso de gastos de adquisiciones y/o servicios y turna para su control. 5 Unidad de Enlace Administrativo. Efectúa la compra y relaciona las facturas comprobatorias clasificándolas por partida presupuestal generando una relación con los datos más relevantes (razón social, No. factura, fecha factura, subtotal, IVA y total). 6. revisa facturas y documentación soporte. Aprueba? Sí. Firma y entrega para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad.5 7 Unidad de Enlace Administrativo. 8 Unidad de Enlace Administrativo. Digitaliza todos los documentos comprobatorios. Captura en el SAM de contrato cuya función es dar soporte a los procesos que se llevan a cabo en el ejercicio del fondo revolvente como requisición, pedido, entrada al almacén, salida del almacén, etc. Formato o.... Póliza de cheque. Cheque. Factura. Relación.. Facturas.. Facturas. Sistema. 16

17 Act. Responsable No. 9 Unidad de Enlace Administrativo. Descripción Captura en el SAM cada factura referenciando el contrato creado en el punto anterior y orden de pago. 10. revisa. Aprueba? Sí. Firma oficio para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad Unidad de Enlace Administrativo. 12 Unidad de Enlace Administrativo. Relaciona órdenes de pago y entrega a la Dirección de Programación. Recibe notificación de la Dirección de anzas. Devolver fondo revolvente? Sí. Genera oficio para su devolución. No. Se vuelve a la actividad número revisa. Aprueba? Sí. Firma oficio para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad Unidad de Enlace Administrativo. Envía el oficio y el importe en efectivo a la Dirección de anzas. Formato o Sistema. Orden de pago.. Orden de pago.. Relación

18 Solicitud y comprobación del fondo revolvente Unidad de Enlace Administrativo Inicio revisa Prepara solicitud de fondo revolvente Aprueba? Firma y entrega para su trámie envía a la DIrección de anzas turna para su control Póliza Cheque Efectúa la compra y relaciona facturas comprobatorias Póliza Cheque revisa Aprueba? No Sí Firma y entrega para su trámie Digitaliza Facturas 18

19 Solicitud y comprobación del fondo revolvente Unidad de Enlace Administrativo Captura contrato Sistema revisa Orden de pago Captura facturas y Sistema orden de pago Orden de pago Aprueba? Firma y entrega para su trámie Orden de pago entrega a la Dirección de Programación Recibe notificación de devolver fondo revolvente Orden de pago revisa Orden de pago Devolver fondo revolvente? 5 Aprueba? Genera oficio Firma y entrega para su trámie Orden de pago Recibe u entrega a la Dirección Programación 19

20 Procedimiento 4 Actualización al inventario de bienes muebles. Objetivo Mantener un registro confiable, actualizado, y una operatividad óptima de los bienes muebles asignados. Fundamento legal Artículo 184 Fracción IV del Reglamento de la Administración Pública Municipal. Unidad Administrativa. Unidad Responsable Unidad de Enlace Administrativo. Act. No. Responsable Descripción Inicio 1. Recibe de la Dirección de Administración relación de mobiliario y equipo de la Contraloría. 2 Unidad de Enlace Recibe el inventario general de la Dirección de Administrativo. Administración. 3 Unidad de Enlace Envía el inventario correspondiente a cada área Administrativo. administrativa para su revisión. 4 Unidad de Enlace Recepciona las observaciones al inventario Administrativo. realizado por las áreas administrativas (bajas, cambios de resguardo, observaciones). 5 Unidad de Enlace Elabora oficio y formato relacionando cada bien Administrativo. mueble y la observación correspondiente. 6. revisa. Aprueba? Sí. Firma oficio para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad. 5 7 Unidad de Enlace Administrativo. 8 Unidad de Enlace Administrativo. Envía oficio y relación de bienes muebles a la Dirección de Administración. revisa resguardos, turnándolos a las áreas administrativas. Son correctos? Sí. Remite a usuario para firma resguardo. No. Devuelve con las observaciones correspondientes. 9 Unidad de Enlace Administrativo. Elabora oficio con para él envió de resguardos. 10. revisa. Es correcto? Sí. Firma oficio para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad Unidad de Enlace Administrativo. envía los resguardos a la Dirección de Administración. Formato o. Relación.. Relación. Memorándum. Relación. Memorándum. Relación.. Relación.. Relación.. Relación impresa de resguardos.. Resguardos.. 20

21 Actualización al inventario de bienes muebles Unidad de Enlace Administrativo Inicio turna relación de mobiliario y equipo Relación Recibe relación de mobiliario y equipo Relación Memorándum Envía Relación inventario a cada área administrativa Memorándum Relación Recepciona observaciones revisa Relación Elabora escrito para envío de observaciones Relación Aprueba? Firma y entrega para su trámite Relación envía a la Dirección de Administración Relación 21

22 Actualización al inventario de bienes muebles Unidad de Enlace Administrativo revisa resguardos Relación Es correcto? Sí No Relación Resguardos Devuelve a DIrección de Administración Remite a usuarios para firma Memorándum Relación Resguardos revisa Relación Resguardos prepara oficio para envío Relación Resguardos Es correcto? No Firma y entrega para su trámite Relación Resguardos envía a la Dirección de Administración Relación Resguardos 22

23 Procedimiento 5 Revisión de la Nómina. Objetivo Revisar y verificar que las percepciones y deducciones realizadas a cada trabajador se apliquen conforme a la normatividad vigente. Fundamento legal Artículo 86 Fracción VIII de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. Unidad Administrativa. Unidad Responsable Unidad de Enlace Administrativo. Act. No. Responsable Descripción 1. Inicio 2 Unidad de Enlace Administrativo Recibe, revisa y turna nómina de personal remitida por la Dirección de Administración. revisa nómina. Es correcta? Sí. Rubrica y pasa a Contralor para su rúbrica. No. Prepara documento para su devolución con las observaciones correspondientes. 3. revisa. Es correcto? Sí. Firma oficio para su trámite correspondiente. No. Regresa a actividad. 3 Unidad de Enlace Administrativo. envía a la Dirección de Programación. Formato o. Nómina.. Nómina.. Nómina.. Nómina. 23

24 Revisión de la Nómina Unidad de Enlace Administrativo Inicio Recibe, revisa y turna nómina Nómina Recibe, revisa nómina Nómina Es correcto? Rubrica y pasa a firma Nómina revia Nómina Prepara escrito para devolución Nómina Es correcto? Firma y entrega para su trámite Nómina envía Nómina P 24

25 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal Desarrollo de Procedimiento 25

26 Procedimiento 1 Revisión, integración y entrega de autoevaluación trimestral. Objetivo Solicitar y revisar trimestralmente el informe de autoevaluación, para su entrega ante el Órgano Superior de Fiscalización del Estado. Fundamento legal Artículo 29, fracción VII de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. Artículo 135, fracción III Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Centro Unidad Administrativa. Unidad Responsable Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. Act. No. Responsable Descripción Inicio 1. Solicita información de Autoevaluación a las Unidades Administrativas, correspondiente en el ámbito de su competencia. 2. Recibe información de las Unidades 3 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. 4 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. 5 Departamento de Integración y Sistemas de Información. 6 Departamento de Análisis y Evaluación. 7 Departamento de Análisis y Evaluación. 8 Departamento de Integración y Sistemas de Administrativas y turna para su concentración. Recibe información turnada y la entrega al Departamento de Análisis y Evaluación. Instruye al Departamento de Integración de Sistemas de Información emita reporte. Realiza reporte con base de datos del AM, para turnar a las revisoras y cotejar información con la que entregan las Dependencias responsables de la información. Revisa información turnando a las auxiliares revisoras, con reporte de base de datos para cotejar información. Es correcto? Sí. Integra Informe de Autoevaluación No. Solicita a la Unidad Administrativa correcciones. Integra el informe de autoevaluación y con rubricas de los responsables que entregaron la información. Recaba firmas del informe de autoevaluación. Graba cd s con los archivos que entregan las Dependencias responsables de realizar la información. Formato o.. Anexos.. Anexos. Reporte. Anexos. Reporte. Informe. Cd s. 26

27 Act. No. Responsable Descripción Información. 9 Departamento de Realiza oficio para el Fiscal del Estado. Análisis y Evaluación. 10 Subdirección de Recaba firma del oficio del Contralor. Evaluación de la Gestión Municipal. 11. revisa. Requiere modificaciones? Sí. Firma y entrega para trámite 12 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. 13 Departamento de Integración y Sistemas de Información. 14 Departamento de Análisis y Evaluación. No. Regresa a la actividad 9. entrega para digitalización. Digitaliza y se adquiere un juego de copias del documento cuando ya esta firmado por los titulares. Entrega informe de autoevaluación ante el Órgano Superior de Fiscalización del Estado. Formato o.... Informe., informe y cd s. 27

28 Revisión, integración y entrega de autoevaluación trimestral Contraloría Municipal Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal Departamento de Integración y Sistemas de Información Departamento de Análisis y Evaluación Unidad Administrativa Inicio Solicita Información de Autoevaluación Recibe, prepara y envía información Recibe, revisa y turna Anexos Recibe, revisa y remite para su análisis Instruye se emita informe de sistema Anexos Realiza reporte con datos de sistema AM Revisa información cotejando base de datos Informe Es correcto? Sí No corrige Tarjeta informativa Graba CD, con los archivos de la Unidades Administrativas Informe Recaba rubricas y firmas Informe revisa Informe Recibe, revisa y pasa a firma Informe CD Prepara oficio para envío correspondiente Requiere modificación? CD CD No Sí Firma y entrega para su trámite Informe CD pasa a digitalización Informe CD digitaliza CD Informe Entrega informe a Órgano Superior de Fiscalización del Estado Informe CD 28

29 Procedimiento 2 Revisión y validación del registro de los avances físicos de las Unidades Administrativas. Objetivo Revisar la congruencia del ejercicio del gasto público para integrarse al trimestre la validación de los avances físicos. Fundamento legal Artículo 135 fracciones II, III y VI del Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Centro. Unidad Administrativa. Unidad Responsable Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. Act. No. Responsable Descripción Inicio 1. Solicita usuario responsable de la información. (Inicial). 2 Unidad Administrativa. remite información solicitada.. 3. Recibe, revisa y turna, para su análisis.. 4 Subdirección de Recibe, revisa y turna para la atención. Evaluación de la correspondiente. Gestión Municipal. 5 Departamento de Integración y Sistemas de Información. Genera usuario y contraseña y entrega. 6 Departamento de Análisis, Operación y Seguimiento de Programas. 7. Recibe, revisa y firma. Es correcto? Sí. Firma y entrega para trámite. No. Regresa a actividad 6. prepara oficio para el envío correspondiente. Formato o Sobre.. Sobre.. Sobre. 8 Solicita Información de avances.. 9 Departamento de Sistema. Integración y Sistemas de Información. Actualiza mensualmente las fechas de captura de acuerdo lineamientos del Presupuesto. Apertura el sistema para la captura de los avances. Realiza reporte, el cual descarga mensualmente de la base de datos del AM con la información de sus momentos contables. 10 Unidades Administrativas. Capturan y envían información solicitada en forma y tiempo de avances físicos. 11. Recibe, revisa y turna informe de los Avances físicos de las diversas Unidades. Anexos.. Anexos. 29

30 Act. No. Responsable 12 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. 13 Departamento de Análisis, Operación y Seguimiento de Programas. 14 Departamento de Análisis, Operación y Seguimiento de Programas. 15 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. 16 Subdirección de Fiscalización de Obras. 17 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. 18 Departamento de Análisis, Operación y Seguimiento de Programas. 19 Unidades Administrativas. 20 Departamento de Integración y Sistemas de Información. 21 Departamento de Análisis, Operación y Seguimiento de Programas. Descripción Administrativas. Recibe, registra y entrega. Realiza revisión de los avances físicos con reporte emitido con los momentos contables verificando el cumplimiento con los que establecen los lineamientos. Solicita a la Subdirección de fiscalización de obras la validación de los avances fisicos relacionados con los proyectos de obras. Recibe, firma y entrega memorándum. Recibe, valida y remite información solicitada. Recibe validación y turna. Turna información a las auxiliares para que revisen con el avance físico que envían las áreas responsables de los proyectos de obras, como las Unidades Administrativas. Es correcta la información? Sí. Valida avances físicos en CAFI No. Se informa a las Unidades Administrativas. Solicita apertura del CAFI para realizar modificaciones. Apertura el CAFI en caso de que realiza corrección de avances físicos alguna dependencia. Valida los avances físicos en el CAFI una vez que fueron revisados y se realizaron correcciones. Formato o. Anexos. Reporte. Informe de Avances Físicos. Memorándum. Memorándum. Memorándum. Anexos. Memorándum Anexos. Anexos. informes.. CAFI. CAFI. e 30

31 Revisión y retroalimentación del registro de los avances físicos de las dependencias Contraloría Municipal Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal Departamento de Integración y Sistemas de Información Depto. de Análisis, Operación y Seg.de Programas Unidad Administrativa Inicio Solicita usuario responsable de la información remite información solicitada Recibe, revisa y turna Recibe, revisa y turna Genera contraseña y usuario prepara envío Recibe, revisa Sobre Es correcto? No sí Firma y entrega para su trámite Entrega para trámite Sobre Actualiza fechas de captura Sobre Apertura el sistema para la captura de los avances 31

32 Revisión y retroalimentación del registro de los avances físicos de las dependencias Contraloría Municipal Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal Departamento de Integración y Sistemas de Información Depto. de Análisis, Operación y Seg.de Programas Unidad Administrativa Solicita información de avances Recibe, revisa y turna Informe Recibe, revisa y turna Informe Realiza revisión de los avances físicos Captura y remite información Informe Recibe, revisa y firma Recibe, revisa y turna Memorámdum Memorámdum Solicita validación de avances físicos de obra Memorámdum validada información Memorámdum Recibe, valida y remite información Memorámdum Apertura el CAFI Sistema Es correcto? Valida en CAFI Solicita apertura de sistema Sistema Valida en CAFI Fase 32

33 Procedimiento 3 Revisión, integración y entrega del Sistema de Evaluación del Desempeño. Objetivo Solicitar y revisar trimestralmente los formatos del Sistema de Evaluación del Desempeño, para su entrega ante el Órgano Superior de Fiscalización del Estado. Fundamento legal Artículo 135, fracciones II, III y VI del Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Centro. Unidad Administrativa. Unidad Responsable Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. Act. No. Responsable Descripción Inicio 1. Solicita un enlace responsable de la captura de la información. Formato o. 2 Unidad Administrativa. envía información solicitada.. 3. turna oficio para su atención.. 4 Subdirección de Recibe, revisa y turna para la creación de clave y. Evaluación de la usuario. Gestión Municipal. 5 Departamento de Integración y Sistemas de Información. 6 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. Recibe, crea y entrega usuario y contraseña. Realiza oficio adjuntando sobre con usuario y contraseña de las Dependencias. 7. revisa. Es correcto? Sí. Firma y entrega para su trámite. No. Regresa a actividad 6. 8 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. envía a la Unidad Administrativa correspondiente. 9. Solicita información a Unidades Administrativas correspondiente en el ámbito de su competencia. 10 Departamento de Actualiza los reportes, usuarios y contraseñas. Integración y Sistemas de Información. 11 Departamento de Integración y Sistemas de Información. Apertura del periodo de captura en el sistema del SEDEM. Sobre.. Sobre.. Sobre.. Sobre.. Sistema. Sistema. 12 Unidad Administrativa. Captura el área responsable de la dependencia. Sistema. 13 Departamento de Seguimiento de la información, para validar la Sistema. Integración y Sistemas captura de las dependencias responsables. Reportes. 33

34 Act. No. Responsable de Información. 14 Departamento de Análisis y Evaluación. 15 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. 16 Departamento de Integración y Sistemas de Información. Descripción Imprime reportes para revisión y turna. Realiza reporte de la base de datos del AM. Recibe reportes del SEDEM y los reportes realizados con base de datos. Turna los reportes a las auxiliares para revisión de la información. Realiza las minutas de trabajo con las observaciones que realizaron las auxiliares. Realiza reuniones de trabajo en caso de existir observación. Apertura el sistema, en caso de que tenga que realizar corrección. Imprime los formatos del SEDEM una vez corregida la información para revisión. Revisa la información corregida de los formatos del SEDEM. Exporta información a Excel. Formato o Reportes. Minuta. Minuta. Sistema. Formatos. 17 Departamento de Análisis y Evaluación. 18 Departamento de Integración y Sistemas de Información. 19 Departamento de Entrega formatos del SEDEM al usuario Análisis y Evaluación. responsable para que recabe firma del titular. 20 Unidad Administrativa. Remite formatos debidamente firmados Recibe información y turna.. 22 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. 23 Departamento de Análisis y Evaluación 24 Departamento de Integración y Sistemas de Información. Recibe información turnada y la entrega al jefe de Departamento. Integra carpeta con los Formatos del SEDEM para el OSF. Graba Cd s con la informacion de Excel para integrarse a la carpeta para el OSF. Digitaliza y se adquiere un juego de copias del documento debidamente firmado por los titulares. Recibe carpeta y realiza oficio para el Fiscal del Estado. Recibe, revisa y pasa a firma. 25 Departamento de Análisis y Evaluación. 26 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. 27. revisa. Es correcto? Sí. Firma y entrega para trámite. No. Regresa a actividad Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. entrega a OSF. Formatos. Formatos. Formatos. Formatos.. Formatos. Carpeta. CD. Informe.. Carpeta.. Carpeta.. Carpeta.. Carpeta. 34

35 Revisión Integración y entrega de Sistema de Evaluación del Desempeño Contraloría Municipal Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal Departamento de Integración y Sistemas de Información Depto. de Análisis, Operación y Seg.de Programas Unidad Administrativa Inicio Solicita responsable de captura remite información solicitada Recibe, revisa y turna Recibe, revisa y turna Genera contraseña y usuario Sobre revisa Prepara escrito para envío Sobre Es correcto? Firma y entrega para su trámite Sobre entrega Sobre Solicita información de su competencia Actualiza reportes, usuarios y contraseñas Sistema captura Sistema Apertura sistema SEDEM 35

36 Revisión Integración y entrega de Sistema de Evaluación del Desempeño Contraloría Municipal Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal Departamento de Integración y Sistemas de Información Depto. de Análisis, Operación y Seg.de Programas Unidad Administrativa Minuta Realiza reunion de trabajo en caso de observaciones Sistema Seguimiento, impresión de reporte y reporte de base de datos AM Apertura sistema en caso de correcciones e imprime Sistema formatos del Formatos SEDEM Recibe reportes AM y de base de datos, turna a revisión y realiza minuta revisa formatos Reporte Minuta Formatos Recibe información y turna Formatos Carpeta revisa Recibe, revisa y turna información Formatos Recibe, revisa y pasa a firma Carpeta CD s Informes Exporta información a excel Graba CD s e integrando a carpeta y digitaliza Formatos Entrega formatos del SEDEM a usuarios para firma Integra carpeta con los formaos del SEDEM para el OSFE Recibe, carpeta y prepara envio Formatos Carpeta Carpeta remite formatos firmados Es correcto Firma y entrega para su trámite Carpeta Carpeta entrega a OSFE Fase 36

37 Procedimiento 4 Realizar informe de acciones de control y evaluación. Objetivo Dar cumplimiento al requerimiento de la Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras, para informar las principales acciones de control y evaluación que lleva acabo esta Subdirección. Fundamento legal Artículo 133, fracción VIII del Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Centro. Unidad Administrativa. Unidad Responsable Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. Act. No. Responsable 1 Departamento de Análisis y Evaluación. 2 Departamento de Análisis y Evaluación. 3 Departamento de Análisis y Evaluación. 4 Departamento de Análisis y Evaluación. 5 Departamento de Análisis y Evaluación. 6 Departamento de Análisis y Evaluación. 7 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. 8 Departamento de Análisis y Evaluación. Descripción Inicio Registra actividades diarias, para integrar un informe quincenal. Integra informe de actividades de las dos quincenal. Procede a seleccionar las principales actividades. Elabora informe de acciones de control y evaluación. Verifica evidencia documental de las acciones que se reportaran en el informe. Elabora memorándum para entrega oficial del informe. revisa. Es correcto? Sí. Firma y entrega para trámite. No. Regresa a actividad 1. Entrega informe de acciones de control y evaluación a la Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Formato o Memorándum. Memorándum. Memorándum. 37

38 Realizar informe de acciones de control y evaluación Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal Departamento de Análisis y Evaluación Inicio Registra actividades diarias Integra informe de actividades de las dos quincenal. Selecciona las principales actividades Elabora informe de acciones de control y evaluación Verifica evidencia documental reportadas en el informe. revisa Elabora memorándum para entrega oficial del informe. Es correcto? Firma y entrega para trámite entrega a Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 38

39 Subdirección de Auditoría Institucional Desarrollo de Procedimiento 39

40 Procedimiento 1 Declaraciones de situación patrimonial. Objetivo Recibir, registrar, resguardar y controlar las declaraciones de situación patrimonial de los Servidores Públicos del H. Ayuntamiento del Municipio de Centro, Tabasco; conforme a las disposiciones establecidas en la Ley de Responsabilidad de los Servidores Públicos del Estado de Tabasco. Estableciendo en forma clara y ordenada la descripción de las actividades y acciones que deben de seguir los responsables del área en mención facilitando el control interno así como su vigilancia. Fundamento legal Artículos 80 y 81 fracciones III de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Artículo 81 fracción VIII de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. Artículo 133 fracción XI y 137 fracción VIII del Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Centro. Certificación No del suplemento 6417 de fecha 06 de marzo de 2004 publicada en el Periódico Oficial del Estado de Tabasco. Unidad Administrativa. Unidad Responsable Subdirección de Auditoria Institucional. Act. No. Responsable 1 Subdirección de Auditoria Institucional. Descripción INICIO Elaborar oficio para la Dirección de Administración solicitando se enviada quincenal de la nómina completa del personal, asi como movimientos de altas y bajas de los mismos de manera mensual. 2. revisa oficio. Es correcto? Sí. Firma y devuelve para su trámite. No. Regresa a actividad 1. Formato o.. 3 Subdirección de Enviar oficio a la Dirección de Administración.. Auditoría Institucional. 4 Dirección de remite en forma electrónica información Plantilla de Administración. solicitada. Personal. 5. Recibe, revisa y turna.. CD. 6 Subdirección de Recibe revisa e instruye al Departamento.. Auditoría Institucional. CD. 7 Departamento de Recibir y realiza listados por Unidad y 40

41 Act. No. Responsable Auditoría de Bienes Muebles, Inmuebles y Declaraciones Patrimoniales. 8 Departamento de Auditoría de Bienes Muebles, Inmuebles y Declaraciones Patrimoniales Descripción Administrativa de los servidores públicos obligados a presentar declaración, dados de alta a partir del año inmediato anterior hacia atrás, para dar puntual seguimiento. Elabora oficios para las Unidades Administrativas: -En el mes de enero informando de la obligación de presentar declaración inicial de los servidores públicos que inician encargos y declaración de conclusión de los que concluyen. -Durante los meses de marzo y abril como recordatorio a los servidores públicos obligados a presentar la declaración de situación patrimonial de modificación durante el mes de mayo. Recibe, revisa y pasa a firma oficios. 9 Subdirección de Auditoria Institucional. 10 Contralor Municipal. Recibe, revisa y firma oficio. Es correcto? Sí. Firma y devuelve para su trámite. No. Regresa a actividad Subdirección de Auditoria Institucional. Envía oficios y formatos a las Unidades Administrativas de la administración pública municipal durante los meses de marzo y abril. 12 Funcionario Público Recibe, requisita y entrega Declaración de Situación Patrimonial en los periodos establecidos. 13 Departamento de Auditoría de Bienes Muebles, Inmuebles y Declaraciones Patrimoniales. Recibir y revisar las Declaraciones de Situación Patrimonial de los funcionarios que entregan en tiempo y/o de forma extemporanea en original y dos copias. Debidamente requisitado? Sí. Se recepciona y sella formato original y dos copias, regresando al servidor publico una copia sellada. No. Se le indican las correciones y se le solicita rehacerla. Regresar al punto 9. Formato o relación por dirección y/o coordinación de los sujetos obligados.... s Formatos de Declaración de Situación Patrimonial. Formatos de Declaración de Situación Patrimonial. Declaraciones de Situación Patrimonial. 14 Departamento de Auditoría de Bienes Muebles, Inmuebles y Declaraciones Patrimoniales. 15 Departamento de Auditoría de Bienes Muebles, Inmuebles y Prepara oficio y, listado de Funcionarios Públicos que no entregaron declaración o entregaron de forma extemporanea Prepara oficio paquete y listado de Declaraciones de Situación Patrimonial para envió a el Órgano Fiscalizador del Estado. Registra e integra o crea expediente correspondiente para su guarda y custodia.. Listado. Declaraciones Patrimoniales. Expediente. 41

42 Act. No. Responsable Declaraciones Patrimoniales. 16 Subdirección de Auditoria Institucional. Descripción revisa y firma oficios dirigido a la Subdirección de Normatividad y Procesos Administrativos. Es correcto? Si. Firma y envía oficio a la Subdirección de Normatividad y Procesos Administrativos. No. Regresa actividad 12. Recibe, revisa y pasa a firma oficio para envió de 17 Subdirección de Auditoria Institucional. 18. revisa oficio. Es correcto? Sí. Firma y entrega para su trámite. No. Regresa a actividad Subdirección de Auditoria Institucional declaraciones al Órgano Fiscalizador del Estado. Envía oficio y paquete de declaraciones al Órgano Fiscalizador del Estado Formato o. Listado. Declaración de Situación Patrimonial.... Listado. Declaraciones de Situación Patrimonial. 42

43 Declaraciones de Situación Patrimonial Contraloría Municipal Subdirección de Auditoria Institucional Departamento de Auditoria de Bienes Muebles, Inmuebles y Declaraciones Patrimoniales Dirección de Administración Servidor Público Inicio revisa Solitud de nomina, así como movimientos de altas y bajas de los funcionarios públicos Es correcto? Firma y entrega para trámite envía remite información solicitada Recibe, revisa y turna Recibe, revisa, turna e instruye al Departamento Recibe, elabora listado de funcionarios obligados y prepara oficio revisa Recibe, revisa y pasa a firma Es correcto? Firma y entrega para su trámite envía Formato requisita Formato 43

44 Declaraciones de Situación Patrimonial Contraloría Municipal Subdirección de Auditoria Intitucionals Dept.o de Auditoría de Bienes Muebles, Inmuebles y Declaraciones Patrimoniales Dirección de Administración Servidor Público Declaración Declaración revisa Recibe para su corrección Debidamente requisitado Declaración Relación Declarraciones revisa Es correcto Recepciona y sella Lleva a cabo listado de los funcionarios que no entregaron o lo hicieron de forma extemporánea Relación Declaraciones Relación Declaraciones revisa Es correcto Firma y entrega para su trámite Firma y envía relación de funcionarios que no entregaron en forma y tiempo a SNPA Realiza envío al OSF Relación Declaraciones Relación Declaraciones Prepara paquete para envío al OSF Registra en base de datos e integra a expediente correspondient e Relación Declaraciones 44

45 Procedimiento 2 Proceso de Entrega Recepción. Objetivo Coordinar la ejecución del Proceso de Entrega y Recepción al al término e inicio de un ejercicio constitucional o mandato legal, así como intervenir en los procesos de las dependencias, órganos desconcentrados y unidades administrativas del H. Ayuntamiento de Centro, Tabasco. Fundamento legal Artículos 81 fracción XX de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. Artículo 36 de la Ley que establece los Procedimientos de Entrega y Recepción en los Poderes Públicos, en los Ayuntamientos y en los Órganos Constitucionales Autónomos del Estado de Tabasco. Artículo 133 fracción X del Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Centro, Tabasco. Unidad Administrativa. Unidad Responsable Subdirección de Auditoría Institucional. Act. No. Responsable Descripción Inicio 1 Subdirector de Elabora y somete para autorización del Contralor Auditoría Institucional. Municipal el Calendario General de Actividades para el Proceso de Entrega Recepción al. 2. revisa programa: Es correcto? Si: Da Visto Bueno para conocimiento y aplicación de las Dependencias y Órganos Desconcentrados. No: Regresa al Subdirector de Auditoría Institucional para realizar las modificaciones correspondientes. 3 Subdirector de Auditoría Institucional. 4 Dependencias y Órganos Desconcentrados. Remite a través de oficios el programa a las Dependencias y Órganos Desconcentrados y solicita designación de enlaces para el Proceso de Entrega Recepción al. Designación de enlaces a través de oficios. 5. turna para conocimiento e integración a expediente. 6 Subdirector de Recepciona e Integra los oficios de designación Auditoría Institucional. de enlaces. 7 Subdirector de Capacita y orienta técnicamente a los enlaces de Formato o Programa. Programa... Expediente. Expediente. 45

46 Act. No. Responsable Descripción Auditoría Institucional. las Dependencias y Órganos Desconcentrados, en la preparación, revisión e integración de la documentación soporte de los anexos que formaran parte de las actas de Entrega Recepción. 8 Dependencias y Remiten a la cortes Órganos mensuales de su información de acuerdo al Desconcentrados. Calendario General de Actividades. 9 Subdirector de revisa avances: Auditoría Institucional. Es correcto? Si: Toma conocimiento y archiva información. No: Realiza observaciones y de manera económica las haces del conocimiento a los enlaces de las Dependencias y Órganos Desconcentrados para que realicen las correcciones respectivas. 10 Presidente Municipal Autoriza la instalación de la Comisión de Enlace de Entrega Recepción. 11 Contralor Municipal. Convoca a través de oficio para la creación de la Comisión de Enlace de Entrega Recepción a los servidores públicos en funciones y por el Presidente Municipal electo, quien podrá designar el número suficiente de personas que le auxilie o represente en dichas tareas mediante la respectiva acreditación; dichos nombramientos serán honoríficos. 12 Dependencias, Órganos Desconcentrados y personas designadas por el Presidente Municipal electo. Se crea la comisión de enlace, elaboran y aprueban programa de trabajo. Formato o... Acta Programa. 13 Subdirector de consolida la información definitiva en el Expediente de Auditoría Institucional Expediente General de Entrega y Recepción. anexos. 14 Subdirector de Elaboración del Acta General de Entrega y Acta. Auditoría Institucional Recepción. 15 Recibe, revisa y aprueba. Acta. 16 Presidentes Acto de Entrega y Recepción. Acta y Municipales Saliente y Entrante, Síndico de Expediente de anexos. Hacienda, Contralor Municipal y dos Testigos. 17. Recibe por medio de oficio la solicitud de las Dependencias y Órganos Desconcentrados para intervenir en la Entrega y Recepción Intermedia. Instruye para nombrar comisionados. 18 Subdirección de Auditoría Institucional Determina a auditor que intervendrá en el Acto de Entrega y Recepción Intermedia, haciendo del.. y 46

47 Act. No. Responsable Descripción conocimiento al titular de la Dependencia u Órgano Desconcentrado. 19. revisa De acuerdo? Sí. Firma y devuelve para su entrega a Auditor No. Regresa actividad Subdirección de Entrega oficio de comisión al Auditor de la Auditoría Institucional. Subdirección de Auditoría Institucional. 21 Auditor. Se presenta con el servidor público que entrega para revisar el llenado de los formatos. Es correcto? Sí: Se procede a la elaboración del Acta de Entrega y Recepción. No: Realiza observaciones y de manera económica las haces del conocimiento del servidor público que entrega para que realice las correcciones respectivas. 22 Auditor. Verifica que se entregue un juego al Servidor Público saliente, un juego al Servidor Público entrante y se queda con un juego para guardia y custodia de la Contraloría. Formato o s.. Carpeta. 47

48 Proceso de Entrega Recepción Contraloría Municipal Subdirección de Auditoria Institucional Departamento (s) Unidad Administrativa Auditores Incio revisa Programa Elabora Calendario General de Actividades para el Proceso de Entrega Recepción al Programa Es correcto? Da Vo. Bo. Programa remite Programa Designa enlace Programa turna Recepciona e integra expediente s Capacita a funcionarios en la forma de llevar a cabo la entrega Remite información de forma mensual turna A 48

49 Proceso de Entrega Recepción Subdirección de Auditoria Presidencia Municipal Unidad Administrativa Auditores Institucional A revisa avances Formatos Convoca para creación de Comisión de Enlace de Entrega Recepción Es correcto? Toma conocimiento consolida información Formatos Autoriza instalación de Comisión de Enlace Recibe observaciones de forma verbal Crea comisión de enlace y aprueba programa Envía formatos de entrega definitiva Formatos Recibe, revisa y aprueba Acta Elabora Acta General de Entrega - Recepción Acta Se lleva a cabo acto de Entrega Recepción General Acta Carpetas de proceso Recibe e instruye para llevar a cabo comisiones Solicitud de participación en actos de Entrega recepción prepara comisiones revisa De acuerdo? Firma y devueve entrega a cada Auditor comisionado Se presenta con el Servidor Público saliente y revisa llenado de formatos B 49

50 Proceso de Entrega Recepción Subdirección de Auditoria Presidencia Municipal Unidad Administrativa Auditores Institucional B Realiza observaciones para su corrección Es correcto? Se procede a la elaboración del Acta de Entrega y Recepción Acta Carpeta Entrega juegos a Servidores Públicos y resguarda un juego Acta Carpeta de proceso 50

51 Procedimiento 3 Auditorías. Objetivo Fiscalizar la recaudación, manejo, custodia, control y aplicación de los recursos públicos del Ayuntamiento en apego al marco jurídico aplicable, para obtener una correcta actuación de los servidores públicos municipales, fortaleciendo así la cultura de rendición de cuentas y ética pública basados en la honestidad y transparencia. Fundamento legal Artículo 81 fracción IV, V, VI, XI y XVIII de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. Artículo 133 fracciones III, IV, V, VI, VII y XIV del Reglamento de Administración Pública del Municipio de Centro, Tabasco. Artículo 137 fracciones V, VI y VII del Reglamento de Administración Pública del Municipio de Centro, Tabasco. Unidad Administrativa. Unidad Responsable Subdirección de Auditoria Institucional. Act. No. Responsable Descripción Inicio 1. Por instrucción del Presidente Municipal Por solicitud verbal o escrita de las Unidades Administrativas Conforme al Programa Anual 2 Subdirección de Auditoria Institucional. Se llevan a cabo auditorías. Recibe instrucciones de dar inicio a auditoria, elaborando orden de auditoria respectiva, así como la designación del Jefe de Auditoria 3. Recibe, revisa, y firma. Es correcto? Sí. Firma y entrega para trámite. No. Regresa a actividad 2. 4 Auditores. Analiza y determina documentación e información necesaria para dar inicio a auditoria, así como elaboración de programa de actividades a desarrollar. 5 Subdirección de Recibe, revisa oficio de requerimiento, elabora Auditoria Institucional. oficios de comisiones y pasa a firma. 6. Recibe, revisa, y firma. Da visto bueno? Sí. Firma y entrega para su trámite. No. Indica cambios. Regresa a actividad 4. Formato o.. Orden auditoria... Programa. s. s. 7 Subdirección de envía oficio de notificación y s. de 51

52 Act. No. Responsable Auditoria Institucional. Descripción requerimiento de información a la Unidad Administrativa correspondiente. Entrega oficio de comision al personal de la Subdirección. 8 Auditores. Se presenta a la Unidad Administrativa a ser auditada, formulando Acta de inicio de Auditoría y entrega el oficio de requerimiento de documentación e información. Formato o Acta de inicio. 9 Unidad Administrativa. Envía documentación e información requerida.. s. 10. Recibe, revisa y turna información.. s. 11 Subdirección de Auditoria Institucional. Recibe, revisa y remite al Jefe de Auditores. 12 Auditores. Recibe, revisa e instruye a Auditores. 13 Auditores. Ejecuta la Auditoría Interna de acuerdo al Programa de actividades establecido. 14 Auditores. El Jefe de Auditores notifica verbalmente a la Unidad Adinistrativa los hallazgos encontrados en la auditoría. 15 Unidad Administrativa. Presenta evidencias y aclaraciones solventando los hallasgos solventados. 16 Auditores. revisa las aclaraciones y llevar a cabo Informe final de observaciones e Informe de recomendaciones.. s. 17 Subdirección de Recibe, revisa, da visto bueno y lo presenta a. Auditoria Institucional. consideración del Contralor Municipal. 18. Recibe, revisa e instruye lo procedente.. 19 Subdirección de Auditoria Institucional. Prepara oficio para envío de observaciones y reccomendaciones determinando tiempo de. solventación. 20. Recibe, revisa y firma. Requiere modificaciones? Si. Regresa a actividad 1. No. Firma y entrega para tramite. 21 Subdirección de Auditoria Institucional. Envía a Unidad Administrativa. 22. turna solventaciones de las observaciones determinadas en el Informe al. 23 Subdirección de Recibe, revisa y turna al Auditor Auditoria Institucional. correspondiente. 24 Auditores. Recibi, analiza e informa. Solventa? Si. Integra al expediente correspondiente. No. Prepara escrito para envio a la Subdireccion de Normatividad y Procesos Administrativos. 25 Subdirección de Auditoria Institucional. Recibe, revisa y firma. Requiere modificaciones? Informe final de observaciones.. Informes.. Informes

53 Act. No. Responsable Descripción Formato o Sí. Regresa a actividad 19. No. Firma y entrega para tramite. 26 Auditor. Envía oficio con documentación correspondiente. s. 53

54 Auditorias Subdirección de Auditoria Institucional Unidad Administrativa Auditores Inicio Instruye ejecutar Auditoria Recibe instrucciones de inicio de auditoría, elabora orden y desigan Jefe de Auditores revisa de auditoria s Es correcto? Firma y devuelve para su trámite s trámita s Programa de Actividade Analizan s Determinan necesidades documentales y realizan programa revisa de auditoria s revisa oficio de requerimientos y elabora comisiones s Da Vo. Bo.? Firma y devuelve para su trámite s Recibe, revisa y turna requerimientos Document os envía oficio de notificación y entrega comisiones s Recibe, revisa y turna requerimientos s revisa oficio de requerimientos y elabora comisiones s Document os Se presenta y elaboran acta de Inicio Acta de Inicio envía oficio de notificación y entrega comisiones s analizan s Ejecutan auditoria conforme a programaprograma 54

55 Auditorias Subdirección de Auditoria Institucional Unidad Administrativa Auditores Presenta evidencias y aclaraciones s Notifica de los hallazgos Recibe, revisa e instruye lo procedente s Informe final Reciben y revisan aclaraciones elaboran informe s Informe final Reciben y revisan aclaraciones elaboran informe s Informe final revisa Prepara escrito de observaciones Requiere modificación? Firma y entrega para trámite envia remite solventaciones Recibe, revisa y turna Recibe, revisa y turna Prepara oficio para la SNPA Solventa? Requiere modificación? Prepara oficio para SNPA Firma y entrega para su trámite Integra a expediente entrega 55

56 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras 56

57 Desarrollo de Procedimiento Procedimiento 1 Atención a requerimientos de información y/o documentación para el inicio de auditorías. Objetivo Atender a los diferentes Entes Fiscalizadores proporcionando la documentación e información necesaria para el cumplimiento de sus atribuciones. Fundamento legal Artículo 81 fracción XIX de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. Artículo 139 fracción I del Reglamento de la Administración Pública de Municipio de Centro. Unidad Administrativa. Unidad Responsable Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Act. No. Responsable Descripción Inicio 1. turna oficio de orden de auditoría de 2 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 3 Departamento de Atención de Auditorias. 4 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Entes Fiscalizadores. acuerda con el Jefe de Departamento de Atención de Auditorías a que Unidad Administrativas requerir lo solicitado de acuerdo a sus atribuciones o antecedentes. Elabora oficio a los Titulares de la Unidades Administrativas involucradas, solicitando la documentación e información requerida para el inicio de la auditoría, marcando plazo de repuesta. Recibe, revisa y pasa a firma del Contralor Municipal. 5. revisa oficio. Es correcto? Si. Entrega para trámite correspondiente. No. Regresa a actividad 3. 6 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Envía oficio a la Unidad Administrativa correspondiente. Formato o Unidad Administrativa. Envía documentación e información.. Soporte documental. 57

58 Act. Responsable Descripción No. 8. turna oficio, documentación e información de la Unidad Administrativa. 9 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 10 Departamento de Atención de Auditorías. 11 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. turna para su revisión oficio, documentación e información de la Unidad Administrativa. revisa información proporcionada. Cumple? Sí. Integra documentación proporcionada por las Unidades Administrativas involucradas, conforme a lo solicitado por los Entes Fiscalizadores, genera oficio (ASF y SFP), o memorándum (OSF). No. Elabora oficio a los Titulares de la Unidades Administrativas involucradas, indicando los faltantes y/o señalando alguna observación derivada de la revisión efectuada. Regresa actividad 4. Recibe, revisa y pasa a firma del Contralor oficio para envío de información solicitada por los Entes Fiscalizadores. 17. revisa oficio. Requiere modificación? Sí. Regresa a actividad Departamento de Atención de Auditorías. No. Entrega para trámite correspondiente. Entrega a los auditores comisionados la información y documentación requerida punto por punto, en el caso de entrega al OSF, se elabora acta de cumplimiento de entrega de lo solicitado. Formato o. Soporte documental.. Soporte documental.. Memorándum. Soporte documental.. Memorándum Soporte documental.. Soporte documental.. Soporte documental. Acta de cumplimiento. 58

59 Atención a requerimientos de información y/o documentación para el inicio de auditorias Contraloría Municipal Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras Departamento de Atención de Auditorías Unidad Administrativa Inicio turna orden de auditoria de Entes fiscalizadores determina Unidad Administrativa deberá atender Prepara escrito solicitando información y determinando tiempo de entrega Recibe, revisa y firma Recibe revisa y pasa a firma Requiere modificacio nes? Envía oficio a Unidad Administrativa correspondient e remite respuesta turna para su análisis Document os Recibe para su análisis Document os Recibe para su análisis Document os Cumple? Recibe, revisa y firma revisa Indica faltantes y/o observaciones Requiere modificacio nes? Envía a Unidad Administrativa correspondient e Prepara para envío a Memorandum Entidad Acta de Fiscalizadora cumplimiento 59

60 Procedimiento 2 Atención a los auditores de los Entes Fiscalizadores durante la auditoría. Objetivo Mantener debidamente informados a los auditores, así como brindar las facilidades necesarias respecto a las solicitudes de información y colaboración que realizan durante la auditoría en cumplimiento de sus atribuciones Fundamento legal Artículo 81 fracción XIX de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. Artículo 133 fracción IX del Reglamento de la Administración Pública de Municipio de Centro Unidad Administrativa. Unidad Responsable Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Act. No. Responsable 1 Jefe de Grupo de Auditoría. 2 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 3 Departamento de Atención de Auditorías. 4 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 5 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Descripción INICIO Emite requerimiento de información. Recibe requerimiento, analiza y turna. prepara escrito. Cuenta con la información? Sí. Realiza memorándum y prepara paquete de envío. No. Prepara oficio para la Unidad Administrativa correspondiente. revisa memorándum. Requiere modificaciones? Sí. Regresa actividad 3 No. Firma y entrega a Ente Fiscalizador. revisa oficio. Requiere modificaciones? Sí. Regresa actividad 3. No. Pasa a firma. 6. revisa oficio. Requiere modificaciones? Sí. Regresa actividad 3. 7 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 8 Unidad Administrativa. No. Entrega para su trámite correspondiente. Entrega a la Unidad Administrativa. remite documentación correspondiente. Formato o. Memorándum.. Memorándum.. Memorándum. Documentación. Memorándum. Documentación..... Documentación. 60

61 Act. Formato o Responsable Descripción No. 9. Recibe, revisa y turna para su análisis.. Documentación. 10 Subdirección de analiza.. Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Es correcto? Sí. Turna para preparación de paquete de entrega. Documentación. 11 Departamento de Atención de Auditorías. No. Regresa a actividad 4 Recibe, concentra y prepara oficio para entregar a Jefe de Grupo de Auditoría. Memorándum. Documentación. 61

62 Contraloría Municipal Atención a los Auditores de los Entes Fiscalizadores durante la auditoría Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras Departamento de Atención de Auditorías Unidad Administrativa Grupo de Aditores Inicio Recibe requerimiento, analiza y turna / Memorándum Emite requerimiento de información / Memorándum prepara / Memorándum Cuenta con la información? Memorándum revisa memorándum Memorándum Realiza escrito y paquete de envío Requiere modificaciones? Prepara oficio para la Unidad Administrativa Memorándum Firma y entrega a Ente Fiscalizador revisa 62

63 Contraloría Municipal Atención a los Auditores de los Entes Fiscalizadores durante la auditoría Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras Departamento de Atención de Auditorías Unidad Administrativa Grupo de Aditores Requiere modificaciones? 3 revisa Pasa a firma Requiere modificaciones? 3 Firma y entrega para trámite entrega envía información solicitada Recibe, revisa y turna analiza Es correcto? 4 Turna para preparar su entrega Prepara y entrega Memorándum 63

64 Procedimiento 3 Atención a pliegos y/o observaciones. Objetivo Coordinar con la Unidades Administrativas la solventación de las observaciones determinadas por los Entes Fiscalizadores, aportando los elementos para desvirtuar los señalamientos y/o hacer las aclaraciones que permitan el descargo correspondiente Fundamento legal Artículo 79 fracción XVII y 81 fracción XIX de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. Artículo 133 fracción IX y 139 fracciones I, III y V del Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Centro. Unidad Administrativa. Unidad Responsable Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Act. No. Responsable Descripción Inicio 1. Recibe Pliego de Hallazgos, Observaciones o Cédulas de resultados de auditorías, las revisa y 2 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 3 Departamento de Atención de Auditorías. 4 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 5 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. turna. coordinadamente con el Jefe de Departamento de Atención a Auditorías, analiza cada observación, a efecto de identificar el requerimiento y la unidad administrativa responsable o con competencia para atenderla. Desglosa las observaciones realizadas en la cédula separando por unidad administrativa los números de identificación, preparando oficios de requerimiento de solventación, estableciendo el termino y la forma en que deberán presentar la documentación (certificada, en medio magnético, con separadores, en duplicado, etc). Si en las observaciones se advierte incumplimiento al marco normativo por parte de servidor público, proveedores, prestadores de servicios o contratistas, se da aviso a la Subdirector de Normatividad y Procesos Administrativos, para el inicio de Procedimiento correspondiente. Revisa y pasa a acuerdo con el Contralor Municipal. 6. revisa. Las observaciones son relevantes? Formato o. Cédula.. Cédula.. Memorándum.. Minuta. s. 64

65 Act. No. Responsable Descripción Sí. Solicita reunión informativa y de toma de acuerdos con la Unidades Administrativas responsables de atender las observaciones, levantando minuta. No. Firma y turna para su trámite. Remite información solicitada y/o documentación. 7 Unidad Administrativa. 8. Recibe, revisa y turna documentación para su análisis. 9 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. revisa documentación. Es correcta? Sí. Cumple con lo requerido en cantidad y calidad, se turna al Jefe de Departamento. No. Se lleva a cabo actividad Departamento de Atención de Auditorías. 11 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 12. revisa. Requiere modificaciones? Sí. Regresa a actividad 11. Recibe, integra al expediente correspondiente y requisita en el Formato F2 la solventación. revisa Cédulas de solventación, determina si es necesario solicitar aclaraciones adicionales, preparando oficio. No. Firma y entrega para su trámite. 13 Unidad Remite información solicitada y/o documentación. Administrativa. 14. Recibe, revisa y turna documentación para su análisis. 15 Subdirección de Recibe, revisa y turna para su integración. Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 16 Departamento de Atención de Auditorías. 17 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Reunidas las cédulas debidamente firmadas, así como expediente completo, se lleva a cabo la digitalización, creando respaldo y versión digital para su envío al Ente Fiscalizador correspondiente. (Tratándose de observaciones enviadas por el Órgano Superior de Fiscalización, debe considerarse en el cuadro de firmas de la cédula de solventación al Director de anzas por sus atribuciones). Recibe, revisa y pasa a firma. 18. revisa. Requiere modificaciones?. Regresa actividad 16. No. Firma y entrega para su trámite. Formato o. Expediente.. Expediente.. Expediente. Cédula de solventación.... Expediente.. Expediente.. Expediente.. Expediente... 65

66 Act. No. Responsable 19 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Descripción envía al Ente Fiscalizador y entrega acuse para el expediente correspondiente. Formato o 66

67 Atención a pliegos y/o observaciones Contraloría Municipal Subdirección de Enlace con Instancia Fiscalizadoras Departamento de Atención de Auditorías Unidad Administrativa Inicio Recibe, revisa y turna Cédula de observaciones analiza e instruye Recibe, desglosa por Unidad Administrativa y prepara solicitudes de información Se advierten faltas de Servidor Público y envía a Subdirección de Normatividad y Procesos Administrativos Memorándum revisa Recibe, revisa y pasa a firma Observaciones relevantes? Firma y entrega para su tramite envía Reunión informativa y de toma de acuerdos remite información y documentos Minuta Recibe, revisa y turna Recibe, revisa y turna 67

68 Atención a pliegos y/o observaciones Contraloría Municipal Subdirección de Enlace con Instancia Fiscalizadoras Departamento de Atención de Auditorías Unidad Administrativa Es correcto? 4 Recibe, revisa, integra y requisita Cédula Cédula de solventación revisa Recibe, revisa determina si requiere aclaraciones adicionales Requiere modificación? Firma y entrega para su trámite remite información y documentación solicitada Recibe, revisa y remite para su revisión Archivo digital Recibe, revisa y turna para su integración Reúne Cédulas firmadas y expediente y digitaliza Archivo digital revisa Recibe, revisa y pasa a firma Requiere modificación? Archivo digital Firma y entrega para su trámite correspondiente Archivo digital envía al Ente Fiscalizador correspondiente Archivo digital 68

69 Subdirección de Fiscalización de Obra Pública Desarrollo de Procedimiento 69

70 Procedimiento 1 Seguimiento de Obra. Objetivo Vigilar que las obras que realice el Municipio, se ajusten a las especificaciones previamente fijadas. Fundamento legal Artículo 81 fracción VII de Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco Artículo 133 fracción III y 141 del Reglamento de la Administración Pública de los Municipios de Tabasco. Artículo 78 de la Ley de Obras y Servicios Relacionados con las Mismas del Estado de Tabasco. Unidad Administrativa. Unidad Responsable Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. Act. No. Responsable Descripción Inicio 1. turna información relativa a obras públicas de recursos federales, estatales y 2 Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. 3 Departamento de Control y Seguimiento de Observaciones. 4 Departamento de Fiscalización de Zona Urbana Departamento de Fiscalización de Zona municipales. turna información para su revisión, análisis, registro e integración de expediente. Recibe, revisa, registra y turna para su atención a la Jefatura de Departamento correspondiente. Elabora programa de salida de inspección de campo para evaluación de avances de obras seleccionando muestra. Rural. 5 Supervisor de Obra. Realiza inspección de campo conforme a programa, evaluando avances de obra, así como deficiencias técnicas en la misma. Lleva a cabo revisión de estimaciones e informa de las deficiencias y en su caso excedentes de pago. 6 Departamento de Fiscalización de Zona Urbana. Revisa, valida información, edita y complementa con reporte fotográfico. Formato o... Programa. Inspección. Reporte Auxiliar. Reporte Auxiliar. Departamento de Fiscalización de Zona Rural. 7 Departamento de Recibe reporte auxiliar. Reporte 70

71 Act. No. Responsable Control y Seguimiento de Observaciones. 8 Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. Descripción Existen observaciones? Sí. Prepara fundamentación para realiza requerimiento a la unidad ejecutora indicando recomendaciones y en su caso solicita verificación conjunta con residente de obra derivado de defectos, vicios ocultos o cualquier otra responsabilidad atribuible al contratista; estableciendo fecha y hora. No. Informa al Subdirector e integra a expediente. Recibe, revisa observaciones, fundamento y oficio. 9. Recibe, revisa observaciones, fundamento y oficio. Requiere modificaciones? Sí. Regresa a paso 7. No. Entrega para envío a unidad ejecutora. 10 Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. 11 Departamento de Fiscalización de Zona Urbana. Departamento de Fiscalización de Zona Rural. Supervisor de Obra. 12 Departamento de Control y Seguimiento de Observaciones. 13 Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. Envía oficio a unidad ejecutora para que programe visita el día y hora establecida. Llevan a cabo la verificación conjunta con el residente de obra, realizando levantamiento de Acta de sitio. Solventa observaciones? Sí. Se integra acta de sitio a expediente. No. Establecen los compromisos y plazos de solventación. Cumplido el plazo y no habiendo recibido la solventación correspondiente, solicita a las Unidades Ejecutoras proceder hacer efectivas las garantías, vicios ocultos o reintegro de pagos en exceso con los intereses correspondientes, debiendo informar a la de sus actuaciones. Recibe, revisa observaciones, fundamento y oficio. 14. Recibe, revisa observaciones, fundamento y oficio. Requiere modificaciones? Sí. Regresa a paso 7. No. Entrega para envío a unidad ejecutora. 15 Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. Envía oficio a unidad ejecutora para aplicación que se hagan efectivas las garantías, vicios ocultos o reintegro de pagos en exceso con los intereses correspondientes, debiendo informar a la de sus actuaciones. Formato o Auxiliar.... Acta de sitio

72 Seguimiento de Obra Subdirección de Fiscalización de Obra Pública Depto. de Control y Seguimiento de Observaciones Deptos. de Fiscalización de Zona Urbana y Zona Rural Supervisor de Obra Unidad Ejecutora Inicio turna información de obras publicas Recibe, revisa y turna Recibe, revisa registra y turna elabora programas de inspección de obras Realiza inspección de obra y revisa estimaciones Reporte auxiliar revisa Reporte auxiliar Recibe, revisa y complementa con fotográfias Reporte auxiliar Existen Observaciones? Reporte auxiliar Informa e integra a expediente correspondiente revisa revisa observaciones y fundamento legal Realiza requerimieno para llevar a cabo visita de inspección conjunta Requiere modificación? traita programa inspección conjunta de obra Anexa al expediente correspondiente Acta de sitio Realiza inspección de forma conjunta Acta de sitio Solventa observaciones? revisa Recibe, revisa y pasa a firma Cumplido el plazo y no habiendo recibido solventaciones Establece compromisos y plazos de solventación Acta de sitio Requiere modificaciones? envía para aplicación de sanciones correspondientes 72

73 Procedimiento 2 Relación de Contratistas del Municipio de Centro Tabasco. Objetivo Contar con empresas que cuentan con la capacidad técnica y financiera para participar en los Procedimientos de contratación. Fundamento legal Artículo 81 fracción XVII de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. Artículos 1 fracción II, 2 fracción II y X, 7 y 11 de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas del Estado de Tabasco. Unidad Administrativa. Unidad Responsable Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. Act. No. Responsable 1 Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. Descripción Inicio Prepara bases para convocatoria de inscripción de contratistas, presentándosela al Contralor Municipal para su aprobación correspondiente. 2. revisa convocatoria. Necesita modificaciones? Sí. Regresa a actividad 1. 3 Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. 4 Coordinación de Modernización e Innovación. 5 Departamento de Registro de Contratistas. No. Firma y entrega para su publicación. Remite oficio y convocatoria para su publicación en la página de internet del Municipio de Centro. Publica convocatoria en la página de internet del Municipio de Centro. Recibe a Contratistas interesados en llevar a cabo su registro, explica los requisitos y entrega copia de la convocatoria, así como formatos correspondientes. 6 Ventanilla. Recibe documentación de contratista y revisa cuantativamente, turnando al Jefe de Departamento. Cumple? Sí. pasa al Departamento de Registro de Contratistas. No. Indica a Contratista documentación faltante. 7 Departamento de Registro de Contratistas. revisa documentación cualitativamente, verificando que todos los documentos cumplan con lo establecido. Cumple? Sí. Cumple se emite Cédula de registro. Formato o Convocatoria en borrador. Convocatoria.. CD.. CD. Convocatoria. Formatos. Carpeta. Cédula Registro. de 73

74 Act. No. Responsable 8 Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. Descripción No. Indica a Contratista documentación que no cumple y devuelve. Regresa a actividad 4. Revisa, revisa y pasa a firma Cédula correspondiente. 9. revisa convocatoria. Necesita modificaciones? Si. Regresa a actividad Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. 11 Departamento de Registro de Contratistas. No. Firma y entrega para su publicación. Revisa, y pasa Cédula para su entrega a Contratista. Entrega Cédula y crea expedientes físicos para su guarda y custodia, y se genera expediente electrónico de Cédulas de Registro. Formato o Cédula. Cédula. Cédula. Cédula. Expediente. 74

75 Relación de Contratistas de Municipio de Centro Tabasco Contraloría Municipal Subdirección de Fiscalización de Obra Departamento de Registro de Contratistas Ventanilla Contratista Coordinación de Modernización e Innovación Inicio Recibe, revisa y Analiza, fundamente firma y prepara Convocatoria Convocatoria Requiere modificaciones? envía para su publicación publica Convocatoria Convocatoria entrega información Convocatoria Formatos Recibe, prepara y entrega Carpeta verifica cuantitativamente Carpeta revisa Cualitativamente Carpeta Cumple? Recibe para complementar y/o corregir información Carpeta Cumple? Recibe, revisa y firma Cedula de Inscripción revisa para pasar a firma Cedula de Inscripción Emite cedula Cedula de Inscripción Requiere modificaciones? Entrega y crea expediente correspondiente Cedula de Inscripción Expediente 75

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77 Subdirección de Normatividad y Procesos Administrativos 77