Manual de Procedimientos Contraloría Municipal

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1 Manual de Procedimientos Fecha: 26 de Marzo de 2018 NOMBRE Y FIRMA PUESTO ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Lic. Ricardo A. Urrutia Díaz Contralor Municipal Coordinador de Modernización e Innovación Contralor Municipal 1

2 Índice... 4 Procedimiento Seguimiento y trámite a la documentación recepcionada Unidad de Enlace Administrativo... 8 Procedimiento Suministro de materiales de oficina Procedimiento Orden de Trabajo Procedimiento Orden de Servicio Procedimiento Solicitud de Comprobación de Fondo Revolvente Procedimiento Actualización de inventario de bienes muebles Procedimiento Revisión de la Nómina Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal Procedimiento Revisión y validación del registro de los avances físicos de las Unidades s Procedimiento Revisión, integración y entrega de autoevaluación trimestral Procedimiento Revisión, integración y entrega del Sistema de Evaluación del Desempeño Municipal Procedimiento Realizar informe de acciones de control y evaluación Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación Procedimiento Declaraciones de situación patrimonial Procedimiento Proceso de Entrega - Recepción Procedimiento Auditorías Procedimiento Investigación y calificación de las faltas graves y no graves Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras Procedimiento Atención a requerimientos de información y/o documentación para el inicio de auditorías Procedimiento Atención a los auditores de los Entes Fiscalizadores durante la auditoría Procedimiento Atención a pliegos y/o observaciones Subdirección de Fiscalización de Obra Pública

3 Procedimiento Seguimiento de Obra Procedimiento Relación de Contratistas del Municipio de Centro Tabasco Subdirección de Normatividad, Substanciación y Procesos Administrativos Procedimiento Contestación de demandas, instauradas y recursos en contra de actos de la, formulación de los informes solicitados por autoridades y tribunales administativos o judiciales, seguimiento a diversas notificaciones Procedimiento Formulación de denuncias o querellas que deriven de algún procedimiento administrativo Procedimiento Substanciación del Procedimiento administrativo (servidores públicos, por faltas no graves) Procedimiento Procedimiento tratandose de faltas consideradas como graves (servidores públicos y particulares) Procedimiento Constancias de no inhabilitación Procedimiento Estudio y emisión de opiniones jurídicas Procedimiento Actualización de marco jurídico

4 Desarrollo de Procedimiento 4

5 Procedimiento 1 Seguimiento y trámite a la documentación recepcionada. Objetivo Dar seguimiento al cumplimiento de las atribuciones de las Dependencias y actuar en consecuencia, respondiendo y/o generando los documentos que en el ámbito de la competencia de la contraloría municipal correspondan. Fundamento legal Artículo 81 de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco Artículo 133 del Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Centro. Unidad. Unidad Responsable. Act. No. Responsable Descripción Inicio 1 Secretaria. revisa documentación. Registra en el sistema de correspondencia y digitaliza los documentos de la correspondencia. 2. revisa documentación, entregando para. ser turnada a la Subdirección correspondiente. 3 Secretaria. Imprime acuse de recibido para entregar. correspondencia a la Subdirección correspondiente. 4 Subdirección. Recibe correspondencia de su competencia.. 5 Subdirección. Analiza información y realiza seguimiento a. documento, respondiendo y/o generando la documentación requerida o el asunto indicado. 6 Subdirección. Solicita a la secretaría número consecutivo de oficio o documento mediante el cual dará respuesta. 7. revisa. Es correcto? Sí. Firma y entrega al Subdirector para su trámite. No. Regresa a la actividad 5. 8 Subdirección. entrega con la información solicitada ó con requerimiento de solicitud de información, a la Dependencia correspondiente. 9 Secretaria. Recepciona acuses de archivo y minutario del oficio. 10 Secretaria. Registra en el sistema de correspondencia el oficio con el que se atendió el requerimiento. 11 Secretaria. Digitaliza acuse y archiva para el expediente correspondiente para su guarda y custodia. Fin Formato o Documento s. Sistema.. Circular.. Circular... Sistema.. 5

6 Seguimiento y trámite a la documentación recepcionada Contraloría Municipal Secretaria Subdirección Inicio revisa, entregando para ser turnada Recibe, revisa, registra y digitaliza correspondencia Imprime acuse de recibido para entregar correspondencia Recibe correspondencia de su competencia Analiza información y da seguimiento generando respuesta revisa Proporciona número de oficio correspondiente Solicita número de oficio para respuesta Es correcto? NO SI Firma y entrega para su trámite 6

7 Seguimiento y trámite a la documentación recepcionada Contraloría Municipal Secretaria Subdirección Recepciona acuses realiza trámite Registra en el sistema de correspondencia Digitaliza acuses, y archiva Fin 7

8 Unidad de Enlace Administrativo Desarrollo de Procedimiento 8

9 Procedimiento 1 Suministro de materiales de oficina. Objetivo Proporcionar a las áreas administrativas los bienes que requieran para la eficiente operatividad y funciones asignadas. Fundamento legal Artículo 184 Fracción III del Reglamento de la Administración Pública Municipal. Unidad. Unidad Responsable Unidad de Enlace Administrativo. Act. No. Responsable 1 Unidad de Enlace Administrativo. 2 Unidad de Enlace Administrativo. 3 Unidad de Enlace Administrativo. Descripción Inicio Recepciona los requerimientos de suministro de materiales de las áreas administrativas. Verifica el presupuesto del mes. Elabora las requisiciones de compra y genera oficio concentrando las necesidades de materiales. 4. revisa. Aprueba? Sí. Firma oficio para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad 3. 5 Unidad de Enlace Administrativo. 6 Unidad de Enlace Administrativo. 7 Unidad de Enlace Administrativo. 8 Unidad de Enlace Administrativo. envía requisición a la Dirección de Administración. Genera salida de almacén y recibe los materiales solicitados. Recepciona, revisa y digitaliza documentación enviada por la Subdirección de Control Financiero. Genera o corrige orden de pago y elabora relación. 9. revisa orden de pago. Aprueba? Sí. Firma y entrega para su trámite. No. Regresa a la actividad Unidad de Enlace Administrativo. Remite orden de pago mediante relación a la Dirección de Programación. Fin Formato o Documento Memorándum. Sistema SAM. Requisición. Requisición.. Requisición. Formato.. Requisición. Cotizaciones. Pedido. Entrada de Almacén.. Orden de Pago. Relación.. Orden de Pago. Relación.. Orden de Pago. Relación. 9

10 Suministro de materiales de oficina Unidad de Enlace Administrativo Inicio Recibe requerimiento de material de oficina Verifica presupuesto en el SAM Recibe Requisición y revisa Elabora requisición y oficio Aprueba? NO SI Firma Requisición y oficio y entrega para trámite Envía requisición mediante oficio a la Dirección de Administración Genera En el SAM salida de almacén Recepciona, revisa y digitaliza documentos (factura, requisición, cotizaciones, pedido, entrada al almacén) 10

11 Suministro de materiales de oficina Unidad de Enlace Administrativo Recibe Orden de pago y revisa Genera O corrige orden de pago y relación Aprueba? No Si Firma orden de pago y entrega para trámite Remite orden de pago mediante relación a la Dirección de Programación Fin 11

12 Procedimiento 2 Orden de Trabajo Objetivo Proporcionar el servicio oportuno a los vehículos tanto de forma preventiva como correctiva, con la finalidad de que se encuentren en condiciones favorables para las actividades programadas en las áreas administrativas en que se encuentren asignados. Fundamento legal Artículo 184 Fracción III del Reglamento de la Administración Pública Municipal. Unidad. Unidad Responsable Unidad de Enlace Administrativo. Act. No. Responsable 1 Unidad de Enlace Administrativo. Descripción Inicio Recepciona los requerimientos para la realización de servicios de mantenimiento vehicular o de mobiliario que solicitan las áreas administrativas. Verifica el presupuesto del mes. 2 Unidad de Enlace Administrativo. 3 Unidad de Enlace Elabora la requisición de orden de trabajo para Administrativo. mantenimiento vehicular y genera oficio. 4. revisa. Aprueba? Sí. Firma oficio para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad 3. 5 Unidad de Enlace Administrativo. 6 Unidad de Enlace Administrativo. 7 Unidad de Enlace Administrativo. 8 Unidad de Enlace Administrativo. 9 Unidad de Enlace Administrativo. Envía la Orden de Trabajo a la Dirección de Administración para su trámite. Entrega vehículo al prestador de servicio asignado mediante notificación de la Jefatura de Control de Vehículos. Recepciona y verifica el servicio realizado. Recepciona mediante oficio requisición, orden de trabajo, cotizaciones, factura y archivos digitales de la misma (XML), digitalizándolos. Genera orden de pago y relación para envío. Formato o Documento Memorándum. Sistema SAM. Orden de trabajo.. Orden de trabajo.. Orden de trabajo. Notificación.. Requisición Orden de trabajo. Factura. XML Cotizaciones Relación Orden de pago. Cotización. 12

13 Act. No. Responsable Descripción 10. revisa. Aprueba? Sí. Firma Orden de Pago para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad Unidad de Enlace Envía orden de pago mediante relación a la Administrativo. Dirección de Programación. Formato o Documento Orden de pago Orden de pago. Relación Orden de pago. Fin 13

14 Orden de Trabajo Unidad de Enlace Administrativo Inicio Recibe requerimiento de servicio Verifica presupuesto en el SAM Recibe requisición y oficio y revisa Elabora requisición y oficio Aprueba? NO SI Firma y requisición y entrega para trámite Envía mediante oficio requisición a la Dirección de Administración Entrega vehículo a prestador de servicio con copia de requisición Recepciona y revisa el servicio realizado al vehículo 14

15 Orden de Trabajo Unidad de Enlace Administrativo Recepciona documentos para generar orden de pago (Requisición, Orden de Trabajo, Cotizaciones, Factura) Recibe Orden de Pago y revisa Genera o corrige orden de pago y relación Aprueba? No Si Firma y entrega para trámite Envía Orden de pago mediante relación a la Dirección de Programación Fin 15

16 Procedimiento 3 Orden de Servicio Objetivo Proporcionar el servicio oportuno a los climas tanto de forma preventiva como correctiva, con la finalidad de que se encuentren en condiciones favorables. Fundamento legal Artículo 184 Fracción III del Reglamento de la Administración Pública Municipal. Unidad. Unidad Responsable Unidad de Enlace Administrativo. Act. No. Responsable 1 Unidad de Enlace Administrativo. Descripción Inicio Generar o recepcionar los requerimientos para la realización de servicios de mantenimiento a los climas instalados en las áreas administrativas Verifica el presupuesto del mes 2 Unidad de Enlace Administrativo. 3 Unidad de Enlace Elabora la requisición de orden de servicio Administrativo. para mantenimiento de climas y genera oficio. 4. revisa. Aprueba? Sí. Firma oficio para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad 3. 5 Unidad de Enlace Administrativo. 6 Unidad de Enlace Administrativo. 7 Unidad de Enlace Administrativo. 8 Unidad de Enlace Administrativo. Envía la requisición a la Dirección de Administración para su trámite. Indica al prestador de servicios el o los climas a dar el servicio. Verifica el servicio realizado. Recepciona requisición, de orden de servicio, cotizaciones, factura y archivos digitales de la misma (XML), digitalizándolos. 9 Unidad de Enlace Genera orden de pago y relación para envío. Administrativo. 10. revisa. Aprueba? Sí. Firma Orden de Pago para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad Unidad de Enlace Envía orden de pago a la Dirección de Administrativo. Programación. Fin Formato o Documento Memorándum. Sistema SAM. Orden de servicio.. Orden de servicio. Orden de servicio... Orden de servicio. Factura. Cotizaciones. Relación Orden de pago. Orden de pago. Relación Orden de pago. 16

17 Orden de Servicio Unidad de Enlace Administrativo Inicio Recibe requerimiento de servicio Verifica presupuesto en el SAM Recibe requisición y oficio y revisa Elabora requisición y oficio Aprueba? NO SI Firma oficio y requisición y entrega para trámite Envía mediante oficio requisición a la Dirección de Administración Supervisa el servicio de mantenimiento que realiza el prestador de servicio 17

18 Orden de Servicio Unidad de Enlace Administrativo Recepciona documentos para generar orden de pago (Requisición, Orden de Servicio, Cotizaciones, Factura) Recibe Orden de Pago y revisa Genera o corrige orden de pago y relación Aprueba? No Si Firma y entrega para trámite Envía Orden de pago mediante relación a la Dirección de Programación Fin 18

19 Procedimiento 4 Solicitud y comprobación del fondo revolvente. Objetivo Disponer de recursos para solventar imprevistos menores que se generen en la de acuerdo a la normatividad establecida. Fundamento legal Capítulo 2 Numero 2.13 del Manual de Normas Presupuestarias para el Municipio de Centro. Unidad. Unidad Responsable Unidad de Enlace Administrativo. Act. No. Responsable Descripción Inicio 1 Unidad de Enlace Prepara solicitud de fondo revolvente que Administrativo. equivale al 10% del presupuesto asignado. Se genera oficio con el monto resultante. 2. revisa. Aprueba? Sí. Firma oficio para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad 1. 3 Unidad de Enlace Envía el oficio a la Dirección de Finanzas. Administrativo. 4. Recibe fondo revolvente solicitado para atención de las necesidades emergentes o rembolso de gastos de adquisiciones y/o servicios y turna para su control a la Unidad de Enlace Admtvo. 5 Unidad de Enlace Administrativo. Efectúa la compra y relaciona las facturas comprobatorias clasificándolas por partida presupuestal generando una relación con los datos más relevantes (razón social, No. factura, fecha factura, subtotal, IVA y total). 6. revisa facturas y documentación soporte. Aprueba? Sí. Firma y entrega para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad.5 7 Unidad de Enlace Administrativo. 8 Unidad de Enlace Administrativo. Digitaliza todos los documentos comprobatorios. Captura en el sistema del SAM un contrato cuya función es dar soporte a los procesos que se Formato o Documento.... Póliza de cheque. Cheque. Factura. Relación. Facturas. Relación de facturas Facturas. Sistema SAM 19

20 Act. No. Responsable 9 Unidad de Enlace Administrativo. Descripción llevan a cabo en el ejercicio del fondo revolvente como requisición, pedido, entrada al almacén, salida del almacén, etc. Captura en el SAM cada factura referenciando el contrato creado en el punto anterior, y genera la orden de pago 10. revisa. Aprueba? Sí. Firma Orden de PAgo para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad Unidad de Enlace Administrativo. 12 Unidad de Enlace Administrativo. Relaciona órdenes de pago y entrega a la Dirección de Programación. Recibe notificación de la Dirección de Finanzas. Devolver fondo revolvente? Sí. Genera oficio para señalar la terminación de uso del fondo revolvente. No. Se vuelve a la actividad número revisa. Aprueba? Sí. Firma oficio para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad Unidad de Enlace Administrativo. Envía el oficio y el efectivo sobrante a la Dirección de Finanzas. Fin Formato o Documento Orden de pago. Orden de pago. Orden de pago. Relación

21 Solicitud y comprobación del fondo revolvente Unidad de Enlace Administrativo Inicio Recibe oficio y revisa Prepara para solicitud de fondo revolvente Aprueba? No Si Firma oficio y entrega para su trámite Envía a la Dirección de Finanzas Recibe en efectivo fondo revolvente revisa facturas comprobatorias Efectúa las compras y relaciona facturas comprobatorias 1 Aprueba? No Sí Firma y entrega para su trámite Relaciona las facturas y efectúa la digitalización 21

22 Solicitud y comprobación del fondo revolvente Unidad de Enlace Administrativo Captura contrato en el SAM Recibe Orden de pago y revisa Captura facturas y orden de pago Aprueba? No Si Firma y entrega para su trámie Entrega Orden de pago mediante relación a la Dirección de Programación Finanzas avisa termino de uso del fondo revolvente? No 1 revisa Si Genera o corrige oficio indicando la terminación del uso del fondo revolvente Aprueba? No Si Firma y entrega para su trámie entrega y efectivo sobrante a la Dirección de Finanzas Fin 22

23 Procedimiento 5 Actualización al inventario de bienes muebles. Objetivo Mantener un registro confiable, actualizado, y una operatividad óptima de los bienes muebles asignados. Fundamento legal Artículo 184 Fracción IV del Reglamento de la Administración Pública Municipal. Unidad. Unidad Responsable Unidad de Enlace Administrativo. Act. No. Responsable Descripción Inicio 1. Recibe de la Dirección de Administración relación de mobiliario y equipo de la Contraloría. 2 Unidad de Enlace Recibe el inventario general de la Dirección de Administrativo. Administración. 3 Unidad de Enlace Envía el inventario correspondiente a cada área Administrativo. administrativa para su revisión. 4 Unidad de Enlace Recepciona las observaciones al inventario Administrativo. realizado por las áreas administrativas (bajas, cambios de resguardo, observaciones). 5 Unidad de Enlace Elabora oficio y formato relacionando cada bien Administrativo. mueble y la observación correspondiente. 6. revisa. Aprueba? Sí. Firma oficio y relación para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad. 5 7 Unidad de Enlace Administrativo. 8 Unidad de Enlace Administrativo. Envía oficio y relación de bienes muebles a la Dirección de Administración. revisa resguardos, turnándolos a las áreas administrativas. Son correctos? Sí. Remite a usuario para firma resguardo. No. Devuelve con las observaciones correspondientes. 9 Unidad de Enlace Administrativo. Elabora oficio para él envió de resguardos. 10. revisa. Es correcto? Sí. Firma oficio para su trámite correspondiente. No. Regresa a la actividad Unidad de Enlace Administrativo. Envía los resguardos firmados mediante oficio a la Dirección de Administración. Fin Formato o Documento. Relación.. Relación. Memorándum. Relación. Memorándum. Relación.. Relación.. Relación. Relación. Resguardos... 23

24 Actualización al inventario de bienes muebles Unidad de Enlace Administrativo Inicio turna relación de mobiliario y equipo Recibe relación de mobiliario y equipo Envía inventario a cada área administrativa Recepciona observaciones revisa Elabora oficio y relación para envío de observaciones Aprueba? NO SI Firma oficio y relación y entrega para su trámite Envía Relación de observaciones mediante oficio a la Dirección de Administración 24

25 Actualización al inventario de bienes muebles Unidad de Enlace Administrativo Recibe resguardos con las actualizaciones para su revisión Es correcto? Sí No Devuelve a DIrección de Administración Remite Resguardos a usuarios para firma Recibe oficio y Resguardos firmados, y revisa SI Recibe Resguardos firmados y prepara oficio para envío Es correcto? No Firma y entrega para su trámite Envía Resguardos mediante oficio a la Dirección de Administración Fin 25

26 Procedimiento 6 Revisión de la Nómina. Objetivo Revisar y verificar que las percepciones y deducciones realizadas a cada trabajador se apliquen conforme a la normatividad vigente. Fundamento legal Artículo 86 Fracción VIII de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. Unidad. Unidad Responsable Unidad de Enlace Administrativo. Act. No. Responsable Descripción 1. Inicio 2 Unidad de Enlace Administrativo 3 Unidad de Enlace Administrativo Recibe nómina de personal remitida por la Dirección de Administración. revisa nómina. Es correcta? Sí. Rubrica y pasa a Contralor para su rúbrica y firma. No. Se devuelve señalando las observaciones correspondientes a la Dirección de Administración. Firma oficio y lo envía con la nómina a la Dirección de Administración para su trámite correspondiente. Fin Formato o Documento. Nómina. Nómina.. Nómina. 26

27 Revisión de la Nómina Unidad de Enlace Administrativo Inicio Recibe nómina y turna para revisión revisa nómina Es correcto? SI Rubrica nómina y genera oficio para su devolución NO Se regresa a la Dirección de Administración Firma y entrega para su trámite Envía nómina mediante oficio a la Dirección de Administración Fin 27

28 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal Desarrollo de Procedimiento 28

29 Procedimiento 1 Revisión y validación del registro de los avances físicos de las Unidades s. Objetivo Revisar la congruencia del ejercicio del gasto público para integrarse al trimestre la validación de los avances físicos. Fundamento legal Artículo 135 fracciones II, III y VI del Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Centro. Unidad. Unidad Responsable Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. Act. No. Responsable 1. Descripción Inicio Solicita usuario responsable de la información. (Inicial) Formato o Documento. 2 Unidad. remite información solicitada.. 3. Recibe, revisa y turna, para su análisis.. 4 Subdirección de Recibe, revisa y turna para la atención. Evaluación de la correspondiente. Gestión Municipal. 5 Departamento de Genera usuario y contraseña y entrega. Sobre. Integración y Sistemas de Información. 6 Departamento de Análisis, Operación y Seguimiento de Programas. 7. Recibe, revisa y firma. Es correcto? Sí. Firma y entrega para trámite. No. Regresa a actividad 6. prepara oficio para el envío correspondiente.. Sobre.. Sobre. 8 Solicita Información de avances.. 9 Departamento de Sistema. Integración y Sistemas de Información. Actualiza mensualmente las fechas de captura de acuerdo lineamientos del Presupuesto. Apertura el sistema para la captura de los avances. Realiza reporte, el cual descarga mensualmente de la base de datos del SIAM con la información de sus momentos contables. 10 Unidades s. Capturan y envían información solicitada en forma y tiempo de avances físicos. 11. Recibe, revisa y turna informe de los Avances físicos de las diversas Unidades. Anexos.. Anexos. 29

30 Act. No. Responsable 12 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. 13 Departamento de Análisis, Operación y Seguimiento de Programas. 14 Departamento de Análisis, Operación y Seguimiento de Programas. 15 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. 16 Subdirección de Fiscalización de Obras. 17 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. 18 Departamento de Análisis, Operación y Seguimiento de Programas. 19 Unidades s. 20 Departamento de Integración y Sistemas de Información. 21 Departamento de Análisis, Operación y Seguimiento de Programas. Descripción s. Recibe, registra y entrega. Realiza revisión de los avances físicos con reporte emitido con los momentos contables verificando el cumplimiento con los que establecen los lineamientos. Solicita a la Subdirección de fiscalización de obras la validación de los avances fisicos relacionados con los proyectos de obras. Recibe, firma y entrega memorándum. Recibe, valida y remite información solicitada. Recibe validación y turna. Turna información a las auxiliares para que revisen con el avance físico que envían las áreas responsables de los proyectos de obras, como las Unidades s. Es correcta la información? Sí. Valida avances físicos en SICAFI No. Se informa a las Unidades s. Solicita apertura del SICAFI para realizar modificaciones. Apertura el SICAFI en caso de que realiza corrección de avances físicos alguna dependencia. Valida los avances físicos en el SICAFI una vez que fueron revisados y se realizaron correcciones. Fin Formato o Documento. Anexos. Reporte. Informe de Avances Físicos. Memorándum. Memorándum. Memorándum. Anexos. Memorándum Anexos. Anexos. informes.. SICAFI. SICAFI. e 30

31 Revisión y validación del registro de los avances físicos de las Unidades s Contraloría Municipal Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal Departamento de Integración y Sistemas de Información Depto. de Análisis, Operación y Seg.de Programas Unidad Inicio Solicita usuario responsable de la información remite información solicitada Recibe, revisa y turna Recibe, revisa y turna Genera contraseña y usuario prepara envío revisa Sobre Es correcto? No sí Firma y entrega para su trámite Entrega para trámite Sobre Actualiza fechas de captura Sobre Apertura el sistema para la captura de los avances 31

32 Revisión y validación del registro de los avances físicos de las Unidades s Contraloría Municipal Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal Departamento de Integración y Sistemas de Información Depto. de Análisis, Operación y Seg.de Programas Unidad Solicita información de avances Recibe, revisa y turna Informe Recibe, revisa y turna Informe Realiza revisión de los avances físicos Captura y remite información Informe Recibe, revisa y firma Recibe, revisa y turna Memorámdum Memorámdum Solicita validación de avances físicos de obra Memorámdum validada información Memorámdum Recibe, valida y remite información Memorámdum Apertura el SICAFI Sistema Es correcto? Si Valida en SICAFI No Solicita apertura de sistema Sistema Valida en SICAFI Fin Fase 32

33 Procedimiento 2 Revisión, integración y entrega de autoevaluación trimestral. Objetivo Solicitar y revisar trimestralmente el informe de autoevaluación, para su entrega ante el Órgano Superior de Fiscalización del Estado. Fundamento legal Artículo 29, fracción VII de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. Artículo 135, fracción III Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Centro Unidad. Unidad Responsable Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. Act. No. Responsable Descripción Inicio 1. Solicita información de Autoevaluación a las Unidades s, correspondiente en el ámbito de su competencia. 2. Recibe información de las Unidades 3 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. 4 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. 5 Departamento de Integración y Sistemas de Información. 6 Departamento de Análisis y Evaluación. 7 Departamento de Análisis y Evaluación. 8 Departamento de Integración y s y turna para su concentración. Recibe información turnada y la entrega al Departamento de Análisis y Evaluación. Instruye al Departamento de Integración de Sistemas de Información emita reporte. Realiza reporte con base de datos del SIAM, para turnar a las revisoras y cotejar información con la que entregan las Dependencias responsables de la información. Revisa información turnando a las auxiliares revisoras, con reporte de base de datos para cotejar información. Es correcto? Sí. Integra Informe de Autoevaluación No. Solicita a la Unidad correcciones. Integra el informe de autoevaluación y con rubricas de los responsables que entregaron la información. Recaba firmas del informe de autoevaluación. Graba cd s con los archivos que entregan las Dependencias responsables de realizar la Formato o Documento.. Anexos.. Anexos. Reporte. Anexos. Reporte. Informe. Cd s. 33

34 Act. No. Responsable Descripción Sistemas de información. Información. 9 Departamento de Realiza oficio para el Fiscal del Estado. Análisis y Evaluación. 10 Subdirección de Recaba firma del oficio del Contralor. Evaluación de la Gestión Municipal. 11. revisa. Requiere modificaciones? Sí. Firma y entrega para trámite No. Regresa a la actividad Subdirección de entrega para digitalización. Evaluación de la Gestión Municipal. 13 Departamento de Digitaliza y se adquiere un juego de copias del Integración y documento cuando ya esta firmado por los Sistemas de titulares. Información. 14 Departamento de Entrega informe de autoevaluación ante el Análisis y Evaluación. Órgano Superior de Fiscalización del Estado. Fin Formato o Documento.... Informe., informe y cd s. 34

35 Revisión, integración y entrega de autoevaluación trimestral Contraloría Municipal Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal Departamento de Integración y Sistemas de Información Departamento de Análisis y Evaluación Unidad Inicio Solicita Información de Autoevaluación Recibe, prepara y envía información Recibe, revisa y turna Anexos Recibe, revisa y remite para su análisis Instruye se emita informe de sistema Anexos Realiza reporte con datos de sistema SIAM Revisa información cotejando base de datos Informe Es correcto? Sí No corrige Tarjeta informativa Graba CD, con los archivos de la Unidades s Informe Recaba rubricas y firmas Informe revisa Informe Recibe, revisa y pasa a firma Informe CD Prepara oficio para envío correspondiente Requiere modificación? CD CD Si No Firma y entrega para su trámite Informe CD pasa a digitalización Informe CD digitaliza CD Informe Entrega informe a Órgano Superior de Fiscalización del Estado Informe CD Fin 35

36 Procedimiento 3 Revisión, integración y entrega del Sistema de Evaluación del Desempeño Municipal. Objetivo Solicitar y revisar trimestralmente los formatos del Sistema de Evaluación del Desempeño, para su entrega ante el Órgano Superior de Fiscalización del Estado. Fundamento legal Artículo 135, fracciones II, III y VI del Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Centro. Unidad. Unidad Responsable Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. Act. No. Responsable Descripción Inicio 1. Solicita un enlace responsable de la captura de la información. Formato o Documento. 2 Unidad. envía información solicitada.. 3. turna oficio para su atención.. 4 Subdirección de Recibe, revisa y turna para la creación de clave y. Evaluación de la usuario. Gestión Municipal. 5 Departamento de Integración y Sistemas de Información. 6 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. Recibe, crea y entrega usuario y contraseña. Remite oficio adjuntando sobre con usuario y contraseña de las Dependencias. 7. revisa. Es correcto? Sí. Firma y entrega para su trámite. No. Regresa a actividad 6. 8 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. envía a la Unidad correspondiente. 9. Solicita información a Unidades s correspondiente en el ámbito de su competencia. 10 Departamento de Actualiza los reportes, usuarios y contraseñas. Integración y Sistemas de Información. 11 Departamento de Integración y Sistemas de Información. Apertura del periodo de captura en el sistema del SEDEM. Sobre.. Sobre.. Sobre.. Sobre.. Sistema. Sistema. 12 Unidad. Captura el área responsable de la dependencia. Sistema. 13 Departamento de Seguimiento de la información, para validar la Sistema. 36

37 Act. No. Responsable Integración y Sistemas de Información. 14 Departamento de Análisis y Evaluación. 15 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. 16 Departamento de Integración y Sistemas de Información. Descripción captura de las dependencias responsables. Imprime reportes para revisión y turna. Realiza reporte de la base de datos del SIAM. Recibe reportes del SEDEM y los reportes realizados con base de datos. Turna los reportes a las auxiliares para revisión de la información. Realiza las minutas de trabajo con las observaciones que realizaron las auxiliares. Realiza reuniones de trabajo en caso de existir observación. Apertura el sistema, en caso de que tenga que realizar corrección. Imprime los formatos del SEDEM una vez corregida la información para revisión. Revisa la información corregida de los formatos del SEDEM. Exporta información a Excel. Formato o Documento Reportes. Reportes. Minuta. Minuta. Sistema. Formatos. 17 Departamento de Análisis y Evaluación. 18 Departamento de Integración y Sistemas de Información. 19 Departamento de Entrega formatos del SEDEM al usuario Análisis y Evaluación. responsable para que recabe firma del titular. 20 Unidad. Remite formatos debidamente firmados Recibe información y turna.. 22 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. 23 Departamento de Análisis y Evaluación 24 Departamento de Integración y Sistemas de Información. Recibe información turnada y la entrega al jefe de Departamento. Integra carpeta con los Formatos del SEDEM para el OSF. Graba Cd s con la informacion de Excel para integrarse a la carpeta para el OSF. Digitaliza y se adquiere un juego de copias del documento debidamente firmado por los titulares. Recibe carpeta y realiza oficio para el Fiscal del Estado. Recibe, revisa y pasa a firma. 25 Departamento de Análisis y Evaluación. 26 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. 27. revisa. Es correcto? Sí. Firma y entrega para trámite. No. Regresa a actividad Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. entrega a OSF. Fin Formatos. Formatos. Formatos. Formatos.. Formatos. Carpeta. CD. Informe.. Carpeta.. Carpeta.. Carpeta.. Carpeta. 37

38 Revisión Integración y entrega del Sistema de Evaluación del Desempeño Municipal Contraloría Municipal Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal Departamento de Integración y Sistemas de Información Depto. de Análisis, Operación y Seg.de Programas Unidad Inicio Solicita responsable de captura remite información solicitada Recibe, revisa y turna Recibe, revisa y turna Genera contraseña y usuario Sobre revisa Prepara escrito para envío Sobre Es correcto? NO SI Firma y entrega para su trámite Sobre entrega Sobre Solicita información de su competencia Actualiza reportes, usuarios y contraseñas Sistema captura Sistema Apertura sistema SEDEM 38

39 Revisión Integración y entrega de Sistema de Evaluación del Desempeño Municipal Contraloría Municipal Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal Departamento de Integración y Sistemas de Información Depto. de Análisis, Operación y Seg.de Programas Unidad Minuta Realiza reunion de trabajo en caso de observaciones Sistema Seguimiento, impresión de reporte y reporte de base de datos SIAM Apertura sistema en caso de correcciones e imprime Sistema formatos del Formatos SEDEM Recibe reportes SIAM y de base de datos, turna a revisión y realiza minuta revisa formatos Reporte Minuta Formatos Recibe información y turna Formatos Carpeta revisa Recibe, revisa y turna información Formatos Recibe, revisa y pasa a firma Carpeta CD s Informes Exporta información a excel Graba CD s e integrando a carpeta y digitaliza Formatos Entrega formatos del SEDEM a usuarios para firma Integra carpeta con los formaos del SEDEM para el OSFE Recibe, carpeta y prepara envio Formatos Carpeta Carpeta remite formatos firmados Es correcto NO SI Firma y entrega para su trámite Carpeta Carpeta entrega a OSFE Fin 39

40 Procedimiento 4 Realizar informe de acciones de control y evaluación. Objetivo Dar cumplimiento al requerimiento de la Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras, para informar las principales acciones de control y evaluación que lleva acabo esta Subdirección. Fundamento legal Artículo 133, fracción VIII del Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Centro. Unidad. Unidad Responsable Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. Act. No. Responsable 1 Departamento de Análisis y Evaluación. 2 Departamento de Análisis y Evaluación. 3 Departamento de Análisis y Evaluación. 4 Departamento de Análisis y Evaluación. 5 Departamento de Análisis y Evaluación. 6 Departamento de Análisis y Evaluación. 7 Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal. 8 Departamento de Análisis y Evaluación. Descripción Inicio Registra actividades diarias, para integrar un informe quincenal. Integra informe de actividades de las dos quincenal. Procede a seleccionar las principales actividades. Elabora informe de acciones de control y evaluación. Verifica evidencia documental de las acciones que se reportaran en el informe. Elabora memorándum para entrega oficial del informe. revisa. Es correcto? Sí. Firma y entrega para trámite. No. Regresa a actividad 1. Entrega informe de acciones de control y evaluación a la Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Fin Formato o Documento Memorándum. Memorándum. Memorándum. 40

41 Realizar informe de acciones de control y evaluación Subdirección de Evaluación de la Gestión Municipal Departamento de Análisis y Evaluación Inicio Registra actividades diarias Integra informe de actividades de las dos quincenal. Selecciona las principales actividades Elabora informe de acciones de control y evaluación Verifica evidencia documental reportadas en el informe. revisa Elabora memorándum para entrega oficial del informe. Es correcto? Firma y entrega para trámite entrega a Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Fin 41

42 Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Departamento de Auditoría de Adquisiciones y Servicios Departamento de Auditoría Institucional e Investigación Departamento de Auditoría de Bienes Muebles, Inmuebles y Declaraciones Patrimoniales Desarrollo de Procedimiento 42

43 Procedimiento 1 Declaraciones de situación patrimonial. Objetivo Recibir, registrar, resguardar y controlar las declaraciones de situación patrimonial de los Servidores Públicos del H. Ayuntamiento del Municipio de Centro, Tabasco; conforme a las disposiciones establecidas en la Ley de Responsabilidad de los Servidores Públicos del Estado de Tabasco. Estableciendo en forma clara y ordenada la descripción de las actividades y acciones que deben de seguir los responsables del área en mención facilitando el control interno así como su vigilancia. Fundamento legal Artículos 80 y 81 fracciones III de la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos. Artículo 81 fracción VIII de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. Artículo 133 fracción XI y 137 fracción VIII del Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Centro. Certificación No del suplemento 6417 de fecha 06 de marzo de 2004 publicada en el Periódico Oficial del Estado de Tabasco. Unidad. Unidad Responsable Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Act. No. Responsable INICIO Descripción Formato o Documento 1 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Elaborar oficio para la Dirección de Administración solicitando sea enviada quincenal de la nómina completa del personal, asi como movimientos de altas y bajas de los mismos de manera mensual. 2. revisa oficio. Es correcto? Sí. Firma y devuelve para su trámite. No. Regresa a actividad 1. 3 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Enviar oficio a la Dirección de Administración Dirección de Administración. remite en forma electrónica información solicitada. Plantilla de Personal. 43

44 Act. Formato o Responsable Descripción No. Documento 5. Recibe, revisa y turna.. CD. 6 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Recibe revisa e instruye al Departamento.. CD. 7 Departamento de Auditoría de Bienes Muebles, Inmuebles y Declaraciones Patrimoniales. 8 Departamento de Auditoría de Bienes Muebles, Inmuebles y Declaraciones Patrimoniales 6 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Recibir y realiza listados por Unidad de los servidores públicos obligados a presentar declaración, dados de alta a partir del año inmediato anterior hacia atrás, para dar puntual seguimiento. Elabora oficios para las Unidades s: -En el mes de enero informando de la obligación de presentar declaración inicial de los servidores públicos que inician encargos y declaración de conclusión de los que concluyen. -Durante los meses de marzo y abril como recordatorio a los servidores públicos obligados a presentar la declaración de situación patrimonial de modificación durante el mes de mayo. Recibe, revisa y pasa a firma oficios. 7 Contralor Municipal. Recibe, revisa y firma oficio. Es correcto? Sí. Firma y devuelve para su trámite. No. Regresa a actividad 1. 8 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Envía oficios y formatos a las Unidades s de la administración pública municipal durante los meses de marzo y abril. 9 Funcionario Público Recibe, requisita y entrega Declaración de Situación Patrimonial en los periodos establecidos. 10 Departamento de Auditoría de Bienes Muebles, Inmuebles y Declaraciones Patrimoniales. Recibir y revisar las Declaraciones de Situación Patrimonial de los funcionarios que entregan en tiempo y/o de forma extemporanea en original y dos copias. Debidamente requisitado? Sí. Se recepciona y sella formato original y dos copias, regresando al servidor publico una copia sellada. No. Se le indican las correciones y se le solicita rehacerla. Regresar al punto 9. y relación por dirección y/o coordinación de los sujetos obligados.... s Formatos de Declaración de Situación Patrimonial. Formatos de Declaración de Situación Patrimonial. Declaraciones de Situación Patrimonial. 44

45 Act. No. Responsable 11 Departamento de Auditoría de Bienes Muebles, Inmuebles y Declaraciones Patrimoniales. 12 Departamento de Auditoría de Bienes Muebles, Inmuebles y Declaraciones Patrimoniales. 13 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación 16 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Descripción Prepara oficio y, listado de Funcionarios Públicos que no entregaron declaración o entregaron de forma extemporanea Prepara oficio paquete y listado de Declaraciones de Situación Patrimonial para envió a el Órgano Fiscalizador del Estado. Registra e integra o crea expediente correspondiente para su guarda y custodia. Recibe, revisa y firma oficios dirigido a la Subdirección de Normatividad, Substanciación y Procesos Institucionales. Es correcto? Si. Firma y envía oficio a la Subdirección de Normatividad y Procesos Institucionales. No. Regresa actividad 12. Recibe, revisa y pasa a firma oficio para envió de declaraciones al Órgano Fiscalizador del Estado. 17. revisa oficio. Es correcto? Sí. Firma y entrega para su trámite. No. Regresa a actividad Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Envía oficio y paquete de declaraciones al Órgano Fiscalizador del Estado Fin Formato o Documento. Listado. Declaraciones Patrimoniales. Expediente.. Listado. Declaración de Situación Patrimonial.... Listado. Declaraciones de Situación Patrimonial. 45

46 Declaraciones de Situación Patrimonial Contraloría Municipal Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación Departamento de Auditoria de Bienes Muebles, Inmuebles y Declaraciones Patrimoniales Dirección de Administración Servidor Público Inicio revisa NO Solitud de nomina, así como movimientos de altas y bajas de los funcionarios públicos Es correcto? SI Firma y entrega para trámite envía remite información solicitada Recibe, revisa y turna Recibe, revisa, turna e instruye al Departamento Recibe, elabora listado de funcionarios obligados y prepara oficio revisa Recibe, revisa y pasa a firma Es correcto? Firma y entrega para su trámite envía Formato requisita Formato 46

47 Declaraciones de Situación Patrimonial Contraloría Municipal Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación Dept.o de Auditoría de Bienes Muebles, Inmuebles y Declaraciones Patrimoniales Dirección de Administración Servidor Público Declaración Declaración revisa Recibe para su corrección Debidamente requisitado Declaración Relación Declarraciones revisa Es correcto SI Recepciona y sella Lleva a cabo listado de los funcionarios que no entregaron o lo hicieron de forma extemporánea NO Relación Declaraciones Relación Declaraciones revisa Es correcto NO Firma y entrega para su trámite SI Firma y envía relación de funcionarios que no entregaron en forma y tiempo a SNPA Realiza envío al OSF Relación Declaraciones Relación Declaraciones Prepara paquete para envío al OSF Registra en base de datos e integra a expediente correspondient e Fin Relación Declaraciones Fin 47

48 Procedimiento 2 Proceso de Entrega Recepción. Objetivo Coordinar y supervisar la ejecución del Proceso de Entrega y Recepción Final al término e inicio de un ejercicio constitucional o mandato legal, así como intervenir en los procesos de Entrega y Recepción Intermedia de las dependencias, órganos desconcentrados y unidades administrativas del H. Ayuntamiento de Centro, Tabasco. Fundamento legal Artículos 81 fracción XX de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. Artículo 36 de la Ley que establece los Procedimientos de Entrega y Recepción en los Poderes Públicos, en los Ayuntamientos y en los Órganos Constitucionales Autónomos del Estado de Tabasco. Artículo 133 fracción X del Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Centro, Tabasco. Unidad. Unidad Responsable Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Act. No. Responsable 1 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Descripción Inicio Elabora y somete para autorización del Contralor Municipal el Calendario General de Actividades para el Proceso de Entrega Recepción Final. 2. revisa programa: Es correcto? Si: Da Visto Bueno para conocimiento y aplicación de las Dependencias y Órganos Desconcentrados. No: Regresa al Subdirector de Auditoría Institucional para realizar las modificaciones correspondientes. 3 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación 4 Dependencias y Órganos Desconcentrados. Remite a través de oficios el programa a las Dependencias y Órganos Desconcentrados y solicita designación de enlaces para el Proceso de Entrega Recepción Final. Designación de enlaces a través de oficios. 5. turna para conocimiento e integración a expediente. Formato o Documento Programa. Programa... Expediente. 48

49 Act. Responsable No. 6 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación 7 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación 8 Dependencias y Órganos Desconcentrados. Descripción Recepciona e Integra los oficios de designación de enlaces. Capacita técnicamente a los enlaces de las Dependencias y Órganos Desconcentrados, en la preparación, revisión e integración de la documentación soporte de los anexos que formaran parte de las actas de Entrega Recepción. Remiten a la cortes mensuales de su información de acuerdo al Calendario General de Actividades. Formato o Documento Expediente.. 9 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación revisa avances: Es correcto? Si: Toma conocimiento y archiva información. No: Realiza observaciones y las haces del conocimiento a los enlaces de las Dependencias y Órganos Desconcentrados para que realicen las correcciones respectivas. 10 Presidente Municipal Autoriza la instalación de la Comisión de Enlace de Entrega Recepción. 11 Contralor Municipal. Convoca a través de oficio para la creación de la Comisión de Enlace de Entrega Recepción a los servidores públicos en funciones y por el Presidente Municipal electo, quien podrá designar el número suficiente de personas que le auxilie o represente en dichas tareas mediante la respectiva acreditación; dichos nombramientos serán honoríficos Dependencias, Órganos Desconcentrados y personas designadas por el Presidente Municipal electo. 13 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación 14 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Se crea la comisión de enlace, elaboran y aprueban programa de trabajo. consolida la información definitiva en el Expediente General de Entrega y Recepción. Elaboración del Acta General de Entrega y Recepción. Acta y Programa. Expediente de anexos. Acta. 15 Recibe, revisa y aprueba. Acta. 49

50 Act. No. Responsable Descripción 16 Presidentes Acto de Entrega y Recepción Final. Municipales Saliente y Entrante, Síndico de Hacienda, Contralor Municipal y dos Testigos. 17. Recibe por medio de oficio la solicitud de las Dependencias y Órganos Desconcentrados para intervenir en la Entrega y Recepción Intermedia y la turna. 18 Subdirección de Determina a auditor que intervendrá en el Acto de Auditoria Institucional Entrega y Recepción Intermedia, haciendo del e Investigación conocimiento al titular de la Dependencia u Órgano Desconcentrado. 19. revisa Es correcto? Sí. Firma y devuelve para su entrega a Auditor 20 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación No. Regresa actividad 17 Entrega oficio de comisión al Auditor de la Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación. 21 Auditor. Se presenta con el servidor público que entrega para revisar el llenado de los formatos. Es correcto? Sí: Se procede a la elaboración del Acta de Entrega y Recepción Intermedia. No: Realiza observaciones y de manera económica las haces del conocimiento del servidor público que entrega para que realice las correcciones respectivas. 22 Auditor. Verifica que se entregue un juego al Servidor Público saliente, un juego al Servidor Público entrante y se queda con un juego para guardia y custodia de la Contraloría. Fin Formato o Documento Acta y Expediente de anexos... s.. Carpeta. 50

51 Proceso de Entrega Recepción Contraloría Municipal Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Departamento (s) Unidad Auditores Incio revisa Programa Elabora Calendario General de Actividades para el Proceso de Entrega Recepción Final Programa Es correcto? Da Vo. Bo. Programa remite Programa Designa enlace Programa turna Recepciona e integra expediente s Capacita a funcionarios en la forma de llevar a cabo la entrega Remite información de forma mensual turna A 51

52 Proceso de Entrega Recepción Subdirección de Auditoria Institucional e Presidencia Municipal Unidad Auditores Investigación A revisa avances Formatos Convoca para creación de Comisión de Enlace de Entrega Recepción Es correcto? Toma conocimiento consolida información Formatos Autoriza instalación de Comisión de Enlace Recibe observaciones de forma verbal Crea comisión de enlace y aprueba programa Envía formatos de entrega definitiva Formatos Recibe, revisa y aprueba Acta Elabora Acta General de Entrega - Recepción Acta Se lleva a cabo acto de Entrega Recepción General Acta Carpetas Fin de proceso Recibe e instruye para llevar a cabo comisiones Solicitud de participación en actos de Entrega recepción prepara comisiones revisa De acuerdo? Firma y devueve entrega a cada Auditor comisionado Se presenta con el Servidor Público saliente y revisa llenado de formatos B 52

53 Proceso de Entrega Recepción Subdirección de Auditoria Institucional Presidencia Municipal Unidad Auditores e Investigación B Realiza observaciones para su corrección Es correcto? Se procede a la elaboración del Acta de Entrega y Recepción Acta Carpeta Entrega juegos a Servidores Públicos y resguarda un juego Acta Carpeta Fin de proceso 53

54 Procedimiento 3 Auditorías. Objetivo Fiscalizar la recaudación, manejo, custodia, control y aplicación de los recursos públicos del Ayuntamiento en apego al marco jurídico aplicable, para obtener una correcta actuación de los servidores públicos municipales, fortaleciendo así la cultura de rendición de cuentas y ética pública basados en la honestidad y transparencia. Fundamento legal Artículo 81 fracción IV, V, VI, XI y XVIII de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. Artículo 133 fracciones III, IV, V, VI, VII y XIV del Reglamento de Administración Pública del Municipio de Centro, Tabasco. Artículo 137 fracciones V, VI y VII del Reglamento de Administración Pública del Municipio de Centro, Tabasco. Unidad. Unidad Responsable Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Act. No. 1 Responsable. 2 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Descripción Inicio Por instrucción del Presidente Municipal Por solicitud verbal o escrita de las Unidades s Conforme al Programa Anual Se llevan a cabo auditorías. Recibe instrucciones de dar inicio a auditoria, elaborando orden de auditoria respectiva, así como la designación del Jefe de Auditoria 3. Recibe, revisa, y firma. Es correcto? Sí. Firma y entrega para trámite. No. Regresa a actividad 2. 4 Auditores. Analiza y determina documentación e información necesaria para dar inicio a auditoria, así como elaboración de programa de actividades a desarrollar. 5 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación 6. Recibe, revisa, y firma. Da visto bueno? Recibe, revisa oficio de requerimiento, elabora oficios de comisiones y pasa a firma. Formato o Documento.. Orden de auditoria... Programa. s. s. 54

55 Act. No. Responsable Descripción Sí. Firma y entrega para su trámite. No. Indica cambios. Regresa a actividad 4. 7 Subdirección de envía oficio de notificación y Auditoria Institucional requerimiento de información a la Unidad e Investigación correspondiente. Entrega oficio de comision al personal de la Subdirección. 8 Auditores. Se presenta a la Unidad a ser auditada, formulando Acta de inicio de Auditoría y entrega el oficio de requerimiento de documentación e información. Formato o Documento s. Acta de inicio. 9 Unidad. Envía documentación e información requerida.. Documentos. 10. Recibe, revisa y turna información.. Documentos. 11 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Recibe, revisa y remite al Jefe de Auditores. 12 Auditores. Recibe, revisa e instruye a Auditores. 13 Auditores. Ejecuta la Auditoría Interna de acuerdo al Programa de actividades establecido. 14 Auditores. El Jefe de Auditores notifica verbalmente a la Unidad Adinistrativa los hallazgos encontrados en la auditoría. 15 Unidad. Presenta evidencias y aclaraciones solventando los hallasgos solventados. 16 Auditores. revisa las aclaraciones y llevar a cabo Informe final de observaciones e Informe de recomendaciones. 17 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Recibe, revisa, da visto bueno y lo presenta a consideración del Contralor Municipal.. Documentos. Informe final de observaciones Recibe, revisa e instruye lo procedente.. 19 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Prepara oficio para envío de observaciones y reccomendaciones determinando tiempo de solventación Recibe, revisa y firma. Requiere modificaciones? Si. Regresa a actividad 1. No. Firma y entrega para tramite.. Informes. 21 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Envía a Unidad.. Informes. 55

56 Act. No. Responsable Descripción 22. turna solventaciones de las observaciones determinadas en el Informe Final. 23 Subdirección de Recibe, revisa y turna al Auditor Auditoria Institucional correspondiente. e Investigación 24 Auditores. Recibi, analiza e informa. Solventa? Si. Integra al expediente correspondiente. No. Prepara escrito para envio a la Subdireccion 25 Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación de Normatividad y Procesos Administrativos. Recibe, revisa y firma. Requiere modificaciones? Sí. Regresa a actividad 19. No. Firma y entrega para tramite. Formato o Documento Auditor. Envía oficio con documentación correspondiente. Documentos. Fin 56

57 Auditorias Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación Unidad Auditores Inicio Instruye ejecutar Auditoria Recibe instrucciones de inicio de auditoría, elabora orden y desigan Jefe de Auditores revisa de auditoria s Es correcto? SI Firma y devuelve para su trámite s trámita NO s Programa de Actividade Analizan s Determinan necesidades documentales y realizan programa revisa de auditoria s revisa oficio de requerimientos y elabora comisiones s Da Vo. Bo.? NO SI Firma y devuelve para su trámite s Recibe, revisa y turna requerimientos Document os envía oficio de notificación y entrega comisiones s Recibe, revisa y turna requerimientos s revisa oficio de requerimientos y elabora comisiones s Document os Se presenta y elaboran acta de Inicio Acta de Inicio envía oficio de notificación y entrega comisiones s analizan s Ejecutan auditoria conforme a programaprograma 57

58 Auditorias Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación Unidad Auditores Presenta evidencias y aclaraciones Documentos Notifica de los hallazgos Recibe, revisa e instruye lo procedente Documentos Informe final Reciben y revisan aclaraciones elaboran informe Documentos Informe final Reciben y revisan aclaraciones elaboran informe Documentos Informe final revisa Prepara escrito de observaciones Requiere modificación? SI NO Firma y entrega para trámite envia remite solventaciones Recibe, revisa y turna Recibe, revisa y turna Prepara oficio para la SNPA Solventa? Requiere modificación? SI Prepara oficio para SNPA NO SI NO Firma y entrega para su trámite Integra a expediente entrega Fin 58

59 Procedimiento 4 Investigación y calificación de las faltas graves y no graves Objetivo Realizar de manera cronológica, clara, congruente, concisa y precisa las acciones de investigación y calificación de las faltas graves y no graves que pudieran constituir una responsabilidad administrativas por los presuntos actos y omisiones de los servidores públicos en el desempeño de su empleo, cargo o comisión, conforme en los dispuesto por la normatividad vigente aplicable en materia de responsabilidades administrativas y hechos de corrupción. Fundamento legal Artículos 108 párrafo I y II, 109 fracción III y 113 de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. Artículos 1, 2 fracciones I, II, IV y VII de la Ley General del Sistema Nacional Anticorrupción. Artículos 10, 90, 91, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 194 y 195 de la Ley General de Responsabilidades s. Artículos 51 fracción III párrafo segundo, 67 fracción II párrafo quinto y 73 BIS de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano del Estado de Tabasco. Artículo 81 fracciones XIV y XV de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. Artículos 1, 2 fracciones I, II, III, IV, V, VI, VIII y IX, 4 Y 6 párrafo primero de la Ley del sistema Anticorrupción del Estado de Tabasco. Artículo 133 fracción VII y 137 fracciones XVII y XXVIII del Reglamento de Administración Pública del Municipio de Centro, Tabasco. Unidad. Act. Responsable No. 1 Unidad Responsable Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación Formato o Descripción Documento INICIO Se recibe oficio o denuncia de presunta responsabilidad de Faltas s de los servidores públicos del H. Ayuntamiento Constitucional de Centro o de particulares: de De oficio. denuncia Por denuncia. Derivado de las auditorías practicadas por parte de las autoridades competentes o, en su caso, de auditores externos. Y se envía a Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación. 59

60 2 Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación 3 Departamento de Auditoría e Investigación 4 Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación 5 Departamento de Auditoría e Investigación 6 Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación Se recibe o se tiene conocimiento de la presunta responsabilidad de Faltas s de los servidores públicos del H. Ayuntamiento Constitucional de Centro o de particulares, dando inicio a la investigación. Y se envía el oficio a Departamento de Auditoría e Investigación. Se recibe oficio, denuncia o se tiene conocimiento. Elaboración del acuerdo para habilitar al personal a su cargo para realizar actuaciones, diligencias y notificaciones en los procedimientos administrativos de investigación seguidos al sujeto de investigación. (Según el Reglamento de Administración Pública) Se envía a Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación. Recepción y verificación del acuerdo. Es correcto? Si. Firma y envía al Departamento de Auditoría e Investigación, para la elaboración de oficio para esclarecimiento de los hechos. No. Se regresa el acuerdo con las observaciones al Departamento de Auditoría e Investigación, para realizar las correcciones correspondientes. Elaboración de oficio, solicitando información o documentación necesaria a las Dependencias, Órganos Desconcentrados y Servidores Públicos del H. Ayuntamiento Constitucional de Centro, así como a cualquier persona física o moral con el objeto de esclarecer los hechos relacionados con las presuntas responsabilidades administrativas y se turna a la Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación para su verificación y aprobación. Recepción y verificación del oficio de solicitud de información. Es correcto? Si. Firma de autorización y envío del oficio aprobado al Departamento de Auditoría e Investigación, para que se solicite a la Dependencia, Órgano Desconcentrado, Servidor Público, Persona Física y/o Moral que vaya dirigido. No. Se regresa el oficio con las observaciones al Departamento de Auditoría e Investigación, para que se realicen las correcciones correspondientes. de denuncia Acuerdo de facultades Acuerdo de facultades solicitud de información solicitud de información 60

61 7 Departamento de Auditoría e Investigación Dependencias, Órganos Desconcentrados, Servidores Públicos o Personas Físicas y/o Morales Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación Departamento de Auditoría e Investigación 11 Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación Recepción y envío del oficio de solicitud de información a Dependencias, Órganos Desconcentrados, Servidores Públicos, Personas Físicas y/o Morales. Recepción de oficio de información necesaria para esclarecimiento de los hechos. Remite oficio de solicitud de información? Si. Envío de oficio de respuesta con la información necesaria solicitada. No. Elaboración y envío de solicitud de prórroga debidamente justificada de los interesados en tiempo y forma a Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación. Recepción de oficio contestado con la información necesaria solicitada y/o solicitud de prórroga para entrega de la misma. Es correcta la solicitud de prórroga? Si. Solicita la elaboración del oficio de prórroga al Departamento de Auditoría e Investigación. No. Se remite el oficio a Dependencia, Órgano Desconcentrado, Servidor Público, Persona Física y/o Moral, con observaciones, para que realicen las correcciones correspondientes. Recibe solicitud para elaborar oficio de otorgamiento de prórroga y remite a SAI Recibe oficio de otorgamiento de prórroga dirigido a la Dependencia, Órgano Desconcentrado, Servidor Público, Persona Física y/o Moral a la que vaya dirigido y lo firma para remitirlo nuevamente a la Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación. Es correcto el oficio para otorgar prórroga? Si: Firma el oficio y envía al sujeto de investigación, brindando ampliación que no exceda la mitad del plazo previsto originalmente, según la LGRA. No: Regresar a la actividad 10 solicitud de información solicitud de información Documentos de prórroga de prórroga 61

62 12 Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación Recepción de información y/o documentación requerida de la Dependencia, Órgano Desconcentrado, Servidor Público, Persona Física y/o Moral. Enviaron la información completa en tiempo y forma? Si. Se turna al Departamento de Auditoría e Investigación. No. Se solicita elaboración de oficio de medida de apremio al Departamento de Auditoría e Investigación. 13 Departamento de Auditoría e Investigación Recepción de solicitud para la elaboración de oficio de medida de apremio, según la LGRA y remite a la Subdirección de Auditoría Institucional para revisión y firma. 14 Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación Dependencias, 15 Órganos Desconcentrados, Servidores Públicos o Personas Físicas y/o Morales Dependencias, 16 Órganos Desconcentrados, Servidores Públicos o Personas Físicas y/o Morales 17 Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación 18 Departamento de Auditoría e Investigación 19 Departamento de Auditoría e Investigación Recepción del oficio de medida de apremio para firma de autorización. Es correcto? Si. Firma de autorización del oficio y envío al sujeto de investigación. No. Se remite a Departamento de Auditoría e Investigación el oficio de medida de apremio con observaciones para su corrección correspondiente. Recibe notificación de medida de apremio. Realiza pago de medida de apremio en la Dirección de Finanzas y envía comprobante a Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación. Recibe comprobante de pago de medida de apremio y turna a Departamento de Auditoría e Investigación. Recibe información y/o documentación, en su caso comprobante de pago de medida de premio, para el esclarecimiento de los hechos y se asigna número de expediente de investigación. Lleva a cabo las diligencias de investigación aplicando los procedimientos y técnicas apropiados, así como el análisis de los hechos y de la información recabada. medida de apremio medida de apremio medida de apremio Comprobante de pago. Documentación - Actas Circunstanciadas. - Evidencia documental 62

63 20 21 Departamento de Auditoría e Investigación Departamento de Auditoría e Investigación 22 Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación Dependencias, 23 Órganos Desconcentrados, Servidores Públicos o Personas Físicas y/o Morales 24 Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación Según la LGRA, el resultado de la investigación determina que: Existen actos u omisiones que señalen Falta? Si. Califica la falta administrativa en grave o no grave. No. Se emite un acuerdo de conclusión y archivo del expediente. (Según la LGRA) Fin del proceso. Califica la falta administrativa: Grave. Elabora el Informe de Presunta Responsabilidad y lo presenta ante la Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación para su visto bueno. (Según la LGRA) No Grave. Únicamente para el caso de investigación por denuncia, se turna al Subdirector de Auditoría Institucional para que realice la notificación correspondiente. Se notifica al denunciante, cuando este fuere identificable. El denunciante impugna la calificación de los hechos mediante recurso interpuesto? Si. Elabora y remite a la Subdirección de Auditoria Institucional e Investigación, recurso de inconformidad, enviándola al Subdirector de Auditoría Institucional. No. Notifica a SAI su conformidad Envía notificación de conformidad al Departamento de Auditoría e Investigación para la elaboración del Informe de Presunta Responsabilidad. - Actas Circunstanciadas. - Evidencia documental - Actas Circunstanciadas. - Evidencia documental Notificación de la calificación Recurso de Inconformidad y/o Notificación de Conformidad. Notificación de conformidad 25 Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación En caso de recibir impugnación del recurso de inconformidad. No se inicia PRA hasta que sea resuelta la impugnación, teniendo como plazo 5 días habiles, contados a partir de la notificación de la resolución impugnada. Recibido el recurso de inconformidad, se envía al Contralor Municipal adjuntando el expediente de presunta responsabilidad administrativa y un informe que justifique la calificación impugnada. - Recurso de Inconformidad. - Expediente de Presunta Responsabilidad 63

64 26 Contralor Municipal analiza recurso de inconformidad y el expediente de presunta responsabilidad administrativa. El recurso de inconformidad es oscuro, irregular o no cuenta con los requisitos establecido en la Ley General de Responsabilidades s? Si. Se solicita al promovente para subsanar las deficiencias y haga aclaraciones en un termino de 5 días habiles. No. Pasar a la actvidad 28 - Recurso de Inconformidad. - Expediente de Presunta Responsabilidad 27 Dependencias, Órganos Desconcentrados, Servidores Públicos o Personas Físicas y/o Morales Recepción de oficio del Contralor Municipal, oficio de solicitud para subsanar las deficiencias y se remite oficio de respuesta para hacer aclaraciones en un término de 5 días hábiles. 28 Contralor Municipal Se admite el recurso del promovente, y se da vista al presunto infractor para que en 5 días habiles manifieste lo que a su derecho convega. 29 Contralor Municipal Se resuelve el recurso de inconformidad en un plazo no mayor a 30 días hábiles, turnandolo al Subdirector de Auditoría Institucional e Investigación, advirtiendo que esta resolución NO procedera recurso alguno. 30 Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación Análiza y entrega al Jefe de Auditoría e Investigación para la elaboración del Informe de Presunta Responsabilidad. - de respuesta de aclaraciones Recurso de inconformidad Admitido Recurso de inconformidad resuelto -Expediente de Presunta Responsabilidad 31 Departamento de Auditoría e Investigación Se elabora y envía el informe de Presunta Responsabilidad a la Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación. - Recurso de Inconformidad Resuelto - Informe de Presunta Responsabilidad 32 Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación revisa el Informe de Presunta Responsabilidad. Requiere modificaciones? Si. Se envía el IPRA al encargado del Departamento de Auditoria e Investigación con las observaciones, para que se realicen las correcciones correspondientes. No. Firma y lo presenta ante la Subdirección de Normatividad y Procesos Administrativos. - Informe de Presunta Responsabilidad 64

65 33 Departamento de Auditoría e Investigación 34 Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación En dado caso que se tengan correcciones que realizar al IPRA. Se recibe del Subdirector de Auditoría Institucional el informe de presunta responsabilidad administrativa con las observaciones para realizar las correcciones correspondientes. Se advierte que el IPRA adolece de alguno o algunos de los requisitos señalados en el artículo 194 de la Ley General de Responsabilidades s o no es precisa la narración de los hechos? Si. Se regresa a la actividad 32 para que se subsane en 3 (tres) días. No. Fin del procedimiento. FIN Informe de Presunta Responsabilidad - Informe de Presunta Responsabilidad 65

66 Investigación y calificación de faltas graves y no graves Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación Departamento de Auditoría e Investigación Dependencias, Órganos, Desconcentrados, Servidores Públicos o Personas Físicas y/o Particulares. INICIO turna oficio o denuncia de presunta responsabilidad administrativa Recibe oficio, denuncia o se tiene conocimiento. Se envía oficio, denuncia o se informa de falta administrativa SI Recepción y verificación del acuerdo Es correcto? NO Recibe oficio, denuncia o se tiene conocimiento. Elaboración del acuerdo para habilitar al personal a su cargo para realizar actuaciones, diligencias y notificaciones en los procedimientos administrativos de investigación seguidos al sujeto de investigación. (Según Reglamento Administración Pública) Se envía oficio a Subdirección de Auditoría Institucional. Firma y solicita a DAIIA elaboración de oficio para esclarecimiento de hechos. Envío del acuerdo con observaciones Recepción de observaciones y se realizan correcciones Elabora oficio para esclarecimiento de hechos y se turna a la Subdirección de Auditoría Institucional. Recibe oficio Es correcto? SI Envío de oficio firmado a DAIIA NO Envío de oficio con observacion es Recepción de oficio firmado y se turna a la dependencia, órgano desconcentrado, persona física y/o particular Recibe oficio para esclarecimiento de los hechos. SI Remite oficio? NO Recepción de oficio de resupuesta Recepción de solicitud de prorroga SI Es correcta la NO solicitud de prorroga? Envío de oficio con observaciones Se solicita a DAIA la elaboración de oficio para otorgar prorroga del sujeto de investigación Envío de oficio con respuesta descrita Realizar correcciones a oficio Elaboración de solicitud de prorroga de los interesados debidamente justificada en tiempo y forma 2 Recepción del oficio para revisión y firma. 1 Recibe solicitud para elaborar oficio de otorgamiento de prórroga y remite a SAI. 3 66

67 Investigación y calificación de faltas graves y no graves Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación Departamento de Auditoría e Investigación Dependencias, Órganos, Desconcentrados, Servidores Públicos o Personas Físicas y/o Particulares Recepción del oficio para firma SI Es correcto el oficio para otorgar prórroga? NO Firma el oficio y envía a sujeto de investigación, brindando ampliación que no exceda la mitad del plazo previsto originalmente Recibe oficio de prórroga Recepciona información y/o documentación requerida Envía información solicitada NO Enviaron la información completa en tiempo y forma? Solicitud a DAIA elaboración de oficio, medida de apremio SI Elabora oficio de medida de apremio, según la LGRA SI Firma de autorización del oficio y envío al sujeto de investigación. Es correcto el oficio de medida de apremio? NO Se remite a DAIA oficio de medida de apremio con observaciones para su corrección Recibe comprobante de pago de medida de apremio y turna a DAIA. Envía información al DAIA Envío de oficio a Subdirección de Auditoria Institucional para revisión y firma Recibe información y/o documentación, en su caso comprobante de pago de medida de premio, para el esclarecimiento de los hechos y se asigna número de expediente de investigación. Realiza investigación, aplicando procedimientos y técnicas para el análisis de la información de los hechos - Actas - Evidencia documental 4 Recibe notificación de medida de apremio. Realiza pago de medida de apremio y envía comprobante a SAI. 67

68 Investigación y calificación de faltas graves y no graves Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación Departamento de Auditoría e Investigación Dependencias, Órganos, Desconcentrados, Servidores Públicos o Personas Físicas y/o Particulares. 4 SI Existe falta administrativa? NO NO Se califica la falta administrativa como grave SI Acuerdo de conclusión Exp. Recibe únicamente para el caso de investigación por denuncia. Notificación FIN Notifica al denunciante, cuando este fuere identificable. Notificación Recibe notificación de calificación Notificación SI Se impugna calificación? NO Recepción de impugnación mediante recurso de inconformidad interpuesto Recurso de Inconformidad Recibe notificación notificación de conformidad Elabora y remite impugnación de recurso de inconformidad Recurso de Inconformidad Notifica a SAI su conformidad notificaci ón de conformi dad Envío de notificación de conformidad a DAIA notificación de conformidad Elabora el Informe de Presunta Responsabilidad Informe No se inicia el Procedimiento de Responsabilidad hasta que se resuelva la impugnación, teniendo como plazo 5 días hábiles a partir de la notificación de la resolución impugnada Se envía el IPRA A LA SAI Informe

69 Investigación y calificación de faltas graves y no graves Subdirección de Auditoría Institucional e Investigación Departamento de Auditoría e Investigación Dependencias, Órganos Desconcentrados, Servidores Públicos o Personas Físicas y/o Particulares 5 6 Solicitud de requerimiento al promovente para subsanar las deficiencias y haga aclaraciones en un termino de 5 días hábiles. Elaboración de oficio de requerimiento con aclaraciones correspondientes. Recepción y análisis de recurso de inconformidad y el expediente presunta responsabilidad administrativa SI El recurso de inconformidad es irregular o no cuenta con los requisitos conforme a la LGRA? Envío al contralor el recurso de inconformidad con el expedientes de presunta responsabilidad administrativa y un informe que justifique la calificación impugnada. - Recurso de inconformidad -Expte. Presunta Resp. Admva. Envío del oficio de respuesta al Contralor Municipal No Se admite el recurso y se dará vista al presunto infractor para que en 5 días hábiles manifieste lo que a su derecho convenga Recurso Se resuelva el recurso de inconformidad en un plazo no mayor de 30 días hábiles y se turna Recurso Analiza y lo entrega para la elaboración del Informe de Presunta Responsabilidad Informe Elaboración del Informe de Presunta Responsabilidad Informe revisa el Informe de Presunta Responsabilidad Informe Se envía el Informe de Presunta Responsabilidad Informe Requiere modificaciones? No Si Recepción de Informe con observaciones de modificaciones Informe Se firma y se envía a la Subdirección de Normatividad, Substanciación y Procesos Institucionales Informe Se realizan las correcciones señaladas Informe Recepciona el IPRA la Subdirección de Normatividad, Substanciación y Procesos Institucionales y lo verifica. Informe NO Adolece de requisitos según la LGRA? SI Se entrega a Subdirección de Normatividad, Substanciación y Procesos Institucionales FIN 69

70 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras Desarrollo de Procedimiento 70

71 Procedimiento 1 Atención a requerimientos de información y/o documentación para el inicio de auditorías. Objetivo Atender a los diferentes Entes Fiscalizadores proporcionando la documentación e información necesaria para el cumplimiento de sus atribuciones. Fundamento legal Artículo 81 fracción XIX de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. Artículo 139 fracción I del Reglamento de la Administración Pública de Municipio de Centro. Unidad. Unidad Responsable Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Act. No. Responsable Descripción Inicio 1. turna oficio de orden de auditoría de 2 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 3 Departamento de Atención de Auditorias. 4 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Entes Fiscalizadores. acuerda con el Jefe de Departamento de Atención de Auditorías a que Unidad s requerir lo solicitado de acuerdo a sus atribuciones o antecedentes. Elabora oficio a los Titulares de la Unidades s involucradas, solicitando la documentación e información requerida para el inicio de la auditoría, marcando plazo de repuesta. Recibe, revisa y pasa a firma del Contralor Municipal. 5. revisa oficio. Es correcto? Si. Entrega para trámite correspondiente. No. Regresa a actividad 3. 6 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Envía oficio a la Unidad correspondiente. Formato o Documento Unidad. Envía documentación e información.. Soporte 8. turna oficio, documentación e información de la Unidad. documental.. Soporte documental. 9 Subdirección de turna para su revisión oficio,. 71

72 Act. No. Responsable Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 10 Departamento de Atención de Auditorías. 11 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Descripción documentación e información de la Unidad. revisa información proporcionada. Cumple? Sí. Integra documentación proporcionada por las Unidades s involucradas, conforme a lo solicitado por los Entes Fiscalizadores, genera oficio (ASF y SFP), o memorándum (OSF). No. Elabora oficio a los Titulares de la Unidades s involucradas, indicando los faltantes y/o señalando alguna observación derivada de la revisión efectuada. Regresa actividad 4. Recibe, revisa y pasa a firma del Contralor oficio para envío de información solicitada por los Entes Fiscalizadores. 12. revisa oficio. Requiere modificación? Sí. Regresa a actividad Departamento de Atención de Auditorías. No. Entrega para trámite correspondiente. Entrega a los auditores comisionados la información y documentación requerida punto por punto, en el caso de entrega al OSF, se elabora acta de cumplimiento de entrega de lo solicitado. Fin Formato o Documento Soporte documental.. Memorándum. Soporte documental.. Memorándum Soporte documental.. Soporte documental.. Soporte documental. Acta de cumplimiento. 72

73 Atención a requerimientos de información y/o documentación para el inicio de auditorias Contraloría Municipal Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras Departamento de Atención de Auditorías Unidad Inicio turna orden de auditoria de Entes fiscalizadores determina Unidad deberá atender Prepara escrito solicitando información y determinando tiempo de entrega Recibe, revisa y firma NO Recibe revisa y pasa a firma Requiere modificacio nes? SI Envía oficio a Unidad correspondiente remite respuesta turna para su análisis Documentos Recibe para su análisis Documentos Recibe para su análisis Documentos Cumple? NO Recibe, revisa y firma revisa Indica faltantes y/o observaciones SI Requiere modificacio nes? SI NO Envía a Unidad correspondiente Prepara para envío a Entidad Fiscalizadora Memorandum Acta de cumplimiento Fin 73

74 Procedimiento 2 Atención a los auditores de los Entes Fiscalizadores durante la auditoría. Objetivo Mantener debidamente informados a los auditores, así como brindar las facilidades necesarias respecto a las solicitudes de información y colaboración que realizan durante la auditoría en cumplimiento de sus atribuciones Fundamento legal Artículo 81 fracción XIX de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. Artículo 133 fracción IX del Reglamento de la Administración Pública de Municipio de Centro Unidad. Unidad Responsable Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Act. No. Responsable 1 Jefe de Grupo de Auditoría. 2 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 3 Departamento de Atención de Auditorías. 4 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 5 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Descripción INICIO Emite requerimiento de información. Recibe requerimiento, analiza y turna. prepara escrito. Cuenta con la información? Sí. Realiza memorándum y prepara paquete de envío. No. Prepara oficio para la Unidad correspondiente. revisa memorándum. Requiere modificaciones? Sí. Regresa actividad 3 No. Firma y entrega a Ente Fiscalizador. revisa oficio. Requiere modificaciones? Sí. Regresa actividad 3. No. Pasa a firma. 6. revisa oficio. Requiere modificaciones? Sí. Regresa actividad 3. 7 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 8 Unidad. No. Entrega para su trámite correspondiente. Entrega a la Unidad. remite documentación correspondiente. Formato o Documento. Memorándum.. Memorándum.. Memorándum. Documentación. Memorándum. Documentación..... Documentación. 74

75 Act. Formato o Responsable Descripción No. Documento 9. Recibe, revisa y turna para su análisis.. Documentación. 10 Subdirección de analiza.. Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Es correcto? Sí. Turna para preparación de paquete de entrega. Documentación. 11 Departamento de Atención de Auditorías. No. Regresa a actividad 4 Recibe, concentra y prepara oficio para entregar a Jefe de Grupo de Auditoría. Fin Memorándum. Documentación. 75

76 Contraloría Municipal Atención a los Auditores de los Entes Fiscalizadores durante la auditoría Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras Departamento de Atención de Auditorías Unidad Grupo de Aditores Inicio Recibe requerimiento, analiza y turna / Memorándum Emite requerimiento de información / Memorándum prepara / Memorándum Cuenta con la información? Memorándum revisa memorándum SI SI Memorándum Realiza escrito y paquete de envío NO Requiere modificaciones? Prepara oficio para la Unidad NO Memorándum Firma y entrega a Ente Fiscalizador revisa 76

77 Contraloría Municipal Atención a los Auditores de los Entes Fiscalizadores durante la auditoría Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras Departamento de Atención de Auditorías Unidad Grupo de Aditores Requiere modificaciones? SI 3 NO revisa Pasa a firma Requiere modificaciones? SI 3 NO Firma y entrega para trámite entrega envía información solicitada Recibe, revisa y turna analiza Es correcto? NO 4 Turna para preparar su entrega SI Prepara y entrega Memorándum Fin 77

78 Procedimiento 3 Atención a pliegos y/o observaciones. Objetivo Coordinar con la Unidades s la solventación de las observaciones determinadas por los Entes Fiscalizadores, aportando los elementos para desvirtuar los señalamientos y/o hacer las aclaraciones que permitan el descargo correspondiente Fundamento legal Artículo 79 fracción XVII y 81 fracción XIX de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. Artículo 133 fracción IX y 139 fracciones I, III y V del Reglamento de la Administración Pública del Municipio de Centro. Unidad. Unidad Responsable Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Act. No. Responsable 1 Contraloría Municipal. 2 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 3 Departamento de Atención de Auditorías. 4 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 5 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 6 Contraloría Municipal. Descripción Inicio Recibe Pliego de Hallazgos, Observaciones o Cédulas de resultados de auditorías, las revisa y turna. coordinadamente con el Jefe de Departamento de Atención a Auditorías, analiza cada observación, a efecto de identificar el requerimiento y la unidad administrativa responsable o con competencia para atenderla. Desglosa las observaciones realizadas en la cédula separando por unidad administrativa los números de identificación, preparando oficios de requerimiento de solventación, estableciendo el termino y la forma en que deberán presentar la documentación (certificada, en medio magnético, con separadores, en duplicado, etc). Si en las observaciones se advierte incumplimiento al marco normativo por parte de servidor público, proveedores, prestadores de servicios o contratistas, se da aviso a la Subdirector de Normatividad y Procesos Administrativos, para el inicio de Procedimiento correspondiente. Revisa y pasa a acuerdo con el Contralor Municipal. revisa. Las observaciones son relevantes? Sí. Solicita reunión informativa y de toma de acuerdos con la Unidades s responsables de atender las observaciones, levantando minuta. Formato o Documento. Cédula.. Cédula.. Memorándum.. Minuta. s. 78

79 Act. No. Responsable 7 Unidad. 8 Contraloría Municipal. 9 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 10 Departamento de Atención de Auditorías. 11 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 12 Contraloría Municipal. 13 Unidad. 14 Contraloría Municipal. 15 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 16 Departamento de Atención de Auditorías. 17 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. 18 Contraloría Municipal. 19 Subdirección de Enlace con Instancias Fiscalizadoras. Descripción No. Firma y turna para su trámite. Remite información solicitada y/o documentación. Recibe, revisa y turna documentación para su análisis. revisa documentación. Es correcta? Sí. Cumple con lo requerido en cantidad y calidad, se turna al Jefe de Departamento. No. Se lleva a cabo actividad 6. Recibe, integra al expediente correspondiente y requisita en el Formato F2 la solventación. revisa Cédulas de solventación, determina si es necesario solicitar aclaraciones adicionales, preparando oficio. revisa. Requiere modificaciones? Sí. Regresa a actividad 11. No. Firma y entrega para su trámite. Remite información solicitada y/o documentación. Recibe, revisa y turna documentación para su análisis. Recibe, revisa y turna para su integración. Reunidas las cédulas debidamente firmadas, así como expediente completo, se lleva a cabo la digitalización, creando respaldo y versión digital para su envío al Ente Fiscalizador correspondiente. (Tratándose de observaciones enviadas por el Órgano Superior de Fiscalización, debe considerarse en el cuadro de firmas de la cédula de solventación al Director de Finanzas por sus atribuciones). Recibe, revisa y pasa a firma. revisa. Requiere modificaciones? SI. Regresa actividad 16. No. Firma y entrega para su trámite. envía al Ente Fiscalizador y entrega acuse para el expediente correspondiente. Fin Formato o Documento. Expediente.. Expediente.. Expediente. Cédula de solventación.... Expediente.. Expediente.. Expediente.. Expediente... 79

80 Atención a pliegos y/o observaciones Contraloría Municipal Subdirección de Enlace con Instancia Fiscalizadoras Departamento de Atención de Auditorías Unidad Inicio Recibe, revisa y turna Cédula de observaciones analiza e instruye Recibe, desglosa por Unidad y prepara solicitudes de información Se advierten faltas de Servidor Público y envía a Subdirección de Normatividad y Procesos Administrativos Memorándum revisa Recibe, revisa y pasa a firma Observaciones relevantes? NO Firma y entrega para su tramite SI envía Reunión informativa y de toma de acuerdos remite información y documentos Minuta Recibe, revisa y turna Recibe, revisa y turna 80

81 Atención a pliegos y/o observaciones Contraloría Municipal Subdirección de Enlace con Instancia Fiscalizadoras Departamento de Atención de Auditorías Unidad Es correcto? NO 4 SI Recibe, revisa, integra y requisita Cédula Cédula de solventación revisa Recibe, revisa determina si requiere aclaraciones adicionales Requiere modificación? SI NO Firma y entrega para su trámite remite información y documentación solicitada Recibe, revisa y remite para su revisión Archivo digital Recibe, revisa y turna para su integración Reúne Cédulas firmadas y expediente y digitaliza Archivo digital revisa Recibe, revisa y pasa a firma Requiere modificación? SI Archivo digital NO Firma y entrega para su trámite correspondiente Archivo digital envía al Ente Fiscalizador correspondiente Fin Archivo digital 81

82 Subdirección de Fiscalización de Obra Pública Desarrollo de Procedimiento 82

83 Procedimiento 1 Seguimiento de Obra. Objetivo Vigilar que las obras que realice el Municipio, se ajusten a las especificaciones previamente fijadas. Fundamento legal Artículo 81 fracción VII de Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco Artículo 133 fracción III y 141 del Reglamento de la Administración Pública de los Municipios de Tabasco. Artículo 78 de la Ley de Obras y Servicios Relacionados con las Mismas del Estado de Tabasco. Unidad. Unidad Responsable Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. Act. No. Responsable Descripción Inicio 1. turna información relativa a obras públicas de recursos federales, estatales y 2 Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. 3 Departamento de Control y Seguimiento de Observaciones. 4 Departamento de Fiscalización de Zona Urbana Departamento de Fiscalización de Zona municipales. turna información para su revisión, análisis, registro e integración de expediente. Recibe, revisa, registra y turna para su atención a la Jefatura de Departamento correspondiente. Elabora programa de salida de inspección de campo para evaluación de avances de obras seleccionando muestra. Rural. 5 Supervisor de Obra. Realiza inspección de campo conforme a programa, evaluando avances de obra, así como deficiencias técnicas en la misma. Lleva a cabo revisión de estimaciones e informa de las deficiencias y en su caso excedentes de pago. 6 Departamento de Fiscalización de Zona Urbana. Revisa, valida información, edita y complementa con reporte fotográfico. Formato o Documento... Programa. Inspección. Reporte Auxiliar. Reporte Auxiliar. Departamento de Fiscalización de Zona Rural. 7 Departamento de Recibe reporte auxiliar. Reporte 83

84 Act. No. Responsable Control y Seguimiento de Observaciones. 8 Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. Descripción Existen observaciones? Sí. Prepara fundamentación para realiza requerimiento a la unidad ejecutora indicando recomendaciones y en su caso solicita verificación conjunta con residente de obra derivado de defectos, vicios ocultos o cualquier otra responsabilidad atribuible al contratista; estableciendo fecha y hora. No. Informa al Subdirector e integra a expediente. Recibe, revisa observaciones, fundamento y oficio. 9. Recibe, revisa observaciones, fundamento y oficio. Requiere modificaciones? Sí. Regresa a paso 7. No. Entrega para envío a unidad ejecutora. 10 Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. 11 Departamento de Fiscalización de Zona Urbana. Departamento de Fiscalización de Zona Rural. Supervisor de Obra. 12 Departamento de Control y Seguimiento de Observaciones. 13 Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. Envía oficio a unidad ejecutora para que programe visita el día y hora establecida. Llevan a cabo la verificación conjunta con el residente de obra, realizando levantamiento de Acta de sitio. Solventa observaciones? Sí. Se integra acta de sitio a expediente. No. Establecen los compromisos y plazos de solventación. Cumplido el plazo y no habiendo recibido la solventación correspondiente, solicita a las Unidades Ejecutoras proceder hacer efectivas las garantías, vicios ocultos o reintegro de pagos en exceso con los intereses correspondientes, debiendo informar a la de sus actuaciones. Recibe, revisa observaciones, fundamento y oficio. 14. Recibe, revisa observaciones, fundamento y oficio. Requiere modificaciones? Sí. Regresa a paso 7. No. Entrega para envío a unidad ejecutora. 15 Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. Envía oficio a unidad ejecutora para aplicación que se hagan efectivas las garantías, vicios ocultos o reintegro de pagos en exceso con los intereses correspondientes, debiendo informar a la de sus actuaciones. Fin Formato o Documento Auxiliar.... Acta de sitio

85 Seguimiento de Obra Subdirección de Fiscalización de Obra Pública Depto. de Control y Seguimiento de Observaciones Deptos. de Fiscalización de Zona Urbana y Zona Rural Supervisor de Obra Unidad Ejecutora Inicio turna información de obras publicas Recibe, revisa y turna Recibe, revisa registra y turna elabora programas de inspección de obras Realiza inspección de obra y revisa estimaciones Reporte auxiliar Reporte auxiliar revisa Existen Observacio nes? NO Informa e integra a expediente correspondiente Reporte auxiliar SI Recibe, revisa y complementa con fotográfias Report e auxiliar revisa revisa observaciones y fundamento legal Realiza requerimieno para llevar a cabo visita de inspección conjunta Requiere modificación? NO SI traita Anexa al expediente correspondiente Acta de sitio NO Realiza inspección de forma conjunta Acta de sitio Solventa observacion es? SI programa inspección conjunta de obra revisa Recibe, revisa y pasa a firma Cumplido el plazo y no habiendo recibido solventaciones Establece compromisos y plazos de solventación Acta de sitio SI Requiere modificacio nes? NO envía para aplicación de sanciones correspondientes Fin 85

86 Procedimiento 2 Relación de Contratistas del Municipio de Centro Tabasco. Objetivo Contar con empresas que cuentan con la capacidad técnica y financiera para participar en los Procedimientos de contratación. Fundamento legal Artículo 81 fracción XVII de la Ley Orgánica de los Municipios del Estado de Tabasco. Artículos 1 fracción II, 2 fracción II y X, 7 y 11 de la Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas del Estado de Tabasco. Unidad. Unidad Responsable Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. Act. No. Responsable 1 Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. Descripción Inicio Prepara bases para convocatoria de inscripción de contratistas, presentándosela al Contralor Municipal para su aprobación correspondiente. 2. revisa convocatoria. Necesita modificaciones? Sí. Regresa a actividad 1. 3 Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. 4 Coordinación de Modernización e Innovación. 5 Departamento de Registro de Contratistas. No. Firma y entrega para su publicación. Remite oficio y convocatoria para su publicación en la página de internet del Municipio de Centro. Publica convocatoria en la página de internet del Municipio de Centro. Recibe a Contratistas interesados en llevar a cabo su registro, explica los requisitos y entrega copia de la convocatoria, así como formatos correspondientes. 6 Ventanilla. Recibe documentación de contratista y revisa cuantativamente, turnando al Jefe de Departamento. Cumple? Sí. pasa al Departamento de Registro de Contratistas. No. Indica a Contratista documentación faltante. 7 Departamento de Registro de Contratistas. revisa documentación cualitativamente, verificando que todos los documentos cumplan con lo establecido. Cumple? Sí. Cumple se emite Cédula de registro. Formato o Documento Convocatoria en borrador. Convocatoria.. CD.. CD. Convocatoria. Formatos. Carpeta. Cédula Registro. de 86

87 Act. No. Responsable 8 Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. Descripción No. Indica a Contratista documentación que no cumple y devuelve. Regresa a actividad 4. Revisa, revisa y pasa a firma Cédula correspondiente. 9. revisa convocatoria. Necesita modificaciones? Si. Regresa a actividad Subdirección de Fiscalización de Obra Pública. 11 Departamento de Registro de Contratistas. No. Firma y entrega para su publicación. Revisa, y pasa Cédula para su entrega a Contratista. Entrega Cédula y crea expedientes físicos para su guarda y custodia, y se genera expediente electrónico de Cédulas de Registro. Fin Formato o Documento Cédula. Cédula. Cédula. Cédula. Expediente. 87

88 Relación de Contratistas de Municipio de Centro Tabasco Contraloría Municipal Subdirección de Fiscalización de Obra Departamento de Registro de Contratistas Ventanilla Contratista Coordinación de Modernización e Innovación Inicio Recibe, revisa y firma Convocatoria Analiza, fundamente y prepara Convocatori a SI Requiere modificacio nes? NO envía para su publicación Convocatoria Convocatoria Formatos entrega información revisa Cualitativamente Cumple? Carpeta verifica cuantitativamente NO Cumple? NO Carpeta SI Recibe, prepara y entrega Carpeta Recibe para complementar y/o corregir información Carpeta publica Convocator ia Recibe, revisa y firma Cedula de Inscripción SI revisa para pasar a firma Cedula de Inscripción SI Emite cedula Cedula de Inscripción Requiere modificacio nes? NO Entrega y crea expediente correspondiente Cedula de Inscripción Expediente Fin 88

89 Subdirección de Normatividad, Substanciación y Procesos Administrativos Subdirección de Normatividad, Substanciacion y Procesos Adminitrativos Departamento Jurídico Departamento de Substanciación y Responsabilidades s Departamento de Análisis Normativo Desarrollo de Procedimiento 89