1. INSTRUCCIÓN SOBRE FUNCIONES ATRIBUIDAS AL PERSONAL QUE GESTIONA EL REGISTRO ÚNICO.

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1 1. INSTRUCCIÓN SOBRE FUNCIONES ATRIBUIDAS AL PERSONAL QUE GESTIONA EL REGISTRO ÚNICO. De acuerdo con el análisis funcional del mantenimiento de la aplicación Registro Único (RU) de la Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha, este documento constituye un estudio pormenorizado de las responsabilidades atribuidas al personal encargado de su gestión Inspectora General de Servicios. (Administradora general de RU). Dirigir la elaboración de los Planes Estratégicos de Gestión y supervisar la elaboración de los correspondientes a los distintos servicios y unidades en los que se integra el personal de la Inspección General de Servicios. Establecer los objetivos de calidad de los distintos servicios y unidades. Organizar y coordinar los servicios administrativos, velando por su correcto funcionamiento. Elaborar los criterios para determinar las necesidades de personal dentro de los distintos servicios de la Inspección. Determinar la programación anual de los servicios integrados en la Inspección para su informe y aprobación por los órganos competentes. Definir los objetivos y criterios de actuación, en el marco de los objetivos generales. Promover la racionalización, simplificación y en su caso, mecanización de los procesos de trabajo. Contribuir al desarrollo profesional de sus colaboradores. Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y normas relacionadas con las materias de su competencia. Interpretar y actualizar, para conocimiento del personal de registro único, las disposiciones legales y normas relativas a las materias que les afectan. Evaluar los resultados de la gestión del Servicio. Inspectora Analista. (Administradora general de RU). Diseñar y revisar los procedimientos correspondientes al registro único. Impulsar nuevas iniciativas para la implantación de nuevos procesos y procedimientos. Evaluar los resultados de la gestión del registro único. Inspección General de Servicios 1

2 Velar por el cumplimiento de las disposiciones legales y normas relacionadas con las materias de su competencia, así como responsabilizarse de su aplicación en su ámbito competencial. Realizar estudios, informes, memorias, estadísticas y otros trabajos que se le puedan encomendar. Colaborar en la elaboración, ejecución y seguimiento de los Planes estratégicos y de mejora de la calidad. Colaborar en la consecución de los objetivos de calidad marcados. Organizar, dirigir, supervisar y coordinar el trabajo del personal de Registro Único. Colaborar en la detección de necesidades de formación, proponiendo las acciones formativas que estime necesarias para el personal que ejerce funciones de registro único. Orientar el diseño y la revisión de los métodos y procedimientos del Registro Único. Recopilar los resultados de la gestión del Servicio. Realizar estudios, informes, memorias, estadísticas, etc. sobre temas de su competencia, así como aquellos otros que le sean encomendados. Recopilar y comunicar, para conocimiento del personal de registro único, las disposiciones legales y normas relativas a las materias que les afectan. Establecer las pautas a seguir en el control de seguimiento de expedientes, registro y archivo de actuaciones. En relación con la Carta de Servicios actuar como coordinadora de la misma, supervisión y publicación de indicadores en web. Responsable de Registro Único. (Administrador general de RU) Informar y atender al público y al resto de usuarios de registro único, siempre que la actividad desarrollada lo exija, sobre cualquier asunto de su competencia. Estudiar y proponer medidas que promuevan la racionalización, simplificación, mejora y en su caso, mecanización de los procesos de trabajo y supervisar su aplicación. Realizar estudios, informes, memorias, estadísticas, etc. sobre temas de su competencia, así como aquellos otros que le sean encomendados. Colaborar con el resto del personal del Servicio en la consecución de los objetivos de calidad del mismo. Colaborar en la planificación y realización de actividades de formación y reciclaje del personal de registro único. En relación con la Carta de Servicios realización de encuestas y anotación de datos a efectos estadísticos. Inspección General de Servicios 2

3 Auxiliar Administrativo. (Administrador general de RU) Informar y atender al público y al resto de usuarios de registro único, siempre que la actividad desarrollada lo exija, sobre cualquier asunto de su competencia. Colaborar en la realización y aporte de los datos en informes, propuestas, expedientes, y otros trabajos. Proponer y poner en práctica nuevos procedimientos de ejecución de tareas administrativas. En relación con la Carta de Servicios realización de encuestas y anotación de datos a efectos estadísticos. Inspección General de Servicios 3

4 REGISTRO PRESENCIAL. El mantenimiento de tablas maestras y la gestión de usuarios de la aplicación de Registro Presencial (RP) tienen como propósito general posibilitar la correcta gestión de sus contenidos y de los usuarios que podrán acceder a la misma. El personal implicado en la gestión del Registro Único y descrito en este apartado son los siguientes: Tipo de usuario Usuario de unidad orgánica y registro interno. Usuario de oficina. Responsable de oficina Administrador General. Descripción Será un usuario de la Administración Pública autenticado, que tendrá acceso a los servicios y funcionalidades del Registro Presencial en las opciones de salida así como para registro entre órganos pertenecientes a la JCCM. Será un usuario de la Administración Pública autenticado que tendrá acceso a los servicios y funcionalidades del Registro Presencial en las opciones de entrada de documentación pero además podrá realizar registros de salida o entre órganos propios de la JCCM. Además de las anteriores dispone de la opción de obtener informes directamente desde la aplicación de Registro (por oficina, por usuario, etc). Usuario Autenticado con acceso a todos los servicios disponibles en la aplicación de Registro Presencial, Registro Electrónico del Ciudadano y Registro Electrónico de Aplicaciones. Tabla 1 Tipo de usuarios de Registro Único Presencial. Además de las funciones genéricas expuestas en el apartado anterior, tanto el responsable de registro único como el auxiliar, tienen además las siguientes funciones encomendadas: Mantenimiento de oficinas de registro. Crear oficina de registro. Modificar oficina de registro. Borrar oficina de registro. Inspección General de Servicios 4

5 Mantenimiento de entidades registrales. Crear entidad registral. Modificar entidad registral. Borrar entidad registral. Mantenimiento de unidades orgánicas, tanto en Registro Único como en el Directorio Común de la Administración del Estado (DIR3). Consultar unidades orgánicas. Crear unidad orgánica. Buscar unidad orgánica. Modificar unidad orgánica. Consultar histórico de unidad orgánica. Eliminar unidad orgánica. Borrar unidad orgánica. Recuperar unidad orgánica de baja. Mantenimiento de usuarios del registro presencial. Alta usuario. Buscar usuarios. Consultar usuario. Modificar usuario. Baja usuario. Baja usuarios inactivos. Recuperar usuario. Asignar oficina. Asignar unidad orgánica. Cambiar oficina. Cambiar unidad orgánica. Mantenimiento de parámetros (valores estándar) de la aplicación. Crear parámetro. Modificar parámetro. Borrar parámetro. Inspección General de Servicios 5

6 Buzón de sugerencias. Recibir sugerencia. Buscar sugerencia. Consultar sugerencia. Procesar sugerencia. Preguntas frecuentes. Leer preguntas frecuentes. Crear preguntas frecuentes. Buscar preguntas frecuentes. Consultar pregunta frecuente. Modificar pregunta frecuente. Eliminar pregunta frecuente. Autorización de cambio de fecha de presentación en los supuestos de entrada en registro mediante correo certificado o bien por problemas técnicos de la propia aplicación de registro. Inspección General de Servicios 6

7 REGISTRO ELECTRONICO PARA CIUDADANOS. El mantenimiento de tablas maestras y la gestión de la documentación presentada por los usuarios de la aplicación de Registro Electrónico del Ciudadano tienen como propósito general posibilitar la correcta gestión de sus contenidos y de los usuarios que podrán acceder a la misma. El personal implicado en la gestión del Registro Único y descrito en este apartado son los siguientes: Tipo de usuario Descripción Ciudadano Usuario Registro Presencial Administrador General. Usuario con acceso al Registro Electrónico para Ciudadanos. Será un usuario de la Administración Pública autenticado que tendrá acceso a los servicios y funcionalidades del Registro Electrónico del ciudadano en cuanto a la recepción de documentación relativa a la Unidad Orgánica sobre la que tiene permisos. Usuario con acceso a todos los servicios disponibles en el Registro Electrónico del ciudadano (especialmente en los módulos Buzón de sugerencias y FAQ). Los módulos de Buzón de Sugerencias y Preguntas frecuentes tienen como propósito general posibilitar la comunicación bidireccional con la JCCM mediante la presentación de bloques informativos y la generación de sugerencias. Además de las funciones genéricas, tanto el responsable de registro único como el auxiliar, tienen además las siguientes funciones encomendadas en relación con el Registro Electrónico del Ciudadano. Buzón de sugerencias. Recibir sugerencia. Buscar sugerencia. Consultar sugerencia. Procesar sugerencia. Inspección General de Servicios 7

8 Preguntas frecuentes. Leer preguntas frecuentes. Crear preguntas frecuentes. Buscar preguntas frecuentes. Consultar pregunta frecuente. Modificar pregunta frecuente. Eliminar pregunta frecuente. Consulta de documentación pendiente de tramitar dentro del registro único y aviso al órgano gestor competente para su tramitación. Inspección General de Servicios 8

9 REGISTRO ELECTRÓNICO PARA APLICACIONES El mantenimiento de tablas maestras y la gestión de la documentación presentada por los usuarios de la aplicación de Registro Electrónico de Aplicaciones tienen como propósito general posibilitar la correcta gestión de sus contenidos y de los usuarios que podrán acceder a la misma. El personal implicado en la gestión del Registro Único y descrito en este apartado son los siguientes: Usuario de aplicación Administrador General. Descripción Usuario con acceso al Registro Telemático de Aplicaciones. Usuario con acceso a todos los servicios disponibles en el Registro Telemático de Aplicaciones. Mantenimiento de usuarios para aplicaciones. Crear usuario de aplicaciones. Buscar procedimientos. Consultar usuario de aplicaciones. Modificar usuario de aplicaciones. Borrar usuario de aplicaciones. Eliminar usuario de aplicaciones. Enviar aviso a usuario de aplicaciones. Exportar datos de usuarios de aplicaciones. Toledo, 2 febrero de La Inspectora General de Servicios. Fdo. Elvira Sánchez-Garrido Gamarra. Inspección General de Servicios 9