Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL

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1 Instituto Nacional de Defensa Civil INDECI MANUAL DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONES DE LA OFICINA DE SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL 1

2 ESQUEMA DE CONTENIDO I. Función General 3 II. Funciones Específicas 3 III. Organigrama Estructural 4 IV. Cuadro para Asignación de Personal 5 V. Hoja de Especificaciones de Funciones 6 2

3 i. Función General (Art. 51 del ROF) Es el órgano encargado de proyectar la imagen del INDECI y conducir el protocolo de los actos oficiales de la Institución, desarrollar acciones de difusión interna y externa, establecer las relaciones con entidades públicas y privadas a fin de lograr su adhesión y cooperación en la Defensa Civil, administrar el proceso de tramitación interna y externa de la documentación, preservar y mantener el acervo documentario, así como garantizar la simplificación administrativa en la tramitación de la documentación. II. Funciones Específicas (Art. 52 del ROF) a. Velar por mantener y desarrollar la imagen institucional del INDECI; b. Formular y dirigir la política y estrategia de comunicación en armonía con la política institucional; c. Dirigir, coordinar y supervisar el sistema de información del INDECI antes, durante y después de cada emergencia; d. Establecer y mantener relaciones permanentes con los medios de comunicación social en el ámbito nacionai, regional y local que permita lograr su apoyo constante en acciones de Defensa Civil; e. Evaluar la percepción de la imagen proyectada por el Instituto en la población, respecto a las acciones de Defensa Civil ejecutadas por el SINADECI; f. Fomentar y mantener el intercambio de información con otras entidades públicas y privadas a fin de fomentar el fortalecimiento de la participación en la Defensa Civil; g. Realizar periódicamente un análisis y síntesis del contenido de las opiniones e informaciones vertidas por los órganos de difusión y por otras instituciones, en relación con las acciones que realiza el INDECI y los demás órganos integrantes del SINADECI; h. Mantener informada a la opinión pública sobre los fines, objetivos y políticas del INDECI y del SINADECI; i. Atender los asuntos protocolares del INDECI; j. Dirigir, coordinar y supervisar la elaboración y publicación de la revista del INDECI; k. Procesar, tramitar y transcribir las comunicaciones, resoluciones y directivas emanadas de la Alta Dirección y de los órganos del INDECI; l. Centralizar, revisar, registrar, coordinar, procesar y tramitar la documentación de recepción y remisión; m. Verificar, efectuar el seguimiento e informar el cumplimiento de las acciones dispuestas por la Alta Dirección en la documentación; n. Llevar actualizado el archivo de las resoluciones del INDECI; o. Organizar, conducir y mantener actualizado y seguro el archivo general del INDECI, velando por la conservación, clasificación, mantenimiento y manejo del acervo documentario; 3

4 p. Participar en la formulación de la estructura programática y del presupuesto del INDECI, en coordinación con la Oficina de Planificación y Presupuesto; q. Participar en la preparación de la población con el fin de crear y/o promover una cultura de prevención de Defensa Civil; r. En coordinación con la Oficina de Planificación y Presupuesto, mantener actualizado el Plan Nacional de Defensa Civil; s. Otras funciones que le asigne la Alta Dirección del INDECI. III. Organigrama Estructural JEFATURA SUB JEFATURA SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL Unidad de Secretaria Unidad de Imagen Institucional 4

5 IV.- Cuadro para Asignación de Personal (R.S. N PCM) Nº De CARGOS CODIGO CARGOS TOTAL Bonificación Presupuestado Sin Orden CLASIFICADOS ESTRUCTURALES NECESARIO Espec. al Cargo Presupuesto SECRETARIA GENERAL E IMAGEN INSTITUCIONAL 074 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO III D UNIDAD DE IMAGEN INSTITUCIONAL 075 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I D PERIODISTA IV P ASISTENTE ADMINISTRATIVO II P TECNICO ADMINISTRATIVO III T UNIDAD DE SECRETARIA 079 DIRECTOR SISTEMA ADMINISTRATIVO I D SUPERVISOR PROGRAMA SECTORIAL I D TECNICO ADMINISTRATIVO III T TECNICO EN ARCHIVO III T TECNICO POSTAL II T

6 V.- HOJAS DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO III CARGO ESTRUCTURAL N de Orden: 074 Código: D Secretario General FUNCIONES ESPECIFICAS Formular y dirigir la política y estrategia de comunicación en armonía con la política institucional. Planificar, dirigir y coordinar las acciones orientadas a promover, reforzar, mantener y desarrollar la imagen institucional del INDECI, a nivel nacional. Establecer y mantener relaciones permanentes con los medios de comunicación social en el ámbito nacional, regional y local, a fin de lograr su apoyo constante en las acciones de Defensa Civil que se ejecuten. Evaluar la percepción de la imagen proyectada por el INDECI en la población, respecto a las acciones de Defensa Civil ejecutadas por el SINADECI. Realizar periódicamente un análisis y síntesis del contenido de las opiniones e informaciones vertidas por los órganos de difusión y por otras instituciones en relación con las acciones que realiza el INDECI y los demás órganos integrantes del SINADECI. Mantener informada a la opinión pública sobre los fines, objetivos y políticas del INDECI y del SINADECI. Atender los asuntos protocolares del INDECI. Participar en la preparación de la población con el fin de crear y/o promover una Cultura de Prevención en Defensa Civil. Fomentar y mantener el intercambio de información con otras entidades públicas y privadas a fin de fomentar el fortalecimiento de participación de éstas en la Defensa Civil. Dirigir, coordinar y supervisar el sistema de información del INDECI antes, durante y después de cada emergencia. Preservar el acervo documentario, manteniendo actualizado y seguro el Archivo General del INDECI. Centralizar, revisar, registrar, coordinar, procesar y tramitar la documentación de recepción y remisión. Verificar, efectuar el seguimiento e informar el cumplimiento de las acciones dispuestas por la Alta Dirección en la documentación. Dar cumplimiento de las normas de acceso a la información y transparencia. 6

7 Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son asignados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones de control previo y simultáneo que le corresponde. Formular el proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Evaluar en forma periódica el cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Otras funciones que le asigne la Alta Dirección del INDECI. Depende de la Alta Dirección del INDECI. Tiene mando directo sobre el personal que labora en la Secretaría General e Imagen Institucional. Título profesional universitario en Derecho o Ciencias de la Comunicación. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 5 años en labores de la especialidad profesional. 7

8 CARGO ESTRUCTURAL HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES Jefe de la Unidad de Imagen FUNCIONES ESPECIFICAS DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I N de Orden: 075 Código: D Participar en la elaboración de políticas de comunicación e información del INDECI. Organizar y supervisar los servicios institucionales de comunicación e información. Dirigir la elaboración de normas, reglamentos, directivas y otros que aseguren la eficiencia de los servicios de información. Planificar, dirigir, supervisar y evaluar las actividades de comunicación y difusión de la entidad. Asesorar a la Alta Dirección sobre política de comunicaciones. Diseñar y desarrollar campañas de información sobre temas relacionados a Defensa Civil. Dar y promover el cumplimiento de las normas de acceso a la información y transparencia. Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son asignados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones de control previo y simultáneo que le corresponde. Participar en la formulación del proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Participar en la evaluación periódica del cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Otras funciones que le asigne el Secretario General. Depende del Secretario General Tiene mando directo sobre el personal que labora en la Unidad de Imagen Institucional. Título profesional universitario en Ciencias de la Comunicación. Calificación especializada en el ámbito de su competencia funcional. Experiencia mínima de 5 años en labores de la especialidad profesional. 8

9 CARGO ESTRUCTURAL Periodista HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES FUNCIONES ESPECIFICAS PERIODISTA IV N de Orden: 076 Código: P Suministrar información oficial autorizada por la Jefatura del INDECI y orientar a los medios de comunicación sobre la prevención y atención de desastres, así como sobre el funcionamiento del SINADECI. Establecer un nexo de intercomunicación permanente con todos los medios de comunicación masiva, entendiéndose entre ellos los medios escritos, radiales, televisivos y los originados por la internet. Mantener un sentido de alerta frente a todos los mensajes que los medios de comunicación masiva difunden y que estén estrechamente vinculados al INDECI y al SINADECI, para su evaluación y el planteamiento de una intervención oportuna y eficaz. Propiciar la participación de los mensajes del INDECI y de sus funcionarios en los espacios masivos que la Unidad considere convenientes. Editar el material periodístico producido por la Unidad de Imagen Institucional entre las que se encuentran el boletín virtual mensual, suplementos especiales, memorias, brochoure institucional, entre otras. Ejecutar las campañas de prensa que la Unidad de Imagen Institucional considere convenientes desarrollar. Participar en la formulación del Proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Participar en la evaluación periódica del cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Imagen Institucional o el Secretario General. Depende del Jefe de la Unidad de Imagen Institucional. Título Profesional en Ciencias de la Comunicación. Capacitación especializada en el ámbito de su competencia. Experiencia mínima de 4 años en labores de la especialidad profesional. 9

10 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES ASISTENTE ADMINISTRATIVO II CARGO ESTRUCTURAL N de Orden: 077 Código: P Asistente Administrativo FUNCIONES ESPECIFICAS Evaluar la percepción de la imagen proyectada por el INDECI en la población, respecto a las acciones de Defensa Civil ejecutadas por el SINADECI. Atender la organización de eventos y protocolo de la institución. Dirigir e impulsar el área de atención al público del INDECI. Redactar notas de prensa, artículos periodísticos, comunicados oficiales, discursos institucionales, paquetes informativos u otros textos que la Unidad de Imagen Institucional requiera para el cumplimiento de sus objetivos. Convocar, organizar y desarrollar conferencias de prensa del INDECI. Mantener una comunicación constante con los medios de comunicación masivos a fin de establecer y fortalecer una relación positiva que redunde en el cumplimiento de las funciones de la Unidad de Imagen Institucional. Realizar la cobertura periodística de emergencias, eventos institucionales y protocolares y otros sucesos vinculados al SINADECI. Producir el material audiovisual (videos, cuñas radiales, fotografías) que el INDECI requiere para realizar eventos, campañas de difusión, campañas de prensa, entre otras actividades que la Unidad de Imagen Institucional considere necesario realizar. Optimizar la imagen que proyecta la institución al público interno y externo. Diseñar, planificar, ejecutar y evaluar campañas de promoción y difusión. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Imagen Institucional o el Secretario General. LINEAS DE AUTORIDAD Depende del Jefe de la Unidad de Imagen Institucional. Título profesional universitario en Ciencias de la Comunicación. Capacitación especializada en el ámbito de competencia funcional. Experiencia mínima de3 años en labores de la especialidad profesional. 10

11 CARGO ESTRUCTURAL Técnico Administrativo HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES FUNCIONES ESPECÍFICAS TÉCNICO ADMINISTRATIVO III N de Orden: 078 Código:T Participar en la ejecución de campañas de información elaboradas por la Unidad de Imagen Institucional. Realizar la cobertura en audio, video y fotografía de todas las participaciones de la institución en actos públicos, ceremonias oficiales y eventos. Registrar en audio y video todos los espacios masivos en los que se aborde algún tema específico del INDECI. Mantener en adecuado orden y clasificación el archivo de artículos periodísticos, videos, cassettes de audio, CD s y documentación de la Unidad de Imagen Institucional. Brindar información institucional personalizada al público en general e instituciones que soliciten información sobre el SINADECI. Mantener y actualizar el Directorio Institucional. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Imagen Institucional o el Secretario General. Depende del Jefe de la Unidad de Imagen Institucional Título no universitario vinculado a las Ciencias de la Comunicación. Capacitación especializada en el ámbito de competencia funcional. Experiencia mínima 3 años en labores de su especialidad técnica. 11

12 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES CARGO ESTRUCTURAL DIRECTOR DE SISTEMA ADMINISTRATIVO I Jefe de la Unidad de Secretaría FUNCIONES ESPECIFICAS N de Orden: 079 Código: D Dirigir la ejecución de las tareas y del personal de las áreas de Mesa de Partes, Trámite Documentario y Archivo General del INDECI. Participar en la formulación y determinación de la política del Sistema de Secretaría General. Procesar, tramitar y transcribir las comunicaciones, resoluciones y directivas emanadas de la Alta Dirección y de los órganos del INDECI. Llevar actualizado el Archivo del acervo documentario que mantenga en su poder el INDECI. Centralizar, revisar, registrar, coordinar, procesar y tramitar la documentación de recepción y remisión. Verificar, efectuar el seguimiento e informar el cumplimiento de las acciones dispuestas por la Alta Dirección en la documentación. Organizar, conducir y mantener actualizado y seguro el Archivo General del INDECI, velando por la conservación, clasificación, mantenimiento y manejo del acervo documentario. Proponer la normatividad y procedimientos inherentes al área, y asesorar y orientar sobre métodos, normas y otros dispositivos del Sistema. Dar cumplimiento de las normas de acceso a la información y transparencia, conforme a las directivas del Secretario General. Dirigir a los fedatarios institucionales del INDECI. Administrar los recursos humanos, materiales y económicos que le son asignados para el cumplimiento de sus funciones, efectuando las acciones de control previo y simultáneo que le corresponde. Participar en la formulación del proyecto de Presupuesto Anual y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Participar en la evaluación periódica del cumplimiento del Presupuesto y el Plan de Trabajo Anual de su respectivo órgano. Otras funciones que le asigne el Secretario General. Depende del Secretario General Tiene mando directo sobre el personal que labora en la Unidad de Secretaria. 12

13 Título profesional universitario en Derecho. Colegiatura profesional. Capacitación especializada en el ámbito de competencia funcional. Experiencia profesional mínima de 5 años en labores de la especialidad profesional 13

14 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES SUPERVISOR DE PROGRAMA SECTORIAL I CARGO ESTRUCTURAL N de Orden: 080 Código: D Supervisor Administrativo FUNCIONES ESPECIFICAS Supervisar y coordinar el desarrollo de las actividades técnicoadministrativas de la Unidad de Secretaría. Participar en la formulación y determinación de la política del Sistema de Secretaría. Procesar, tramitar y transcribir las comunicaciones, resoluciones y directivas emanadas de la Alta Dirección y de los órganos del INDECI. Llevar actualizado el Archivo del acervo documentario que mantenga en su poder el INDECI. Centralizar, revisar, registrar, coordinar, procesar y tramitar la documentación de recepción y remisión. Organizar, conducir y mantener actualizado y seguro el archivo general del INDECI, velando por la conservación, clasificación, mantenimiento y manejo del acervo documentario. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Secretaría o el Secretario General. Depende del Jefe de la Unidad de Secretaría. Bachiller o Título profesional universitario en Derecho. Capacitación especializada en el ámbito de competencia funcional. Experiencia profesional mínima de 3 años en labores de la especialidad profesional 14

15 CARGO ESTRUCTURAL Técnico Administrativo FUNCIONES ESPECIFICAS HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES TÉCNICO ADMINISTRATIVO III 15 N de Orden: 081 Código: T Registrar y distribuir los documentos de gestión recepcionados y emitidos por los diferentes órganos y por la Jefatura del INDECI. Administrar y mantener ordenados los libros de registros físicos y/o virtuales de los documentos internos y externos que maneja el INDECI, implementando mecanismos para su adecuado control y conservación. Orientar y proponer las acciones necesarias para la eficaz y eficiente atención de los documentos urgentes y/o con tiempo perentorio, dando cuenta a los superiores o a las áreas responsables para su inmediata acción. Velar por la distribución y recepción adecuada y oportuna de los documentos, dentro de los plazos previstos en las normas vigentes. Revisar los correlativos de oficios, memorándums, directivas, resoluciones, informes y otros documentos, los mismos que deben ser registrados con su respectiva sumilla, remarcando las acciones más resaltantes para su adecuado seguimiento y ubicación. Proponer las acciones y directivas específicas relacionadas con la actividad que desarrolla. Atender las solicitudes de expedición de copias y verificar la autenticidad de las expedidas. Proporcionar la información que se encuentra en los archivos que estén su poder. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Secretaría o el Secretario General. Depende del Jefe de la Unidad de Secretaría. Estudios superiores y formación necesaria en temas archivísticos, de trámite documentario y administración pública. Capacitación especializada en el ámbito de competencia funcional. Experiencia mínima de 3 años en labores de su especialidad técnica.

16 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES TÉCNICO EN ARCHIVO III CARGO ESTRUCTURAL N de Orden: 082 Código: T Técnico en Archivo FUNCIONES GENERALES Administrar el Archivo General del INDECI. Velar por la conservación, clasificación, mantenimiento y manejo del acervo documentario del INDECI. Elaborar registros auxiliares descriptivos tales como índices, catálogos fichas y guías. Ejecutar acciones de transferencia y eliminación de documentos. Atender las solicitudes de expedición de copias y verificar la autenticidad de las expedidas. Proporcionar la información que se encuentra en el Archivo General a su cargo. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Secretaría o el Secretario General. Depende del Jefe de la Unidad de Secretaría. Estudios en Centro Superior no universitario. Capacitación técnica en archivos. Experiencia mínima de 3 años en labores técnicas de archivos. 16

17 HOJA DE ESPECIFICACIÓN DE FUNCIONES TÉCNICO POSTAL II CARGO ESTRUCTURAL N de Orden: 083 Código: T Mensajero FUNCIONES ESPECIFICAS Distribuir la correspondencia del INDECI a los organismos, dependencias, entidades estatales y particulares, conforme a las disposiciones y el orden de prioridades que se le proporcione. Registrar la correspondencia remitida al exterior a entidades estatales y particulares. Cumplir con las tareas adicionales en caso de emergencia. Velar por la conservación y mantenimiento del vehículo asignado. Apoyar en las acciones y funciones que demande la Unidad de Secretaría. Otras funciones que le asigne el Jefe de la Unidad de Secretaría o el Secretario General. Depende del Jefe de la Unidad de Secretaría. Estudios en Centro Superior no universitario. Experiencia mínima de 3 años en labores técnicas de su especialidad. 17

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