MANUAL DE USUARIO MODULO WEB COOTRACHEC

Transcripción

1 MANUAL DE USUARIO MODULO WEB COOTRACHEC Este modulo permite a los asociados de la Cooperativa Multiactiva de Trabajadores de la CHEC COOTRACHEC, administrar y conocer la información financiera que tiene con la entidad, además de consultar, actualizar datos personales y beneficiarios como también realizar presolicitudes de crédito y de auxilio. La pantalla inicial se accede desde el enlace por la opción Ingresar como Asociado, haciendo clic en la opción modulo web. Una vez alli el asociado debe digitar su numero de cédula sin puntos ni comas y la contraseña asignada para tal efecto y la cual se debe solicitar vía correo electronico o presencial en las oficinas de la entidad con el área de sistemas o dando clic en la opción OBTENER CLAVE del modulo, la cual solicitara al asociado digitar su numero de cédula y enviara la clave asignada al correo electronico que el asociado tenga inscrito en la Cooperativa. Ingreso Normal. En estos Campos el asociado digita numero de cedula y Contraseña asignadas.

2 Solicitud de Clave por el portal: El asociado digita el numero de cedula y se envía un correo con la clave asignada. Al hacer clic en esta opción el sistema solicita el numero de cedula del asociado para enviar la contraseña al correo registrado en la entidad. La primera vez que cualquier persona ingrese al sistema con los datos correctos, el mismo solicitara el cambio de clave la cual es personal, intransferible y es responsabilidad de cada persona su uso. Después de ingresar al sistema la primer pantalla que se encuentra en el sistema, muestra el estado de cuenta del asociado y detalla cada una de las líneas de aportes, ahorros, servicios y créditos que el asociado tiene con la entidad, en la cual se informa la fecha de actualización de la información y el nombre del asociado que ingreso al sistema.

3 Nombre del Asociado Información financiera del asociado. Información financiera del asociado.

4 El sistema registra la información de movimientos de los últimos 3 meses y para verificar estos, se debe realizar clic en el numero de la línea de Aportes, Ahorros, Servicios, o Créditos, la cual se identifica porque esta impresa en color azul. Al hacer clic sobre esta se despliega una pantalla que muestra los movimientos. Esta opción presenta la información de los movimientos detallando el comprobante, la descripción de dicho comprobante, la fecha, el tipo de transacción y si es un retiro o una consignación en el caso de las líneas de ahorros y si es un cargo o un abono en el caso de los servicios y los créditos. Para regresar al estado de cuenta, el asociado da clic en la opción estado de cuenta en el menú de la parte izquierda y le vuelve a cargar la información financiera. En esta pantalla, el asociado también puede generar un archivo pdf con la información de su estado de cuenta, el cual podrá imprimir o guardar en el computador o equipo personal.

5 Y genera un archivo el cual se puede guardar o imprimir. Clic para exportar a archivo y guardar o imprimir la información.

6 La opción solicitud de auxilio permite al asociado realizar PRESOLICITUDES de auxilios de solidaridad dirigidas al comité de solidaridad, el cual estudiara la solicitara la información y soportes requeridos y verificará de acuerdo al reglamento de solidaridad vigente si se tiene derecho al auxilio solicitado. Para ingresar a esta opción, en el menú izquierdo se elige la opción solicitud de auxilio y se despliega la información de las líneas de auxilio vigentes en la entidad. Se elige la opción de auxilio requerido en la opción tipo de Auxilio, el valor solicitado y el motivo de la solicitud, y elegir la opción continuar con lo cual la PRESOLICITUD es registrada en el sistema y el funcionario de la Cooperativa encargado descarga la solicitud y la remite al comité de solidaridad para su estudio. SE DEBE TENER EN CUENTA QUE EL REALIZAR ESTE PROCESO NO SIGNIFICA QUE SE HAYA ASIGANDO EL AUXILIO DE SOLIDARIDAD AL ASOCIADO, SOLO ES UNA PRESOLICITUD QUE ENTRA A EVALUACIÓN DEL COMITÉ. El sistema genera confirmación de la presolicitud:

7 Otra opción que se encuentra en el sistema es la Solicitud de Crédito y por la cual se puede realizar proyecciones de crédito o hacer PRESOLICITUDES de crédito.

8 Se debe elegir la linea de crédito, el monto del crédito y el sistema automáticamente le informa la tasa de interés vigente para dicha línea, en plazo permite elegir hasta el plazo máximo de la línea de crédito, se debe escoger la periodicidad del crédito (Mensual Quincenal Semanal); la opción agregar cuota extra es opcional y permite al asociado definir cuotas extras (primas) para el mes de junio y diciembre, durante la duración del crédito; como también es opcional el campo destino, donde el asociado puede escribir que destinación piensa darle al crédito. Cuando se digita toda la información requerida por el sistema, el asociado elige la opción calcular cuota y el sistema automáticamente le informa el valor de la cuota de acuerdo a la periodicidad elegida (Mensual Quincenal Semanal).

9 Si el asociado verificando el valor de la cuota define que LA PRESOLICITUD bajo los parámetros establecidos esta acorde a sus necesidades elige la opción continuar, con lo cual la presolicitud es remitida al funcionario encargado de la Cooperativa y el mismo realiza el respectivo estudio y basado en el reglamento de crédito vigente se comunica con el asociado para informarle si es procedente continuar con la presolicitud realizada o que otros parámetros se deben tener en cuenta de acuerdo al reglamento de crédito vigente para realizar una solicitud de crédito como la plantea el asociado.

10 SE DEBE TENER EN CUENTA QUE EL REALIZAR ESTE PROCESO NO SIGNIFICA QUE SE HAYA ASIGANDO EL CREDITO AL ASOCIADO, SOLO ES UNA PRESOLICITUD QUE ENTRA A EVALUACIÓN DE LOS FUNCIONARIOS DE LA COOPERATIVA. Las opciones Actualizar datos y actualizar beneficiarios, permite al asociado mantener actualizada la información de residencia y contacto con la Cooperativa es vital que continuamente el asociado verifique la información y actualice en los casos necesarios. Opción Actualizar Datos: Permite al asociado realizar la actualización de datos básicos de contacto para la institución.

11 Datos Básicos Actualización de Beneficiarios: Permite al asociado registrar o actualizar la información de los beneficiarios del asociado ante la Cooperativa, los cuales según el estatuto vigente son: Beneficiarios: Se consideran beneficiarios del asociado y que estén inscritos en el registro social ante la Cooperativa, los siguientes: ASOCIADO CASADO O EN UNION MARITAL DE HECHO: 1. El cónyuge o compañero permanente, según el caso 2. Los hijos que dependan económicamente del asociado hasta cumplir la mayoría de edad o incluso hasta los veinticinco (25) años, siempre y cuando estén cursando estudios 3. Los hijos de cualquier edad con limitación física o cognitiva, debidamente acreditada. ASOCIADO SOLTERO: 1. Los hijos que dependan económicamente del asociado hasta cumplir la mayoría de edad o incluso hasta los veinticinco (25) años, siempre y cuando estén cursando estudios 2. Los hijos de cualquier edad con limitación física o cognitiva, debidamente acreditada 3. Los padres del asociado, siempre y cuando dependan económicamente de éste. Para los asociados que no cuenten con las condiciones de beneficiarios relacionados o con sociedad conyugal disuelta, podrán inscribir a una (1) persona como beneficiario.

12 Grabar El único campo que no se debe diligenciar es el de porcentaje ya que el porcentaje para reclamaciones se registra en la afiliación como asociado a la entidad y el cambio se debe realizar por escrito en un formato de actualización. Si requiere modificar la información existente de un beneficiario, elige la opción seleccionar y automáticamente en la parte superior se carga la información registrada del beneficiario seleccionado y se procede a actualizar los datos, al culminar este proceso se elige la opción guardar y queda registrada la información. Si requiere registrar un nuevo beneficiario, digita la información y elige la opción grabar.