PROGRAMA BUEN COMIENZO INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR FORMATO DE USUARIOS AUTORIZADOS SISTEMA DE INFORMACIÓN

Transcripción

1 PROGRAMA BUEN COMIENZO INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR FORMATO DE USUARIOS AUTORIZADOS SISTEMA DE INFORMACIÓN El formato para el reporte de usuarios autorizados en el manejo y operación del sistema de información de Buen Comienzo es la herramienta por medio del cual, el Prestador del Servicio reporta y autoriza las personas que puedan registrar, modificar, matricular, retirar y registrar seguimiento a beneficiarios, gestionar grupos, consultar atención y gestionar agendas, en el sistema de información de Buen Comienzo. En este sentido el sistema de información cuenta con dos opciones de menú disponibles al Prestador del Servicio: Beneficiario: Cuenta con los procedimientos de: Ingresar Beneficiario, Modificar Beneficiario, Consultar Beneficiario, Realizar Seguimiento, Hoja de Vida y Valoración Nutricional. Seguimiento Contrato: Cuenta con los procedimientos de: Ingresar Eventos, Consultar Agenda, Grupos, Registrar Novedades, Cierre Grupo e Informe Seguimiento. Cada Prestador del Servicio en cabeza del representante legal, director(a), gerente o administrador(a); reportará en este formato la persona contacto y encargada en el manejo del sistema de información de Buen Comienzo y de coordinar al interior de la Entidad Prestadora todo lo referente al sistema de información. Siendo responsabilidad del Prestador del servicio toda la información registrada en el sistema de Información de Buen Comienzo por todos sus usuarios autorizados. Este formato debe ser diligenciado y remitido por correo electrónico al Administrador del sistema de información del Programa Buen Comienzo, con todos los campos diligenciados. Igualmente la persona contacto al interior del Prestador debe reportar por medio de correo electrónico al Administrador del sistema de información, todas las novedades referentes a la desvinculación del personal que tenga permisos de operación en el sistema de información de Buen Comienzo, para proceder a darle de baja en el sistema de información. Esto con el objetivo de mantener actualizados los usuarios autorizados para el ingreso al sistema de información de Buen Comienzo. Para ser posible la activación de los usuarios en el sistema de información de Buen Comienzo, previamente, cada persona se debe registrar en el Portal de ciudad Inicialmente el Portal le asigna una contraseña de acceso automáticamente, que debe ser cambiada en el primer ingreso. Anexo a este documento se encuentra el procedimiento respectivo para realizar este registro en el Portal. Ver hasta el final. La Contraseña de acceso es de uso personal e intransferible y no puede ser solicitada por un tercero. Cada persona es responsable del manejo y custodia de su contraseña de acceso y de las operaciones registradas bajo esta contraseña en el sistema de información de Buen Comienzo.

2 Este procedimiento es muy sencillo y sólo requiere de 2 a 3 minutos máximo, aclarando que todos los datos solicitados se refieren a la persona autorizada, para el manejo del sistema de información de Buen Comienzo, por la Entidad Prestadora del servicio. Explicación de los Campos del Formato Usuarios Autorizados SIBC Ord DESCRIPCIÓN CARACTERÍSTICA 1 *Nombre Prestador Nombre del Prestador del Servicio que autoriza a la persona relacionada para operar el sistema de información de Buen Comienzo en su representación. 2 3 *Nombres Persona Autorizada *Apellidos Persona Autorizada Nombres completos de la persona autorizada para la operación del sistema de información de Buen Comienzo. Deben coincidir con los nombres registrados en el Portal de la ciudad, Apellidos completos de la persona autorizada para la operación del sistema de información de Buen Comienzo. Deben coincidir con los apellidos registrados en el Portal de la ciudad, 4 *Número Cédula 5 *Correo Electrónico Número de cédula o identificación personal de la persona autorizada. Este número debe coincidir con el número de identificación ingresado para el registro en el Portal de la ciudad, Dirección de correo electrónico de la persona autorizada. Este correo debe coincidir con el ingresado para el registro en el Portal de la ciudad, *Números Telefónicos de Contacto *Cargo Persona Autorizada *Rol Sistema de Información *Fecha Expiración Autorización (DD/MM/AAAA) Números de teléfono donde se pueda contactar a la persona autorizada. No dejar espacios, en caso de contar con un número de extensión favor registrarlo con la abreviatura Ext. y si tiene varios números de teléfono para el contacto, favor registrarlos separándolos con un guion -. Ejemplo: Ext Escribir el cargo que desempeña al interior de la Entidad Prestadora del Servicio, la persona autorizada para la operación del sistema de información de Buen Comienzo. Seleccionar de la lista desplegable de acuerdo al nivel de autorización y responsabilidad de la persona autorizada, así: Contacto: Persona de contacto con Buen Comienzo en el tema del sistema de información. Contará con autorización para la operación del módulo de Beneficiarios (registrar, modificar, consultar, realizar seguimiento a beneficiarios, descargar hoja de vida y la valoración nutricional) y del módulo Seguimiento Contrato (para gestionar matrículas, retiros, grupos, agendas y realizar consultas). Gestión Prestador: Persona autorizada para la operación del módulo de Beneficiarios (registrar, modificar, consultar y registrar seguimiento a beneficiarios), y del módulo Seguimiento Contrato (para gestionar matrículas, retiros, grupos, agendas y realizar consultas). Gestión Beneficiario: Persona autorizada para la operación del módulo de Beneficiarios (registrar, modificar, consultar, y registrar seguimiento a beneficiarios). Gestión Matrícula: Persona autorizada para la operación del módulo Seguimiento Contrato (para gestionar matrículas, retiros, grupos, agendas y realizar consultas). Fecha hasta cuando la persona autorizada se le permite la operación del sistema de información de Buen Comienzo.

3 Procedimiento Para Registro de Usuarios en el Portal Configuraciones técnicas a considerar - Ingresar a la URL Y dar clic en el botón Regístrese.

4 - Digitar los campos requeridos del formulario de registro, con datos de la persona (No son datos de la Entidad Prestadora) y clic en siguiente

5 - Contestar acertadamente el cuestionario (no se debe responder de forma ficticia).

6 - El portal da la bienvenida después de dar clic en siguiente

7 - Revisar la cuenta de correo electrónico que se colocó en el registro en donde encontrará la clave.

8 - Digitar las credenciales que llegaron al correo en el portal como se muestra a continuación

9 - El sistema pide cambio de la contraseña, en el campo clave actual se debe digitar la clave que llego al correo y en nueva clave digitar una clave que no sea menor de 6 caracteres ni mayor de 13 la cual debe tener por lo menos una letra en mayúscula y un número, esta se debe digitar nuevamente en el campo confirme su nueva clave

10 - El sistema confirma el cambio de clave exitoso - El Portal da la bienvenida al nuevo usuario. - FIN DEL PROCEDIMIENTO -