SIMAT 2013 Guía Rápida SED

Transcripción

1 SIMAT 2013 Guía Rápida SED

2 DIRECTORIO DE ESTABLECIMIENTOS EDUCATIVOS - DUE Las s de Educación Certificadas deben actualizar la información de los establecimientos educativos Oficiales y No Oficiales en el Directorio Único de Establecimientos Educativos - DUE, que el Ministerio de Educación tiene a disposición de las s de Educación para tal Fin: La actualización del DUE se divide en dos partes, de acuerdo con las orientaciones del Ministerio de Educación Nacional relacionadas con la actualización del Directorio Único de Establecimientos Educativos DUE, contenidas en el oficio MEN 2012EE29698 del 23 de mayo de 2012: 1. Las novedades que requieren acto administrativo.- La Secretaria de Educación debe solicitar al Ministerio de Educación Nacional por medio escrito y firmado por el Secretario de Educación, adjuntando una copia escaneada del acto administrativo en la Plataforma del SINEB_DUE - MEN, la información de establecimientos educativos que tengan que ver con los siguientes tipos de novedades de acuerdo con el artículo 9 del Decreto 3433 del 12 de septiembre de 2008: Creación y Cierre de Establecimientos Educativos y Sedes Fusiones, Asociaciones Actualización de establecimiento educativo: Jerarquía, variable licencia, código del establecimiento, nombre o razón social, zona, subsidio, calendario, matrícula contratada y fecha de creación. Conversión de Sede en Establecimiento Revisión actos administrativos adjuntos al sistema Actualización de Sedes: Jerarquía, código de la sede, nombre, zona y fecha de creación. Es imprescindible que el encargado del DUE en cada secretaría cargue en el sistema los actos administrativos por establecimiento educativo que soporten la novedad, de tal forma que el Ministerio de Educación pueda revisarlos y garantizar que los cambios solicitados se ajusten a lo contenido en dicho acto administrativo.

3 2. La actualización de información no contenida en el numeral anterior y que corresponde a los datos básicos del establecimiento, debe ser actualizada directamente por cada Secretaria de Educación, ingresando directamente en el DUE. Nombre del rector e identificación del mismo Dirección, barrio, teléfono, fax, correo electrónico, página web Idiomas, Discapacidades, talentos y capacidades excepcionales, grupos étnicos, situación de conflicto Niveles, Jornadas, grados, modelos, género Según el artículo 10 del Decreto 3433 del 12 de septiembre de 2008 los establecimientos educativos tienen la obligación de reportar a la secretaría de educación de su jurisdicción los datos de su establecimiento y estudiantes, en la forma y términos que requieran las autoridades educativas territoriales y nacionales y las secretarías de educación mantendrán en el Directorio Único de Establecimientos Educativos (DUE) y a disposición del público, la información actualizada sobre los establecimientos educativos privados con licencia de funcionamiento vigente en su jurisdicción, incluyendo por lo menos nombre completo, número de identificación DANE, número de la licencia, dirección, teléfono, correo electrónico y niveles autorizados La información actualizada en el DUE, se refleja automáticamente en el Sistema de Matrículas - SIMAT. Para la actualización de la información de los colegios privados en el DUE, se requiere copia de la licencia de funcionamiento o de creación, la de ampliación si las hubiere y la última resolución de costos para validar a qué régimen pertenece.

4 Ingreso al sistema. ALCALDÍA MAYOR Para ingresar al sistema debe seguir los siguientes pasos: 1. Abra el explorador de su preferencia ( Goole Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer ) Ingrese a la página web se desplegara la siguiente pantalla: Imagen 1. Pantalla de inicio 2. Digite en el campo de usuario el código DANE 12 de la institución y en el campo de contraseña SED De clic en el botón ENTRAR

5 4. Si los datos fueron diligenciados de forma correcta aparecerá la siguiente pantalla: Imagen 2. Pantalla Principal Nota: En caso de error aparecerá el siguiente mensaje: Usuario o clave inválidos. Por favor intente de nuevo. si este error persiste comuníquese con el administrador del sistema de la SED, al correo electrónico sedplaneacion5a@gmail.com. Creación de Grupos. En el proceso de registro de estudiantes es importante realizar el proceso de creación de grupos como primer paso para esto debe hacer lo siguiente: 1. De clic en el menú Instituciones 2. De clic en el submenú Grupos se desplegara la siguiente pantalla: Imagen 3. Pantalla Búsqueda de Instituciones.

6 3. En esta se debe buscar la institución educativa por medio del código DANE o el nombre registrando esta información en los campos disponibles para ello y luego de clic en el botón Buscar Instituciones. 4. Aparecerá una columna con la información de la institución educativa y un botón el final de la misma para seleccionarla 5. De Click sobre el botón de selección Imagen 4. Pantalla Selección Instituciones 6. Aparecerá una columna con información de las sedes y un botón de selección. 7. De clic en el botón de selección 8. Seleccione la jornada y grado en el que se va a crear el grupo. 9. Oprima el botón de buscar 10. Oprima el botón de agregar Imagen 5. Pantalla administración de grupos.

7 11. Incluya la información de orden (no puede ser 0), nombre (nombre del grupo) y seleccione el modelo educativo de la Institución Educativa. 12. De clic en Guardar 13. El sistema se recargara con la información ingresada. Registro de novedades. El cambio de estado de un alumno o de su información genera una novedad al sistema, antes de crear alumnos nuevos se debe verificar si estos no se encuentran en el sistema, de encontrarse en él se debe generar una novedad para matricularlo, retirarlo, graduarlo o cambiar información básica del alumno, en estos casos siga los siguientes pasos: 1. De clic en el menú Matricula 2. De clic en el submenú Novedades 3. Busque el alumno por número de identificación en caso de no encontrarlo buscar por nombres y apellidos. Imagen 6. Pantalla Búsqueda de alumnos. Nota: Es importante si no se encuentra el alumno al buscarlo por el número de identificación verificar buscándolo por sus nombres y apellidos debido a que este pudo cambiar de documento desde la última novedad y no se debe duplicar los alumnos en el sistema.

8 4. Aparecerán columnas con los alumnos que coinciden con el criterio de búsqueda. 5. Si el alumno se encuentra en estado RETIRADO o pertenece a su institución educativa los botones de ver alumno y novedades se encontraran habilitados para poder realizar modificaciones. Imagen 7. Pantalla selección de alumnos Nota: En caso de encontrar el alumno y estar deshabilitado sus opciones hacer lo siguiente: 5. a. Alumno Matriculado en otra institución Educativa No Oficial: Comunicarse con la institución con el fin de ser retirado por medio del SIMAT. 5. b. Alumno Matriculado en otra institución Educativa Oficial: comunicarse con la SED a las extensiones 4207 o 4209 área de Cobertura. 5. c. Alumno Matriculado en otro Ente Territorial: Comunicarse con la secretaria de educación que está a cargo de este. ** Si el cambio a realizar es en la información básica del alumno realice los siguientes pasos: 6. De clic en el botón de ver alumno. 7. Cambiar la información necesaria 8. De clic en el botón de guardar.

9 Imagen 8. Formulario Información Básica. ** Si el cambio a realizar es en el estado del alumno (matriculado, retirado, graduado) realice los siguientes pasos: 5. Seleccione el nuevo estado. 6. Llene toda la información solicitada. (en la casilla consecutivo de la sede digitar el código Dane de la Institución Educativa y agregar 01). 7. De clic en el botón de guardar.

10 Imagen 9. Formulario Cambio de Estado. Registro de estudiantes nuevos Para realizar el registro de alumnos que no se encuentran en el sistema realice los siguientes pasos: 1. De clic en el Menú Estudiantes 2. De clic en el submenú Registro de Estudiantes 3. Busque la institución Educativa por medio del código DANE o Nombre 4. Aparecerá una columna con la Institución Educativa y un botón de selección 5. De clic en el botón de Selección. 6. De clic en el botón de selección de la sede 7. Seleccione la jornada, el grado y el grupo. 8. De clic en el botón agregar. 9. Registre toda la información solicitada. 10. De clic en el botón de guardar.

11 Imagen 10. Formulario Creación de Alumnos. Cambiar Clave Para realizar el proceso de cambio de clave siga los siguientes pasos; 1. De clic en el menú Administracion 2. De clic en el Submenu Cambiar Clave 3. Ingrese la clave actual 4. Ingrese la nueva clave 5. Confirme la nueva clave 6. De clic en guardar.

12 Reportes ALCALDÍA MAYOR Para generar reportes de la información registrada en el sistema realice los siguientes pasos: 1. De clic en el Menú Reportes 2. De clic en el Submenú Reportes Planos 3. Llenar los criterios de búsqueda. 4. Seleccionar el tipo de reporte. 5. De clic en el botón Generar en CSV Imagen 11. Pantalla Creación de reportes. 6. Aparecerá un mensaje El proceso fue enviado. 7. Para conocer el resultado debe de clic en el menú Administración 8. De clic en el Submenú Procesos por Lotes 9. Ingrese el año del reporte que se genero 10. De clic en el botón buscar 11. De clic en el botón Resultado 12. El archivo se descargara a su pc en un formato CSV el cual puede abrir con Microsoft Excel. Imagen 12. Resultado Reportes.

13 Ayuda y Soporte Técnico Si tiene algún inconveniente con el manejo del sistema o su funcionamiento puede contactarse a los siguientes medios de comunicación. 1. Call Center Mesa de ayuda del MEN teléfono ext 1 2. Administración colegios privados SIMAT correo electrónico sedplaneacion5a@gmail.com, teléfono: a las extensiones 3372 Oficina Asesora de Planeación.

14 Contenido Ingreso al sistema Creación de Grupos Registro de novedades Registro de estudiantes nuevos Cambiar Clave Reportes Ayuda y Soporte Técnico Imagen 2. Pantalla Principal... 5 Imagen 3. Pantalla Búsqueda de Instituciones Imagen 4. Pantalla Selección Instituciones... 6 Imagen 5. Pantalla administración de grupos Imagen 6. Pantalla Búsqueda de alumnos Imagen 7. Pantalla selección de alumnos... 8 Imagen 8. Formulario Información Básica Imagen 9. Formulario Cambio de Estado Imagen 10. Formulario Creación de Alumnos Imagen 11. Pantalla Creación de reportes Imagen 12. Resultado Reportes