SOLICITUD DE PRUEBA DIFERIDA O SUPLETORIO

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1 Página 1 de OBJETIVO: Proporcionar las pautas necesarias para la Solicitud de Diferido y/o Supletorio por parte de los estudiantes de la Institución Universitaria ITSA. 2. ALCANCE: Este instructivo aplica desde el ingreso a la plataforma académica (Academusoft) para generar la Solicitud de Prueba diferida o supletorio hasta la aprobación o rechazo de la solicitud por parte del Líder de Programa y/o Decano de la Facultad. Aplica para estudiantes de programas regulares de la Institución Universitaria ITSA. 3. DEFINICIONES: Academusoft: Sistema de información que maneja todos los procesos relacionados con la parte académica de la institución, comprende procesos como Matricula académica, pre-registro y registro de módulos, consulta de notas, etc. Prueba Diferida o Supletorio: Es aquella que solicita un estudiante que, por justa causa, debidamente comprobada ante el Líder de Programa Académico o quién haga sus veces, no presentó la prueba de seguimiento en el lugar y fecha señalada. 4. CLASIFICACIÓN: No aplica 5. POLITICAS DE OPERACIÓN O CONDICIONES GENERALES: 5.1 Los casos que se entienden por justa causa, son los siguientes: calamidad doméstica debidamente comprobada; enfermedad sujeta a incapacidad refrendada por el médico de la Institución o participación, debidamente autorizada, en eventos académicos, culturales o deportivos (Artículo 79 Parágrafo 1 del Reglamento Estudiantil) Elaborado Por: O. Meneses Revisado Por: H. Jaafar Aprobado Por: A. Castro ORIGINAL FIRMADO REPOSA EN OFICINA DE CALIDAD ORIGINAL FIRMADO REPOSA EN OFICINA DE CALIDAD Cargo: Decano Facultad de ORIGINAL FIRMADO REPOSA EN OFICINA DE CALIDAD Cargo: Asesor Responsable del Sistema de Gestión de Calidad Ciencias Económicas y Administrativas Cargo: Vicerrector Académico Fecha: 23/03/2018 Fecha: 23/03/2018 Fecha: 23/03/2018

2 Página 2 de Solo podrán realizar las solicitudes de prueba diferida o supletorio en las fechas estipuladas según el Calendario Académico vigente 6. DESARROLLO 6.1 PARA REALIZAR SOLICITUDES DE PRUEBA DIFERIDA INGRESO AL SISTEMA El estudiante ingresa a la página de la Institución en el link Dar clic en el enlace Usuario para ingresar al sistema por medio del formulario Transacciones, en él deberá diligenciar los campos Usuario y Contraseña creados automáticamente y enviados al correo electrónico registrado en el proceso de inscripción.

3 Página 3 de 11 Estimado usuario, ahora su contraseña de ingreso se basa en valores numéricos asociados a su clave inicial. Para ingresar su contraseña utilice los botones que se encuentran al lado de las casillas de acceso. Tenga en cuenta que su contraseña NUNCA será la misma en valores numéricos puesto que estos cambian de manera aleatoria cada vez que se accede a esta página. Por ejemplo: Deberá digitar en la caja de texto "Usuario" el nombre de usuario asignado (alariasp) y para la caja de texto "Contraseña" deberá hacer uso de la calculadora (ubicada justo debajo de esta caja de texto) presionando los números relacionados con el valor

4 Página 4 de 11 numérico o alfanumérico (ubicados a su lado derecho) en el orden correspondiente a la contraseña asignada (alarias1), luego presionar el botón Ingresar. Luego de validarse los datos de acceso, se visualiza la siguiente pantalla, en la que deberá presionar el icono Académico Estudiante para ingresar a su ambiente.

5 Página 5 de 11 A continuación, deberá seleccionar de la lista Roles su respectivo Rol, en este caso R- ESTUDIANTE y luego presionar el botón Aceptar. Al ingresar al ambiente estudiante, se visualiza en la parte superior derecha de la ventana un mensaje de Bienvenida con su Nombre y el icono (Salir). De igual forma se visualiza la sección de Perfil de Usuario donde se presentan sus datos personales y del programa que cursa como: Tipo de Documento, Número de Documento, Nombres, Apellidos, Foto, Nombre del Programa, Promedio Semestre, Promedio General y Situación. Al lado izquierdo de esta sección se encuentra el Menú de opciones con las que contará el Estudiante en su ambiente.

6 Página 6 de 11 El menú se compone de las siguientes funcionalidades: Hoja de Vida (Datos Personales y Grupo Familiar), Liquidación, Matrícula en Línea, Consultar Matrícula, Horario, Calificaciones (Consultar Notas Actuales, Consultar Registro Extendido), Deudas, Demanda, Consultar Pensum, Solicitar Examen Diferido y Solicitar Créditos Académicos. 6.2 REALIZAR SOLICITUD DE PRUEBA DIFERIDA Esta funcionalidad le permite al estudiante realizar la solicitud de examen diferido en el caso de no asistir a la evaluación o evaluaciones programadas en el calendario académico de la Institución, justificando el motivo por el cual no asistió, que puede ser por enfermedad, calamidad doméstica, entre otros. Esta funcionalidad le muestra el listado de módulos matriculados para las cuales puede solicitar supletorio. Los campos listados son los siguientes: Programa, Módulo, Grupo, Período, Evaluación, Nota, Estado. Al ingresar en esta funcionalidad, el sistema presenta la siguiente pantalla con la identificación, nombre del estudiante y los botones de Nueva Solicitud y Ver Liquidación. Si el estudiante tiene solicitud de módulos para diferido le muestra el listado con los siguientes campos: Programa, Módulo, Grupo, Período, Evaluación, Nota, Estado.

7 Página 7 de 11 El botón Nueva Solicitud nos permite crear una nueva solicitud, el estudiante selecciona del listado de módulos matriculados con su respectivo grupo, el módulo para la cual va a realizar la solicitud de diferido, por ejemplo, selecciona la Evaluación (Segundo Parcial) y la Nota (Segundo Parcial). Al realizar la solicitud, el sistema presenta la opción de realizar el cargue del archivo soporte correspondiente a la inasistencia de la evaluación en la opción Examinar. Los formatos para subir el archivo son los siguientes: formatos: PDF, TXT, JPG, DOC, XLS o PPT. En el caso que el estudiante intente cargar un archivo con un formato diferente a los mencionados anteriormente el sistema le arroja una alerta que se visualiza en la siguiente pantalla: Luego de cargar el archivo en el formato correcto se visualizará en la siguiente pantalla, se hace clic en el botón Registrar para confirmar la solicitud de realizar el diferido en ese módulo específico. Al dar clic en el botón Registrar el sistema presenta un mensaje de alerta indicando si está seguro de realizar el proceso al dar clic en Aceptar indica que el proceso se realizó con éxito.

8 Página 8 de 11 Al consultar de nuevo después de realizado el registro el sistema presenta la siguiente imagen con los datos del estudiante, programa, módulo, grupo, periodo académico, evaluación, nota y el estado de la solicitud actual la cual se muestra en REGISTRADO como se observa en la siguiente imagen: La aprobación de la solicitud la realiza el Administrador del Sistema: Líderes de Programa o quién haga sus veces Cuando el Administrador realiza la autorización del examen se genera la liquidación correspondiente, la cual el estudiante puede consultar por el botón Ver Liquidación y el estado de la solicitud cambia a AUTORIZADO como se observa en la siguiente imagen: El botón Ver Liquidación nos permite visualizar la liquidación del estudiante. Incluye el concepto de diferido, el valor y la fecha para realizar el pago. Además, cuenta con la opción Imprimir.

9 Página 9 de 11 Opción Imprimir. Permite visualizar la liquidación del estudiante en formato PDF. Incluye el concepto de diferido, el valor, el banco, la cuenta y la fecha para realizar el pago.

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11 Página 11 de CONTROL DE CAMBIOS DEL DOCUMENTO VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE LOS CAMBIOS V1 23/03/2018 Se aprueba el instructivo 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA No Aplica