EVALUACIÓN JURÍDICA CONVOCATORIA No I. VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES.

Transcripción

1 EVALUACIÓN JURÍDICA CONVOCATORIA No FECHA: Manizales, Uno (1) de junio de dos mil siete (2007). OBJETO: Prestación del servicio de digitalización, indexación, preparación organización y foliación del archivo del Área de Tesorería de la Empresa. RESOLUCIÓN DE DESIGNACIÓN: Resolución 0717 del 16 de mayo de 2007, expedida por el Subgerente General Administrativo. I. VERIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS LEGALES. ESTUDIOS PREVIOS Consta en documento de fecha 20 de marzo de 2007 suscrito por la Coordinadora Archivo y Correspondencia, con visto bueno del Subgerente General Administrativo. PUBLICACIÓN PROYECTO OBSERVACIONES DISPONIB. PRESUPUESTAL Entre el 4 y el 8 de mayo 2007 se publicó proyecto de términos de referencia de la convocatoria , elaborado por la Coordinadora Archivo y Correspondencia, con visto bueno del Subgerente General Administrativo y del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. Dentro del término de publicación del Proyecto de Términos de Referencia, mediante memorandos OAJ 1172 OAJ 1193 del 9 y 12 de mayo de 2007 se dio respuesta las observaciones presentadas por las Señoras Olga María Naranjo Valencia y Elizabet Cardona Segura de la Firma Adoc Ltda. Certificado de disponibilidad 276 del 21 de marzo de 2007 expedido por el Coordinador del Área de Presupuesto. TERM. REF. DEFINITIVOS Elaborados por la Coordinadora Archivo y Correspondencia y el Jefe Oficina Informática encargado, con visto bueno del Subgerente General Administrativo y del Jefe de la Oficina Asesora Jurídica. PUBLICACIÓN PÁGINA WEB Los términos de referencia definitivos fueron publicados a partir del 22 de mayo de 2007, de acuerdo con el cronograma de la convocatoria

2 INFORMES ENTES CONTROL OBSERVACIONES INSCRIPCIONES Mediante las comunicaciones SG 1279, SG 1303 SG 1305 del 19 de mayo de 2007 el Subgerente General Administrativo, le comunico a la Procuraduría General del Depto. De Caldas, Contraloría General de Caldas y a la Corporación Cívica de Caldas, la apertura de la Convocatoria No fueron presentadas observaciones a los términos de referencia definitivos. Formato GJU-FR-002: Olga Maria Naranjo Valencia, Innenka Software, Administración de Documentos Ltda. Adoc Ltda. Ingeocol Ltda. y Compañía de Servicios Archivísticos. OFERTA PRESENTADA Formato GJU-FR-003 y Acta del 29 de mayo de 2007: Innenka Software, Olga Maria Naranjo Valencia, Ingeocol Ltda.., Administración de Documentos Ltda. Adoc Ltda., y Compañía de Servicios Archivísticos II. VERIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS PRESENTADAS INNENKA SOFTWARE CARTA DE PRESENTACIÓN Folios 1 y 2, suscrita por el señor Javier Enrique Ríos, el cual se anuncia como representante legal. INHABILIDADES Folios 1, 2 y 15 PAGO INSCRIP Y ESTAMP. Folio 4 acredita la inscripción, consta en el expediente del proceso el pago de las estampillas CER EXIST. Y REPRES. Del folio 5 a 7 se acredita certificado de existencia y representación legal, expedido el 14 de mayo 2007 por la Cámara de Comercio de Cali Constitución: Mediante documento Privado del 10 de agosto de 2000, Inscrito en la Cámara de Comercio de Cali el 14 de septiembre de 2000 bajo el número 6355 del libro IX. Duración: Hasta el 14 de septiembre de 2010

3 OBJETO SOCIAL Entre otros aspectos realiza las siguientes actividades: Consultoría en sistemas de información y administración de documentos, diseño, ejecución y control de proyectos REPRESENTANTE LEGAL El Gerente, quien de acuerdo con el certificado de existencia y representación es el señor Javier Enrique Ríos Vargas y el Gerente Suplente es la Señora Constanza Solarte Rodríguez AUTORIZACIÓN Tiene facultades para ejecutar todos los actos y contratos acordes con la naturaleza de su encargo y que se relacionen con el giro ordinario de los negocios sociales OFERTA TÉCNICA Folio 2 OFERTA ECONÓMICA Folios 3. Valor cada folio $ Iva $103 incluido el IVA, a todo costo. Valor total del proyecto $ incluido el IVA. Condiciones comerciales: forma de pago, anticipo, avances. Valor agregado consta en anexo 1 folio 24 refoliado. Se ajusta al presupuesto oficial aproximado. GARANTÍA DE SERIEDAD Folio 8 a 14 refoliado, con las condiciones del contrato, Póliza expedida por Liberty Seguros S.A. Fecha expedición: 25 de mayo de Valor Asegurado: $ Tomador: Innenka Software E.U. Asegurado: Industria Licorera de Caldas Cobertura: Garantizar la seriedad de la oferta según convocatoria número Vigencia: Desde el 29 mayo de 2007 hasta el 29 de julio de Firmada: Si. Condiciones Generales: Si PAGO PÓLIZA SERIEDAD Folio 9. EXPERIENCIA Folios 17 a 22 refoliado

4 PARAFISCALES. EMBARGOS, CONCORD. RUT OTROS DOCUMENTOS Folio 16 refoliado. Certificación de fecha 25 de mayo de 2007 expedida por la Gerente sobre paz y salvo en el pago de los aportes a sus empleados por concepto de Seguridad Social, Salud, Pensiones, Riesgos Profesionales, Pensiones, y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Sena. No constan embargos en el certificado de existencia y representación. Folio 23 refoliado Entregan adicional modulo agregando al SGD sin ningún costo 2.2. OLGA MARIA NARANJO VALENCIA, PROPIETARIA DE ESTABLECIMIENTO DE COMERCIO CON EL MISMO NOMBRE CARTA DE PRESENTACIÓN INHABILIDADES Folios 1 y 2, suscrita por la Señora Olga Maria Naranjo Valencia, como persona natural. Folios 1, 2 y 71 en el numeral 6 declara bajo la gravedad del juramento, no encontrarse incurso en causal de inhabilidad e incompatibilidad de las señaladas en la Constitución Política, ni en el artículo 8 de la Ley 80 de 1993; manifestando además. sin embargo en aras de la transparencia en el proceso aclaro que el literal b del punto 2 del artículo 8 de la Ley 80 dice: b) Las personas que tengan vínculos de parentesco hasta el segundo grado de consaguinidad, segundo de afinidad o primero civil con los servidores públicos de los niveles directivo, asesor, ejecutivo o con los miembros de la Junta o Consejo Directivo, o con las personas que ejerzan el control interno o fiscal de la entidad contratante El Señor Jorge Iván Orozco Hoyos es actualmente Jefe Oficina Asesora Planeación y Desarrollo de Proyectos de la Industria Licorera de Caldas y estuvo casado hasta el pasado 21 de septiembre de 2004 con la señora Clara Matilde Naranjo Valencia, hermana de Olga Maria Naranjo Valencia, quien participa como persona natural en este proceso de convocatoria. PAGO INSCRIP Y ESTAMP. Folios 32 a 37

5 CER EXIST. Y REPRES. Del folio 38 a 39 se acredita certificado de registro mercantil expedido el 17 de mayo 2007 por la Cámara de Comercio de Cali en el cual consta que la Señora Olga Maria Naranjo Valencia, se encuentra matriculada en el registro mercantil bajo el no desde el día 8 de mayo de 2007 ACTIVIDAD MERCANTIL Administración y organización de archivos, digitalización de archivos, almacenamiento de archivos ADMINIST ESTABL COM AUTORIZACIÓN Es la Señora Olga Maria Naranjo Valencia No requiere es propietaria del establecimiento de comercio OFERTA TÉCNICA Folios 41 a 44 OFERTA ECONÓMICA Folios 46. Valor cada folio $90 + Iva 16% $14,40, total por imagen digitalizada incluido IVA $ Condiciones comerciales: validez oferta y forma de pago. Se ajusta al presupuesto oficial aproximado GARANTÍA DE SERIEDAD Folios 46 a 56, con las condiciones del contrato, Póliza expedida por Liberty Seguros S.A. Fecha expedición: 25 de mayo de Valor Asegurado: $ Tomador: Olga Maria Naranjo Valencia Asegurado: Industria Licorera de Caldas Cobertura: Garantizar la seriedad de la oferta según convocatoria número Vigencia: Desde el 29 mayo de 2007 hasta el 31 de julio de Firmada: Si. Condiciones Generales: Si PAGO PÓLIZA SERIEDAD Folio 59.

6 EXPERIENCIA Folios 61 a 66. Se deja constancia que la oferente se matriculo en el registro mercantil como comerciante a partir del 8 de mayo de 2007, por lo tanto para las fechas que le fueron certificadas no se encontraba inscrita en la Cámara de comercio como propietaria del establecimiento de comercio y con la actividad mercantil que se solicito en los Términos de Referencia. De las certificaciones expedidas por las Firmas Gillette de Colombia y Cadbury Adams, las cuales constas a folios 63 a 66 se desprende que la Señora Naranjo Valencia, no celebró los contratos con dichas empresas, por lo tanto estas certificaciones no cumplen con lo solicitado en el numeral de los Términos de Referencia PARAFISCALES. Folio 68 EMBARGOS, CONCORD. Folio 70, no constan embargos en el registro mercantil RUT Folio 72 OTROS DOCUMENTOS Folios 75 a 81 presenta sentencia del Juzgado Sexto de familia del Proceso de fecha 26 de agosto de 2004 sobre cesación de los efectos civiles del matrimonio católico divorcio- de los Señores Jorge Iván Orozco Hoyos y Clara Matilde Naranjo Valencia LA SOCIEDAD INGEOCOL INGENIEROS Y GEOLOGOS DE COLOMBIA LTDA. CARTA DE PRESENTACIÓN INHABILIDADES Folios 1 y 2, suscrita por el señor Alejandro Valencia Valencia, el cual se anuncia como representante legal. Folios 1 y 2. En la carta de presentación de la oferta. PAGO INSCRIP Y ESTAMP. Folios 4 y 5. CER EXIST. Y REPRES. Del folio 6 a 7 se acredita certificado de existencia y representación legal, expedido el 28 de mayo 2007 por la Cámara de Comercio de Bogotá

7 Constitución: mediante la Escritura Pública 001 del 2 de febrero de 1997, otorgada en la Notaria Once, inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá el 12 de diciembre de 1997 bajo el número del libro IX. Duración: Hasta el 2 de enero de 2017 OBJETO SOCIAL Entre otros aspectos: adquisición, digitalización y procesamiento de datos REPRESENTANTE LEGAL El Gerente, quien de acuerdo con el certificado de existencia y representación es el señor Alejandro Valencia Valencia y el Subgerente Suplente es el Señor Mauricio Arango Daza AUTORIZACIÓN Tiene facultades para celebrar los actos y contratos necesarios para el desarrollo del objeto. A folio 8 presenta autorización para presentar propuesta y firmar el contrato OFERTA TÉCNICA Folios 9 a 41 OFERTA ECONÓMICA Folios 42. Valor cada folio $78 + IVA. Valor total oferta $ incluido el IVA. Se ajusta al presupuesto oficial aproximado. GARANTÍA DE SERIEDAD Folio 43 a 46, con las condiciones del contrato, Póliza expedida por Liberty Seguros S.A. Fecha expedición: 28 de mayo de Valor Asegurado: $ Tomador: Ingecol Ingenieros Geologos de Colombia Ltda. Asegurado: Industria Licorera de Caldas Cobertura: Garantizar la seriedad de la oferta según convocatoria número Vigencia: Desde el 28 mayo de 2007 hasta el 30 de julio de Firmada: No. Condiciones Generales: Si

8 PAGO PÓLIZA SERIEDAD Folio 46 EXPERIENCIA Folios 48 a 53 PARAFISCALES. Folio 54. Certificación de fecha 29 de mayo de 2007 expedida por el representante legal sobre no tener obligaciones en este aspecto. EMBARGOS, CONCORD. No constan embargos en el certificado de existencia y representación. RUT Folio ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS LIMITADA ADOC LTDA. CARTA DE PRESENTACIÓN Folios 1 y 2, suscrita por el señor Carlos Mario Villegas Toro, el cual se anuncia como representante INHABILIDADES PAGO INSCRIP Y ESTAMP. Folio 3 a 5. Folios 1, 2 y 24. En la carta de presentación de la oferta. CER EXIST. Y REPRES. Del folio 6 a 10 se acredita certificado de existencia y representación legal, expedido el 11 de mayo de 2007 por la Cámara de Comercio de Manizales Duración: Hasta el 5 de enero de 2024 OBJETO SOCIAL Entre otros aspectos desarrollo de las siguientes actividades: Prestación de servicios para la administración de documentos y sistematización de datos en todas sus formas, impresas, digitales, electrónicas y mediante software REPRESENTANTE LEGAL AUTORIZACIÓN Gerente, quien de acuerdo con el certificado de existencia y representación es el señor Carlos Mario Villegas Toro y como Suplente del Gerente aparece la Señora Elizabeth Cardona Segura. Requiere autorización de la Junta cuando los actos o contratos superen los mil (1000) SMLMV o sea la suma

9 OFERTA TÉCNICA Folio 11 a 12 de $ , la presente convocatoria tiene un valor de $ por lo tanto no se requiere dicha autorización. OFERTA ECONÓMICA Folios 13. Valor cada folio $77 IVA $12,32; total costo por folio $89,32. GARANTÍA DE SERIEDAD Folio 14 a 20, con las condiciones del contrato, Póliza 16 GU expedida por Liberty Seguros S.A. Fecha expedición: 25 de mayo de Valor Asegurado: $ Tomador: Administración de Documentos Ltda. Adoc Asegurado: Industria Licorera de Caldas Cobertura: Garantizar la seriedad de la oferta según convocatoria número Vigencia: Desde el 29 mayo de 2007 hasta el 5 de agosto de Firmada: Si. PAGO PÓLIZA SERIEDAD Folio 20 Condiciones Generales: Si EXPERIENCIA Folios 21 a 24 y del 26 al 32 PARAFISCALES. Folio 23. Certificación de fecha 29 de mayo de 2007 expedida por la representante legal, en la cual consta que dicha empresa se encuentra al día en el pago de los parafiscales y de seguridad de los empleados que laboran a su servicio, EMBARGOS, CONCORD. No constan embargos en el certificado de existencia y representación. RUT Folio COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS LTDA.

10 CARTA DE PRESENTACIÓN Folios 1 y 2, suscrita por el señor Pedro A. López Ramos, el cual se anuncia como representante legal. INHABILIDADES PAGO INSCRIP Y ESTAMP. Folio 6 a 8 Folios 1 y 2. En la carta de presentación de la oferta. CER EXIST. Y REPRES. Del folio 10 a 11 se acredita certificado de existencia y representación legal, expedido el 28 de mayo 2007 por la Cámara de Comercio de Bogotá Constitución: Escritura Pública 0003 del 3 de enero de 2001, otorgada en la Notaria 61 de Bogotá, inscrita el 11 de enero de2001 bajo el no del libro IX Duración: Hasta el 11 de enero de 2031 OBJETO SOCIAL Entre otros aspectos: Asesorías, capacitación, coordinación, consultoría, dirección y administración de archivos. REPRESENTANTE LEGAL El Gerente, quien de acuerdo con el certificado de existencia y representación es el señor Pedro Antonio López Ramos y el Subgerente es la Señora Claudia Margot López Villate. AUTORIZACIÓN Tienen facultades para ejecutar todos los actos y contratos acordes con la naturaleza de su cargo y con el giro ordinario de los negocios sociales OFERTA TÉCNICA Folios 13 a 17 OFERTA ECONÓMICA Folios 19. El valor por cada folio es de $90 mas Iva total valor folio con IVA incluido $ En el precio se incluyen todos los costos. Se ajusta al presupuesto oficial aproximado. GARANTÍA DE SERIEDAD Folio 21 a 23, con las condiciones del contrato, Póliza 24 GU expedida por Liberty Seguros S.A. Fecha expedición: 28 de mayo de 2007.

11 Valor Asegurado: $. Tomador: Asegurado: Industria Licorera de Caldas Cobertura: Garantizar la seriedad de la oferta según convocatoria número Vigencia: Desde el 29 mayo de 2007 hasta el 31 de julio de Firmada: Si. PAGO PÓLIZA SERIEDAD Folio 25. Condiciones Generales: Si EXPERIENCIA Folios 28 a 45 PARAFISCALES. Folio 47. Certificación de fecha 4 de mayo de 2007 expedida por el Revisor Fiscal de la compañía sobre paz y salvo en el pago de los aportes a sus empleados por concepto de Seguridad Social, Salud, Pensiones, Riesgos Profesionales, Pensiones, y aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Sena. EMBARGOS, CONCORD. No constan embargos en el certificado de existencia y representación. RUT Folio 50 OTROS DOCUMENTOS Folio 49: Certificación sobre no efectiva garantía seriedad. Folio 55a precios referencia III. CONSIDERACIONES: De conformidad a lo señalado en el numeral 7.5. de los términos de referencia de la convocatoria son causales de eliminación de las ofertas las siguientes: El oferente no cumpla con todos los requisitos de participación y técnicos exigidos en los presentes términos de referencia.

12 Cuando el oferente no tenga la capacidad legal para contratar o se encuentre inhabilitado o exista alguna incompatibilidad para contratar con la Industria Licorera de Caldas Cuando no se adjunten a la propuesta documentos, requisitos o datos indispensables para la comparación de las oferta Cuando el oferente no cumpla con los siguientes requisitos de participación: -Experiencia solicitada en los presentes términos de referencia. Así mismo la Entidad señalo en el numeral 7.7. los documentos necesarios para la comparación de las ofertas encontrándose en el numeral que se tenía que aportar certificado de experiencia definido en el numeral A su vez el numeral 4 de los términos de referencia exige como requisitos de participación los siguientes: INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: - No podrán participar en la presente contratación directa las personas que se encuentren incursas en cualquiera de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Constitución Política, en el artículo 8 de la ley 80 de 1993 o en alguno de los eventos de prohibiciones especiales para poder contratar. - El proponente presentará una manifestación escrita donde conste que el representante legal y la persona jurídica que representa no se haya incurso en ninguna causal de inhabilidades e incompatibilidades para contratar con el Estado -Si la inhabilidad o incompatibilidad sobreviniere durante el trámite del proceso de selección, se entiende que el proponente afectado renuncia a la participación en dicho proceso y a los derechos surgidos o que puedan surgir del mismo Experiencia del proponente La experiencia mínima requerida para participar en este proceso de selección corresponde a un mínimo de dos (2) contratos celebrados con clientes con objeto similares a los del presente proceso, ejecutados por el proponente dentro de los cinco (5) años anteriores a la fecha de vencimiento del plazo de presentación La ejecución de contratos por parte del proponente, deberá acreditarse aportando los documentos soporte idóneo para verificar su celebración. Serán aceptadas certificaciones expedidas por el cliente contratante (En plantilla, ver Anexo No 2), y/o copias de los contratos u órdenes de compras suscritas con dichas entidades. Caso en el cual, las copias de los contratos u órdenes de compra deberán estar acompañadas de las certificaciones de ejecución del contrato firmadas por el representante legal o funcionario competente, en donde

13 conste el cumplimiento del contrato y valor ejecutado hasta la fecha de expedición de la misma, en cuyo caso se tendrá en cuenta solo el valor ejecutado certificado para la calificación técnica de la propuesta. Ahora bien la Señora Olga Maria Naranjo Valencia, a folio 1 y 2 de la propuesta manifiesta bajo la gravedad del juramento que su hermana Clara Matilde Naranjo Valencia estuvo casada con el Señor Jorge Iván Orozco Hoyos, Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo de Proyectos de la Industria Licorera de Caldas, teniéndose que el numeral 36.3 de la nomenclatura y clasificación de los empleos del acuerdo 034 del 14 de agosto de 2006 expedido por el Consejo Directivo de la Empresa, clasifico dicho cargo como Empleado Público en el nivel asesor. Una vez revisado el literal b) del numeral 2 del artículo 8 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 47 del Código Civil, se tiene que la oferente incurre en la inhabilidad indicada en dicha normatividad, por el parentesco de afinidad en segundo grado que tiene con el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Desarrollo de la Entidad, por lo tanto en aras de darle claridad al asunto que nos ocupa se hace necesario transcribir lo que al respecto indica el artículo 47 del Código Civil, afinidad legítima es la que existe entre una persona que está o ha estado casada y los consaguíneos legítimos de su marido o mujer. La línea o grado de afinidad legítima de una persona con un consanguíneo de su marido o mujer, se califica por la línea o grado de consaguinidad legítima de dicho marido o mujer con el dicho consanguíneo. Así un varón está en...y en segundo grado de afinidad legítima, en la línea transversal con los hermanos legítimos de su mujer. (el resaltado es fuera de texto y es nuestro), igualmente se manifiesta que de los certificados de experiencia acreditados se desprende que los contratos no fueron celebrados directamente por la aquí proponente. CONCLUSIÓN De acuerdo a las consideraciones antes señaladas se concluye que la propuesta presentada por la Señora OLGA MARIA NARANJO VALENCIA, no cumple con lo indicado en los numerales y de los términos de referencia de la convocatoria , por lo tanto incurre en las causales de eliminación de la oferta señalados en los numerales , , y de los términos de referencia por tal razón no puede ser evaluada por la Comisión Técnica-Financiera Así mismo se indica que las propuestas presentadas por: INNEKA SOFTWARE, INGEOCOL INGENIEROS Y GEOLOGOS DE COLOMBIA LIMITADA, ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS LTDA ADOC LTDA.. Y COMPAÑÍA DE SERVICIOS ARCHIVISTICOS LTDA, cumplieron con los requisitos legales exigidos en los términos de referencia cuyo objeto es la selección del Contratista que prestará el servicio de digitalización, indexación, preparación organización y foliación del archivo del Área de Tesorería de la Empresa Por tal razón consideramos que la comisión Técnica-Financiera puede realizar la evaluación respectiva

14 En la forma anterior se presenta la evaluación encomendada. JORGE ENRIQUE VELÁSQUEZ YEPES Jefe Oficina Asesora Jurídica LIGIA INÉS YEPES ARIAS Profesional Universitaria