OFICIO CIRCULAR DG Jefes, Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos

Transcripción

1 OFICIO CIRCULAR DG PARA: Jefes, Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos DE: ASUNTO: Máster José Joaquín Arguedas Herrera DIRECTOR GENERAL Consideraciones relevantes para la aplicación del sistema clasificado de puestos del Régimen del Servicio Civil. FECHA: 29 de abril de 2014 Dadas las reiteradas consultas relacionadas con algunos tópicos en torno a los estudios de análisis ocupacional (factibilidad, consolidación, provisionalidad, requisitos para reasignaciones, aplicación de especialidades para clases de jefaturas), se procedió a revisar el marco normativo, así como la forma en que se ha venido entendiendo y aplicando por parte de los operadores del Sistema de Gestión de Recursos Humanos, se considera necesario hacer varias acotaciones, a efectos de que sean consideradas en los manejos técnicos en dicha materia, a saber: I. Consideraciones generales. Para todos los propósitos del sistema clasificatorio de puestos se entenderá como el objeto de estudio el puesto, cuyos actos administrativos que se deriven de los cambios practicados a este repercuten en su ocupante. El cambio de clasificación de un puesto opera como consecuencia de que las tareas y responsabilidades hayan sido modificadas en forma sustancial y permanente, como consecuencia de la necesidad organizacional de obtener desempeños más eficientes de los servicios públicos que se

2 brindan, cumplimiento que deben quedar acreditados conforme a los requerimientos y procedimientos normativos aplicables. 2 En la gestión de los Recursos Humanos, a nivel de cada institución que se encuentra dentro del ámbito de aplicación del Régimen de Servicio Civil, les corresponde a las Oficinas de Gestión Institucional de Recursos Humanos (OGEREH) la revisión y actualización de los cambios en las clasificaciones de los puestos que les corresponda, según lo establece el artículo 109 del Reglamento al Estatuto de Servicio Civil (RESC). Las OGEREH deberán aplicar lo normado en el artículo 109 del RESC, para que en plazos prudenciales los puestos se clasifiquen conforme corresponda, a efecto de controlar las repercusiones legales y presupuestarias. II. Cumplimiento de requisitos del titular del puesto para reasignaciones: De conformidad con lo establecido en el Artículo 111 inciso c) del RESC, la reasignación solo podrá efectuarse si el servidor titular del puesto reúne los requisitos para la clase recomendada del Manual de clases que corresponda. Salvo la excepción normada mediante la Resolución DG En concordancia con el criterio externado por la Asesoría Jurídica mediante Oficio AJ de fecha 8 de mayo de 1995 y AJ de fecha 18 de setiembre de 2012, se podrán realizar estudios de reasignación a los servidores nombrados en propiedad según las disposiciones del artículo 15 del RESC, penúltimo párrafo, en puestos de esas clases, que hayan ingresado con los requisitos que señala la clase y que posteriormente hayan estudiado u obtenido un grado académico, siempre que cumplan con las disposiciones normativas señaladas en los artículos 118, 110 y 111 del RESC, para lo cual se debe de valorar, analizar y justificar cada caso en particular.

3 No se podrán realizar estudios de reasignación a servidores nombrados en propiedad según las disposiciones del artículo 15 del RESC, penúltimo párrafo, en puestos de esas clases, que hayan ingresado en condición de sobre requisitados, con grado académico, en las condiciones que señala el Oficio AJ de fecha 8 de mayo de III. Factibilidad Conforme lo establece el Artículo 118 del RESC, para que una OGEREH pueda determinar la factibilidad de realizar un estudio a la clasificación de un puesto de trabajo, el jefe de la unidad administrativa que le corresponda, debe comunicarle de los cambios en las tareas y responsabilidades del mismo, aportando la autorización del Máximo Jerarca o jefe autorizado de la institución correspondiente de dicho cambio, así como el inicio de la consolidación de estos y el formulario de Análisis Ocupacional establecido. Dicha autorización debe contemplar las consideraciones que estime pertinentes de la necesidad de los cambios en función de lograr una mejor prestación del servicio público, del ocupante (si lo hubiere), y del fundamento normativo (tales como por la aplicación de los artículos 22 bis, 50, y (o) 110 todos del RESC), considerando que se trata de un acto administrativo que podría afectar derechos subjetivos si el puesto se encuentra con algún ocupante. Dicha determinación es un trámite expedito que debe realizar la correspondiente OGEREH aplicando criterios de experto, propios de una oficina especializada en la materia de gestión de los recursos humanos. No es un estudio exhaustivo de las tareas y responsabilidades para determinar la clasificación que podría corresponderle, ya que esta acción es parte fundamental del estudio de análisis ocupacional del puesto cuando se haya cumplido con el periodo de consolidación establecido. El criterio de experto se entiende como el que se aplica por tener un conocimiento amplio y de aptitud en análisis, que en este caso es en materia ocupacional, de reconocida habilidad y capacidad para juzgar o decidir en forma acertada distintas situaciones relacionadas con la materia.

4 La factibilidad tiene como propósitos el verificar que se cumplan los requerimientos o condiciones normativas (artículos 110, 111, y 118 del RESC), y requisitos establecidos para la eventual clase que podría correspóndele al puesto, tal como ya se había dispuesto en la Resolución DG ; y de la existencia de posibilidades presupuestaria en cuanto al incremento económico que podría generar el cambio en la clasificación del puesto. La inobservancia de lo expuesto presume la obligación de mantenerle al puesto las tareas propias de la naturaleza de la clase que se encuentra clasificado y por tanto no proceder con la consolidación de las nuevas tareas y responsabilidades del puesto. 4 En el caso de que se asignen a un puesto tareas sustancialmente diferentes y que correspondan a una clase de puestos de otra naturaleza, sin que se cuente con la autorización indicada, los actores de la administración que lo permitieran asumen eventuales responsabilidades, principalmente por aquellos casos en que el ocupante no cumpla con los requisitos de la clase del puesto que se determine que corresponden las nuevas tareas. En los casos de estudios para reasignación de puestos en donde sus ocupantes han venido desempeñando tareas diferentes a las formalmente asignadas, sin la autorización indicada, y con el propósito de no causar perjuicios que no deben ser atribuidos a las personas que ocupen puestos en estas circunstancias, los jefes de la unidad administrativa correspondiente deben ponerse a derecho para que puedan ser estudiados esos casos, de forma tal que al menos se acrediten documentos fehacientes ante la OGEREH respectiva, que permitan determinar el tiempo que se vienen realizando dichas funciones diferentes y el cumplimiento de las condiciones señaladas, así como contar con la autorización mencionada. IV. Consolidación En el caso de que se determine la consolidación de nuevas tareas y responsabilidades, según el artículo 118 del RESC, de conformidad con lo que establece el artículo 111 inciso a) de ese mismo cuerpo normativo, para el estudio de un puesto que tenga como ocupante un titular, será necesario

5 el cumplimiento del período de seis meses de consolidación, el cual se contará a partir del momento en que el Máximo Jerarca o jefe autorizado de su autorización del cambio y de la consolidación indicada. Se exceptúa de dicho cumplimiento cuando se trate de algún puesto vacante, en razón de la inmediatez en que debe brindarse los servicios públicos que por su naturaleza deben ser aportados en forma oportuna; y los cargos de dirección (jefaturas formales de cualquier nivel), según lo establecen los Oficios Gestión y Gestión En los casos en que se encuentre un puesto ocupado por una persona nombrada como titular, considerando lo indicado en el apartado de consideraciones generales, los períodos de consolidación no serán interrumpidos por movimientos de personal que se apliquen al ocupante (por ejemplo ascensos interinos, licencias, incapacidades, vacaciones), aunque exista otra persona nombrada como sustituta temporal, por lo que se considera que el proceso de estudio de puesto continuará sin interrupción alguna por estos motivos. V. Provisionalidad En el caso que un puesto tenga un cambio de clasificación, el periodo de provisionalidad, a que se refiere el artículo 115 RESC, no debería ser interrumpido por las causas indicadas en el apartado precedente. Lo anterior, considerando que la normativa aplicable pregona como un derecho la promoción, vía carrera administrativa, mediante la realización de movimientos de personas a ocupar otros puestos de niveles mayores, lo cual debe promoverse por los actores del quehacer de la gestión de las personas que laboran bajo la tutela Estatutaria. Sin embargo, debe quedar claro, que si la Administración decidiera destinar el puesto a tareas de distinta naturaleza, cambiando su condición, tanto el periodo de consolidación expuesto en el apartado anterior, así como el periodo de provisionalidad, se suspenden con las consecuencias consabidas, incidiendo de manera negativa en el trámite del estudio, al punto de no poder efectuarse, o bien, la revocatoria del acto administrativo si se tratare del período de provisionalidad.

6 En estos casos, será indispensable que las OGEREH establezcan los controles pertinentes que garanticen el fiel cumplimiento de dichos periodos. 6 VI. Grupo de Especialidad (G. de E.) de los puestos de Jefatura. La especialidad de un puesto con cargo de Jefatura de una Unidad Administrativa, debe determinarse en función de la naturaleza de las actividades propias que conforman la dependencia donde se ejerce dicho cargo, de forma tal que las OGEREH pueden aplicar cualquier Especialidad contenida en nuestro Manual Descriptivo de especialidades en los estudios de puestos que correspondan a las clases de nivel de Jefatura, a saber Profesional Jefe de Servicio Civil 1, 2 y 3, siempre y cuando la misma sea estrictamente relacionada con la naturaleza de los procesos de trabajo. Producto de lo antes expuesto, se deja sin efecto cualquier criterio o disposición de igual rango que resulte contrario a lo aquí manifestado. El Área pertinente de esta Dirección General de Servicio Civil, procederá con los ajustes necesarios a los procedimientos o instrumentos requeridos, para que sean de apoyo en su labor. C: Sres. Directores de Áreas, DGSC Sres. Coordinadores de Oficinas de Servicio Civil, DGSC JJAH/RCV/MEBV/YCA/MBB/SCH