PRESENTACION DEL MANUAL DE CONTRATACION, SUPERVISION E INTERVENTORIA DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE MAPIRIPAN- META

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1 PRESENTACION DEL MANUAL DE CONTRATACION, SUPERVISION E INTERVENTORIA DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE MAPIRIPAN- META Atendiendo las disposiciones normativas y procedimentales que reglamentan la contratación estatal, como son la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007, la Ley 1474 de 2011 y el Decreto Reglamentario 734 de 2012, último texto que consagra la necesidad que las entidades estatales sometidas al estatuto general de la contratación pública cuenten con un manual de contratación, en el que se señalen las funciones internas en materia contractual 1 entre otros aspectos; el Municipio de Mapiripan Meta con el fin de velar por la legalidad, transparencia y debido proceso en materia contractual adopta un nuevo MANUAL DE CONTRATACION, que permita el desarrollo eficiente, eficaz, oportuno, y ágil para la adquisición de bienes, servicios y obra pública que satisfagan sus necesidades, en donde el actuar de los servidores públicos que intervienen en las diferentes etapas del proceso contractual actúen con observancia a los principios de responsabilidad, celeridad, economía y transparencia administrativa. Este documento se constituye en una herramienta para la consecución de los fines de la Entidad Territorial, pues los parámetros en el contenidos le permitirán a las diferentes dependencias que hacen parte de su estructura, el conocimiento de procesos y procedimientos inherentes a cada una de las modalidades de selección de contratistas. Además será el insumo básico para materializar cada una de las necesidades plasmadas en el Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y obra pública de la Alcaldía Municipal de Mapiripan Meta, previa articulación con el Plan de Desarrollo, el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI), el Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC) y el Proyecto del Presupuesto de Gastos de la Vigencia Fiscal. 1 Articulo del Decreto 734 de Manual de contratación. 1

2 TABLA DE CONTENIDO PRESENTACION DEL MANUAL DE CONTRATACION DE LA ADMINISTRACION MUNICIPAL DE MAPIRIPAN-META... 1 TABLA DE CONTENIDO 2 CAPITULO I.. 10 GENERALIDADES INHERENTES A LA CONTRATACION OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE CONTRATACION NORMATIVIDAD APLICABLE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES Y CONFLICTO DE INTERESES INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES PROHIBICIONES CONFLICTO DE INTERESES PRINCIPIOS APLICABLES A LA CONTRATACIÓN COMPETENCIA PARA LA CELEBRACIÓN Y DELEGACIÓN DE LA CONTRATACIÓN.. 12 CAPITULO II. 14 COMITE ASESOR Y EVALUADOR EN MATERIA CONTRACTUAL GENERALIDADES FUNCIONES CONFORMACIÓN 16 CAPITULO III ETAPAS INHERENTES A LOS PROCESOS DE CONTRATACION ETAPA PRECONTRACTUAL Estudios y Documentos Previos La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar 18 2

3 La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo Componen Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable El soporte que permita la tipificación, estimación y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del Contrato Análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual La indicación de si la contratación respectiva esta cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los términos del artículo del Decreto 734 de Plan De Adquisiciones De Bienes, Servicios Y Obra Pública Pliego de Condiciones Modificación del pliego de condiciones Proyecto de pliego de condiciones Pliego de condiciones para el concurso de méritos ETAPA CONTRACTUAL El Contrato Requisitos para la suscripción del contrato Requisitos de perfeccionamiento del contrato Requisitos de legalización del contrato Requisitos de ejecución del contrato El Pago Publicidad del Contrato El Pago de Impuestos Nombramiento del supervisor y/o interventor

4 El Acta de Inicio Situaciones que pueden variar condiciones iniciales pactadas en el Contrato Modificación del contrato Adición del contrato Prórroga del contrato Cesión del contrato Suspensión del contrato Terminación anticipada del contrato o resolución ETAPA POST CONTRACTUAL La liquidación del contrato Formas de llevar a cabo la liquidación de contratos Liquidación del contrato por mutuo acuerdo de las partes Liquidación unilateral del contrato por parte del Municipio Mapiripan - Meta Liquidación de contratos por vía judicial Contenido mínimo del documento de liquidación de contratos CAPITULO IV 42 CUANTIAS PARA CONTRATAR Y MODALIDADES DE SELECCIÓN DE CONTRATISTAS Y SUS PROCEDIMIENTOS DETERMINACION DE LAS CUANTIAS PARA CONTRATAR MODALIDADES DE SELECCION DE CONTRATISTA Y SUS PROCEDIMIENTOS LA CONTRATACION DIRECTA Generalidades y Procedimiento para cada una de las Causales de Contratación Directa Contratos Interadministrativos Procedimiento para la Celebración de Contratos Interadministrativos Contratos para el Desarrollo de Actividades Científicas y Tecnológicas

5 Procedimiento para la Celebración de Contratos para el Desarrollo de Actividades Científicas y Tecnológicas Cuando No Exista Pluralidad De Oferentes En El Mercado Procedimiento para la celebración de contratos cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión, o para la Ejecución de Trabajos Artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales Procedimiento para la celebración de contratos de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, o para la ejecución de trabajos artísticos que solo pueden encomendarse a determinadas personas naturales Contratos de Arrendamiento y Adquisición de Inmuebles Procedimiento para el contrato de arrendamiento Procedimiento contrato de adquisición de inmuebles La Urgencia Manifiesta Procedimiento para contratar directamente bajo la causal de urgencia manifiesta Contrato de Empréstito Procedimiento para la celebración de contratos de empréstito LA LICITACION PÚBLICA Procedimientos de la Licitación Pública Cronograma de la Licitación Pública LA SELECCION ABREVIADA CONTRATACION DE MENOR CUANTIA Procedimiento Selección Abreviada De Menor Cuantía Cronograma Selección Abreviada de Menor Cuantía Adquisición de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización Procedimiento Selección Abreviada De Subasta Inversa 5

6 Presencial Cronograma Subasta Inversa Presencial Selección Abreviada Cuando Se Ha Declarado Desierto El Proceso Licitatorio Procedimiento de la Selección Abreviada Cuando Se Ha Declarado Desierto El Proceso Licitatorio Cronograma de la Selección Abreviada Cuando Se Ha Declarado Desierto El Proceso Licitatorio Selección Abreviada Cuando Se Trata De Los Contratos Para La Prestación De Servicios De Salud Procedimiento selección abreviada cuando se trata de los contratos para la prestación de servicios de salud Cronograma de selección abreviada cuando se trata de los contratos para la prestación de servicios de salud EL CONCURSO DE MERITOS Clases de Concurso de Méritos Clases de propuestas Procedimiento de Concurso Abierto Cronograma del Concurso de Méritos Abierto Procedimiento De Precalificación Procedimiento Del Concurso De Méritos Con Precalificación Cronograma De La Precalificación Cronograma Concurso De Méritos LA MINIMA CUANTIA Estudios Previos Procedimiento de la Mínima Cuantía Reglas para extender las etapas de la invitación Reglas para expedir adendas a la invitación Criterios de evaluación de las propuestas Criterios de desempate Declaratoria de desierto del proceso de selección de la mínima 6

7 Cuantía Cronograma Del Proceso De Selección de Mínima Cuantía CAPITULO V. 139 COBERTURAS EN MATERIA CONTRACTUAL GARANTIAS Mecanismo de Cobertura Riesgos a amparar derivados del incumplimiento del ofrecimiento Riesgos derivados del incumplimiento del ofrecimiento Riesgos derivados del incumplimiento de las obligaciones Contractuales Buen manejo y correcta inversión del anticipo Devolución del pago anticipado Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones Laborares Estabilidad y Calidad de Obra Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos Suministrados Calidad del Servicio Cubrimientos de Otros Riesgos Suficiencia de la Garantía Seriedad del Ofrecimiento Buen manejo y correcta inversión del anticipo Pago anticipado Cumplimiento Pago de salarios, prestaciones sociales legales e indemnizaciones Laborales Estabilidad y calidad de la obra Calidad y correcto funcionamiento de los bienes y equipos Suministrados Responsabilidad extracontractual 146 7

8 5.9. Excepciones al otorgamiento del mecanismo de cobertura de Riesgo Excepciones Al Principio De Indivisibilidad De La Garantía Combinación De Garantías CAPITULO VI LA SUPERVISION Y/O INTERVENTORIA DE CONTRATOS Naturaleza de la supervisión de contratos Naturaleza de la Interventoría de contratos Objeto de la supervisión Designación del supervisor interno Procedimientos que se surten dentro de la actividad de supervisión o Interventoría Inicio del Contrato Seguimiento del anticipo Desarrollo del contrato Facturas o documentos equivalentes Labores o actividades extras o adicionales, relacionadas con el objeto del contrato Modificación del contrato Adición del Contrato Prórroga del Contrato Cesión del Contrato Suspensión temporal Reiniciación de las labores Terminación anticipada del contrato o resolución Recibo final y liquidación definitiva del contrato Recibo final Liquidación del contrato Actividades A Cargo Del Supervisor Actividades Generales Actividades Financieras

9 Actividades Administrativas Actividades Técnicas Responsabilidad De La Supervisión y/o Interventoría Tramite en caso de Incumplimiento Contractual CAPITULO VII REGIMEN SANCIONATORIO EN MATERIA CONTRACTUAL ASPECTOS GENERALES PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS SANCIONATORIO. 162 GLOSARIO

10 CAPITULO I GENERALIDADES INHERENTES A LA CONTRATACIÓN 1.1. OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL DE CONTRATACIÓN El Manual de Contratación tiene por finalidad dar a conocer, explicar y clarificar la normatividad aplicable a cada uno de los procesos de selección de contratistas en el Municipio de Mapiripan, así como los procedimientos internos a seguir para la obtención de bienes, servicios, consultoría, obra pública y demás aspectos propios de la contratación en las diferentes etapas del proceso, como es la precontractual, contractual y post contractual, es decir, parámetros de selección, ejecución, vigilancia y control. Su aplicación no releva al usuario de la observancia de las normas vigentes y sus modificaciones. La normatividad, procesos, procedimientos, parámetros y asuntos tratados en el presente manual de contratación, son aplicables al Municipio de Mapiripan Meta, a cada una de las dependencias que hacen parte de su estructura orgánica y que intervengan en el proceso contractual por requerir la adquisición de bienes, servicios y obra pública NORMATIVIDAD APLICABLE Por ser el Municipio de Mapiripan Meta una Entidad Territorial, los contratos que celebre, se rigen por lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública (Ley 80 de 1993), las leyes 1150 de 2007 y 1474 de 2011, los Decretos 019 y 734 de 2012 y las demás disposiciones que lo reglamenten, complementen, adicionen o modifiquen. A su vez según lo dispuesto en el artículo de Decreto 734 de 2012, a los contratos celebrados por el Municipio, en lo no regulado por las leyes anteriores, le serán aplicables las disposiciones comerciales y civiles pertinentes INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES, PROHIBICIONES Y CONFLICTO DE INTERESES 10

11 INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES No podrán participar en procedimientos de selección, ni celebrar contratos con el Municipio de Mapiripan, las personas naturales o jurídicas que se hallen incursas en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidades señaladas en la Constitución Política, la Ley, y especialmente las contempladas en los artículos 8 (adicionado por el artículo 18 de la Ley 1150 de 2007 y modificado por los artículos 1 y 2 de la ley 1474 de 2011), 9 de la Ley 80 de 1993 y el artículo 4 de la Ley 1474 de 2011 por medio del cual se adicionó el literal f) al numeral 2 del artículo 8 de la Ley 80 de PROHIBICIONES Los servidores públicos del Municipio de Mapiripan Meta, es decir todos aquellos que ejercen funciones públicas en la Entidad Territorial, en desarrollo de los procesos de selección de contratistas y aun los mismos contratistas, deberán abstenerse de realizar aquellas conductas expresamente prohibidas en la Constitución, la ley y en especial las consagradas en el artículo 35 de la Ley 734 de 2002 (Código Disciplinario Único) CONFLICTO DE INTERESES En lo que concierne al Municipio de Mapiripan Meta, todo servidor público, es decir todos aquellos que ejercen funciones públicas en la Entidad Territorial, deberán privarse de hacer parte por sí o por interpuesta persona, en interés personal o de terceros, actividades inherentes a la contratación pública que puedan constituir un posible conflicto de interés, entendido éste como toda situación de contraste o incompatibilidad que pueda darse entre los intereses del Municipio y el de los servidores públicos o contratistas. Se considera que también existe conflicto de interés cuando el asunto afecte o se relacione con su cónyuge, compañero o compañera permanente, o algunos de sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil, o su socio o socios de hecho o de derecho PRINCIPIOS APLICABLES A LA CONTRATACIÓN En los procesos de contratación que adelante el Municipio de Mapiripan Meta, se tendrán en cuenta los principios consagrados en la Constitución Política, el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública, el Código Contencioso Administrativo, y especialmente los de buena fe, debido proceso, 11

12 primacía del derecho sustancial sobre lo material, planeación, igualdad, anualidad, responsabilidad, economía, celeridad, oportunidad, publicidad, selección objetiva y transparencia. En los procesos de contratación se seguirán los lineamientos establecidos para cada modalidad de selección y los pliegos de condiciones indicarán los requisitos y objetivos necesarios para participar en los procesos de selección, definiendo reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole y aseguren la escogencia objetiva del contratista. El Alcalde Municipal de Mapiripan Meta, dispondrá lo necesario para que en los procesos de contratación se deje evidencia documental de las actuaciones y decisiones que ocurran dentro del mismo COMPETENCIA PARA LA CELEBRACIÓN Y DELEGACIÓN DE LA CONTRATACIÓN De conformidad con lo establecido el artículo 11 de la ley 80 de 1993, la competencia para ordenar y dirigir la escogencia de contratistas será del jefe o representante de la entidad según el caso, es decir, que en lo inherente al Municipio de Mapiripan Meta, tal competencia se encuentra en la persona del Alcalde Municipal. A su vez, la referida norma señala que los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o en sus equivalentes 2. Entonces en el caso del Municipio de Mapiripan, los servidores públicos sobre los cuales puede recaer la delegación para todo el proceso precontractual, incluida la suscripción del contrato, son los Secretarios de Despacho que hacen parte de la entidad territorial por cumplir funciones afines y complementarias con el Alcalde Municipal. Es importante precisar que para este caso especifico, tanto el delegante (Alcalde Municipal) como el delegatario (Secretario de Despacho según el caso) deberán tener en cuenta que, en ejercicio de la actividad delegada, en ningún caso 2 Ley 80 de 1993, articulo 12. De la Delegación para Contratar. Los jefes y los representantes legales de las entidades estatales podrán delegar total o parcialmente la competencia para celebrar contratos y desconcentrar la realización de licitaciones o concursos en los servidores públicos que desempeñen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes. 12

13 quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual, contractual y post contractual al tenor de lo establecido en la ley 1150 de ,la doctrina y jurisprudencia existente en la materia especifica. 3 El art. 21 de la Ley 1150 de 2007, adicionó el inciso segundo y un Parágrafo al artículo 12, así: En ningún caso, los jefes y representantes legales de las entidades estatales quedarán exonerados por virtud de la delegación de sus deberes de control y vigilancia de la actividad precontractual y contractual. 13

14 CAPITULO II COMITE ASESOR Y EVALUADOR EN MATERIA CONTRACTUAL 2.1. GENERALIDADES El Comité a que se hace referencia en el presente capitulo, es el responsable de desarrollar, evaluar y asesorar en todo lo inherente a los procesos contractuales que va a realizar el Municipio de Mapiripan Meta, conforme a la modalidad de selección establecida en la ley según sea el caso específico. La designación del Comité Asesor y Evaluador en materia contractual debe ser realizada por el ordenador del gasto de la Entidad Territorial, en este caso el Alcalde Municipal a través de acto administrativo motivado. Tal nominación se dispondrá una vez inicie el proceso contractual. La oficina jurídica del Municipio de Mapiripan Meta, es la encargada de asesorar y adelantar todas las etapas del proceso contractual, previa entrega de la documentación por el área o dependencia que requiera la contratación. En el concurso de méritos, el Comité Asesor y Evaluador estará integrado por un número plural e impar de personas. En la modalidad de mínima cuantía, el Comité Asesor y Evaluador no requiere de pluralidad para la verificación de requisitos habilitantes y su designación se efectuará en el documento de invitación, conforme al Parágrafo 3º, artículo del Decreto 734 de La conformación del Comité Asesor y Evaluador podrá variar según la naturaleza del contrato, el objeto contractual, las obligaciones, condiciones y/o especificaciones técnicas exigidas para el cumplimiento del mismo según el caso, y por discrecionalidad del Alcalde Municipal. Para la conformación del Comité Asesor y Evaluador en materia contractual, el Alcalde Municipal, de manera justificada, atendiendo la necesidad del proceso de selección de contratistas sobre el cual va a recaer su función, podrá hacer uso de 4 Artículo del Decreto 734 de Parágrafo 3. La verificación y la evaluación de las ofertas será adelantada por quien sea designado por el ordenador del gasto sin que se requiera de pluralidad alguna. 14

15 la figura jurídica denominada Contratos de Prestación de Servicios Profesionales y de Apoyo a la Gestión FUNCIONES El Municipio de Mapiripan Meta, contará para todos los procesos de selección objetiva de contratistas con un Comité Asesor y Evaluador en materia contractual, al cual le corresponde de manera genérica el cumplimiento de las siguientes funciones: Evaluar y calificar las propuestas presentadas dentro del proceso de selección, de manera objetiva, ciñéndose exclusivamente a las reglas contenidas en el pliego de condiciones. Verificar que las garantías de seriedad de la propuesta cumplan las condiciones solicitadas en el pliego de condiciones y el cumplimiento de los requisitos habilitantes desde el punto de vista jurídico, técnico, y financiero, así como las condiciones de experiencia exigidas. Recomendar procedimientos que mejoren la eficiencia y economía del proceso que haga parte, así como definir conflictos de interpretación de las normas de contratación, respetando en todo caso los principios que rigen la actividad contractual. Presentar los respectivos informes de evaluación y calificación, recomendar al Alcalde Municipal o su delegado el sentido de la decisión a adoptar, de conformidad con la evaluación efectuada, y proyectar la respuesta a las observaciones que se hagan a la evaluación. En los procesos de Mínima Cuantía, la función del Comité Asesor y Evaluador estará dirigida a verificar los requisitos habilitantes del proponente cuya oferta sea la de menor valor. Emitir concepto favorable o desfavorable respecto de las situaciones que pueden variar las condiciones inicialmente pactadas en el contrato, esto es, ante solicitudes de modificación, adición, prórroga, suspensión, terminación anticipada o resciliación de contratos suscritos por el Municipio de Mapiripan Meta. 15

16 2.3. CONFORMACIÓN El Comité Asesor y Evaluador del Municipio de Mapiripan Meta, por regla general estará conformado por los siguientes miembros: DESIGNADO Persona encargada de la oficina jurídica del Municipio ACTIVIDAD Asesoría, revisión y evaluación de los aspectos jurídicos en los procesos de selección de contratistas. Secretario de Hacienda Municipal Asesoría, revisión y evaluación de los aspectos financieros en los procesos de selección de contratistas. Secretario de Despacho de la dependencia que genere la necesidad. En caso que se requiera, la entidad podrá contratar personal externo para que coadyuve con la evaluación técnica del proceso contractual. Asesoría, revisión y evaluación de los aspectos técnicos en los procesos de selección de contratistas. 16

17 CAPITULO III ETAPAS INHERENTES A LOS PROCESOS DE CONTRATACION 3.1. ETAPA PRECONTRACTUAL Se encuentra comprendida por el denominado ciclo de planeación y preparación del proceso contractual, conformado por las acciones o actos previos y necesarios para adelantar un adecuado proceso de selección de contratistas, teniendo como objetivo primordial la escogencia de la propuesta que satisfaga cada uno de los requerimientos que haga el Municipio de Mapiripan Meta. Las actividades o actos previos que se surten en el desarrollo de esta etapa son los siguientes: Estudios y Documentos Previos El Municipio de Mapiripan Meta de conformidad con el Decreto 734 de 2012, establece que los estudios y documentos previos 5, estarán constituidos por todos aquellos soportes definitivos que se utilizarán para cada proceso de contratación, en los que, cualquier proponente, oferente o interesado en contratar con la Alcaldía Municipal podrá valorar los requerimientos y el alcance de los mismos realizados por la entidad. Para el Municipio de Mapiripan, los estudios previos reflejan el análisis que ha realizado sobre la necesidad del bien, obra o servicio que requiere, de acuerdo con el presupuesto de la Entidad, el Plan de Desarrollo, el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI), el Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC) y El Plan De Adquisiciones de Bienes y Servicios y Obra Pública, así como la conveniencia y oportunidad de realizar la contratación. Los estudios previos deben ser elaborados por aquellas personas designadas por el Alcalde Municipal de Mapiripan Meta, atendiendo su competencia ante cada necesidad y naturaleza de la labor a contratar. 5 Artículo Estudios y documentos previos.en desarrollo de lo señalado en el numeral 12 del artículo 25 de la Ley 80 de 1993, los estudios y documentos previos estarán conformados por los documentos definitivos que sirvan de soporte para la elaboración del proyecto de pliego de condiciones o del contrato, de manera que los proponentes o el eventual contratista respectivamente, puedan valorar adecuadamente el alcance de lo requerido por la entidad así como la distribución de riesgos que la misma propone 17

18 El documento denominado Estudios Previos deberá abarcar como mínimo los siguientes aspectos: La Descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con la contratación: En este aspecto deberá explicarse de forma detallada cual es la necesidad que le asiste a la Entidad Territorial, el por qué se debe superar tal necesidad a través de un proceso contractual, la justificación, la existencia de apropiación presupuestal que soporte la eventual contratación, la inclusión de la necesidad en el plan de adquisiciones de bienes y servicios y obra pública El objeto a contratar, con sus especificaciones y la identificación del contrato a celebrar: Se debe identificar plenamente el objeto contractual que se requiere para superar la necesidad planteada en el numeral anterior, las obligaciones o actividades específicas que lo componen o condiciones técnicas del bien o servicio a contratar, el monto, y el tipo de contrato que se recomienda celebrar La modalidad de selección del contratista, incluyendo los fundamentos jurídicos que soportan su elección: Deberá hacerse un análisis preciso sobre la naturaleza del objeto y labor a contratar, las obligaciones o actividades específicas que lo componen o condiciones técnicas del bien o servicio a contratar y el monto entre otros aspectos, con el fin de determinar claramente el tipo de contrato de se debe celebrar, para con ello definir la modalidad de selección del contratista y la justificación del porque debe hacerse bajo esa modalidad El valor estimado del contrato, indicando las variables utilizadas para calcular el presupuesto de la contratación y los rubros que lo componen: Hace referencia al costo económico que tendrá el bien o servicio objeto del contrato a celebrar. Para llegar a identificar el costo del contrato, deben tenerse en cuenta y agotar variables como: Naturaleza del Contrato Especificaciones, actividades o condiciones técnicas requeridas 18

19 Perfil del contratista que se requiere Precios de referencia del mercado Cotizaciones Carga tributaria que genera el contrato Aportes al sistema integral de seguridad social Aportes Parafiscales Forma de pago Justificación de los factores de selección que permitan identificar la oferta más favorable: La escogencia de contratistas debe respetar el principio de la transparencia, por lo que corresponde acogerse la selección objetiva de los mismos a través del establecimiento de parámetros claros, definidos, ponderables, evaluables, clasificables, soportados con criterios eminentemente técnicos y propendiendo siempre definir la oferta más favorable para la entidad de acuerdo a las disposiciones contenidas en la ley 1150 de 2007, articulo 5 numeral 2, modificado por la ley 1474 de 2011, articulo 88 y el Decreto 734 de 2012, articulo El soporte que permita la tipificación, estimación, y asignación de los riesgos previsibles que puedan afectar el equilibrio económico del contrato: El Municipio de Mapiripan Meta, deberá realizar un exhaustivo análisis que incluya la tipificación, valoración y asignación de riesgos previsibles involucrados en la contratación (Art. 4 Ley 1150). Se entiende que constituyen riesgos involucrados en la contratación todas aquellas circunstancias que de presentarse durante el desarrollo y ejecución del contrato y que tienen la potencialidad de afectar el equilibrio económico del mismo. El riesgo será previsible cuando sea identificable y cuantificable en condiciones normales 6. El documento de estudios previos es el idóneo para tipificar los riesgos que puedan presentarse en el desarrollo del contrato, es importante que los mismos permitan cuantificar la posible afectación económica y su distribución, es decir, que parte contractual lo soportará de manera total o parcial. 6 Decreto 734 de Artículo Determinación de los riesgos previsibles. 19

20 Es indispensable identificar los riesgos previsibles, pues se constituyen en insumo para las coberturas a exigir. A su vez el documento de estudios previos deberá determinar y justificar si el contrato a ejecutar no presenta riesgos previsibles para las partes involucradas en el. Sin embargo el Municipio de Mapiripan Meta, tendrá en claro que toda ejecución contractual genera como mínimo un riesgo previsible denominado incumplimiento del objeto contractual Análisis que sustenta la exigencia de garantías destinadas a amparar los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual: Una vez la Entidad Territorial haya realizado el análisis y la debida tipificación de los riesgos previsibles según la naturaleza del contrato a celebrar, deberá establecer la forma de mitigarlos exigiendo para ello la adquisición de garantías contractuales por parte del contratista como afianzado y el Municipio de Mapiripan Meta como asegurado y beneficiario. Las garantías exigidas deberán respetar y aplicar las disposiciones previstas en el Titulo V, articulo y siguientes del Decreto 734 de 2012 y demás normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. El Municipio de Mapiripan deberá justificar en el documento de estudios previos aquellos eventos donde no considere necesario exigir garantías a un contratista y plasmarlo en el contrato La indicación de si la contratación respectiva esta cobijada por un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio vigente para el Estado Colombiano en los términos del artículo del Decreto 734 de 2012: Con base el Decreto 734 de 2012, el Municipio de Mapiripan Meta, plasmará en los estudios previos si la contratación a celebrar se encuentra inmersa en los contenidos de un Acuerdo Internacional o un Tratado de Libre Comercio suscrito por el Estado Colombiano ya que se deben observar las obligaciones en ellos contenidas. De conformidad con el artículo del Decreto 734 de 2012, el Comité Asesor y Evaluador del Municipio de Mapiripan Meta deberá verificar: Si la cuantía del proceso lo somete al capítulo de compras públicas. Si la entidad estatal se encuentra incluida en la cobertura del capítulo de compras públicas. 20

21 Si los bienes y servicios a contratar no se encuentran excluidos de la cobertura del capítulo de compras públicas. El Ministerio de Comercio, Industria y Turismo en coordinación con la Agencia Nacional de Contratación Pública, Colombia Compra Eficiente, mantendrá publicada en su página web y en el SECOP la información actualizada relativa a los Tratados vigentes en materia de contratación pública, que permita realizar tal verificación Plan De Adquisiciones De Bienes, Servicios Y Obra Publica El Municipio de Mapiripan Meta, de conformidad con el articulo del Decreto 734 de , elaborará el Plan de Adquisiciones de Bienes, Servicios y Obra Pública, el cual debe registrarse-publicarse en el Secop a más tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal. Los instrumentos básicos para realizar el Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y obra pública son: el Plan de Desarrollo, el Plan Operativo Anual de Inversiones (POAI), el Plan Anual Mensualizado de Caja (PAC) y el Proyecto del Presupuesto de Gastos de la Vigencia Fiscal, y las necesidades generadas por cada dependencia que hace parte de la estructura orgánica de la Administración Municipal de Mapiripan Meta. Para su elaboración se requiere el siguiente procedimiento previo: 1. Reunión de los funcionarios encargados de cada dependencia que hace parte de la estructura orgánica de la Entidad Territorial con el personal adscrito a ella, con el fin de plasmar las necesidades requeridas para su funcionamiento. 2. Cada funcionario encargado de las dependencias hará la recolección de la información, datos y cifras plasmadas con el personal adscrito a ella y generará un documento con el contentivo de dicha información para presentación al Alcalde Municipal. 7 Artículo Del plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública. Las entidades publicarán en el Secop anualmente, a más tardar el 31 de enero de cada vigencia fiscal, el respectivo plan de adquisiciones de bienes, servicios y obra pública. La Agencia Nacional de Contratación Pública Colombia Compra Eficiente establecerá el formulario único que las entidades deban utilizar para estos efectos, la información que deba relacionarse en el mismo y los parámetros para su actualización y ajuste. 21

22 3. El Alcalde Municipal de Mapiripan se reunirá con los funcionarios encargados de las diferentes dependencias para hacer el análisis de la información recopilada, definir las prioridades de la Entidad Territorial y su ajuste al proyecto del presupuesto de gastos de la vigencia fiscal. 4. Se hará una recopilación de las decisiones tomadas, los bienes, servicios y obras definidas para hacer parte integral del Plan, y se levantará el respectivo documento aprobado. 5. Se dejará constancia de la aprobación del Plan de Adquisiciones de bienes, servicios y obra pública para el Municipio de Mapiripan Meta Pliego De Condiciones Los pliegos de condiciones son parte esencial en el proceso de selección objetiva de los contratistas, dado que es el documento que contiene los parámetros, directrices, reglas, condiciones e información que debe ser de obligatoria consideración por los proponentes que vayan a participar en un proceso de selección; además contendrá lo relativo al objeto del contrato, su regulación jurídica, los derechos y obligaciones de las partes, la determinación y ponderaciónde los factores objetivos de selección, criterios de ponderación y evaluación de las propuestas y todas las demás circunstancias de tiempo, modo y lugar que se consideren necesarias para la realización de un proceso transparente; dicho documento debe ser objetivo y claro, el cual, junto con el contrato que se celebre, se regirá por las normas y decretos reglamentarios contenidos en la ley 80 de Es por esto que al momento de la elaboración del pliego de condiciones debe tenerse como soporte los estudios y documentos previos (analizados y explicados anteriormente), ya que ellos junto con el pliego de condiciones, los cuales deberán estar ajustados a la normatividad contractual vigente, regirán los procesos de selección de contratistas iniciados por el Municipio de Mapiripan Meta. Conscientes de la importancia de los pliegos de condiciones en los procesos de selección objetiva de contratistas, es imprescindible observar el contenido del artículo 24 de la ley 80 de 1993, el cual en su numeral 5 de conformidad con el principio de transparencia estableció que los mismos deberán contener las siguientes especificaciones: 22

23 a) Se indicarán los requisitos objetivos necesarios para participar en el correspondiente proceso de selección. b) Se definirán reglas objetivas, justas, claras y completas que permitan la confección de ofrecimientos de la misma índole, aseguren una escogencia objetiva y eviten la declaratoria de desierta de la licitación o concurso. c) Se definirán con precisión las condiciones de costo y calidad de los bienes, obras o servicios necesarios para la ejecución del objeto del contrato. d) No se incluirán condiciones y exigencias de imposible cumplimiento, ni exenciones de la responsabilidad derivada de los datos, informes y documentos que se suministren. e) Se definirán reglas que no induzcan a error a los proponentes y contratistas y que impidan la formulación de ofrecimientos de extensión ilimitada o que dependan de la voluntad exclusiva de la entidad. f) Se definirá el plazo para la liquidación del contrato, cuando a ello hubiere lugar, teniendo en cuenta su objeto, naturaleza y cuantía. Serán ineficaces de pleno derecho las estipulaciones de los pliegos o términos de referencia y de los contratos que contravengan lo dispuesto en este numeral, o dispongan renuncias a reclamaciones por la ocurrencia de los hechos aquí enunciados. Visto lo establecido en la ley 80 de 1993, respecto al contenido de los pliegos de condiciones no se puede dejar de observar lo contenido en el decreto reglamentario 734 de 2012, ya que en su artículo estableció el contenido mínimo de los pliegos de condiciones independientemente del proceso de selección que se vaya a realizar, queriendo decir con esta premisa que existen requisitos adicionales a los pliegos de condiciones según el proceso de selección elegido por el Municipio de Mapiripan Meta; sin embargo no se puede omitir la inclusión de lo mencionado a continuación y lo establecido en el articulo 24 numeral 5 de la ley 80 de 1993: 1. La descripción técnica detallada y completa del objeto a contratar, la ficha técnica del bien o servicio de características técnicas uniformes y de común utilización, o los requerimientos técnicos, según sea el caso. 23

24 2. Los fundamentos del proceso de selección, su modalidad, términos, procedimientos, y las demás reglas objetivas que gobiernan la presentación de las ofertas así como la evaluación y ponderación de las mismas, y la adjudicación del contrato. 3. Las razones y causas que generarían el rechazo de las propuestas o la declaratoria de desierto del proceso. 4. Las condiciones de celebración del contrato, presupuesto, forma de pago, garantías, y demás asuntos relativos al mismo. La información a que se refiere el numeral 1, se presentará siempre en documento separable del pliego de condiciones, como anexo técnico, el cual será público, salvo expresa reserva. Al pliego se anexará el proyecto de minuta del contrato a celebrarse y los demás documentos que sean necesarios. No se requiere de pliego de condiciones cuando se seleccione al contratista bajo alguna de las causales de contratación directa. Las anteriores disposiciones no serán aplicables para los procesos de selección de contratistas que se ajusten a la modalidad de Mínima Cuantía, pues tal se encuentra plenamente reglada en el Decreto 734 de Modificación del pliego de condiciones En el caso de ser necesario y encontrarse justificado conforme a lo establecido legalmente, el pliego de condiciones podrá ser modificado por el Municipio de Mapiripan Meta mediante adendas y dentro del término señalado en el mismo pliego de condiciones, en el evento de no haberse estipulado dicho término, al momento de adoptar y expedir las adendas señalará la ampliación del mismo, el cual deberá ser acorde con el contenido de la modificación. Los proponentes contarán con el tiempo suficiente para ajustar sus propuestas a lo modificado. Lo 8 Decreto 734 de CAPÍTULO V - De la Mínima Cuantía - Artículo Ámbito de aplicación. El presente capítulo reglamenta las adquisiciones de bienes, servicios y obras cuyo valor no exceda del diez por ciento (10%) de la menor cuantía de la entidad contratante, independientemente de su objeto, cuyas reglas se determinan exclusivamente en el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011 y en el presente capítulo salvo las menciones expresamente efectuadas en el presente decreto a esta modalidad, el cual constituye el procedimiento aplicable a las adquisiciones que no superen el valor enunciado. Parágrafo. Las previsiones del presente CAPÍTULO no serán aplicables cuando la contratación se deba adelantar en aplicación de una causal de contratación directa, de conformidad con lo establecido en el numeral 4 del artículo 2 de la Ley 1150 de

25 anterior aplicará respecto de los procesos de selección diferentes a la licitación pública, proceso en el cual no se podrán expedir ni publicar adendas el día en que se tiene previsto el cierre del proceso, ni siquiera para adicionar el término de conformidad con la Ley 80 de Uno de los requisitos imprescindibles al momento de la expedición de una adenda modificatoria del plazo o término del proceso, será la inclusión del nuevo cronograma, estableciendo los cambios realizados, a fin de que sean conocidos por los oferentes; es preciso señalar que las adendas se expedirán y publicarán en los días de lunes a viernes no feriados durante las horas considerados por la Entidad Territorial como laborales Proyecto de pliego de condiciones Es el documento expedido por el Municipio de Mapiripan Meta, que tiene como finalidad que los posibles oferentes y ciudadanos, conozcan y presenten observaciones o aclaraciones acerca de uno ó más de los puntos establecidos en el proceso de selección que desee realizar la Entidad Territorial. Documento que deberá ser publicado con una antelación no inferior a cinco (5) días de la apertura del proceso de selección, cuando se pretenda hacer uso de las modalidades de selección denominadas concurso de méritos con propuesta técnica simplificada y selección abreviada. Tratándose de la licitación pública y concurso de méritos con propuesta técnica detallada, esta publicación deberá realizarse con una antelación de diez (10) días respecto a la fecha de apertura del proceso, con la publicación del proyecto de condiciones el Municipio de Mapiripan Meta no está obligado a dar apertura al proceso de selección. Las observaciones realizadas al proyecto de pliego de condiciones deberán presentarse dentro del término anteriormente señalado de manera motivada; el Municipio de Mapiripan Meta deberá responder las observaciones presentadas dentro de término y si son de relevancia e importancia para el proceso de selección, podrán ser tomadas por la Entidad Territorial y ser incluidas en el pliego de condiciones Pliego de condiciones para el concurso de méritos Para el proceso de selección denominado Concurso de Méritos, además de lo contenido en el artículo del decreto 734 de 2012, el pliego de condiciones 9 Articulo 30 numeral 5, inciso 2, Modificado por el art 89, Ley 1474 de Cuando lo estime conveniente la entidad interesada o cuando lo soliciten las dos terceras partes de las personas que hayan retirado pliegos de condiciones o términos de referencia, dicho plazo se podrá prorrogar, antes de su vencimiento, por un término no superior a la mitad del inicialmente fijado. 25

26 deberá contener la indicación bajo qué tipo de propuesta se adelantará el Concurso tal como lo enuncia el artículo ibídem y la indicación de los requerimientos técnicos de los servicios de la consultoría que se pretende contratar, bajo los siguientes parámetros: 1. Los objetivos, metas y alcance de los servicios que se requieren. 2. La descripción detallada de los servicios requeridos y de los resultados o productos esperados, los cuales podrán consistir en informes, diagnósticos, diseños, datos, procesos, entre otros, según el objeto de la consultoría. 3. El cronograma de la ejecución del contrato de consultoría. 4. El listado y ubicación de la información disponible para ser conocida por los proponentes, con el fin de facilitarles la preparación de sus propuestas, tales como estudios, informes previos, análisis o documentos definitivos. 5. La determinación del tipo de propuesta que se exige en el proceso de concurso de méritos ETAPA CONTRACTUAL Es aquella comprendida entre la suscripción o firma del contrato y el vencimiento del plazo previsto para la ejecución del objeto contratado. Los aspectos contractuales que hacen parte integral de esta etapa son: El contrato (minuta contractual) El pago La publicación del contrato El pago de impuestos El nombramiento del supervisor El acta de inicio Situaciones que pueden variar las condiciones inicialmente pactadas en el contrato (modificación, adición, prorroga, cesión, suspensión del contrato, terminación anticipada) 26

27 El Contrato Según lo consagrado en el artículo 32 de la ley 80 de 1993 los Contratos Estatales son"actos jurídicos generadores de obligaciones celebrados por las entidades estatales, previstos en el derecho privado o en disposiciones especiales o derivados de la autonomía de la voluntad". Los contratos que celebre el Municipio de Mapiripan Meta deberán constar por escrito; las cláusulas que los rijan se determinarán de acuerdo a su naturaleza, en concordancia con las normas civiles, comerciales y las previstas en el estatuto general de la contratación pública, según sean cobijadas por cualquiera de estas. En las minutas contractuales podrá estipularse el clausulado que convengan las partes y que contribuya a la correcta ejecución del contrato, respetando los parámetros Constitucionales y legales. Para celebrar y ejecutar el contrato deben cumplirse los requisitos de suscripción, perfeccionamiento, legalización y ejecución, a mencionar: Requisitos para la suscripción del contrato Están constituidos por los documentos de orden legal y demás necesarios para elaborar la minuta del contrato y posterior firma de las partes. Tales documentos deben ser solicitados por la dependencia del Municipio de Mapiripan Meta que tenga por competencia la elaboración de los estudios previos y que participe en la etapa precontractual, según sea la clase del documento requerido. Algunos de los documentos requeridos en esta parte del procedimiento contractual son los siguientes, los cuales pueden variar según la naturaleza del contrato a celebrar: Certificado de Plan de adquisiciones de bienes y servicios y obra pública. Certificado de disponibilidad presupuestal. Formato único de hoja de vida y soportes (según el tipo de contrato). Certificado de existencia y representación legal de la Entidad. Registro mercantil. Registro único tributario (RUT). Registro único de proponentes (RUP) (según el tipo de contrato). Fotocopia de la cedula de ciudadanía. Certificado de antecedentes disciplinarios persona natural y/o jurídica. 27

28 Certificado de antecedentes fiscales persona natural y/o jurídica. La revisión y determinación de validez o no de los requisitos de perfeccionamiento y suscripción del contrato corresponde a la oficina jurídica o quien haga sus veces en el Municipio de Mapiripan Meta Requisitos de perfeccionamiento del contrato Para el Municipio de Mapiripan Meta se entiende perfeccionado un contrato cuando existe pleno acuerdo entre las partes respecto de los aspectos necesarios para la ejecución del mismo, se eleve a escrito y se firme. Los aspectos en los que se requiere pleno acuerdo de las partes, se denominarán cláusulas contractuales y serán como mínimo las siguientes: Identificación de las partes. Tipo de contrato a ejecutar. Objeto del Contrato. Obligaciones del contratista. Obligaciones de la Entidad Territorial. Deberes del contratista. Supervisión y/o interventoría. Plazo de ejecución. Valor y forma de pago. Afiliación al sistema integral de seguridad social en salud. Garantías. Multas. Régimen legal aplicable. Imputación presupuestal. Inhabilidades e incompatibilidades. Liquidación. Suspensión o caducidad. Suspensión temporal del contrato. Terminación, modificación e interpretación unilaterales. Mecanismos de solución de controversias contractuales. Indemnidad. Cesión del contrato. Domicilio. Firma de las partes. 28

29 La elaboración de la minuta del contrato estará a cargo de la oficina jurídica del Municipio de Mapiripan Meta o quien haga sus veces, la cual deberá tener en cuenta los contenidos de los estudios previos, pliego de condiciones y adendas si las tuviere, la propuesta del contratista y recomendaciones del comité asesor evaluador si las hubiere; esto dependiendo la naturaleza del proceso de selección de contratistas adelantado. En tratándose de la Selección de Mínima Cuantía, de conformidad con las disposiciones del artículo 94 de la ley 1474 de 2011 y los artículos y del Decreto 734 de 2012, la comunicación de aceptación de la oferta por parte del Municipio de Mapiripan Meta, junto con la oferta presentada por el contratista seleccionado constituyen para todos los efectos el contrato celebrado por las partes. Sin embargo, el Municipio de Mapiripan Meta podrá elaborar minuta contractual, que es lo que se recomienda a luces de este manual de contratación Requisitos de legalización del contrato De conformidad con lo estipulado en el artículo del Decreto 734 de 2012, es requisito sine quanon para la legalización de un contrato la expedición del Registro Presupuestal (RP) 10. La dependencia encargada de expedir el registro presupuestal (RP) es la Secretaria de Hacienda Municipal o quien haga sus veces, previa solicitud realizada por el Alcalde Municipal o quien se designe para tal. Con la solicitud de expedición del registro presupuestal (RP) debe allegarse la minuta del contrato debidamente firmada y el certificado de disponibilidad presupuestal (CDP) Requisitos de ejecución del contrato Para la ejecución de los contratos, el Municipio de Mapiripan Meta exigirá como requisito previo la aprobación de las garantías a que hubiere lugar, según se halla estipulado en la minuta del contrato conforme al análisis y tipificación de riesgos hecho en el estudio previo, además de la existencia del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal que amparen la contratación. 10 Decreto 734 de Artículo De los requisitos de legalización, ejecución y pago.para la legalización del contrato se requerirá que se efectúe el correspondiente registro presupuestal por parte de la entidad contratante, cuando a ello haya lugar de acuerdo con la ley orgánica de presupuesto y sus disposiciones complementarias. 29