MANUAL TÉCNICO PARA EL CENTRO DE APLICACIÓN DE EXÁMENES EN LÍNEA

Transcripción

1 MANUAL TÉCNICO PARA EL CENTRO DE APLICACIÓN DE EXÁMENES EN LÍNEA Introducción En un examen en línea, los sustentantes siguen un proceso similar al que utilizan en un examen en papel, pero emplean la computadora para ejecutar distintas tareas: Revisan las preguntas del examen en la pantalla de una computadora en vez de encontrarlas impresas en un cuadernillo. Para contestarlas, seleccionan la opción correcta con el ratón de la computadora (mouse) en lugar de llenar alvéolos con lápiz. Por lo tanto, el funcionamiento adecuado de la computadora es un factor determinante en los exámenes de esta modalidad. A lo largo de este documento nos referiremos como aplicación al proceso de aplicación de un examen. En toda aplicación de exámenes en línea, además de las acciones que comúnmente realiza el aplicador, también es necesario ejecutar tareas técnicas previas, orientadas a garantizar que los equipos cumplan con los requerimientos mínimos especificados para el Sistema de exámenes en línea del CENEVAL, y que estén correctamente configurados. Este manual presenta la información necesaria para los dos tipos de funciones que deben llevarse a cabo en un centro de aplicación de exámenes en línea: Soporte técnico: Aplicador: Están relacionadas con la preparación de la infraestructura tecnológica. Se orientan hacia la logística de la aplicación y la atención al usuario durante ésta. De acuerdo con la organización específica de cada examen, estas dos funciones pueden ser desarrolladas por dos personas distintas o por el mismo individuo. Las instrucciones para desarrollarlas se presentan a continuación por separado. Página 1 de 23

2 Índice Sección 1: Funciones del responsable de soporte técnico del centro de aplicación Como configurar los equipos para el examen en línea...3 a) Para habilitar la opción de permitir mostrar ventanas emergentes...4 b) Para que se actualicen los contenidos de la página cada vez que se visita...5 c) Para considerar el sitio de Internet del examen en línea como sitio seguro Cómo abrir el examen de prueba...9 a) Para abrir el sitio de Internet del examen en línea...9 b) Para revisar que el funcionamiento del examen en línea Solución de problemas...19 Sección 2: Funciones del aplicador Qué hacer en una aplicación...22 a) Antes del día de la aplicación:...22 b) Durante la aplicación...22 c) Después de la aplicación Cómo manejar contingencias...23 Página 2 de 23

3 Sección 1. Funciones del responsable de soporte técnico del centro de aplicación. Las funciones de soporte técnico están orientadas a garantizar que las computadoras del centro de aplicación pueden manejar de manera adecuada el sistema de exámenes en línea del CENEVAL. Es recomendable que el responsable de ellas: Sea el encargado del laboratorio o aula de cómputo donde se aplicará el examen. Esté preparado para realizar la configuración de equipo de cómputo. Tenga conocimientos básicos de redes y manejo de Internet. También será necesario que pueda contar con el apoyo del administrador de la red de la institución. 1. Como configurar los equipos para el examen en línea. El sistema de exámenes en línea requiere que por cada computadora cumpla con los siguientes requerimientos mínimos. 1. Tener conectividad a Internet de al menos 56 kbps (módem V90) al momento de hacer el examen. 2. Contar con alguno de los siguientes navegadores: MS Explorer versión 5.5 o superior. Netscape versión 7.0 o superior. Firefox versión 1.0 o superior. Adicionalmente, es necesario que el navegador de Internet que se utilice esté habilitado para: Permitir mostrar ventanas emergentes. Actualizar el contenido de las páginas cada vez que se consultan. Considerar al sitio de Internet del examen en línea como sitio seguro. 3. Contar con antivirus actualizado. 4. Si la red ó el equipo cuenta con algún firewall es necesario que tenga habilitado el acceso de entrada y salida a través del puerto Si su red cuenta con un Proxy instalado, verifique la configuración del mismo para evitar que las páginas del examen en línea del CENEVAL se queden almacenadas en la memoria de este dispositivo de la red, y permita el desplegado de ventanas emergentes. Página 3 de 23

4 Antes de una aplicación, usted debe asegurarse que las computadoras que se utilizarán y la red cumplen con estos requerimientos, en caso contrario debe realizar las acciones necesarias para asegurarlo, de otra forma el sistema de exámenes NO FUNCIONARÁ ADECUÁDAMENTE. A continuación se describe el procedimiento para realizar la configuración de las opciones referidas. Nota: Los pasos pueden variar de acuerdo con la versión y el tipo de navegador empleado. Lo que se muestra a continuación es sólo un caso ilustrativo.. a) Para habilitar la opción de permitir mostrar ventanas emergentes. 1. Ejecute el navegador de Internet. 2. Haga clic en el menú Herramientas y seleccione la opción Bloqueador de elementos emergentes. 3. Haga clic sobre la opción Permitir elementos emergentes para activarla. Página 4 de 23

5 b) Para que se actualicen los contenidos de la página cada vez que se visita. 1. Acceda al menú de Herramientas y seleccione Opciones de Internet. Se abrirá una ventana con pestañas. Página 5 de 23

6 2. Haga clic en la pestaña General y seleccione la opción de Configuración dentro de Archivos temporales de Internet. Página 6 de 23

7 3. Seleccione la opción de Cada vez que se visite la página y haga clic en el botón Aceptar. Página 7 de 23

8 c) Para considerar el sitio de Internet del examen en línea como sitio seguro. 1. Seleccione ahora la pestaña Seguridad en la ventana Opciones de Internet que abrió para realizar la configuración anterior. 2. Haga clic en el botón Sitios. 3. Teclee la dirección completa que se utilizará para el examen en la ventana Dirección de sitio Web. 4. Haga clic en el botón Permitir que aparece a la derecha. 5. Verifique que la dirección del sitio aparece en la ventana de sitios Web administrados que aparece abajo y que a su derecha se presenta la leyenda Permitir siempre. 6. Haga clic en el botón Aceptar para cerrar esta pestaña. 7. Vuelva a hacer clic en el botón Aceptar para cerrar la ventana de Opciones de Internet. Página 8 de 23

9 2. Cómo abrir el examen de prueba. Una vez que se ha configurado una computadora, es importante comprobar que se puede acceder al sitio de Internet del examen en línea y que éste funciona de manera correcta. Es muy importante que si desea comprobar que su centro funciona de manera satisfactoria, debe simular dentro de este una aplicación bajo las condiciones similares de la aplicación real, es decir, con el número de sustentantes en un horario similar, haciendo uso del examen de prueba disponible para estos casos (DEMO). A continuación se describen los pasos a seguir para acceder al sitio de Internet del examen en línea y comprobar el funcionamiento de éste. a) Para abrir el sitio de Internet del examen en línea. 1) Abra el navegador de Internet (puede utilizar Internet Explorer v5.5 o superior, Netscape v7 o superior, Firefox 1.0 o superior). 2) En el campo para la dirección de Internet o URL, teclee: Se abrirá una pantalla que verifica la configuración del navegador y, uno segundos después, la pantalla principal del sistema de exámenes en línea del CENEVAL. En caso de que el navegador no cumpla con los requerimientos, se mostrará un mensaje indicativo. Enseguida deberá instalar uno de los navegadores especificados para poder continuar con este procedimiento. 1. Seleccione el examen que va a presentar 2. Haga clic en [Aceptar]. Página 9 de 23

10 Figura A. 3) Seleccione el examen: Guía Exani I (DEMO examen en línea). Para elegir un examen, basta colocar el cursor sobre el nombre del examen y hacer clic en el botón izquierdo del ratón. Note como el examen correspondiente debe quedar resaltado en azul una vez que lo ha seleccionado. 4) Haga clic en el botón [Aceptar]. Aparecerá una pantalla muy similar a la anterior con la lista de sedes disponibles. 5) Haga clic sobre la sede CENEVAL, A.C. y, después, haga clic en el botón [Aceptar]. Aparecerá una pantalla como la que se muestra en la figura B. 6. Introduzca el folio y la contraseña. 7. Haga clic en [Aceptar]. Figura B. 6) Introduzca el folio y la contraseña que se le proporcionó para comprobar que funcione el equipo. PARA REALIZAR ESTAS PRUEBAS DEBERÁ SOLICITAR FOLIOS VÁLIDOS AL CENEVAL. OJO! El sistema es sensible a las mayúsculas y minúsculas. Antes de ingresar su folio y su contraseña, revise que la función Bloqueo de mayúsculas no esté activada. Por lo general, en el teclado se enciende una luz para indicarlo. Tenga cuidado en no introducir espacios en blanco puesto que el sistema también los considera como un carácter. Página 10 de 23

11 7) Haga clic en el botón [Aceptar]. Aparecerá una pantalla con la sesión(es) del examen, el estado de cada una y la acción que puede ejecutar. (Figura C) 6. Haga clic aquí para iniciar la sesión. Figura C. Página 11 de 23

12 8) Haga clic en el texto Iniciar Sesión que se presenta en la cuarta columna, Deberá mostrarse una pantalla con la primera pregunta del examen. La pantalla del examen consta de diferentes secciones: dos grandes secciones centrales, la izquierda que muestra las preguntas y la derecha que muestra las opciones de respuesta; dos secciones superiores, la izquierda que integra un selector de los temas con los cuales pueden mostrarse las preguntas y una derecha que muestra el índice de los reactivos correspondientes al tema seleccionado; finalmente una sección inferior que contiene los botones que permiten ir avanzando entre preguntas, interrumpir o terminar el examen y consultar el tiempo transcurrido en mi sesión del examen. Ahora deberá revisar que el sistema esté funcionando adecuadamente en ese equipo siguiendo el procedimiento que se describe a continuación. Página 12 de 22

13 b) Para revisar que el funcionamiento del examen en línea sea correcto. Con el objeto de verificar que el sustentante podrá ejecutar todas las acciones necesarias para contestar las preguntas de su examen, usted deberá realizar para cada una de las computadoras las siguientes acciones: Desplegar y contestar algunas preguntas. navegar entre preguntas tanto con el menú emergente de temas como con los botones Siguiente y Anterior, y con el índice de preguntas. abrir una ventana con información relacionada de un reactivo que la contenga. Para realizar lo anterior utilice los pasos que se describen a continuación: 1) Revise que se despliegue la pregunta en la sección central izquierda de la pantalla. 2) Verifique que se muestren todas las opciones y que tengan un botón de radio ( una figura circular sobre la que puede hacer clic). 3. En esta ventana debe cambiar el color de la pregunta después de contestarla. 1. Aquí aparece la pregunta. 2. Éstas son las opciones de respuesta. Haga clic sobre una de ellas para contestar. 4. Avance a la siguiente pregunta. 3) Haga clic sobre alguna de las opciones de respuesta que aparecen en la sección central derecha para contestar la primera pregunta. 4) Observe en el índice de preguntas que aparece abajo del texto Seleccione una pregunta. Note como el color del número de la pregunta que acaba de contestar cambia a color naranja. 5) Avance a la siguiente pregunta con un clic en el botón [Siguiente]. Página 13 de 22

14 6) Revise que se despliegan correctamente la pregunta y las opciones de respuesta. Preste atención especial a garantizar que los textos que se desplegaron para la primera pregunta hayan sido sustituidos por los elementos de la segunda pregunta. Uno de los aspectos importantes que usted debe verificar es que al moverse a otra pregunta cambie el planteamiento y las opciones de respuesta. En caso de que no sea así verifique la configuración del navegador requerida. 7) Conteste esta pregunta. Haga clic en el botón [Anterior] y compruebe que se despliegan los textos de la primera pregunta. 8) Muévase a cualquier pregunta del examen utilizando el índice de preguntas que aparece abajo del texto Seleccionen la pregunta. Revise de nuevo que tanto la pregunta como las opciones de respuesta se muestran correctamente. 9) Muévase a una pregunta del tema Habilidad matemática utilizando el menú emergente que aparece debajo del texto Seleccione un tema. 2. El índice de preguntas debe permitir al usuario moverse a una pregunta específica. 3. El menú emergente debe permitir al usuario elegir un tema o subárea. 1. Estos botones deben avanzar a la siguiente pregunta o regresar a la anterior. Figura H. En el momento en que use inicia la sesión, la opción seleccionada es Todos y el sistema despliega en la ventana que se encuentra a la derecha del menú todas las preguntas del examen. Haga clic en la flecha que aparece a la derecha de éste menú. Aparecerá la lista de temas o áreas del examen. Página 14 de 22

15 Mueva el ratón para resaltar el tema que desea desplegar y haga clic sobre éste. Revise que cambien el número de preguntas que se muestran en el índice de preguntas: no deberán aparecer todas sino sólo las 16 preguntas de la subárea Habilidad matemática. 10) Revise la pregunta y las opciones de respuesta. En particular, note si se incluye un gráfico y éste se despliega correctamente. Una imagen de una recuadro con un cuadro pequeño en rojo indica que falta un gráfico o que éste se está cargando. La mayoría de las preguntas de Habilidad matemática incluyen algún tipo de gráfico en el planteamiento o las opciones. Si la pregunta que abrió no incluye un gráfico, muévase a otra pregunta de este tema hasta que encuentre uno. 11) Busque ahora una pregunta en la cual aparezca el texto Ver enunciado de referencia arriba de la pregunta. 1. Haga clic en este texto para ver la información relacionada con la pregunta. Figura F. 12) Haga clic en este texto para comprobar que se despliega una ventana con la información relacionada. Página 15 de 22

16 Deberá aparecer una ventana como la que se muestra en la figura. 2. Cierre la ventana con un clic en este botón. 1. Comprueba que aparece la ventana con información relacionada. 3. Haga clic en Interrumpir para cerrar el examen en esa máquina. 13) Cierre esta ventana. 14) Haga clic en el botón [Interrumpir] para cerrar el examen y continuar revisando otra computadora. Evite salir del examen con el botón [Terminar] para que pueda volver a utilizar el folio y la contraseña asignada para revisar otra computadora. Este botón cierra la sesión e impide que vuelva a abrirse. Si por equivocación lo utiliza, necesitará emplear otro folio para acceder al examen de prueba. 15) Introduzca la clave y contraseña del aplicador que se le proporcionó para confirmar la interrupción del examen. Por omisión la clave del aplicador es (aplicador/aplicador). Página 16 de 22

17 Usted ha terminado de revisar la configuración de la computadora que está configurando. Si fue posible ejecutar todas las acciones correctamente, este equipo está listo para hacer uso adecuado del Sistema de examen en línea del CENEVAL. Si usted enfrentó alguna dificultad al realizar cualquiera de las tareas, deberá volver a revisar que el equipo cumple con los requerimientos del sistema de exámenes en línea y verificar que el navegador esté configurado para: Permitir mostrar ventanas emergentes actualizar el contenido de las páginas cada vez que se abren considerar como sitio seguro el sitio de Internet del examen en línea. Consulte la siguiente sección, Cómo solucionar problemas, para encontrar recomendaciones para resolver algunas situaciones que pueden presentársele. Recuerde que usted debe configurar cada una de las computadoras que serán utilizadas para el examen en línea. Repita los pasos que ha seguido con la siguiente computadora. Los folios y las contraseñas asignadas le permitirán abrir el examen de prueba durante un mes. Si por error usted seleccionó [Terminar] para salir del examen, no podrá volver a abrirlo con el mismo folio. Utilice otro de los que se han asignado o, en caso necesario, solicite un nuevo folio. Página 17 de 22

18 Solución de problemas. El cuadro siguiente describe algunos problemas que pueden enfrentarse al utilizar el examen en línea y presenta sugerencias sobre cómo resolverlos. Situación problemática Al momento de teclear la dirección en el navegador de Internet se abre, además de la página del sistema de exámenes, la del portal del CENEVAL. No funciona uno o varios de los siguientes elementos de la pantalla donde se presentan las preguntas: Botones [Anterior] y [Siguiente] Menú emergente de temas o subáreas Índice de preguntas Función Ver tiempo disponible Función Resaltar preguntas La ventana con información relacionada no se despliega. Observaciones Esta situación no afecta el examen, simplemente cierre la página del CENEVAL y utilice la del examen en línea El sistema de exámenes en línea del CENEVAL utiliza javascript. Verifique que el navegador esté configurado para poder utilizarlo. Si su red cuenta con un Proxy instalado, verifique la configuración del mismo para evitar que las páginas del examen en línea del CENEVAL se queden almacenadas en la memoria de este dispositivo de la red. Primero, verifique que esta ventana no esté desplegada atrás de la pantalla donde se muestran las preguntas. Si usted la dejó abierta al responder otra pregunta, pudo haber quedado debajo. Si ése no es el caso, es probable que el navegador esté bloqueando las ventanas emergentes: Revise la configuración del navegador para permitir este tipo de ventanas (ver la sección Cómo configurar ). Verifique que no se esté utilizando alguna barra adicional con el navegador (tal como la de Yahoo o Google) y que ésta esté bloqueando las ventanas emergentes. Consulte el manual de estas aplicaciones para saber como desbloquear esta funcionalidad. Al cambiar de pregunta, no se modifica el planteamiento de la pregunta o las opciones. La computadora no está actualizando la página cada vez que la carga; se está utilizando la información almacenada en hé l i lp d Página 18 de 22

19 caché en el equipo o en el Proxy de su red en caso de contar con este último. Revise que el navegador esté configurado para actualizar la página cada vez (ver la sección Cómo configurar ). Consulte al administrador de la red para verificar si el servidor Proxy se encuentra configurado para obtener siempre las páginas del examen en línea desde Internet cada vez que son solicitadas. Los gráficos que aparecen en las preguntas u opciones no se despliegan. En algunas computadoras no cambian las respuestas, siempre aparecen las mismas aunque se cambia de pregunta. En alguna computadora, no cargó la imagen de una de las opciones de respuesta. Sólo aparecía un recuadro en blanco. El navegador está configurado para bloquear los elementos gráficos. Consulte la ayuda o el manual de su navegador para saber como desbloquear esta funcionalidad. Esto se debe a dos situaciones: (i) El enlace de Internet del lugar no es el suficiente, y el tiempo de recarga de las preguntas es muy lento (no es que no cambiara, solamente no le daban tiempo). (ii) El navegador no es el correcto (en versión o tipo) o no está correctamente configurado. Es recomendable revisar las características específicas de los navegadores de las computadoras que presentan esta situación. En este caso le sugerimos realizar las siguientes acciones: Seleccionar de la ventana de reactivos otro reactivo, esperar unos segundos y regresar al reactivo en el cual no cargó la imagen. Cambiar el tema que se está contestando (esto lo puede hacer en el menú emergente de temas), esperar unos segundos y regresar. Puede existir algún problema en la conexión mientras se cargan las opciones. En este caso el sustentante deberá moverse a otra pregunta y volver a seleccionar aquélla en la que tuvo el problema. Para ello, puede ejecutar las Página 19 de 22

20 Sería útil contar con un manual gráfico con las ventanas que irán apareciendo durante la aplicación real del examen en línea. mismas acciones que se utilizan para resolver la situación anterior. Seleccionar del índice de reactivos otro reactivo, esperar unos segundos y regresar al reactivo en el cual no se mostró la imagen correctamente. Cambiar el tema que se está contestando (esto lo puede hacer en el menú emergente de temas), esperar unos segundos y regresar. Consulte el Manual del sustentante del examen en línea ; éste presenta las pantallas que usted verá en un examen en línea. Página 20 de 22

21 Sección 2. Funciones del Aplicador. El aplicador es el responsable de la operación (logística) del examen el día de la aplicación. Deberá recibir a los sustentantes, verificar su identidad, entregarles su folio y contraseña, dar instrucciones y supervisar mientras éstos responden a la prueba. Cuando algún sustentante ingrese al examne o desee interrumpir su examen por algún motivo (pequeño receso), deberá introducir su clave y contraseña para confirmar la interrupción. En el momento que el sustentante regrese, deberá verificar la identidad de éste e introducir su clave y contraseña de nuevo para permitirle el acceso y reanudar el examen. Es importante que el aplicador estudie con detenimiento esta sección y el Manual del sustentante del examen en línea y tenga acceso permanente con el responsable de soporte técnico, el de la red y el del centro de aplicación. (En algunos casos la misma persona puede realizar estas funciones.) 1. Qué hacer en una aplicación. a) Antes del día de la aplicación: 1. Verificar las condiciones del centro donde se realizará la aplicación. 2. Comprobar, mediante comunicación con el responsable de soporte técnico, que las computadoras cumplan los requerimientos del examen en línea: limpieza del mouse, configuración del navegador y conexión a Internet. 3. Preparar cuentas de acceso (nombre, folio y contraseña). b) Durante la aplicación 1. Encender los equipos y entrar al sitio de Internet del examen en línea. 2. Recibir a los sustentantes 30 minutos antes de la aplicación para el registro y entrega de cuentas. 3. Dar las instrucciones e iniciar la aplicación a la hora establecida. En caso de retardo se permitirá el acceso únicamente dentro de los 30 minutos posteriores al inicio de la aplicación. 4. Mantener supervisión constante de la aplicación. o Para realizar anotaciones u operaciones matemáticas deberán utilizarse hojas foliadas, las cuales deberán recogerse al finalizar la aplicación. o Controlar las salidas y entradas al examen a través de la cuenta del aplicador (validación para continuar). 5. Verificar que los sustentantes salgan de la sesión utilizando el botón [Terminar]. 6. Recoger las cuentas de acceso al sistema de los sustentantes. 7. Informar al CENEVAL sobre las cuentas no utilizadas. Página 21 de 22

22 Recuerde que... Para acceder al examen el día de la aplicación, los sustentantes deberán ingresar al sistema los folios tal y como parecen en el listado. Considere que se distinguen minúsculas y mayúsculas. En caso de alguna interrupción del examen por parte de los alumnos, usted deberá ingresar el usuario y contraseña de aplicador para autorizar la interrupción así como para reanudar el examen. c) Después de la aplicación. 1. Elaborar los reportes solicitados por el responsable del examen por parte de CENEVAL y de acuerdo al procedimiento establecido por éste. Es importante que no olvide de Informar al responsable del examen las cuentas de acceso no utilizadas en la aplicación del examen en línea, ya que los folios que no se reporten como no usados se integrarán a los reportes de calificaciones definitivos. 2. Cómo manejar contingencias. Se considera contingencia a cualquier interrupción imprevista, no controlable que impida se realice la aplicación en línea (falla en el sistema eléctrico, fallas en la conexión a Internet, emergencia por accidente o desastre natural, etc.). En ese caso, usted debe notificar la falla y suspensión vía telefónica al Centro de atención ó al responsable del examen por parte del CENEVAL. Consulte el apartado de Solución de problemas de la Sección 1 de este manual para conocer algunas situaciones problemáticas que puede enfrentar. Página 22 de 22