Guía del usuario para la Posición principal de respuesta (CAP)

Transcripción

1 Guía del usuario para la Posición principal de respuesta (CAP) Business Communications Manager de Avaya, versión 6.0 Estado del documento: Estándar Versión del documento: Número de documento: NN Fecha: Mayo de 2010

2 2010 Avaya Inc. Todos los derechos reservados. Avisos A pesar de que se han realizado esfuerzos considerables para garantizar que la información que presenta este documento sea completa y precisa al momento de la impresión, Avaya no se hace responsable de ningún error en el mismo. Avaya se reserva el derecho de modificación y corrección de esta información sin obligación de notificar a ninguna persona u organización acerca de los cambios producidos. Descargo de responsabilidad sobre la documentación Avaya no se hace responsable de ninguna modificación, adición o eliminación realizada a la versión original publicada de la presente documentación, a menos que dicha modificación, adición o eliminación haya sido realizada por Avaya. El usuario final se compromete a indemnizar y liberar de toda responsabilidad a Avaya, agentes de Avaya, obreros y empleados en caso de reclamos, juicios, demandas y sentencias consecuentes o relacionadas con las modificaciones, adiciones o eliminaciones subsiguientes que se hagan a la presente documentación en la medida en que hayan sido realizadas por el usuario final. Descargo de responsabilidad sobre enlaces Avaya no se hace responsable de los contenidos o la confiabilidad de ningún enlace de sitio Web al que se haga referencia en este sitio o en esta documentación. Avaya no se hace responsable de la precisión de ninguna información, afirmación o contenido proporcionado por estos sitios, y no necesariamente avala los productos, servicios o información que se describan u ofrezcan en los mismos. Avaya no garantiza que estos enlaces funcionen todo el tiempo y no tiene control sobre la disponibilidad de las páginas enlazadas. Garantía Avaya proporciona una garantía limitada sobre este producto. Consulte su contrato de venta para conocer las cláusulas de la garantía limitada. Además, la formulación de la garantía estándar de Avaya y la información vinculada al soporte para este producto, durante el plazo de garantía, están disponibles para los usuarios de Avaya y otras personas en el sitio Web de soporte de Avaya: Tenga en cuenta que si adquirió el producto a través de un revendedor autorizado, es el revendedor quien proporciona la garantía y no Avaya. Licencias LOS TÉRMINOS DE LA LICENCIA DE SOFTWARE DISPONIBLES EN EL SITIO WEB DE AVAYA ( ) SE APLICAN A CUALQUIER PERSONA QUE DESCARGUE, UTILICE Y/O INSTALE SOFTWARE DE AVAYA, COMPRADO A AVAYA INC, A CUALQUIER COMPAÑIA ASOCIADA DE AVAYA O A UN REVENDEDOR AUTORIZADO DE AVAYA (SEGÚN CORRESPONDA) EN VIRTUD DE UN CONTRATO COMERCIAL CON AVAYA O CON UN REVENDEDOR DE AVAYA AUTORIZADO. EXCEPTO QUE SE ACUERDE LO CONTRARIO POR ESCRITO CON AVAYA, LA EMPRESA NO EXTIENDE ESTA LICENCIA SI EL SOFTWARE FUE ADQUIRIDO A TRAVÉS DE TERCEROS A EXCEPCIÓN DE AVAYA, DE UNA COMPAÑÍA RELACIONADA CON AVAYA O DE UN REVENDEDOR AUTORIZADO DE AVAYA, Y AVAYA SE RESERVA EL DERECHO A INICIAR ACCIONES LEGALES CONTRA USTED O CUALQUIER PERSONA QUE USE O VENDA EL SOFTWARE SIN UNA LICENCIA. AL INSTALAR, DESCARGAR O USAR EL SOFTWARE O AUTORIZAR A TERCEROS A QUE HACERLO, USTED, EN REPRESENTACIÓN DE SÍ MISMO Y DE LA ENTIDAD PARA LA QUE INSTALA, DESCARGA O USA EL SOFTWARE (DE AQUÍ EN MÁS DENOMINADOS DE FORMA INTERCAMBIABLE USTED Y USUARIO FINAL ) ACEPTAN ESTAS CLÁUSULAS Y CONDICIONES Y CREAN UN CONTRATO VINCULANTE ENTRE USTED Y AVAYA INC, O CON LA EMPRESA ASOCIADA CON AVAYA QUE CORRESPONDA ( AVAYA ). Derechos de autor (copyright) Excepto que se declare expresamente lo contrario, no debe hacerse uso de la documentación ni los productos proporcionados por Avaya. Todo el contenido de la presente documentación y los productos proporcionados por Avaya, incluida la selección, la disposición y el diseño del contenido, es propiedad de Avaya o de sus licenciantes, y está protegido por derechos de autor (copyright) y otras leyes de propiedad intelectual como derechos sui generis relacionados con la protección de bases de datos. No se debe modificar, copiar, reproducir, volver a publicar, cargar, anunciar, transmitir o distribuir de ningún modo el contenido, total o parcial, incluido el código y el software. La reproducción, transmisión, difusión, almacenamiento y/o uso no autorizado y sin el consentimiento expreso por escrito de Avaya puede considerarse un delito penal o civil en virtud de la ley vigente. Componentes de terceros Algunos programas o partes de software incluidos en el producto pueden contener software distribuido en virtud de contratos de terceros ( componentes de terceros ), que pueden contener cláusulas que amplíen o limiten los derechos de uso de ciertas partes del producto ( cláusulas de terceros ). La información acerca del código fuente del sistema operativo Linux distribuido (para aquellos productos que han distribuido el código fuente del sistema operativo Linux) y que identifica a los propietarios de los derechos de autor de los componentes de terceros y de las cláusulas de terceros aplicables está disponible en el sitio Web de soporte de Avaya: Marcas comerciales Las marcas comerciales, logotipos y marcas de servicio ( marcas ) que se muestran en este sitio, en la documentación y en el producto proporcionado por Avaya son marcas registradas o no registradas de Avaya, empresas asociadas o terceros. Los usuarios no tienen permitido usar estas marcas sin el consentimiento escrito previo de Avaya o de los terceros que puedan ser propietarios de la marca. No se debe interpretar que el contenido de este sitio, la documentación y los productos, por implicancia, impedimento legal o de otro modo, otorga licencia o derecho sobre las marcas sin el permiso expreso por escrito de Avaya o del tercero a quien corresponda. Avaya es una marca registrada de Avaya Inc. Todas las marcas registradas no pertenecientes a Avaya son propiedad de sus respectivos dueños. Descarga de documentos Para las versiones de documentación más actuales, consulte el servicio de soporte de Avaya. Sitio Web: Contacto con el servicio de soporte de Avaya Avaya le brinda un número de teléfono para que pueda notificar problemas o formular preguntas acerca del producto. El número de teléfono del servicio de soporte para los Estados Unidos es Si desea obtener otros números de teléfono del servicio de soporte, visite el sitio Web de Avaya:

3 Posición principal de respuesta (CAP) La posición principal de respuesta (CAP) consta de un teléfono digital de escritorio 7316E de Avaya y de uno a nueve módulos digitales de ampliación de teclas 7316E de Avaya. CAP le permite: responder las llamadas entrantes y transferirlas a los teléfonos de sus compañeros de trabajo, verificar el estado ocupado/no ocupado y No interrumpir de los teléfonos conectados al sistema, utilizar una mayor cantidad de funciones y marcar números automáticamente mediante una sola tecla. Módulo de ampliación de teclado digital 7316E de Avaya El Módulo de ampliación de teclado digital 7316E de Avaya (KEM 7316E de Avaya) es un dispositivo complementario que proporciona 24 teclas de memoria o de línea adicionales para el teléfono digital de escritorio 7316E de Avaya. Los teléfonos digitales de escritorio 7316E de Avaya admiten hasta 9 de estos KEM 7316E de Avaya. Un KEM 7316E de Avaya se conecta al lateral del teléfono digital de escritorio 7316E de Avaya y los otros KEM 7316E de Avaya (hasta ocho) se conectan al primero. El KEM 7316E de Avaya muestra el estado de llamada del teléfono al que esté conectado. Para obtener instrucciones de instalación, consulte la Tarjeta de instalación del Módulo de ampliación de teclado digital 7316E de Avaya. CAP con funciones actualizadas El administrador del sistema debe asignar la CAP como un CAP actualizado/kem 7316E de Avaya en la programación del sistema para que las teclas del KEM 7316E de Avaya cuenten con línea externa, línea de destino y funciones de búsqueda de grupo. Sólo se pueden recibir llamadas externas si CAP funciona en el modo actualizado. Si desea programar además otras teclas de línea u obtener información adicional acerca del uso de las funciones de búsqueda de grupo, comuníquese con el administrador del sistema. 1

4 Personalización de CAP Antes de utilizar CAP para responder o realizar llamadas, es necesario personalizar sus funciones para administrar las llamadas con mayor eficacia. La personalización se compone de los siguientes pasos: Programación de las teclas de memoria Transferencia de líneas desde las teclas del teléfono digital de escritorio 7316E de Avaya hacia las teclas del KEM 7316E de Avaya en CAP con funciones actualizadas Aplicación de etiquetas a las teclas del CAP (teléfono digital de escritorio 7316E y KEM 7316E de Avaya) Programación de las teclas de memoria De forma predeterminada, las teclas de memoria del KEM están en blanco. De acuerdo con las preferencias personales, las teclas del KEM 7316E de Avaya pueden programarse con funciones o números de marcado automático interno y externo para poder marcar un número o activar una función con sólo oprimir una tecla. Si CAP funciona en el modo actualizado, las teclas también pueden programarse con líneas de destino y funciones de búsqueda grupal, e incluso existe la posibilidad de programar teclas por duplicado. Por ejemplo, puede programarse más de una tecla para una línea de destino o un número de marcado automático externo en particular. Sugerencia: Los números de marcado automático interno pueden asignarse automáticamente a las teclas de memoria del KEM 7316E de Avaya cuando se realiza un arranque en frío. Consulte la sección Arranque en frío del KEM 7316E de Avaya de la presente guía para obtener más información. CAP brindará mayor eficacia si se utiliza junto con las siguientes funciones: Puesta en espera ( ) Transferencia ( ) Llamada con prioridad ( fl ) Asegúrese de que las funciones del teléfono digital de escritorio 7316E de Avaya o del KEM 7316E de Avaya estén programadas de acuerdo con los pasos de programación de las teclas de memoria que se presentan a continuación. 2

5 Marcado automático interno 1. Oprima. 2. Oprima una tecla de memoria. 3. Marque el número de extensión. 4. Presione OK para guardar el número. o bien, Oprima Salir para salir de la secuencia de programación. Nombres para marcado automático externo en el KEM 1. Oprima. 2. Oprima una tecla de memoria. 3. Ingrese el número externo. 4. Presione OK para guardar el número. 5. Utilice el teclado para ingresar el nombre que corresponda al número que programó. 6. Oprima OK para guardar el nombre con el número correspondiente. Funciones 1. Oprima. 2. Oprima una tecla de memoria. 3. Oprima e introduzca el código de la función. 4. Oprima OK para guardar el código de la función. o bien, Oprima Salir para salir de la secuencia de programación. Marcado automático externo 1. Oprima. 2. Oprima una tecla de memoria. 3. Marque el número de teléfono externo. 4. Presione OK para guardar el número. o bien, Oprima Salir para salir de la secuencia de programación. Verifique los nombres programados para las teclas de marcado automático 1. Oprima. 2. Oprima la tecla de memoria programada correspondiente para ver el nombre programado. El nombre que programó en la tecla de marcado automático externo aparecerá. Para borrar teclas de memoria 1. Oprima. 2. Oprima una tecla de memoria. 3. Presione OK para borrar la tecla. 3

6 Los administradores también pueden programar los nombres para las teclas programables de marcado automático externo en el teléfono mediante la interfaz de administración del equipo, mediante el uso del siguiente procedimiento. Los administradores deben tener los correspondientes privilegios de acceso a la interfaz de administración del equipo telefónico. Para obtener más información acerca del inicio de sesión a la interfaz de la administración del equipo telefónico y su uso, los administradores pueden consultar la Guía de administración del equipo telefónico (NN ). Para conocer los procedimientos del nivel del administrador sobre la programación de las teclas de memoria de teléfonos IP mediante la interfaz de administración del equipo telefónico y Business Element Manager, consulte Dispositivos Configuración de Business Communications Manager de Avaya (NN ). Traslado de teclas de línea Si dispone de CAP con funciones actualizadas, puede transferir líneas externas, líneas de destino y funciones de búsqueda de grupo desde las teclas del teléfono digital de escritorio 7316E de Avaya a las teclas del KEM 7316E de Avaya. 1. Oprima. 2. Oprima la tecla de línea correspondiente a la línea que desee trasladar en el teléfono digital de escritorio 7316E de Avaya. 3. Oprima la tecla de memoria a la que quiera transferir la línea en el KEM 7316E de Avaya. 4. Oprima. La tecla de línea aparecerá en el módulo KEM 7316E de Avaya. 4

7 Etiquetas de teclas Utilice las cuatro hileras de etiquetas en el KEM 7316E de Avaya para mostrar las funciones programadas en las teclas. Junto con el KEM 7316E de Avaya se proporcionan etiquetas adicionales. Utilice las tres hileras de etiquetas del teléfono digital de escritorio 7316E de Avaya para indicar las funciones programadas en las teclas. Junto con el teléfono se proporcionan etiquetas adicionales. Para etiquetar las teclas 1. Retire el plástico protector transparente y las hileras de etiquetas de KEM y el teléfono 7316E de Avaya. 2. Oprima. 3. Oprima cada una de las teclas del KEM 7316E de Avaya y observe la pantalla. 4. Escriba el nombre de cada tecla en la etiqueta correspondiente del KEM 7316E de Avaya. 5. Oprima cada una de las teclas del teléfono y observe la pantalla. 6. Escriba el nombre de cada tecla en la etiqueta correspondiente del teléfono. 7. Al finalizar, oprima. 8. Vuelva a colocar la hilera de etiquetas de las teclas en el KEM y el teléfono 7316E de Avaya. 9. Coloque el plástico protector transparente, de modo que las pestañas coincidan con las muescas del módulo y del teléfono 7316E de Avaya. 5

8 Sugerencia: Utilice la aplicación Asistente del Escritorio para personalizar las etiquetas de las teclas. Para descargar la aplicación, visite Supervisión de los teléfonos conectados al sistema Es importante observar los diferentes tipos de indicadores que se encuentran junto a las teclas de marcado automático interno del KEM 7316E de Avaya, pues señalan el estado de una extensión telefónica. A continuación se muestran los indicadores que aparecerán junto a las teclas de marcado automático interno del KEM 7316E de Avaya en las siguientes situaciones: La extensión telefónica se encuentra ocupada con una llamada interna o externa, o se está utilizando para verificar el correo de voz. La función No interrumpir (NI) ha sido activada en la extensión telefónica. La función Desvío de llamadas ha sido activada en la extensión telefónica. Respuesta y transferencia de llamadas En la mayor parte de las llamadas, es necesario seguir los siguientes procedimientos: 1. Responda la llamada. 2. Determine a quién está dirigida. 3. Verifique el estado de la extensión telefónica del destinatario en el KEM 7316E de Avaya. 4. Si el indicador se encuentra APAGADO, transfiera la llamada a la extensión telefónica. O bien Si aparece el indicador, significa que su compañero de trabajo está atendiendo otra llamada. En este caso, utilice las siguientes funciones: Puesta en espera: permite transferir la llamada a otro teléfono, incluso aunque todas sus líneas se encuentren ocupadas. Oprima o la tecla de memoria correspondiente si programó una para esta función. Repetición de llamada: indica que la llamada debe realizarse nuevamente cuando la extensión se encuentre disponible. 6

9 1) Llame a la extensión telefónica. 2) Oprima o la tecla de memoria correspondiente si programó una para esta función. Llamada prioritaria: permite interrumpir la llamada actual de su compañero de trabajo. 1) Llame a la extensión telefónica. 2) Oprima fl o la tecla de memoria correspondiente si programó una para esta función. O bien Si aparece el indicador (NI), tome el mensaje o transfiera la llamada directamente al casillero de correo de voz de la extensión (si corresponde). O bien Si aparece el indicador (Desvío de llamadas), transfiera la llamada a la extensión telefónica. La llamada será desviada automáticamente a otro número de teléfono interno o externo. Arranque en frío del KEM 7316E de Avaya Cuando se efectúa un arranque en frío, los números de marcado automático interno se asignan en orden ascendente a partir de la tecla superior izquierda (tecla 01) del KEM 7316E de Avaya. De acuerdo con las preferencias personales, puede realizar un arranque en frío de uno o todos los KEM 7316E de Avaya en su CAP. El arranque en frío se debe efectuar durante los primeros diez segundos después de encender el KEM 7316E de Avaya, mientras se ilumina en forma intermitente. 7

10 Nota: Si dispone de CAP con funciones actualizadas, el arranque en frío del KEM 7316E de Avaya puede afectar las asignaciones de las teclas del teléfono digital de escritorio 7316E de Avaya. Para efectuar ambos tipos de arranque en frío 1. Desconecte el cable de línea del teléfono digital de escritorio 7316E de Avaya y luego vuelva a conectarlo para encenderlo. 2. Para realizar un arranque en frío de un KEM 7316E de Avaya Mientras los indicadores se encienden en forma intermitente en un KEM 7316E de Avaya, oprima simultáneamente las dos teclas superiores y las dos teclas inferiores del conjunto inferior de teclas del módulo, tal como se muestra en la ilustración. O bien Para realizar un arranque en frío de todos los KEM 7316E de Avaya Mientras los indicadores del primer KEM 7316E de Avaya (que está al lado del teléfono) se encienden en forma intermitente, oprima simultáneamente las dos teclas superiores y las dos teclas inferiores del módulo, tal como se muestra en la ilustración. 3. Al iniciarse el arranque en frío, los indicadores que se encuentran junto a cada tecla del KEM 7316E de Avaya se encenderán en forma intermitente durante unos segundos, a partir de la tecla inferior derecha. 4. Al finalizar el arranque en frío del KEM 7316E de Avaya, la pantalla del teléfono digital de escritorio 7316E de Avaya volverá automáticamente a la fecha y hora. Documentación relacionada Consulte la Tarjeta de funciones del teléfono de su equipo para obtener más información sobre el uso de las funciones del teléfono. Esta tarjeta presenta un listado de todas las funciones disponibles en CAP. Consulte la Tarjeta del usuario del teléfono digital de escritorio 7316E de Avaya (NN ). Para obtener información acerca de todas las teclas del teléfono, lo que incluye los grupos de teclas de Audio (Manos libres, Privado y Auricular). 8 Copyright Avaya Todos los derechos reservados. NN Mayo de 2010