Gestión de deuda impagada Collections and Dispute Management

Transcripción

1 Gestión de deuda impagada Collections and Dispute Management Abril 2014 ConVista Consulting & Advisors SLU 2014

2 Agenda Retos actuales en el área de gestión de cobros La importancia del DSO Gestión integrada de deuda con SAP Collections Management Dispute Management 07/04/2014 Collections and Dispute Management 2

3 Retos actuales en el área de gestión de impagos Es importante vender, pero si no cobras cuanto más vendes más pierdes Posición proactiva al riesgo de crédito Escasa visiblidad a la exposición al riesgo Falta de respuesta a clientes morosos Elevado coste operativo Labor intensiva, procesos manuales Altos costes formativos e ineficiencia laboral Clientes Baja calidad servicio al cliente Diferentes tratos Aspectos culturales y emocionales Facturación Frágil infraestructura IT Varios sistemas no integrados Múltiples interfaces no estándar Cuentas de clientes Cobros Ineficiente gestión de cobros Elevado coste temporal resolución de expedientes Procesos lentos Elevado DSO 07/04/2014 Collections and Dispute Management 3

4 Receivables Management con SAP Eficiencia operativa Facilita el proceso de gestión de deuda impagada Integrado con sistemas de tesorería y contabilidad garantizando información más exacta Evaluación y gestión del crédito Adopción de acciones proactivas al riesgo de crédito Integración con agencias calificadoras de riesgo Obtención de scoring propio Mejora la atención al cliente Proceso de disputas justo y transparente Dedicada atención al cliente Reducción de costes Integración gestión de cuentas Facilita la cooperación interdepartamental Integración sistemas IT Integración con los módulos de SAP y plataformas no SAP 07/04/2014 Collections and Dispute Management 4

5 Cadena de valor Cadena de Valor Gestión Previa del Riesgo del Cliente Prestación del Servicio Facturación de Actividades Gestión del Cobro y Seguimiento de la Deuda Cálculo de Intereses e Intimaciones Gestión de Impagados Gestión clientes Gestión créditos Gestión créditos Gestión cobros Proceso reclamaciones Gestión cobros Gestión cobros Gestión disputas Gestión créditos Cuentas cobrar Gestión cobros 07/04/2014 Collections and Dispute Management 5 5

6 Agenda Retos actuales en el área de gestión de cobros La importancia del DSO Gestión integrada de deuda con SAP Collections Management Dispute Management 07/04/2014 Collections and Dispute Management 6

7 DSO Qué es el DSO? Qué es el DSO? Acrónimo de la expresión Day Sales Outstanding Periodo medio de cobro (PMC) Número de días que tarda una compañía en hacer efectivo el cobro de una venta realizada a un cliente Cuánto cuesta financiar la deuda de los clientes? Condicionado por factores internos y externos a la compañía Objetivo DSO = Condición de pago contratada con los clientes Gestión de cobro Condición de pago Gestión incidencias Aplicación y Conciliación Comercial Logística Administración Operaciones Facturas Promesas de pago Caja y Bancos 07/04/2014 Collections and Dispute Management 7

8 La importancia del DSO en cifras Cómo repercute en mi compañía? Cifra de ventas anual ,00 Cifra de ventas diaria ,00 DSO Coste de financiación externa 10,00% Días 360 Marzo Abril Junio /04/2014 Collections and Dispute Management 8

9 Agenda Retos actuales en el área de gestión de cobros La importancia del DSO Gestión integrada de deuda con SAP Collections Management Dispute Management 07/04/2014 Collections and Dispute Management 9

10 Ejemplo de la gestión de cobros en la organización CONTABILIDAD SAP ERP DEPARTAMENTO JURÍDICO SAP Finanzas VENTAS COMERCIAL GESTOR DE COBRO CLIENTE ALMACENES Cuanto más compleja sea la organización el coste de la gestión será mayor y menos eficaz 07/04/2014 Collections and Dispute Management 10

11 Gestión de cobros integrada con SAP SAP ERP SAP Collections and Dispute Management SAP Finanzas Integración online con contabilidad CONTABILIDAD Generación correspondencia SAP Workflow Gestión documental DEUDOR VENTAS ALMACENES GESTOR DE COBROS DEPARTAMENTO JURÍDICO Con SAP la gestión e información está centralizada y accesible para los diferentes perfiles 07/04/2014 Collections and Dispute Management 11

12 Agenda Retos actuales en el área de gestión de cobros La importancia del DSO Gestión integrada de deuda con SAP Collections Management Dispute Management 07/04/2014 Collections and Dispute Management 12

13 Funcionalidad del Collections Management Gestión operativa Estrategias de Cobros Usado para seleccionar y priorizar las cuentas del cliente de cara al proceso de gestión de cobro Listas de trabajo diarias para los agentes de cobro Creación automática de listas de priorización de los clientes a contactar por el gestor de cobros KPIs, valoración de terceros y fijación de fechas de contacto con los mismos Funciones para procesar y ver partidas abiertas Proceso de cobro Acuerdos de promesa de pago Revisiones y contactos con el cliente Valor añadido Integración con los módulos de gestión de disputas y de crédito 07/04/2014 Collections and Dispute Management 13

14 Gestión de la deuda 07/04/2014 Collections and Dispute Management 14

15 Sincronización de datos maestros y transaccionales Sincronización Cliente Finanzas Envío Listas Monitoring Datos maestros Personas de contacto Datos específicos de cobros Inicial Periódica Selectiva Partidas abiertas FI- AR Últimos cobros Campos relevantes Creación listas de trabajo Distribución partidas no asignadas Control y análisis de Jobs Gestión de ejecuciones Interlocutor Integración Deudor-Interlocutor comercial (CVI) 07/04/2014 Collections and Dispute Management 15

16 Listados de trabajo Lista de acciones pendientes de realizar Acceso a toda la información relevante para preparar el contacto Gestión de actividades y grabación de histórico de comunicaciones 07/04/2014 Collections and Dispute Management 16

17 Agenda Retos actuales en el área de gestión de cobros La importancia del DSO Gestión integrada de deuda con SAP Collections Management Dispute Management 07/04/2014 Collections and Dispute Management 17

18 Funcionalidades de Dispute Management Gestión operativa Resolución de disputas entre departamentos Toda la información se almacena de forma central y estructurada Integración con SAP Workflow incl. procesos de notificación por Integración con procesos financieros y logísticos Creación y visualización de los casos de disputa desde las transacciones financieras Actualización automática de los casos de disputa desde las transacciones financieras Vínculos a los documentos financieros y de compras (SD y CRM) Funciones de correspondencia Acuerdos de promesa de pago Revisiones y contactos con el cliente Integración con los módulos de gestión de cobros y de crédito 07/04/2014 Collections and Dispute Management 18

19 Ciclo vital de un caso de disputa Revisión y creación de notas Gestión de estatus y prioridad Adjuntar documentos y objetos Análisis Asignar recurso Apertura Recopilar Acciones Resolución Cierre SAP GESTIÓN DE DISPUTAS Creación y envío de correspondencia 07/04/2014 Collections and Dispute Management 19

20 Coordinación interdepartamental Asigna a Raúl como el siguiente procesador Raúl Logística Pregunta a Raúl que confirme el retraso en la entrega de mercancías El caso se registra y al mismo tiempo se envía un informativo a Elena Raúl lee sus s Accede a su buzón de workflow y ejecuta el caso asignado Confirma el retraso en la entrega de la mercancía Devuelve caso a Elena Asigna a Juan Gómez como siguiente procesador Pregunta a Juan G. cómo seguir con la disputa en base al cliente El caso se registra y se le envía por El Dpt. de Adm. lee sus s Accede a su buzón de workflow y ejecuta el caso asignado Contabiliza el abono Devuelve el caso a Elena 6 Departamento de Administración Contable Cuentas a Cobrar Elena Pérez Gestora de Disputas (Coordinadora) Elena asigna al Dpt. de Adm. como siguiente procesador Informa al Depart. de Admin. para contabilizar el abono 5 El caso de registra y se le envía 4 Juan Gómez lee sus s Accede a su buzón de workflow y ejecuta el caso asignado Decide si debería crearse un abono para ese cliente con esas causas en particular Devuelve el caso a Elena Juan Gómez Gestor Cuentas 07/04/2014 Collections and Dispute Management 20

21 Expediente del caso Razón Prioridad Informe Notas Workflow Importes Estatus Adjuntos 07/04/2014 Collections and Dispute Management 21 Cliente Contactos

22 Resumen DISPUTE MANAGEMENT Gestión de expedientes de recobro. Configuración de comunicaciones externas con los clientes (correo, mail, fax), avisos, agenda de acciones, seguimiento. Workflow interdepartamental. Optimización en la resolución de casos. Gestor documental centralizado. COLLECTIONS MANAGEMENT Segmentación de clientes y definición de criterios de valoración. Configuración de las estrategias y listas de trabajo para los gestores de cobro. Implementación de los procesos de renegociación de deuda ó promesas de pago. Planes de pago. INTEGRACIÓN Integración con el área contable de cuentas a cobrar. Integración con tesorería mediante la generación de avisos de previsión sobre los acuerdos o promesas de pago firmes. 07/04/2014 Collections and Dispute Management 22

23 ConVista Consulting & Advisors SLU Pl. de Castilla, 3 Planta 14 Of. E Madrid Tel.: Avenida Diagonal 67, 5a planta Barcelona Tel.: jose.martinez@convista.com Alemania Suiza Reino Unido Sudáfrica Austria España EEUU Hungría Rusia Serbia Italia Brasil Israel