52 CONGRESO SECOT MANUAL DEL EXPOSITOR. 23/24/25 Septiembre 2015 Valencia INVITED HONOR SOCIETIES SOCIETÀ ITALIANA DI ORTOPEDIA E TRAUMATOLOGIA

Transcripción

1 52 CONGRESO SECOT 23/24/25 Septiembre 2015 Valencia MANUAL DEL EXPOSITOR INVITED HONOR SOCIETIES SOCIETÀ ITALIANA DI ORTOPEDIA E TRAUMATOLOGIA COLEGIO MEXICANO DE ORTOPEDIA Y TRAUMATOLOGÍA A.C.

2 52 CONGRESO SECOT PLANTA 0 ALTURA MÁXIMA 3M PLANTA 2 Secretaría Técnica Área café Eposters ACCESO PLANTA 1 SALAS 1-9 AUDITORIO 2 ALTURA MÁXIMA 3M AREA ALTURA MÁXIMA 2.5M ALTURA MÁXIMA 3M ALTURA MÁXIMA 3M ÁREA ALTURA MÁXIMA 2.5M ALTURA MÁXIMA 3M 84 AUDITORIO 1 ALTURA MÁXIMA 2,65M ALTURA MÁXIMA 3M SECRETARÍA CONGRESO Acceso planta 1 Sala Polivalente Planta 2 Secretaría Técnica Eposters ALTURA MÁXIMA 3M ÁREA ALTURA MÁXIMA 2.5M SECRETARÍA C ALTURA MÁXIMA 3M ZONA FENIN ÁREA ALTURA MÁXIMA 3M CARPA DE ENTRADA ACCESO HOTEL SOROLLA SALAS PLENARIAS ENTRADA

3 Estimado expositor, Con el fin de facilitar su participación en la exposición comercial del congreso de la SECOT, nos complace enviarle el Manual informativo para expositores para la contratación de servicios correspondiente al año Para cumplimentar su solicitud basta rellenar los formularios de contratación que encontrará al final del presente manual y enviarlos al Palacio de Congresos de Valencia, a la dirección de correo electrónico que se detalla más abajo. Todos los servicios detallados requieren un tiempo de planificación y control, por lo que le rogamos formalice todas las contrataciones antes del día 1 de Septiembre. Todos aquellos servicios solicitados con posterioridad a la fecha arriba indicada podrán ser atendidos previa consulta, incrementándose las tarifas en un 25% debido a las dificultades técnicas que ello conlleva. Esperando que el presente manual le sea de gran ayuda, le saluda cordialmente Palacio de Congresos de Valencia Secretaría SECOT C/ Fernández de los Ríos, 108 C.P Madrid Phone Fax Web: / secot@secot.es La Secot es responsable de la completa organización del Congreso Nacional, incluyendo todos los aspectos relacionados con el patrocinio, inscripción, alojamiento, actos sociales, etc. Horario atención al público Lunes a Jueves: 09:00-18:30 h. Viernes: 09:00-18:00 h. Web:

4 NORMATIVA GENERAL PARA EXPOSITORES Y COLABORADORES EN SECOT 2015 Esta normativa está elaborada por la SECOT y es de obligado cumplimiento para todas las empresas patrocinadoras del Congreso. A continuación se detalla resumen de los aspectos más importantes. Están reguladas por esta normativa las siguientes actividades, dirigidas a profesionales o personas interesadas en la cirugía ortopédica y traumatología, y que se celebren desde dos días antes del inicio del 52º Congreso SECOT hasta dos días después de su finalización, tanto en el edificio sede del Congreso como en hoteles de la ciudad. 1. Espacios en la Exposición Comercial (stands) 2. Organización de Sesiones Patrocinadas 3. Organización de Eventos Sociales 4. Publicidad / Anuncios en las diferentes publicaciones del Congreso 5. Introducción de Documentación en Cartera Recuerde 1. Stands No está permitida la exposición de productos que no se hayan relacionado en el formulario de solicitud del stand. La actividad comercial de la empresa expositora se limita estrictamente al espacio contratado, no pudiendo realizar ninguna actividad comercial/publicitaria fuera de éste. No se podrá colocar rótulos, carteles, expositores, maquinaria, etc. fuera de la superficie estrictamente contratada. 2. Sesiones Patrocinadas No está permitido la celebración de actividades científicas (simposios, mesas redondas, presentaciones y cualquier tipo de sesión) dirigidas a profesionales relacionados con la Cirugía Ortopédica y Traumatología hasta dos días después de su finalización, tanto en el edificio sede del Congreso como en hoteles de la ciudad. 3. Eventos Sociales No está permitido organizar ninguna actividad social ni servicio de hospitalidad para más de 50 personas sin el permiso escrito de la Organización, desde los dos días anteriores al comienzo del Congreso hasta los dos posteriores a su finalización. 4. Publicidad / Material gráfico No está permitida la reproducción, publicación, filmación o uso de los logotipos de la Sociedad Española de Cirugía Ortopédica y Traumatología, SECOT o del Congreso.

5 5. Introducción de documentación en cartera Es imprescindible que se envíe una muestra antes de su edición para ser aprobada por la Organización. 6. Forma de Pago: El 100% del importe deberá estar pagado antes del 1 de septiembre de Cancelaciones Si la cancelación se produce a partir del 1 de agosto se aplicará un cargo 75% del total del coste del patrocinio. Si la cancelación se produce a partir del 1 de agosto se aplicará un cargo del 100% del total del coste del patrocinio. La cancelación de un stand, por parte de una empresa organizadora de un simposio satélite en el Congreso, conlleva el pago de la tarifa correspondiente como empresa no expositora.

6 Información general - Instrucciones para montajes y desmontajes 1. INSTRUCCIONES PARA MONTAJE, DESMONTAJE Y DECORACIÓN DE STANDS 1.1 General, accesos y parking Para realizar el montaje en las mejores condiciones posible: Los vehículos con material accederán a los muelles por la vía auxiliar, que conduce directamente al área de carga/descarga. Los muelles tienen acceso directo a la parte trasera de los escenarios de los auditorios. Los vehículos, coches o furgonetas, no podrán quedarse estacionados dentro de la vía auxiliar una vez hayan descargado la mercancía. El Palacio tiene a su disposición varios carros y una transpaleta para facilitar el transporte de la mercancía a su stand. NORMAS DE RECEPCIÓN Y ALMACENAMIENTO DE MERCANCÍAS a. Toda la mercancía deberá estar correctamente etiquetada con: nombre y fecha del congreso, nombre de la casa comercial o, en su caso, Secretaría Técnica, teléfono de contacto y número del stand al que va destinada. b. La mercancía se recibirá dentro de un plazo máximo de 48 horas anteriores al comienzo del congreso, o 2 días hábiles, en función de la actividad del edificio. Se debe consultar este plazo. c. El Palacio de Congresos no se responsabiliza de la recepción de mercancías, por lo que es conveniente que venga un responsable de la organización, o se contrate a un miembro de seguridad, para el control de llegadas y localización del material. En este último caso, será necesaria una relación detallada de los bultos que se espera lleguen al Palacio para poder proceder a esta tarea. d. Una vez montados los stands, el material sobrante y de reposición deberá depositarse en los muelles que la organización del Palacio de Congresos designe para este menester, dejando despejado el espacio del propio stand. e. Al finalizar el congreso y tras el desmontaje, toda la mercancía que sobre ha de depositarse en los muelles del Palacio; todo el material dejado en el área de exposición se considerará que no se quiere y se tirará. f. El material depositado en muelles se deberá recoger dentro de las siguientes 48 horas o 2 días hábiles. Pasado este plazo entenderemos que el expositor no está interesado, por lo que dichos objetos serán retirados y el coste de su retirada podrá ser facturado a su propietario.

7 1.2 Descripción del área de exposición Las zonas marcadas en el área de exposición del plano adjunto con triángulos representan rampas. Por favor, compruebe si su stand está sobre una rampa porque necesitará nivelarla, salvo que haya contratado la construcción de su stand modular o de diseño al palacio de congresos, en ese caso el palacio se encargará de ello. Descripción: - Suelo: granito. - Acabado de las paredes: piedra calcárea apomazada. - Carga máxima que soporta el suelo: 300 kg/m². - Altura: variable debido al diseño del techo, desde los 8.6 m a los m. - Iluminación: Focos en el techo con lámparas halógenas metálicas. Queda terminantemente prohibido agujerear las paredes, techo o suelo del área de exposición. Cualquier alteración o daño causado a las salas o instalaciones será reparado y su coste asumido por el expositor responsable. 1.3 Horarios Horarios de acceso para montaje y desmontaje de los stands: Montaje para expositores que utilicen stand modular: Lunes día 21 a las 12:00 Montaje para expositores que NO utilicen stand modular: Lunes día 21 a las 08:00 - Los sitios de paso deben quedar libres de mercancía, material de embalaje, etc., a partir de las 20 h del martes dia 22 para permitir la limpieza. - La decoración y el acabado del stand no deben sobrepasar los límites del stand. NO SE PERMITIRÁ REALIZAR NINGÚN TIPO DE MONTAJE EL MIÉRCOLES DIA 23 DEBIDO A QUE LOS DELEGADOS ACCEDERÁN AL AUDITORIO A TRAVÉS DEL ÁREA DE EXPOSICIÓN. Desmontaje para todos los expositores SERÁ EL VIERNES 25 A PARTIR DE LAS h No estará permitido desmontar ningún stand hasta la hora indicada o mientras haya asistentes en el interior de los auditorios.

8 1.4 Construcción de stands Stands modulares: Para la solicitud de stands modulares. o Los stands deben quedar en su estado inicial. Queda prohibido pintarlos o pegar papeles (excepto si se realiza con una cinta a doble cara especial que no deje residuos sobre la superficie). El expositor responsable asumirá los costes de los daños ocasionados. Stands de diseño y de paraguas: o Se deben enviar los planos del stand de diseño para su aprobación por el departamento técnico del Palacio o Todos los stands, incluyendo los de paraguas, deben montarse sobre moqueta, no pueden hacerlo directamente sobre el suelo. o Los stands que no sean de diseño, ni modulares, ni de paraguas, tienen que traer una trasera ya que no pueden pegarse carteles sobre la pared. o En caso de no traer moqueta o trasera, deberá contratarse obligatoriamente al Palacio de Congresos de Valencia mediante los formularios anexos y se le repercutirá el coste correspondiente. Los expositores tienen libertad para decorar y equipar su stand, respetando siempre las normas descritas en los apartados anteriores y las que se describen a continuación: o o o El equipamiento de los stands no debe superar ni el perímetro ni la altura del stand. No está permitida ninguna decoración o instalación que pueda ofender a otros expositores. Todo tipo de publicidad a través de altavoces quedan prohibida. La distribución de panfletos y muestras solo se permitirá dentro de los límites de su stand. El uso de cinta adhesiva para marcar los límites de cada stand o para fijar moquetas solo puede ser realizado con la autorización del Palacio de Congresos de Valencia. El uso de losetas adhesivas queda prohibido. Los daños causados por no tener en cuenta dicha regla serán facturados al responsable. Para el equipamiento de los stands ver la descripción realizada en las páginas de este manual. El Palacio de Congresos de Valencia realiza stands de diseño, para más información contacte con el Limpieza de stands La limpieza de salas y accesos será realizada al finalizar el horario de montaje. El expositor es el responsable de la limpieza de su propio stand. Si desea que dicho servicio sea realizado por personal especializado, puede solicitarlo con el formulario de pedido correspondiente que encontrará en la página 26. La limpieza de los stands debe realizarse fuera de las horas de apertura de la exposición.

9 2. HORARIOS EXPOSICIÓN COMERCIAL Horas de apertura de la exposición para expositores y visitantes: Horario de apertura Miércoles 23 de septiembre: 08:00-19:00 h. Jueves 24 de septiembre: 08:00-19:00 h. Viernes 25 de septiembre: 08:00-19:00 h. Horario de montaje Lunes 21 de septiembre: h. Martes 22 de septiembre: 09:00-20:00 h. Horario de Desmontaje Viernes 25 de septiembre a partir de las 18.30h. Para cualquier información relacionada con la exposición comercial y patrocinio del congreso, por favor contacte con secot@secot.es 3. EXTRACTOS DE LAS REGULACIONES DE EL PALACIO DE CONGRESOS DE VALENCIA 3.1 Robo Los bienes expuestos, componentes de los stands y material de embalaje permanecen en nuestras instalaciones bajo la responsabilidad del expositor correspondiente. Como medida preventiva, aconsejamos no dejar pequeños objetos que puedan ser fácilmente transportados sin vigilancia, o dejar su stand sin atención. El Palacio de Congresos de Valencia declina cualquier responsabilidad. El Palacio de Congresos ofrece vigilancia adicional bajo pedido. Utilice el formulario adjunto para solicitarla 3.2 Responsabilidad civil del expositor El expositor es responsable de todo el daño causado a una tercera parte, tanto por su personal, como por él mismo, como por personas autorizadas por él. 3.3 Catering y entrega de bebida y comida a los stands El Palacio de Congresos de Valencia tiene una empresa concesionaria en exclusiva para la cafetería y el restaurante, así como para la entrega de comida y bebida a los stands. Los expositores deben dirigirse directamente a la empresa concesionaria para realizar cualquier pedido de comida o bebida. GOURMET PARADIS CATERING Rocío Beleña, Ejecutiva de Ventas Avda. Cortes Valencianas 60 // Valencia Tel / Fax E- mail: rocio.belena@gourmetcatering.es

10 3.4 Disposiciones finales Los organizadores de la exposición y la dirección del Palacio de Congresos de Valencia se reservan el derecho a modificar o completar los diferentes puntos contenidos en las presentes regulaciones en cualquier momento. Los organizadores informarán a los expositores de cualquier cambio que se produzca. Toda la información e instrucciones dadas a los expositores por los organizadores forman parte de las presentes regulaciones.

11 4. EJEMPLO STAND MODULAR. INFORMACIÓN Y CARACTERÍSTICAS Todas las entidades expositoras tendrán derecho a optar por esta estructura modular del stand, sin ningún coste adicional, estando está formada por:

12 5. STANDS OPCIONALES Y MOBILIARIO EXTRA No incluido en el precio del stand

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18 Por favor, rellene con sus datos: Expositor (Empresa): Nº stand: Solicitud de Stand Si desea que el palacio construya su stand modular, rellene con sus datos la hoja de pedido y marque con una cruz la casilla correspondiente. Precio m2 cantidad m² Color de moqueta Color del stand Stand B 134 Stand Max 160 Stand Now 160 Stand Basic 145 Stand E- corner 370 Importante: La cartelería NO contratada al Palacio de Congresos y que se haya podido colgar en las paredes de los stands debe ser retirada al finalizar el congreso, de no ser así se les facturará el coste de retirada y limpieza. Moqueta 9 / m² La moqueta está incluida en el stand modular. Si no desea contratar stand modular pero sí la moqueta, puede hacerlo y elegir entre la siguiente gama de colores. Color de moqueta: Superficie a cubrir (ancho x largo): Por favor, rellene con sus datos: Expositor (Empresa): Nº stand: Contacto: Tarifas del Mobiliario Adicional y Accesorios para los Stands Modulares 09S01 Silla Dallas blanca 31 /u. CANTIDAD

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23 PVP UNIDADES 09S01 Silla Dallas blanca 31 /u. 09S03 Silla Jacobsen burdeos 18 /u. 09SP01 Sillón Klapsta piel negra 160 /u. 09SP02 Sillón Klapsta piel blanca 160 /u. 09TA01 Taburete plata asiento rojo 31 /u. 09TA02 Taburete Menphis blanco 52 /u. 09M01 Mesa Dallas alta 70 /u. 09M03 Mesa rectangular blanca 63 /u. 09M04 Mesa rectangular arce 63 /u. 09M06 Mesa circular blanca 43 /u. 09M05 Mesa circular arce 43 /u. 09M03 Mesa Lack blanca 24 /u. 09MO03 Mostrador aluminio blanco 116 /u. 09MO01 Mostrador aluminio arce 96 /u. 09MO09 Mostrador vitrina blanco 125 /u. 09MO02 Mostrador vitrina arce 125 /u. 09MO06b Mostrador vitrina blanco con tapa de cristal 216 /u. 09MO06 Mostrador vitrina arce con tapa de cristal 216 /u. 09MO04 Mostrador onda blanco con tapa en arce 155 /u. 09CA01 Cajonera blanca 44 /u. 09PACKPC 1 mesa circular arce, 4 sillas Jacobsen burdeos y 1 papelera 153 /u. 09PACKPC.2 1 mesa circular arce, 4 sillas Jacobsen burdeos, 1 mostrador vitrina are y 1 papelera 248 /u. 09ES01 Vitrina de cristal 162 /u. 09POR01 Portacatálogos 128 /u. 09AC01 Papelera 7 /u. 09VIP01 Sillón Blow 170 /u. 09VIP02 Sillón Faz 129 /u. 09VIP03 Taburete Wing 90 /u. 09VIP04 Mesa Wing 175 /u. 09VIP05 Mostrador Vela 314 /u. 09VIP06 Silla Vertex 106 /u. 09VIP07 Mesa Jut 168 /u. 09VIP08 Mesa centro Pillow 68 /u. 09VIP09 Sofá Blow 293 /u.

24 Envío de Formularios y Pago de Servicios Una vez cumplimentados envíe los formularios junto a esta hoja antes del 1 de Septiembre de 2015 a: PALACIO DE CONGRESOS DE VALENCIA Att: Desire Pardienes Área de Operaciones Tel Correo electrónico:dpardines@palcongres- vlc.com Las tarifas de los servicios serán abonadas a la presentación de los cargos correspondientes mediante: Tarjeta de crédito VISA o MASTERCARD. Datos de Facturación Nombre stand: Persona de contacto: Correo electrónico: Nº stand: Teléfono: Los siguientes campos deben rellenarse obligatoriamente: Razón Social: CIF: Dirección: Localidad / Provincia: Código Postal: El importe total será cargado directamente en su tarjeta de crédito. La copia del pago así como la factura le serán remitidas por correo electrónico. Mastercard VISA Número de tarjeta: Fecha de caducidad: Titular: Firma: MUY IMPORTANTE Por favor remita debidamente cumplimentado junto con la hoja de pedido a Desire Pardines (dpardines@palcongres- vlc.com); antes del 1 de Septiembre de 2015 TODOS LOS PEDIDOS CON POSTERIORIDAD A ESA FECHA SUFRIRÁN UN INCREMENTO EN UN 25 %. 21 % IVA NO INIDO EN LOS PRECIOS. ESTE PEDIDO FORMA PARTE DE UN CONTRATO DE ALQUILER DE LA SUPERFICIE PARA UN STAND

25 Por favor, rellene con sus datos: Expositor (Empresa): Nº stand: Suministro Eléctrico El consumo de electricidad está incluido en el precio del stand. - Los stands modulares (3x2 m) están provistos de una conexión base (hasta 500 W de potencia disponible a 220 V) y una caja magneto térmica. La ampliación de la potencia ya instalada en el stand modular, debe ser solicitada por el expositor, asumiendo su coste. - Se puede contratar sólo el suministro eléctrico sin tener que contratar un stand modular. PEDIDO: Alquiler de caja de alimentación y consumo a precio fijo. Por favor, marque con una cruz la acometida que desee en función de sus necesidades: Diferencial II hasta 3,3 Kw (monofásico) Diferencial III hasta 9 Kw (trifásico) Importe Si desea hacer alguna referencia específica de la ubicación de la acometida eléctrica solicitada, por favor hágala a continuación: Unid. Solicitud de Medios Audiovisuales Línea ADSL (100 Mb/s ) Impresora Láser b/n Impresora de tinta color Ordenador personal portátil Pantalla de leds de 46 con soporte Otros Producto Precio Cantidad 250 /fijos por todo el evento 75 /día 50 /día 110 /día 170 /día CONDICIONES DE ALQUILER DEL EQUIPAMIENTO AUDIOVISUAL ü El alquiler de audiovisuales incluye el montaje de los equipos contratados, el desmontaje y la asistencia técnica en caso de avería. Si desea contar con la presencia de personal técnico durante el evento, deberá ser contratado adicionalmente. ü El personal técnico no manipula ni monta materiales ajenos. ü El alquiler del equipamiento audiovisual es para usar exclusivamente en las instalaciones del Palacio de Congresos de Valencia. ü La prolongación de horarios o días no solicitados con anterioridad deberá ser solicitada con una antelación mínima de 24 horas y estará sujeta a que el Palacio de Congresos tenga la posibilidad de prestar el servicio. Las tarifas del alquiler de los servicios prologados irán acompañados de un recargo de un 25% sobre las tarifas vigentes. ü Si se producen desperfectos, extravío o cualquier anomalía en los elementos serán siempre por cuenta del contratante.

26 Por favor, rellene con sus datos: Expositor (Empresa): Nº stand: Solicitud de Azafatas/os Sin idioma Con un idioma Con dos idiomas o más 16 /h 17 /h 18 /h Número azafatas Fechas Horario Idioma La jornada mínima del personal contratado es de cuatro horas continuas. En jornadas superiores a 6 h dispondrán de una hora libre para el almuerzo. En días festivos se aplica al precio un incremento del 40 % y a partir de las 20 h de cualquier día de la semana un 25 %. Solicitud de Limpieza de Stand Detalles del trabajo a realizar: Una limpieza diaria del stand por la mañana antes de la apertura al público. Vaciado de papeleras. Quitar el polvo de los muebles y expositores. Quitar las huellas dactilares de cristales y/o espejos. 45 /día - stand entre 6 y 24 m² 65 /día - stand entre 25 y 48 m² Fechas para las que se solicita el servicio de limpieza de stand: Solicitud de Flores y Plantas Especie Tamaño Precio Cantidad Kentia cm 28 /día Yuka cm 28 /día Ficus Benjamin cm 28 /día Helecho Ø 50 cm 28 /día Centro de Flores Ø 50 cm 42 Otros:

27 Por favor, rellene con sus datos: Expositor (Empresa): Nº stand: Solicitud de Vigilancia Extra para el stand 23 /hora La jornada mínima del personal contratado es de seis horas continuas. En jornadas superiores a 6 h dispondrán de una hora libre para el almuerzo. Mañana Tarde Noche Fecha Entrada Salida Entrada Salida Entrada Salida A continuación detalle el trabajo específico que debe hacer: Persona de contacto en el stand Solicitud de Mozos 21 /hora La jornada mínima del personal contratado es de cuatro horas continuas. En jornadas superiores a 6 h dispondrán de una hora libre para el almuerzo. Mañana Tarde Fecha Entrada Salida Entrada Salida A continuación detalle el trabajo específico que debe hacer: Persona de contacto en el stand

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