Aplicación Portable para la captura de calificaciones

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1 Aplicación Portable para la captura de calificaciones Manual de Usuario

2 CONTENIDO PRÓLOGO Requerimientos Proceso Descarga de la aplicación portable Descarga de Archivo de evaluaciones Uso de la aplicación portable Consulta de Bitácora

3 PRÓLOGO Este manual está dirigido a todos los usuarios que deseen conocer de forma teórica y práctica el funcionamiento de la aplicación portable para la captura de calificaciones. Se incluyen, además un índice temático para facilitar la consulta de términos y nociones específicos.

4 Requerimientos Para el correcto funcionamiento de la aplicación portable, su equipo de cómputo, necesitará cubrir los siguientes requisitos: 1. Sistema Operativo : Windows XP SP3 Windows Server 2003 SP2 Windows Vista SP1 or later Windows 7 Windows 7 SP1 2..Net Framework 4.0 o superior 1 Para verificar el framework que tiene instalado en su equipo vaya a: 1. Panel de control y abra la aplicación 1 Descargar de la siguiente liga :

5 2. Buscar en la lista de programas: Microsoft.NET Framework 2 Si usted no cuenta con el Microsoft.NET framework 4, acuda al Departamento de Sistemas y se le proporcionará un CD con el software. O podrá descargarlo de la siguiente liga: 2 Equipos Windows XP y Vista pueden traer las siguientes versiones 1.1 o 2; Equipos con Windows 7 pueden traer versiones 3.5 o 4

6 1. Proceso El procedimiento para la captura de calificaciones por medio de la aplicación portable es muy sencillo y se ilustra en la siguiente figura: 1.1 Descarga de la Aplicación portable Y solo debe de ser instalada una vez 1.2 Descarga de Archivo de evaluaciones Este archivo estará disponible dependiendo del calendario escolar que establezca el Departamento de Estadistica y Control Escolar; y lo tendrá que descargar cada que inicie un periodo de captura de calificaciones 1.3 Uso de la aplicación portable Una vez que la aplicación esté instalada en su equipo de cómputo podrá iniciar con la captura de calificaciones y envío de la información. Trabajará siempre con el mismo archivo descargado en el paso 2, hasta terminar por completo la evaluación. No es necesario descargarlo cada ves que use la apliacacion Ejecutar la aplicación portable Enviar Calificaciones al servidor Aries Capturar Calificaciones 1.4 Consulta de Bitácora Una vez que haya enviado sus calificacionea al servidor de ARIES a través de la aplicación portable, deberá de verificar al día siguiente si su archivo se ha procesado correctamente, en caso contrario notificar al área de soporte del error.

7 1.1 Descarga de la aplicación portable. Como primer paso deberá descargar la aplicación portable, ingresando al sitio web del Sistema ARIES, a través de la dirección electrónica Recuerde tener a la mano su usuario y clave de acceso asignados por el Departamento de Estadística y Control Escolar. Dentro de las opciones de la sección Acreditación del menú principal encontrará la opción Descarga de la aplicación portable, dará un clic y comenzará la descarga de la misma.

8 Nota: Es probable que su navegador detecte como un riesgo la descarga de la aplicación por ser un archivo de tipo ejecutable, por lo que deberá permitir la descarga seleccionando la opción correspondiente de acuerdo a la versión y tipo de navegador que esté utilizando. Una vez hecha la descarga y guardado el archivo ejecutable, dar doble clic sobre AplicacionPortableAries.exe y seguir las instrucciones mostradas en pantalla. Al terminar la extracción de los archivos notará que se crean 3 archivos y una carpeta con el nombre de images, lo cual indica que la extracción fue satisfactoria.

9 1.2 Descarga del archivo de Evaluaciones Para poder capturar las calificaciones de un periodo de evaluación: primero habrá que descargar el archivo con la información de los alumnos, para esto ingresarás desde el menú Acreditación en la opción: Descarga del archivo de evaluaciones portable

10 En esta pantalla podrás descargar el archivo de la evaluación que te interese evaluar, cabe mencionar que las fechas de apertura y cierre para la captura de calificaciones, son establecidos por el Departamento de Estadística y Control Escolar, esto quiere decir que una vez que el periodo termine Usted no podrá descargar ningún archivo. Si pasamos el puntero del mouse sobre los recuadros de cada evaluación veremos información relacionado con las fechas de apertura y cierre de cada periodo. En la imagen anterior no hay ningún periodo abierto; si observamos la imagen en la parte inferior se muestra la simbología que nos indica que si están en color gris los periodos están cerrados y si están en color verde están abiertos por lo que podremos continuar con nuestra descarga del archivo de evaluaciones. Ejemplo: Descarga el archivo para poder evaluar el Primer parcial, si vemos nuestra pantalla nos muestra en color verde el periodo que está abierto, y al

11 pasar el mouse sobre el recuadro verde nos índica la fecha de apertura y cierre para ese periodo. Le damos un clic y el sistema comenzará a generar el archivo el cual contendrá a todos los alumnos que hasta ese momento hayan sido previamente asignados a sus horarios respectivos, el proceso tardará en promedio varios minutos dependiendo la cantidad de alumnos que tenga el centro, una vez terminado se descargara el archivo con la extensión ZIP Dependiendo de la configuración de nuestro navegador nos mostrara un cuadro de diálogo para la descarga de nuestro archivo ZIP o lo dejará en la carpeta donde tenga configurada las descargas del navegador; por lo general, en es nuestro directorio de usuario llamado Descargas.

12 Para el ejemplo anterior; previamente se creó una carpeta en C:\Evaluaciones donde se guardo el archivo ZIP. Nota: Con este archivo ZIP trabajaremos todo el tiempo desde nuestra aplicación portable por que la descarga solo la haremos una vez.

13 1.3 Uso de la aplicación portable. Ejecute la aplicación Ejecute la aplicación dando doble clic sobre el archivo AriesPortable.exe; recuerde tener a la mano su usuario y clave de acceso asignados por el administrado, ya que en la aplicación portable será necesario.

14 Siga los siguientes pasos: 1. Haga clic sobre el botón CARGAR EVALUACIÓN de la ventana principal. 2. Seleccione la evaluación a capturar. 3. Elija una de las opciones en pantalla. a. CAPTURAR CALIFICACIONES b. ENVIAR CALIFICACIONES

15 4. Para el caso de captura de calificaciones, a. Introduzca su usuario y clave de acceso. b. Seleccione la carrera, grado y grupo; así como el horario o asignatura. c. De un Clic sobre el nombre de la evaluación.

16 Manual de Usuario Aries Portable d. Capture las calificaciones, el sistema portable validará las calificaciones que introduzca de acuerdo al reglamento vigente. Si existiera un error de captura o una notificación importante le aparecerá un icono, a un lado de la celda de Calificación. Mensajes informativos: informativos Al pasar el puntero del mouse se desplegará el texto alusivo a la situación de ese alumno. alumno Dependiendo del estatus del alumno, el sistema le dará derecho a capturar calificaciones o no e. Guarde las calificac calificaciones de manera temporal dando Clic C sobre el botón. f. Imprima los concentrado concentrados de calificaciones, para su u validación por parte del docente docente, de clic sobre el botón.

17 Manual de Usuario Aries Portable Recuerde que el concentrado a través del sistema portable es provisional,, debido a que aún no están procesadas las calificaciones por lo que deberá generarlo a través del sistema ARIES ARIES-WEB,, una vez enviadas las calificaciones y procesadas pos nuestros servidores. g. Guarde las calificaciones de manera definitiva dando clic sobre el botón. h. Imprima su conce concentrado ntrado de calificaciones y obtenga las firmas correspondientes para su validación. De clic al botón.

18 Manual de Usuario Aries Portable Recuerde que el concentrado a través del sistema portable es provisional, debido a que aún no están procesadas las calificaciones por lo que deberá generarlo rarlo a través del sistema ARIES ARIES-WEB, WEB, una vez enviadas las calificaciones y procesadas pos nuestros servidores. i. Repita los pasos anteriores para cada asignatura y grupo de la evaluación correspondiente. Nota: Las calificaciones guardadas como DEFINITIVAS ya no podrán ser modificadas a través del sistema. Usted puede enviar cuantas veces crea conveniente la información al servidor de ARIES,, ya sean temporales o definitivas, el sistema Aries tiene las siguientes reglas para el procesamiento de calificacione calificaciones:

19 Temporales: Los cambios serán los del último archivo enviado, según la fecha y hora de éste. Definitivas: El primer archivo procesado por el sistema ARIES, los demás archivos enviados con calificaciones definitivas serán ignorados. 5. Envío de calificaciones. a. Valide que tenga conexión a internet 3. b. De clic sobre el botón. c. Espere unos segundos hasta que se le notifique que el proceso se realizó satisfactoriamente. 3 En algunos casos, las señales débiles de internet podrían evitar la transferencia de archivos

20 1.4. Consulta de Bitácora.- Esta opción le permite verificar el proceso que ha realizado ARIES, indicado en el punto del proceso (Enviar Calificaciones al servidor ARIES) En la sección Acreditación del menú principal, deberá dar clic en la opción log de Calificaciones Portable.

21 Aparecerá la imagen siguiente: Ésta imagen muestra los archivos de salida (log) correspondientes a los archivos de calificaciones que fueron enviados a ARIES; clasificados por año y mes de procesamiento. El nombre del archivo de log se conforma de la fecha y hora en que se recibió en el servidor, más el nombre del archivo de calificaciones; lo que permite saber exactamente cuando fue recibido el archivo. Para ver el contenido del archivo de log, haga clic en el archivo de su elección y el sistema abrirá otra ventana mostrando lo siguiente:

22 Secciones de Carrera y Grupos Un acordeón formado por una sección de inicio, varias secciones con la carrera y el grupo procesados y una sección de fin. Sección de inicio: Fecha en que se inició el proceso de subir las calificaciones a la base de datos. Sección de Carrera y Grupo: Nombre del archivo de calificaciones que se procesó. Si el texto de la sección es de color verde indica que se grabaron las calificaciones. Se indica la CURP del alumno, la calificación y si se grabó como definitiva o temporal

23 Haga clic sobre el título de la sección de Carrera y Grupo para expandirla y ver el resultado del procesamiento de las calificaciones correspondientes, la evaluación por Carrera y Grupo. Si el texto de la sección es de color verde, significa que se grabaron las calificaciones en la base de datos, si es negro indica que no se grabaron las calificaciones (porque ya existen en la base de datos como definitivas, el estatus del alumno no lo permite o son nulas) y el rojo indica que hubo un error en el proceso que deberá ser reportado al área de soporte de ARIES. Sección de Fin: Fecha en que terminó el proceso de subir las calificaciones a la base de datos. Nombre del archivo de calificaciones que se procesó.

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