ELABORACIÓN, ANALISIS Y APROBACIÓN DE CONVENIOS DE COOPERACIÓN

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1 SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONRVACIÓN CRETARÍA EJECUTIVA (Pág. 1 de 8) I. PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO Establecer los pasos que se deben seguir para la elaboración y análisis de convenios de cooperación a suscribir entre el SINAC y Entidades u Organizaciones Públicas o Privadas, Nacionales o Internacionales, según la definición establecida en este procedimiento, para su aprobación por parte del Consejo Nacional de Áreas de Conservación (CONAC). II. ALCANCE Este procedimiento será de aplicación para todas las instancias del SINAC que tramiten convenios de cooperación a suscribir entre el SINAC y Entidades u Organizaciones Públicas o Privadas, Nacionales o Internacionales para su aprobación por parte del CONAC, con fundamento en el artículo 12 inciso q) del reglamento a la Ley de Biodiversidad. III. NORMATIVA LEGAL Y TÉCNICA Ley General de Administración Pública, Nº 6227 Ley General de Control Interno, Nº Ley de Biodiversidad, Nº 7788 y su reglamento Ley Orgánica del Ambiente, N 7554 Ley Forestal, Nº 7575 y su reglamento. Ley de Creación del Servicio de Parques Nacionales N 6084 Ley de Conservación de la Vida Silvestre, Nº 7317 y su reglamento. El numeral 3) inciso 6) del Reglamento sobre el refrendo de las contrataciones de la Administración Pública, emitida por la CGR Nº R CO-DCA, publicado en la Gaceta Nº 202 del 22 de octubre del IV. LINEAMIENTOS Y DIRECTRICES 1. Todo convenio de cooperación entre el SINAC y Entidades u Organizaciones Públicas o Privadas, Nacionales o Internacionales, en las competencias establecidas para el SINAC en la normativa vigente, deberá ser sometido a conocimiento y aprobación por parte del Consejo Nacional de Áreas de Conservación. 2. El presente procedimiento no es aplicable para formalizar relaciones entre instituciones que se refieran a aspectos de índole operativo u administrativo, como: préstamo de inmuebles a título gratuito, trámites relacionados a gestión de recurso humano y servicios al personal. 3. La elaboración de convenios de cooperación deberá ajustarse a la Guía para la elaboración de convenios de cooperación, que se anexa al presente procedimiento. 4. Aquellos convenios de cooperación que se suscriban con instituciones de otros gobiernos o con organismo internacionales, que ya disponen de formatos definidos, para la suscripción de convenios, podrán elaborarse siguiendo dichos formatos, siempre y cuando se cumpla con el supuesto de que los convenios de cooperación, concretizan un beneficio mutuo para las Partes que lo suscriben, así como con los arreglos administrativos, establecidos en el presente procedimiento para la aprobación de convenios de cooperación a suscribir entre el SINAC y entidades u organizaciones públicas o privadas, nacionales o internacionales, que se refieren a la aprobación del Convenio por parte del CONAC y a la aprobación interna o refrendo del mismo, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 inciso 6 del Reglamento sobre el

2 SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONRVACIÓN CRETARÍA EJECUTIVA (Pág. 2 de 8) refrendo de las contrataciones de la Administración Pública, emitida por la CGR Nº R CO-DCA, publicado en la Gaceta Nº 202 del 22 de octubre del Todos los convenios de cooperación que se suscriban con Entidades u Organizaciones Públicas o Privadas, Nacionales o Internacionales, referidos a las competencias de SINAC, que deba firmar el Ministro, al ser la otra parte del convenio un Ministro (a), o Embajador (a), deberán ser aprobados por el CONAC, de conformidad con el artículo 12, inciso q) del Reglamento a la Ley de Biodiversidad Nº 7788, Decreto MINAE, publicado en la Gaceta Nº 68 del 8 de abril de 2008, que establece como una función del CONAC, la aprobación de convenios referidos a las competencias en vida silvestre, recursos forestales, áreas silvestres protegidas y cuencas hidrográficas. (El Ministro (a) firma aquellos convenios referidos a las competencias de SINAC, en los que por jerarquía la otra Parte en el convenio es un Ministro (a), Embajador (a) o funcionario con rango superior). 6. La remisión de propuestas de convenios por parte de las instancias interesadas deberá efectuarse mediante oficio y adjuntando el respectivo expediente. 7. El expediente deberá contener como mínimo lo siguiente: a) Oficio de remisión a la Oficina de Cooperación y Proyectos por parte del Director del AC o Instancia de la, con la indicación de la persona responsable del proceso de formulación y negociación del convenio. b) Un original de la propuesta de convenio c) Oficio de la Asesoría Legal del Área de Conservación con el Visto Bueno al convenio. d) Certificación de personería jurídica que acredite la facultad legal del representante de la organización o entidad pública o privada que suscribe el convenio. e) Copia del correo electrónico donde consta la remisión vía digital de la propuesta de convenio. 8. Todo convenio de cooperación, una vez firmado por las partes y previo a su ejecución, deberá contar con la aprobación interna de la Asesoría Legal o el Refrendo de la Contraloría General de la República, según corresponda, a criterio de la Asesoría Legal de la Secretaría Ejecutiva. 9. La OCP podrá asesorar en el proceso de negociación a solicitud de la instancia interesada. 10. Deberá designarse mediante oficio el responsable en cada AC o según corresponda, del seguimiento a la ejecución del Convenio e informarlo a la OCP, para incorporarlo al expediente. V. RESPONSABLES Funcionarios de las Áreas de Conservación y de las Gerencias y Áreas Funcionales de la (instancias correspondientes ), quienes elaboran los convenios. Asesores Legales de las Áreas de Conservación responsables de analizar la procedencia y conveniencia jurídica del convenio y otorgar su visto bueno. Los Directores de las AC, Gerentes y Coordinadores de las Áreas Funcionales de la (instancias correspondientes ), quienes remiten los convenios con el expediente respectivo a la OCP. La OCP de la del SINAC, responsable de la revisión del convenio desde la perspectiva de cooperación y de emitir el dictamen del convenio ante el CONAC para su aprobación, así como de custodiar un texto original del convenio respectivo. La AL de la del SINAC, responsable de la revisión jurídica del convenio, así como de la aprobación interna, de conformidad con lo establecido en el numeral 3 inciso 6 del Reglamento sobre el refrendo de las contrataciones de la Administración Pública, emitida por la CGR Nº R CO-DCA, publicado en la Gaceta Nº 202 del 22 de octubre del 2007.

3 SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONRVACIÓN CRETARÍA EJECUTIVA (Pág. 3 de 8) El CONAC responsable de la aprobación del convenio, de conformidad con el artículo 12, inciso q) del Reglamento a la Ley de Biodiversidad Nº 7788, Decreto MINAE, publicado en la Gaceta Nº 68 del 8 de abril de La Secretaría de Actas del CONAC, responsable de remitir la propuesta de convenio y el dictamen a los miembros del CONAC y el acuerdo de aprobación del Convenio a la instancia interesada del AC/ con copia a AL y a la OCP. VI. GLOSARIO Aprobación interna del convenio: Sello de la Asesoría Legal incluido en los originales firmados del convenio de cooperación, que indica que el convenio cuenta con la aprobación interna de conformidad con el Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administración Pública, resolución Nº R CO-DCA, la fecha, el consecutivo y la firma del coordinador (a) de la AL de la. Convenio de Cooperación: Es un instrumento que establece relaciones de colaboración entre Partes, quienes concurren voluntariamente, motivados por el interés mutuo para el logro de objetivos comunes en las competencias establecidas para el SINAC en la normativa vigente, por ello concretiza un beneficio común para las Partes que lo suscriben. Es un acuerdo por el cual las partes manifiestan la voluntad y el compromiso ya sea general o específico de apoyarse para desarrollar en forma planificada y acordada, acciones de interés y beneficio mutuo, sin fines de lucro. Todo convenio representa la expresión de confianza, buena fe y reciprocidad entre las Partes para implementar un trabajo coordinado. Convenios marco: Son aquellos convenios mediante los cuales las partes establecen compromisos e intenciones generales de cooperación y se ejecutan generalmente a través de convenios específicos o alguna otra forma que se identifique en el mismo convenio, por ejemplo planes de trabajo. Convenios específicos: Son aquellos convenios mediante los cuales las partes establecen compromisos determinados de cooperación; estos acuerdos generalmente surgen de un convenio marco, sin perjuicio de que puedan celebrarse en ausencia de éste cuando exista la necesidad de desarrollar una o más actividades específicas en un tiempo determinado. Dictamen del convenio: Acto administrativo emitido mediante un Oficio, por parte de la OCP mediante el cual manifiesta que el convenio de cooperación fue revisado y el mismo es avalado para efectos de su aprobación por parte del CONAC. VII. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Nombre de Etapa Nº Descripción Responsable Plazo para desarrollarla 1 2 Identifica oportunidad o necesidad de establecimiento de convenio de cooperación Negocia con la contraparte los términos del convenio de cooperación N/A 10 días Nombre y Número del Formulario Tantos

4 SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONRVACIÓN CRETARÍA EJECUTIVA (Pág. 4 de 8) Elabora con base en la Guía oficial, la propuesta de convenio de cooperación Remite mediante oficio a la Asesoría Legal del AC o (según corresponda) la propuesta de convenio de cooperación Recibe el oficio con el visto bueno de la Asesoría Legal y prepara oficio de remisión por parte del Director de AC o Jefe de Unidad Funcional de la Remite oficio a la OCP junto con expediente de la propuesta de convenio Remite vía correo electrónico la propuesta de convenio a la OCP haciendo referencia al oficio de remisión. Recibe la propuesta de convenio del AC o de la instancia correspondiente de la con su expediente, revisa y de estar conforme traslada a la Jefatura. Dirección del AC o Jefatura de Secretaria OCP 9 Recibe y traslada al analista correspondiente Revisa el convenio desde la perspectiva de cooperación, incorpora las observaciones al documento digital y traslada vía correo electrónico a la AL con instrucciones de la Jefatura de la OCP solicitando el criterio de legalidad sobre el mismo adjuntando el expediente del convenio. Recibe el oficio con el criterio legal y las observaciones al documento en digital y traslada a la Jefatura de la OCP Verifica si existen observaciones. Secretaria OCP 5 días En el acto En el acto 1 1/4 día Verificación de requisitos del expediente Procede devolución? Continúa en la siguiente actividad. No procede devolución? Pasa a la actividad 22 Remite mediante correo electrónico, el convenio con las observaciones de la OCP y de la AL, a la Dirección del AC o instancia correspondiente de la, con copia al responsable de la formulación y negociación del Convenio y al asesor legal. Incorpora al convenio las recomendaciones y sugerencias o se subsanan las observaciones emitidas por la OCP y la AL. Negocia con la otra parte, (en caso de que proceda) la propuesta de convenio reformulado. Remite mediante oficio y vía digital a la OCP la propuesta de convenio reformulado y negociado con la otra parte. 1 1/8 día 5 días 10 días 1/8 día

5 SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONRVACIÓN CRETARÍA EJECUTIVA (Pág. 5 de 8) Recibe vía correo electrónico la propuesta de convenio reformulado y negociado, acompañado de oficio con el visto bueno del asesor legal y lo traslada al analista. Revisa el convenio reformulado desde la perspectiva de cooperación verificando que todas las observaciones fueron incorporadas. Remite vía correo electrónico el convenio reformulado y revisado a AL para que se verifique la inclusión de observaciones. Recibe correo electrónico de la Asesoría Legal con las observaciones sobre la propuesta de convenio reformulado y traslada al analista. Verifica las observaciones al convenio reformulado. 1/8 día 1 1/8 día No es conforme? Devuelve a la actividad 13. Es conforme: Pasa a actividad siguiente. Emite el dictamen a la propuesta de convenio de cooperación y envía al Secretario (a) del CONAC, con copia al AC o instancia interesada de la. Coordina con la Secretaría de Actas, en caso de que proceda, el espacio en la agenda del CONAC para la presentación del convenio de cooperación. Recibe notificación del acuerdo del CONAC sobre el convenio. Verifica términos del Acuerdo de CONAC: No fue aprobado? Si requiere ajustes o correcciones, devuelve a la actividad 13. Fue aprobado? Pasa a la siguiente actividad. No es de interés institucional su aprobación? archiva y finaliza procedimiento. Imprime los originales de los convenios, tramita la firma del Director Ejecutivo o Ministro. AC o Instancia de AC o Instancia de AC o Instancia de Debe ser firmado por el Ministro? Pasa a la actividad siguiente Debe ser firmado por el Director Ejecutivo? Pasa a la actividad No. 28 Traslada mediante oficio a la Asesoría Legal del MINAE para firma del Ministro y aprobación interna de ésta. Una vez recibido el documento, pasa a la siguiente actividad. 28 Tramita la firma de los originales del convenio por parte del Director Ejecutivo del SINAC. 29 Comunica mediante oficio al AC o instancia 5 días

6 SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONRVACIÓN CRETARÍA EJECUTIVA (Pág. 6 de 8) interesada de la que debe tramitar la firma de la otra Parte. Tramita la firma de los documentos originales del convenio con los representantes de la otra Parte. Remite mediante oficio, los convenios firmados a la Asesoría Legal para que trámite de aprobación interna o refrendo ante la CGR. Recibe por parte de la AL los originales del Convenio con aprobación interna o con el refrendo por parte de la CGR según corresponda. Remite mediante oficio el original del convenio a la contraparte. Traslada al administrador del Sistema de Información de la Cooperación (SIC) para que abra expediente digital, lo incorpore a la página Web de SINAC y proceda a incorporar el original al expediente respectivo. Fin del procedimiento 5 días s s VIII. FORMULARIOS 1. Verificación de Requisitos Expedientes Convenios Cooperación IX. ANEXOS 1. Guía para la elaboración de convenios de cooperación, aprobada por el CONAC mediante acuerdo N 8 de la Sesión Extraordinaria N 8, efectuada el 9 de diciembre de 2008.

7 SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONRVACIÓN CRETARÍA EJECUTIVA ANEXO 1 GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE CONVENIOS DE COOPERACIÓN (Pág. 7 de 8) Partiendo del supuesto que un Convenio de Cooperación concretiza un beneficio mutuo para las Partes que lo suscriben, la siguiente información debe ser considerada para su elaboración. Para efectos de una mejor comprensión, es conveniente que se organice por títulos, como sigue: 1. Calidades de los representantes de las Partes 2. Considerando: Incluye aquellas consideraciones que brindan el soporte legal y técnico que justifican la necesidad del convenio. 3. Cláusulas del Convenio: Objetivos del Convenio: Establece de forma clara y concreta el objetivo general y los objetivos específicos del Convenio. Áreas de Cooperación Mutua: Identifica las áreas de trabajo o los ejes de cooperación que son de interés mutuo y que serán considerados para la ejecución del Convenio. Autoridades Responsables: Identifica los cargos que en razón de las competencias de las Partes, serán los responsables últimos de la Ejecución del Convenio. Obligaciones de la otra Parte: Identifica de forma clara y concreta los compromisos que asume la otra parte para llevar a cabo el Convenio. Obligaciones del MINAE/SINAC: Identifica de forma clara y concreta los compromisos que asume el SINAC/MINAE para llevar a cabo el Convenio, tomando en consideración la realidad en cuanto a la disponibilidad de recursos del SINAC. Es necesario identificar de forma clara y concreta los recursos humanos y materiales comprometidos, para poder cuantificar, en términos monetarios, los aportes a que se compromete el SINAC, en la cláusula de cuantía. Obligaciones conjuntas: Identifica de forma clara y concreta los compromisos conjuntos de las Partes. Mecanismo de ejecución del convenio: Se incluye aquí las formas mas convenientes que se han identificado para poner en marcha el convenio, tal como Comités Conjuntos, Coordinadores de cada Parte, formulación de planes operativos, entre otros, según convenga o sea necesario. Forma de Financiamiento (Esto puede ser si se desea parte del título anterior): Se trata de identificar instrumentos o mecanismos orientados a obtener los recursos que permitan ejecutar el convenio. Cuantía: Si el convenio establece o compromete fondos públicos del SINAC, debe quedar estipulado el monto (indicando la moneda). Para estimar la cuantía se recomienda tomar en

8 SISTEMA NACIONAL DE ÁREAS DE CONRVACIÓN CRETARÍA EJECUTIVA (Pág. 8 de 8) cuenta los siguientes rubros que sean pertinentes: Personal, equipo y vehículos, Edificaciones e infraestructura, materiales y suministros, cualquier otro que sea aplicable para los efectos del convenio. La cuantía debe especificarse para el plazo de ejecución del convenio Vigencia: Debe quedar claramente establecido el plazo del convenio. Este deberá ser definido por las partes, tomando en cuenta las acciones que se quieran desarrollar. La Contraloría General de la República dispone que no se deben suscribir convenios cuya vigencia sea indefinida. Disposiciones Finales: Incluye los términos de las modificaciones o enmiendas al Convenio, la forma de solución de controversias, disposiciones sobre la terminación del convenio y sobre las prórrogas. En relación con esta última, la Contraloría General de la República, ha dispuesto que los convenios no deben tener plazo indefinido y las prórrogas automáticas son consideradas de esa forma y que solamente se podrán establecer, con el acuerdo previo por escrito de las partes, con base en los resultados de la evaluación de la ejecución del convenio. Se recomienda numerar las páginas de convenio en el margen superior izquierdo, indicando el número de página correspondiente y el nombre del convenio en una letra más pequeña que la que se utiliza en el texto del mismo. UL