Indicadores clave del desempeño de la función de auditoría interna

Transcripción

1 Auditoría y Dictamen Fiscal Indicadores clave del desempeño de la función de auditoría interna Mario Sánchez Martínez I. Introducción Es común que distintas organizaciones consideren su Área de Auditoría Interna como un área sólo de vigilancia y cumplimiento y no como un aliado en la generación de valor. Sin embargo, en empresas líderes su función ha evolucionado para convertirse en un área ágil y de fuerte impacto. Originalmente diseñada para asistir a las organizaciones en el cumplimiento de políticas y la salvaguarda de los activos, el rol de la auditoría interna se ha expandido para transformarse en un asesor de confianza que permita descubrir nuevas áreas de oportunidad en aspectos críticos para el negocio, proveyendo soluciones innovadoras que ayuden al logro de los objetivos de la empresa. Actualmente, la función del área de auditoría interna cobra importancia porque contribuye a la sostenibilidad de las empresas y sus proyectos, y se ha convertido en un gran aliado para los órganos de gobierno corporativo. II. Situación actual de la función de auditoría interna En los últimos años, las grandes firmas consultoras han realizado diversas encuestas a los miembros de los Comités de Auditoría y Directores de Finanzas, sobre sus áreas de auditoría interna. Los líderes revelan que existe una profunda brecha entre sus expectativas y el valor que en la actualidad obtienen de éstas. 65

2 Sus peticiones se resumen en lo siguiente: a) Mayor diversificación en sus habilidades. b) Mayor proactividad con los accionistas. c) Generar soluciones de mejora continua. d) Realizar auditorías con calidad. e) Generar valor como función. Considerando que la tendencia es llevar la función de auditoría interna a un nivel de clase mundial, ésta debe estar enfocada a ser un socio estratégico del negocio, generando valor agregado y no sólo protegiendo el valor mismo de la organización. La definición de valor agregado puede variar considerablemente de un área de auditoría a otra. Esta frase describe el trabajo de auditoría como aquel que ayuda a la alta gerencia de las entidades a mejorar sus procesos de negocio y reforzar su sistema de control interno, más que a ejecutar un simple trabajo de verificar el cumplimiento de políticas y procedimiento. III. f) Transformarse en un asesor estratégico del negocio. El universo de la auditoría interna El universo de la auditoría interna podemos definirlo como la lista de todas las auditorías que pudieran realizarse, y es tan grande como la propia estructura y procesos que tenga cada negocio. El responsable del área de auditoría interna debe obtener información de parte de la Alta Dirección y del Consejo de Administración a través del Comité de Auditoría. El universo de auditoría siempre debe incluir componentes del plan estratégico y del mapa de riesgos de la organización. Existen factores primordiales para agregar valor real a la gestión organizacional, como por ejemplo, el profundo conocimiento de la misma, incluyendo su cultura, personas clave, ambiente competitivo y la procuración de una relación de contribución y apoyo a la operación; también un amplio conocimiento de las prácticas que la profesión, en general, supone de valor agregado y, finalmente, considerar la creatividad para adaptar las innovaciones a la organización, de forma que rinda sorprendentes resultados y que supere las expectativas de los accionistas y directivos. A continuación, la representación gráfica de los temas que debe atender el área de auditoría interna para efectos de cumplir con sus grandes objetivos: protección del valor de la organización y generación de más valor a la misma. Consultorio Fiscal No

3 Fuente: Manual de Auditoría Interna de Grupo México desarrollado por PricewaterhouseCoopers (PWC). 67

4 Sin embargo, la percepción de las partes interesadas señala que la función de auditoría interna sólo se queda en la base de la pirámide, por lo que es importante que los nuevos objetivos de las áreas de auditoría interna enfoquen sus recursos y actividades en generar valor a los temas de la parte superior de la pirámide. IV. Indicadores de desempeño y gestión Los indicadores de gestión, desempeño y rendimiento (key performance indicators, KPI) son un control que permite medir el resultado del desempeño de la gestión de la función de auditoría interna. Los KPI son cuantificables, medibles y deben seleccionarse y establecerse teniendo en cuenta los objetivos de lo que se pretende monitorear. Existen diferentes tipos de KPI: a) El equipo de trabajo del área: i. años de experiencia en auditoría; i iv. horas capacitación por auditor; rotación de auditores, y encuesta de satisfacción del personal. b) Eficacia del área: i. porcentaje de recomendaciones aceptadas, y porcentaje de observaciones repetidas. c) Calidad del servicio: i. nivel de satisfacción del auditado por encuesta, y cantidad de quejas sobre las auditorías. a) Indicadores de gestión. b) Indicadores de productividad. c) Indicadores logísticos. d) Indicadores de calidad: eficacia, eficiencia, efectividad. e) Indicadores de servicio al cliente. La normatividad del ejercicio profesional de la auditoría interna señala que se midan ciertos aspectos en el desempeño de la función, tales como: d) Productividad del área: i. cantidad de auditores por cada determinado número de empleados; i auditorías realizadas por auditor, y horas reales contra presupuestadas. e) Informes y reportes: i. cantidad de informes emitidos, y tiempo transcurrido desde la finalización del trabajo de campo hasta la emisión del informe final. Consultorio Fiscal No

5 La alta dirección también debe contar con indicadores clave de desempeño que le permitan dar seguimiento a la gestión del negocio. Si se toma como base el marco de referencia de las tres líneas de defensa del Instituto de Auditores Internos (The Institute of Internal Auditors, IIA), las organizaciones deben diseñar e implementar indicadores clave de desempeño para cada una de éstas, de tal forma que la función de auditoría interna, como parte normal de sus revisiones, evalúe el diseño y funcionamiento de los correspondientes a la primera y segunda líneas: La primera línea de defensa relativa a la gestión operativa debe encargarse del mantenimiento efectivo de controles internos, la ejecución de procedimientos de riesgo y el control sobre un ambiente del día a día. V. Programa de aseguramiento y mejora de la calidad Un indicador estrictamente ligado con el aseguramiento de la calidad de la función de auditoría interna es el requerido por el Instituto de Auditores Internos en el apartado de la norma 1300 Programa de aseguramiento y mejora de la calidad, en donde se establece la obligación que tiene el director ejecutivo de auditoría de desarrollar y mantener un programa de aseguramiento y mejora de la calidad que cubra todos los aspectos de la actividad de auditoría interna. El programa deberá permitir una evaluación del cumplimiento de las Normas del IIA por parte de la actividad de auditoría interna, y una evaluación de la aplicación del Código de Ética. En adición, se debe incluir la evaluación de eficiencia y eficacia de la actividad de auditoría interna e identificar oportunidades de mejora. La segunda línea de defensa relativa a la administración de riesgos y funciones de cumplimiento debe facilitar y supervisar la implementación de prácticas eficaces de gestión de riesgos por parte de la gerencia operativa. La tercera línea de defensa relativa a la función de auditoría interna debe vigilar la eficacia de la gestión de riesgos, del control interno y del gobierno corporativo, incluyendo la manera en que funcionan y operan la primera y segunda líneas. De igual manera, el programa de aseguramiento y mejora de la calidad debe contener tanto evaluaciones internas como externas. Las evaluaciones internas deben incluir: a) El seguimiento continuo del desempeño de la actividad de auditoría interna, buscando el cumplimiento adecuado de la supervisión, revisión y medición diaria de la función, apego a políticas, procedimientos y código de conducta. b) Autoevaluaciones periódicas o evaluaciones por parte de otras personas dentro de la organización con conocimientos suficientes de las prácticas de auditoría interna. 69

6 Las evaluaciones externas, deben realizarse: VI.1. Indicadores de desempeño cuantitativo a) Al menos una vez cada cinco años, por un evaluador o equipo de evaluación calificado e independiente, no proveniente de la organización. b) Se debe tratar con el Comité de Auditoría la forma y frecuencia de las evaluaciones externas y las calificaciones e independencia del evaluador o equipo de evaluación externo, incluyendo cualquier conflicto de intereses potencial. a) Número de revisiones formales comprometidas en el programa de trabajo anual. b) Número de revisiones informales que generalmente son las clásicas emergencias del día a día. c) Horas hombre reales contra presupuestadas. d) Porcentaje de recomendaciones aceptadas e implementadas. Al completar este programa, se debe emitir un informe sobre el programa de aseguramiento y mejora de la calidad, en donde el director ejecutivo de auditoría comunique los resultados del programa a la alta dirección y al Comité de Auditoría. En caso de ser satisfactorias las conclusiones del programa, se podrá hacer mención del cumplimiento con las Normas Internacionales para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna. Caso contrario, se deberá emitir la declaración de incumplimiento del Código de Ética o las Normas, su afectación al alcance u operación general de la actividad de auditoría interna y el director ejecutivo de auditoría deberá declarar el incumplimiento y su impacto ante la alta dirección y el Comité de Auditoría. VI. Indicadores de medición de la función de auditoría interna Entonces, es importante que se consideren y midan ciertos aspectos en el desempeño de auditoría interna. Estos indicadores debemos clasificarlos en los siguientes dos grandes grupos: indicadores de desempeño cuantitativo e indicadores de desempeño cualitativo. e) Porcentaje de tiempo utilizado para el seguimiento de observaciones. f) Número de reportes emitidos por el área de auditoría interna. g) Monto pagado a terceros por servicios de auditorías de outsourcing (subcontratación). h) Ahorros generados por la intervención de auditoría interna. i) Inversión/horas por conceptos de capacitación y actualización del equipo de auditoría interna. VI.2. Indicadores de desempeño cualitativo a) Uso de cuestionarios de satisfacción de los clientes internos y del Comité de Auditoría. b) Participación de la auditoría interna en la administración de riesgos. c) Contribución de la auditoría interna para disminuir el costo de la auditoría externa. d) Reportes de la auditoría interna que generen valor a las áreas revisadas. Consultorio Fiscal No

7 e) Participación de la auditoría interna en la implementación de controles internos, siempre privilegiando su independencia. f) Cobertura de las expectativas de la Alta Dirección. Es importante mencionar que los indicadores clave de desempeño (cuantitativos y cualitativos) de la función de auditoría interna deben ser aprobados por el Comité de Auditoría de la organización y revisados por lo menos una vez al año. desempeño y aseguramiento de su calidad, independientemente del cumplimiento normativo. Los indicadores de desempeño que se implementen son una herramienta para conocer la efectividad de la función de auditoría interna. Estos indicadores ayudan a identificar a tiempo si se cumplirá con los objetivos y las metas comprometidos o si se requiere tomar medidas correctivas. Los indicadores de gestión también permiten conocer la percepción que tiene la organización del área de auditoría interna y si agrega valor a sus clientes internos. VII. Conclusiones Finalmente, como ya se mencionó, la relevancia de la posición de la función de auditoría interna al interior de una organización podrá ser mantenida en la medida en que esté en condiciones de cubrir las expectativas de los grupos de interés a los que se encuentra expuesta, siendo un buen comienzo el diseño e implementación de indicadores de gestión producto de los resultados de un diagnóstico de su Finalmente, es importante tener presente que la función de auditoría interna busca evolucionar en forma continua, adaptándose a todos los cambios en los procesos del negocio que afectan a todas las organizaciones y por consecuencia la necesidad de que la auditoría interna implemente las mejores prácticas y modelos de gestión para generar información concreta y oportuna que contribuya a la toma de decisiones por parte de sus clientes internos. 71

8 VIII. Referencias Galaz, Yamazaki, Ruiz Urquiza, S.C Perspectivas de la auditoría interna. Áreas de enfoque de alto impacto. Mancera, S.C La clave para mejorar el desempeño de su negocio. Cómo explorar el valor estratégico de la auditoría interna. Instituto de Auditores Internos de Argentina Marco internacional para la práctica profesional de la auditoría interna. Recuperado en enero 16 de 2018, en: PricewaterhouseCoopers, S.C Estudio sobre el estado de la profesión de auditoría interna Mejorando el desempeño y los resultados. Hoja de ruta para el cambio Estudio de la profesión de auditoría interna Haciendo de la tecnología un valor diferencial en la organización. The Institute of Internal Auditors International standards for the professional practice of internal auditing. L.C.P. Mario Sánchez Martínez Integrante de la Comisión Sector Empresa Auditoría Interna del Colegio de Contadores Públicos de México msanchez@alsea.com.mx Consultorio Fiscal No

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