Sistema de Gestión de los Documentos de Ingeniería [EDMS] El camino para la Colaboración de Ingeniería y Mejoría de Procesos

Transcripción

1 Sistema de Gestión de los Documentos de Ingeniería [EDMS] El camino para la Colaboración de Ingeniería y Mejoría de Procesos

2 La gestión de informaciones es crucial para el éxito de cualquier organización. En el sector de Manufactura y Arquitectura, Ingeniería y Construcción [AEC], la naturaleza del negocio exige una forma Web-based y centralizada de administrar y compartir documentos. Arquitectos, designers, ingenieros, contratistas, proveedores y fabricantes requieren métodos eficaces para trabajar con un gran número de documentos que frecuentemente consisten de cientos de tipos de archivos diferentes, incluyendo documentos Office y PDF, dibujos en CAD y archivos de imágenes. Exigen una manera simple de administrar las relaciones muchas veces complejas entre dibujos de ingeniería y los documentos relacionados dentro de los procesos de negocio existentes. En un mundo orientado por la colaboración global, es más importante que nunca que personas y organizaciones se comuniquen entre sí. Ideas, proyectos, documentos y contenidos ahora pueden ser compartidos y distribuidos en forma rápida y eficiente. El éxito de cualquier sector depende de la flexibilidad para reaccionar rápidamente a los cambios. EDMS desempeña un papel esencial en el sector de AEC y Manufactura al facilitar la adquisición, discusión y redistribución de las informaciones modificadas. Documentos de ingeniería deben ser entregues a otros departamentos en la organización, convertidos en formatos fácilmente accesibles y almacenados en sistemas donde otras personas puedan recuperar las informaciones, sustituyendo copias ultrapasadas. El aplicativo de ECM de SoftExpert, SI EDMS, ofrece una solución de gestión de contenido de ingeniería robusta y altamente escalable para toda la organización. Crea la plataforma esencial de colaboración que conecta a las personas y une la ingeniería a la corporación al mismo tiempo que impulsiona informaciones relativas al design de fuentes diferentes, en todas las fases del proyecto. El EDMS de SoftExpert ofrece un depósito único de autoridad para a l m a c e n a r y o r g a n i z a r documentos de ingeniería. La solución les ofrece a los ingenieros y a los equipos de soporte un entorno seguro y colaborativo con base en Web para crear, capturar, revisar y administrar documentos de ingeniería completos y en marcha. Además, el EDMS de SoftExpert reduce el tiempo gasto e n l a a d m i n i s t r a c i ó n d e documentos y proyectos y mejora la productividad al tornar el contenido de ingeniería más a c c e s i b l e a l a s p a r t e s involucradas.

3 PRINCIPALES FUNCIONALIDADES Definición e Indexación La arquitectura de la solución ofrece captura de contenido e integración nativa con herramientas de autoría que son estándar en el sector, incluye documentos Office (Microsoft, OpenOffice, etc.), dibujos de ingeniería (AutoCAD, Microstation, SolidWorks, Solid Edge, etc.), PDF, media rica, entre otros. Suministra indexación de contenido automática y generación de número de documento con capacidades extensibles de metadatos y máscaras de identificación, en conformidad con la taxonomía corporativa. Administra y traza relaciones padre/hijo y externas en proyectos CAD, incluye atributos, integración de dimensiones y de datos. Crea modelos para ayudar a indexar nuevos documentos, crear nuevos registros al almacenar metadatos estándar que pueden ser utilizados cuando un usuario añade nuevas informaciones al sistema. Ofrece una forma rápida y potente de importar/exportar automáticamente lotes de documentos creados internamente o recibidos de proveedores o subcontratados. Mask Paper size(uuu) + Purchase Order Number(uu) + Contract Number(uu) Busca y Visualización Suministra buscas intuitivas y recupera informaciones en depósitos federados utilizando tecnología avanzada, incluye recuperación total de texto - full text retrieval, destaque del término de busca - highlighting, categorías de metadatos y dinámicas. Permite que los usuarios fácilmente construyan y guarden consultas de buscas utilizando criterios predefinidos, campos, usuarios de sistema, tipo de documento, fechas de creación/modificación, estatus de aprobación de documentos, versión del documento, número del documento y cualquiera otro metadato. Realiza previa del contenido sin hacer download del documento, utilizando un visualizador empotrado que soporta todos los formatos de documento de dibujo y Office comúnmente utilizados. Exhibe y compara versiones antiguas y nuevas de documentos CAD para verificar si todos los cambios de ingeniería fueron hechos correctamente.

4 Suministra visualizaciones de navegación para organizar documentos de acuerdo con cualquier combinación de metadatos. Los usuarios logran visualizar rápidamente archivos anexos y una lista de todas las relaciones padre/hijo con un documento. Obtiene más informaciones relativas al documento, como historial de auditoría, marcas o revisiones anteriores de contenido al colectar detalles en la visualización de datos del documento. Alteración y Colaboración Automatiza procesos de gestión de documentos, como solicitaciones de alteración y procesos de revisión y aprobación de documentos. Define rutas automáticamente para múltiples autores, revisores y aprobadores antes de estar listo para distribución general. Extiende la solución más allá de registros electrónicos para integrar la gestión de registros físicos con contenido electrónico, permite la retención, el descarte y la protección, además de políticas de auditorías asociadas a registros de negocio independientemente de localidad o tipo. Ofrece un espacio de trabajo seguro para controlar el recibimiento y la entrega de documentos con partes externas, comparte y edita documentos y proyectos directamente del navegador del usuario. Crea diversas marcas para un determinado documento para comunicar cambios de revisión y aprobación que necesitan ser hechas a un documento de ingeniería. Suministra notificación inmediata de tareas pendientes que exigen atención con la descripción del trabajo a ser hecho, un visualizador de tareas, quien atribuyó la tarea y cuándo necesita estar concluida. Suministra a los gerentes y a otros revisores una forma, en conformidad con la regulación, de firmar documentos electrónicamente, al mismo tiempo en que suministra la equivalencia de la autenticidad de la firma en un documento en papel a través del tipo de modelo de firma XML o CMS. Pone a disposición marcas - redlines para sugerir alteraciones o suministrar feedback sobre documentos asociados a flujos de trabajo y proyectos de ingeniería. Ofrece un flujo de trabajo integrado ad-hoc para garantizar procesos adecuados de aprobación, control de versión y revisión y funcionalidades de check-in /check-out para eliminar cambios simultáneos en el contenido.

5 Control de Proyecto Captura, clasifica y evalúa todas las fuentes de demanda para priorizar adecuadamente y reubica recursos a las mayores oportunidades de valor. Define bases para capturar el plan de proyecto inicial y concienciar a todo el equipo sobre el desempeño del proyecto con indicadores esenciales de desempeño, como análisis de valor agregado y variancias. Mantiene un modelo completo de la capacidad de la organización y de planificación de recursos, inventario de habilidades, carga de trabajo de diversos proyectos y demanda de recursos. Optimiza el uso de habilidades y garantiza que todos los recursos de misión crítica estén alineados con proyectos de alta prioridad. Suministra proyectos o modelos reutilizables que ayudan a los practicantes a crear planes de proyecto de calidad consistentemente superior, incluye entregables y recomendaciones para sus propias mejores prácticas. Aumenta la productividad y las eficiencias del local de trabajo a través de la colaboración con workflows integrados que automatizan y trazan el flujo de todo el trabajo del proyecto. Traza el progreso de las informaciones distribuidas con transmisiones de documento del proyecto que se extiende para incluir a proveedores externos, contratistas, proveedores, etc. Identifica y administra posibles riesgos, problemas, cambios o cualquier excepción en tiempo hábil para abordar el posible impacto sobre cronograma y coste. Promueve con eficacia la comunicación de informaciones a través de gráficos, incluye Gráficos Gantt, Histogramas, Diagramas y Gráficos de Red de Actividades. Analiza gráficamente el portafolio de proyectos a lo largo de varios indicadores de desempeño. Certifica que el proyecto fue concluido de acuerdo con el presupuesto especificado, cronograma, objetivo y alcanzó el resultado pretendido. Archiva todo el contenido del proyecto como un modelo para futuros proyectos, análisis de lecciones aprendidas y auditorías. Check-in y Check-out automáticos Control de revisión Transmisión de contenido Múltiples flujos de trabajo Markup y Redline Comentarios electrónicos Caminos de auditoría Fácil configuración Buscas personalizadas Colaboración automatizada Integraciones CAD

6 SOFTEXPERT EXCELLENCE SUITE EMPRESA SoftExpert es la empresa líder de mercado en soluciones para excelencia y ajuste empresarial. Desde el nivel operacional hasta el estratégico, del back-office hasta la cadena de suministro, de los colaboradores internos hasta los clientes y proveedores, SoftExpert disponibiliza las mejores prácticas y mecanismos para la excelencia en procesos, ajustes reglamentarios y gobierno corporativo. Fundada en 1995, SoftExpert tiene una historia marcante de innovación y crecimiento, atendiendo hoy a más de 2 mil clientes y 300 mil usuarios alrededor del mundo. Las soluciones de SoftExpert son utilizadas por empresas de los más variados tamaños y ramos de actuación, incluye manufactura, automotor, farmacéutico, alimentos y bebidas, máquinas y equipos, alta tecnología y TI, energía y utilidad pública, minería y metalurgia, química y petroquímica, aviación y defensa, gobierno y sector público, menudeo y distribución, servicios financieros, transporte y logística, salud, educación, ingeniería y construcción, y muchos otros. Junto con su red de aliados, SoftExpert ofrece servicios de implantación, entrenamiento, hospedaje, validación, soporte y asistencia técnica, asegurando que sus clientes logren el máximo valor de retorno de la inversión. Con una estructura de servicio globalizada, SoftExpert es el aliado cierto para acompañar el crecimiento de su empresa. ventas@softexpert.com SoftExpert es marca registrada de la SoftExpert Software for Performance Excellence. Todas las informaciones suministradas en este catálogo están sujetas a alteraciones sin previa notificación. Lleve su empresa al próximo nivel