MANUAL PARA GENERAR NÓMINA A JUBILADOS

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1 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 1 / 18 MANUAL PARA GENERAR NÓMINA A JUBILADOS Página 1

2 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 2 / 18 Contenido 1. GENERALIDADES INTRODUCCIÓN OBJETIVO DEL MANUAL ALCANCE DEL MANUAL PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG Tabla de Comandos PROCESOS PARA REALIZAR NÓMINA UGC Ingreso a la Aplicación ICEBERG PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA JUBILADOS Flujograma Seleccionar el Tipo de Nómina Asignar Calendario de Nómina Liquidar Nómina a Jubilados Acumular Nómina Página 2

3 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 3 / GENERALIDADES 1.1 INTRODUCCIÓN La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades realizadas por las diferentes dependencias interactuando para generar la nómina de los Jubilados, donde encontramos: a. Ingreso de novedades para generar las nóminas. b. Ajustes de la nómina detectando errores y mejorando la parametrización del programa ICEBERG para mejorar los procesos. c. Revisar y controlar el proceso de liquidación y velar por su correcto ingreso al sistema y optimizar el proceso de liquidación de nómina aportando posibles soluciones para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG. 1.2 OBJETIVO DEL MANUAL El Módulo de Nómina realiza el proceso integral de liquidación nómina para jubilados de la organización. 1.3 ALCANCE DEL MANUAL Precisar los procesos y procedimientos de la nómina de jubilados para detectar las actividades que se puedan mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso. 1.4 PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG Los procesos realizados en el Departamento de Desarrollo humano son registrados en la base de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos debe seguir un determinado orden el cual esta instaurado en este manual de Usuario. Página 3

4 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 4 / PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows 2.1 Tabla de Comandos Objeto o Tecla descripción Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda Tabulador Tecla F3 Tecla F4 Tecla F6 Tecla F7 Tecla F8 Tecla F9 Tecla F10 Flechas abajo arriba Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Duplica el valor de un solo campo anterior Duplica los valores de la ventana Borrar Registros en la ventana Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles Guarda los datos de la ventana Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha abajo. 3. PROCESOS PARA REALIZAR NÓMINA UGC 3.1 Flujograma General Página 4

5 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 5 / Ingreso a la Aplicación ICEBERG Username: Se digita el nombre de usuario Password: Se digita la Contraseña asignada Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana. Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula. Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al pulsar los iconos con el símbolo + se desplegaran los submenús. ++: Despliega todos los submenús del árbol --: Cierra todos los submenús del árbol Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar nuevamente a la aplicación Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación Página 5

6 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 6 / PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA JUBILADOS 4.1 Flujograma Página 6

7 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 7 / Seleccionar el Tipo de Nómina Se ingresa por ICEBERG - TALENTO HUMANO - nómina - administración - Tipo de Nómina asignada a Usuarios En la sección Usuario x Tipo de nómina se selecciona la opción PEN JUBILADOS y se selecciona abierta, se verifica que las demás estén cerradas y se guarda con F10 y salir de la ventana. Página 7

8 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 8 / Asignar Calendario de Nómina Luego se abre un nuevo calendario por la opción ICEBERG- TALENTO HUMANO- Nómina Calendario Nómina Descripción: Se ingresa el nombre del mes liquidado y año Estado: verificar que este abierto Año: año actual Número Periodo: ingrese número de mes a liquidar Orden del periodo: Se genera a partir del número 20 Periodo: Se refiere al mes y el año sin espacio ni caracteres Fecha inicia: Se digita el primer día del mes y año Fecha Fin: Se digita fecha final del mes y año Agrupador: MDF Agrupador administrativo Novedades: Todas las opciones en No Procesos: liquidado. Aparece en No luego al liquidar cambia su estado a si Página 8

9 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 9 / 18 Se guarda con F10 y pasamos al menú principal Luego se procese a liquidar la nómina 4.4 Liquidar Nómina a Jubilados Se ingresa por ICEBERG-TALETO HUMANO-NOMINA-Novedades- Liquidación Se verifica que Forma Liquidación este en Pre-nómina, se pulsa tabulador, se verifica que la descripción sea correcta y luego se pulsa el botón Liquidar Página 9

10 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 10 / 18 Aparece una pantalla de confirmación Luego procesa al terminar muestra la siguiente pantalla En esta ventana el programa no pregunta si queremos generar reporte Página 10

11 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 11 / 18 Aparece la siguiente ventana, se pulsa en el semáforo Se genera el reporte para ser revisado y así poder liquidar definitivamente Luego de verificar que estén correctos los datos se procede a liquidar la nómina de forma definitiva Página 11

12 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 12 / 18 Al mensaje generado de confirmación se pulsa YES Al mensaje aplicar cambios se pulsa OK Para verificar si la nómina se liquidó completamente se ingresa a ICEBERG-TALENTO HUMANO-NOMINA- Calendario de nómina, y que en la sección Procesos el ítem Liquidado se encuentre en estado Si Al finalizar el proceso de liquidación se genera el siguiente mensaje se pulsa en OK Página 12

13 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 13 / Acumular Nómina Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO Nómina - Acumular Se verifica que los datos de la descripción correspondan a la nómina que se va a acumular y se pulsa en el botón Acumular Se genera la siguiente pantalla, se pulsa en OK Página 13

14 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 14 / 18 Después de este proceso la nómina ha quedado acumulada y se verifica ingresado por: ICEBERG-TALENTO HUMANO- NOMINA- Calendario de nómina Se selecciona la sección Procesos y se verifica que en Acumulado, esté marcada la opción Si Página 14

15 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 15 / 18 Por último se genera un archivo plano de la nómina para ser enviada al Banco, se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO- Nómina Reportes Transferencia de Fondos - Archivo Plano Colmena Se genera un archivo en la carpeta C:\TMP\pagos.net este archivo informa los pagos que se harán por consignación Página 15

16 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 16 / 18 Luego muestra la siguiente pantalla se selecciona y se pulsa Enter para continuar Se verifica que el archivo se generó y se guardó en la carpeta TMP. Página 16

17 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 17 / 18 Luego se genera un listado con las personas que recibirán pago en cheque, se ingresa al menú por ICEBERG-TALENTO HUMANO- Nómina Reportes- PRENÓMINA LIQUIDADO- Relación de pagos en efectivo/cheque Se genera un reporte con los empleados que recibirán cheque para el pago. Página 17

18 UNIVERSIDAD LA GRAN COLOMBIA PAGINA 18 / 18 Página 18