Trámite Horas Extras

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Montserrat Pereyra Castro
hace 8 años
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1 Página 1 de 5 1. Objetivo y Alcance Definir los lineamientos para la solicitud y autorización de horas extras para los funcionarios administrativos de la Universidad de Pamplona. Este instructivo aplica desde la planificación hasta la inclusión de las horas extras en la Nómina. 2. Responsable Los responsables de garantizar la adecuada aplicación y ejecución del presente documento son: Ordenador del Gasto, Líder del Proceso de Planeación, Jefe inmediato del trabajador que desarrolla las horas extras, Líder del Proceso de Gestión del Talento Humano, Líder Proceso Gestión Presupuestal y Contable, Líder Proceso de Pagaduría y Tesorería. 3. Definiciones 3.1 Hora Extra Es aquella que se genera por necesidad, en horas distintas a las de la jornada ordinaria laboral, por razones especiales del servicio, con previa autorización del ordenador del gasto Hora Extra Diurna Es la hora adicional que se labora antes o después de la jornada laboral ordinaria, entre las 06:00 a.m. y las 6:00 p.m. El recargo de hora extra diurna es del 25% Hora Extra Nocturna Es la hora adicional que se labora entre las 06:00 p.m. a las 06:00 a.m. del día siguiente. El recargo de hora extra diurna es del 75% Hora Extra Dominical y/o Festiva Es la hora adicional que se labora en día domingo o festivo. El trabajo ocasional en días dominicales o festivos se compensará con un día de descanso remunerado o con una retribución en dinero la cual tendrá un recargo del 100%. Elaboró Aprobó Validó Paula Andrea Plata Duarte Leidy Johana Araque Martínez Avilio Villamizar Estrada María Victoria Bautista Bochagá Fecha 24 de febrero de 2014 Fecha 28 de febrero de 2014 Fecha 3 de marzo de 2014

2 Página 2 de Día Compensatorio Es el día remunerado de descanso otorgado por cada ocho (8) horas extras laboradas acumuladas y que no hayan sido pagadas. 3.3 Jornada Ordinaria Laboral La jornada ordinaria laboral está establecida de lunes a viernes, de 08:00 a.m. a 12:00 m y de 02:00 p.m. a 06:00 p.m. para el personal administrativo de la Sede principal de la Universidad y la sede de Villa del Rosario. La jornada ordinaria laboral para los CREAD está establecido de lunes a viernes, de 08:00 a.m. a 12:00 m y de 02:00 p.m. a 06:00 p.m. y el día sábado de 8:00 a.m. a 12:00 m. Mensualmente los funcionarios administrativos podrán tener un máximo de 50 horas extras, en el caso de que se exceda este tope, se reconocerá el beneficio en tiempo compensatorios, a razón de un día (01) hábil por cada ocho (08) horas extras de trabajo. Excepción: para el caso de los Conductores Mecánicos tendrán un máximo de 100 horas extras mensuales. En el caso de que se exceda este tope, se reconocerá el beneficio en tiempo compensatorios, a razón de un día (01) hábil por cada ocho (08) horas extras de trabajo. Las demás definiciones que aplican para el presente instructivo se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2009 Sistema de Gestión de la Calidad. Fundamento y Vocabulario. 4. Contenido N ACTIVIDADES TIEMPOS RESPONSABLE FORMATOS SOLICITUD DE INCLUSIÓN DE LA PROYECCIÓN DE COSTOS DE LAS HORAS EXTRAS EN EL PRESUPUESTO DE LA VIGENCIA Mediante el formato de carta se solicita al ordenador del gasto la disponibilidad presupuestal para el pago de horas extras. Líder el Proceso de Gestión del Talento Humano FGT-14 Carta FGH-09 Control Salida de Documentos. 2 SOLICITUD AUTORIZACIÓN HORAS EXTRAS 2.1 Teniendo en cuenta que las horas extras obedecen a una situación laboral temporal y a la realización de trabajos extraordinarios y urgentes que no están planificadas en la jornada ordinaria de trabajo N/A N/A N/A

3 Página 3 de El Jefe inmediato solicita autorización escrita al Ordenador del Gasto para que el funcionario a su cargo labore horas extras. Jefe inmediato del trabajador 2.3 Visto bueno escrito por parte del (a) Vicerrector (a), quien verifica la disponibilidad presupuestal y determina la viabilidad del pago de las horas extras o compensatorios. Vicerrector 2.4 La oficina de gestión del talento humano verifica las actividades a desarrollar por el trabajador. Líder el Proceso de Gestión del Talento Humano 2.5 Autorización escrita por parte del ordenador del gasto. Ordenador del Gasto 3 PERSONAS COBIJADAS POR HORAS EXTRAS 3.1 El pago de horas extras o el reconocimiento del descanso compensatorio se le otorga a los empleados que pertenecen al Nivel Operativo, hasta el grado 17 del nivel administrativo y hasta el grado 39 del Nivel técnico. N/A N/A N/A 4 LEGALIZACIÓN HORAS EXTRAS Y DÍAS COMPENSATORIOS 4.1 El reconocimiento del tiempo de trabajo suplementario se hace por resolución motivada y se liquida con el recargo correspondiente sobre la remuneración básica fijada por la ley para el respectivo empleo. Técnico Talento Humano Plantilla establecida para las Resoluciones 4.2 Legalización Acto Ordenador del Gasto

4 Página 4 de 5 5 VIGILANCIA Y CONTROL Es responsabilidad del Jefe inmediato vigilar y controlar las labores realizadas durante el tiempo de horas extras de los funcionarios a su cargo. 5.1 Como consecuencia, la falta de vigilancia de control que dé lugar a mal uso del tiempo, dedicación a labores diferentes a las autorizadas o el registro de horas extras sin haber sido laboradas, es puesto en conocimiento del Proceso de Control Interno Disciplinario para que actúe de acuerdo a la normatividad vigente. Jefe inmediato No aplica 6 CERTIFICACIÓN USO DE HORAS EXTRAS El Jefe inmediato es el encargado de remitir a la Oficina de Gestión del Talento Humano, la constancia de cumplimiento de las horas extras laboradas, de acuerdo a las fechas establecidas por el proceso. Las novedades que se generen después de las fechas establecidas, se aplicarán para el mes siguiente. INCLUSIÓN DE LAS HORAS EXTRAS EN LA NÓMINA Jefe inmediato FGH-03 Constancia de Cumplimiento FGH-58 Planificación Actividades del Talento Humano FGH-01 Novedades de Nómina 7.1 Esta actividad se lleva a cabo de acuerdo a lo establecido en el PGH-02 Elaboración de Nómina. Técnico responsable de la Nómina FGH-03 Constancia de Cumplimiento FGH-58 Planificación Actividades del Talento Humano 5. Documentos de Referencia NTC GP 1000:2009. Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública. MECI Modelo Estándar de Control Interno Manual de Funciones Ley 1042 de 1978 PGH-02 Elaboración de Nómina.

5 Página 5 de 5 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio Fecha de Aprobación Fecha de Validación 7. Anexos. No aplica.

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