Área de Mercadeo y Producción Servicio de Gimnasio

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1 Código: PA-GA-5.4-PR-7 Versión: Fecha de actualización: Página de 9. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: Gestión Administrativa/Gestión de la infraestructura y el mantenimiento físico. 2. RESPONSABLE (S):. 3. OBJETIVO: Mejorar la calidad de vida de la comunidad universitaria, promoviendo la actividad física como medio de vida saludable. 4. ALCANCE: Inicia con recibir la solicitud de ingreso al gimnasio y constatar el registro del usuario en el sistema SQUID y termina con la elaboración del Informe de asistencia de usuarios, de facturaciones y recaudos. 5. MARCO NORMATIVO: Acuerdo 05 de 993: Estatuto General de la Universidad del Cauca. Acuerdo 043 de 2002: Por el cual se adoptan normas generales sobre la clasificación, administración y custodia de los bienes de propiedad de la Universidad del Cauca. Resolución 357 del 2008, Adopta el procedimiento de Control Interno Contable y de reporte del informe anual de evaluación a la Contaduría General de la Nación. Acuerdo 05 de 2007: Estatuto Financiero y Presupuestal de la Universidad del Cauca. Acuerdo 064 de 2008: Estatuto de Contratación de la Universidad del Cauca. Resolución 837 de 20: Por la cual se determinan las Políticas y Prácticas Contables dentro de la Universidad del Cauca. Acuerdo No. 085 de 2008: Por el cual se crean incentivos y exenciones para el personal activo perteneciente al cuerpo profesoral y administrativo, al igual que para el cuerpo de docentes ocasionales y catedráticos vinculados a la Universidad del Cauca, pensionados y estudiantes regulares del Pregrado y Posgrado. Decreto 072 de 205: Decreto único reglamentario del sector trabajo.

2 Código: PA-GA-5.4-PR-7 Versión: Fecha de actualización: Página 2 de 9 6. CONTENIDO: No. Actividad / Descripción Cargo Punto de control ATENCION AL USUARIO Recibe la solicitud de ingreso al gimnasio y constata que el usuario esté registrado en el sistema SQUID. Hace entrega del formato de ingreso el cual incluye chequeo médico. Entrega formato de Ingreso de usuario PA-GA-5.4-FOR-8 Control ingreso de usuarios 2 Recibe formato Control ingreso de usuarios diligenciado por el usuario; si el médico avala que no posee limitaciones físicas, enfermedades crónicas o transmisibles, el usuario es aceptado. Si el usuario es remitido por el Área de Salud Ocupacional, se recibe la valoración médica y se programa la rutina. Se entrega recibo o factura para pago 3 Recibe la factura de pago cancelada y registra la información recibida en los formatos anteriores, en el formato PA-GA-5.4-FOR-8. Control Mensualidad Gimnasio Universidad del Cauca. Verifica. Verifica formato PA- GA-5.4-FOR-8. Control Mensualidad Gimnasio Universidad del Cauca 4 Realiza valoración básica antropométrica del usuario (peso, talla y frecuencia cardiaca), en el momento del ingreso y bimensualmente. (, 5 Registra asistencia en el formato PA-GA-5.4- FOR-9 Registro de asistencia estudiantes deportistas o PA-GA-5.4-FOR-20 Registro de asistencia de usuarios. El registro lo hace el usuario en el formato que corresponda. (, Monitor, del Gimnasio Verifica formato PA- GA-5.4-FOR-9

3 Código: PA-GA-5.4-PR-7 Versión: Fecha de actualización: Página 3 de 9 Registro de asistencia estudiantes deportistas o PA- GA-5.4-FOR-20 Registro de asistencia de usuarios, diligenciados 6 Hace seguimiento bimensualmente, diligencia el formato interno de valoración. (, Monitor, 7 Realiza el Plan de Entrenamiento, usuarios generales, teniendo en cuenta la valoración y las recomendaciones médicas, si las hay. (, Monitor, del Gimnasio 8 Realiza seguimiento de la evolución de cada usuario, determina nuevo plan de entrenamiento. (, Monitor, del Gimnasio PRÉSTAMO DE INSTALACIONES Recibe solicitud de préstamo del gimnasio para actividades académicas. Decano del Gimnasio. Verifica solicitud de préstamo.

4 Código: PA-GA-5.4-PR-7 Versión: Fecha de actualización: Página 4 de 9 2 Realiza estudio de disponibilidad del gimnasio e informa a la unidad académica. Informa condiciones de ingreso y manejo. MANTENIMIENTO Y ASEO Realiza dos veces al día, la limpieza y mantenimiento exterior de los equipos. Si hay daño de las maquinas reporta al Área de Mantenimiento. Auxiliar de Mantenimiento, Técnico Administrativo. Técnico Administrativo 2 Realiza cuatrimestralmente el mantenimiento preventivo de los equipos de funcionamiento mecánico. Técnico Administrativo, CONTROL Y EVALUACION DE EQUIPOS Realiza control y evaluación de equipos. Área de Adquisiciones e Inventarios 2 Realiza estudio y solicitud de renovación de Equipos. INFORME GENERAL Elabora Informe de asistencia de usuarios, de facturaciones y recaudos.. Verifica Informe de asistencia de usuarios, de facturaciones y recaudos

5 Código: PA-GA-5.4-PR-7 Versión: Fecha de actualización: Página 5 de 9 7. FORMATOS: PA-GA-5.4-FOR-8: Control Mensualidad Gimnasio Universidad del Cauca PA-GA-5.4-FOR-8: Control ingreso de usuarios. PA-GA-5.4-FOR-9: Registro de asistencia estudiantes deportistas. PA-GA-5.4-FOR-20 Registro de asistencia de usuarios. 8. ABREVIATURAS Y DEFINICIONES: SQUID: Sistemas de Recaudos de la Universidad del Cauca. ANTROPOMETRÍA: Se considera a la antropometría como la ciencia que estudia las medidas del cuerpo humano con el fin de establecer diferencias entre individuos, grupos, razas. PLAN DE ENTRENAMIENTO: Es el orden físico de ejercicios que se realizan en una actividad. 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: Fecha Versión: No. Código MA-GA PR PA-GA-5.4-PR-7 Modificaciones Construcción del procedimiento de Actividad Física, aplicación de la nueva estructura para documentar procedimientos. Cambio en el nombre y código del procedimiento, proceso-subproceso relacionado, responsable, alcance y marco normativo, mejora en las actividades, actualización de formatos, abreviaturas y definiciones y del diagrama de flujo del procedimiento. Actualización del formato de caracterización del procedimiento. 0. ANEXOS: Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento

6 Código: PA-GA-5.4-PR-7 Versión: Fecha de actualización: Página 6 de 9 ELABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Nombre: Subproceso Cargo: Técnico Operativo Cargo:, Jefe División Administrativa y de Servicios. Fecha: Fecha: REVISIÓN APROBACIÓN Nombre: Proceso Cargo: Vicerrector (a) Administrativo (a) Rector Fecha: Fecha: Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

7 Código: PA-GA-5.4-PR-7 Versión: Fecha de actualización: Página 7 de 9 Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo SIMBOLO Inicio SIGNIFICADO Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

8 Código: PA-GA-5.4-PR-7 Versión: Fecha de actualización: Página 8 de 9 Anexo B: Diagrama de Flujo del procedimiento USUARIO RESPONSABLE DEL GIMNASIO PERSONAL A CARGO DE LA ATENCIÓN INICIO Realiza solicitud de ingreso al gimnasio Recibe solicitud de ingreso y constata que el usuario esté registrado en el sistema SQUID Hace entrega del formato de ingreso el cual incluye chequeo médico Recibe formato Control ingreso de usuarios y lo diligencia PA-GA-5.4-FOR-8 Control ingreso de usuarios El usuario posee limitaciones físicas, enfermedades crónicas o transmisibles? SI Informa al usuario que no puede ser aceptado NO Informa al usuario que ha sido aceptado El usuario es remitido por el Área de Salud Ocupacional? SI Recibe la valoración médica NO Programa la rutina Imprime del sistema SQUID, el recibo por concepto de mensualidad o sesión del servicio de Gimnasio, según lo solicitado Recibo Recibe y paga en el banco autorizado Entrega el recibo al usuario Se desplaza personalmente al Gimnasio y entrega la factura de pago cancelada a la Universidad Factura de pago cancelada Recibe Factura y registra la información en el formato PA- GA-5.4-FOR-8. Control Mensualidad Gimnasio Universidad del Cauca PA-GA-5.4-FOR-8. Control Mensualidad Gimnasio Universidad del Cauca A

9 Código: PA-GA-5.4-PR-7 Versión: Fecha de actualización: Página 9 de 9 USUARIO RESPONSABLE DEL GIMNASIO PERSONAL A CARGO DE LA ATENCIÓN A Realiza valoración básica antropométrica del usuario (peso, talla y frecuencia cardiaca) Diligencia Plantilla interna Valoración Antropométrica, en el software utilizado Solicita al usuario registrar su asistencia, en el formato respectivo El usuario es estudiante deportista? SI PA-GA-5.4-FOR-9 Registro de asistencia estudiantes deportistas NO PA-GA-5.4-FOR-20 Registro de asistencia de usuarios Hace seguimiento bimensualmente, diligencia el formato interno de valoración Realiza el Plan de Entrenamiento, usuarios generales, teniendo en cuenta la valoración y las recomendaciones médicas, si las hay Recibe solicitud de préstamo del gimnasio para actividades académicas Realiza seguimiento de la evolución de cada usuario, determina nuevo plan de entrenamiento Realiza estudio de disponibilidad del gimnasio e informa a la unidad académica. Informa condiciones de ingreso y manejo Realiza dos veces al día, la limpieza y mantenimiento exterior de los equipos Hay daño de las máquinas? SI Reporta al Área de Mantenimiento NO Realiza cuatrimestralmente el mantenimiento preventivo de los equipos de funcionamiento mecánico Realiza control y evaluación de equipos Realiza estudio y solicitud de renovación de Equipos Elabora Informe de asistencia de usuarios, de facturaciones y recaudos FIN