División de Comunicaciones y Prensa. Realización, acompañamiento y protocolo en eventos de la dirección universitaria

Transcripción

1 Código: PE-GE PR-14 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 1 de 6 1. PROCESO/SUBPROCESO RELACIONADO: Gestión estratégica / gestión de Comunicaciones Institucionales. 2. RESPONSABLE(S): Área de Prensa) 3. OBJETIVO: 4. ALCANCE: 5. MARCO NORMATIVO: Apoyar la organización y realización de eventos Programados por la dirección. Inicia con la organización de la agenta de eventos Programados y termina con la realización de los Constitución Política eventos. de Colombia de Artículo 20 (Libertad de expresión, derecho a informar y ser informado). Ley 962 de 8 de julio de Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalización de trámites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades del estado y de los particulares que ejercen funciones públicas o prestan servicios públicos. Modelo de comunicación pública para entidades del estado, dirigido por CASALS & ASSOCIATES auspiciado por USAID y desarrollado con el apoyo de comunicación pública y Modelo de control interno para entidades del estado. Marzo de Acuerdo 003 de 2012 Por el cual se modifica el estatuto orgánico de la Universidad del Cauca. Acuerdo 105 de 1993 PEI Universidad del Cauca

2 Código: PE-GE PR-14 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 2 de 6 6. CONTENIDO: No. 1 Descripción de la Actividad Recibir de la dirección, programación de los eventos a realizar. Cargo Responsable Punto de Control Agenda rectoría y Secretaría General 2 Recolección de información del evento a realizar con la fuente informativa oficial y responsable del Evento. Formato (en construcción) 3 Apoyo en logística y organización del evento. Formato (en construcción) 4 Divulgación del evento programado por la dirección, de acuerdo con los canales institucionales seleccionados. Formato agenda de medios 5 Organización de ruedas de prensa Registro de asistencia 6 Organización y presentación del protocolo a desarrollar durante el evento. Técnico Operativo Archivo documental

3 Código: PE-GE PR-14 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 3 de 6 7 Cubrimiento periodístico del evento Técnico Administrativo Boletín de prensa Registro fotográfico y audio 7. FORMATOS: En construcción 8.ABREVIATURAS Y N.A. DEFINICIONES: 9. REGISTRO DE MODIFICACIONES: FECHA VERSIÓN CÓDIGO MODIFICACIONES PE-GE PR-14 Creación de Procedimiento 10. ANEXOS: N.A.

4 Código: PE-GE PR-14 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 4 de 6 LABORACIÓN REVISIÓN Nombre: Isabel Cristina Chamorro López Cargo: REVISIÓN Nombre: Responsable Subproceso: Martha Pilar Campo Cargo: Especializado APROBACIÓN Nombre: Fredy López Daza Responsable Proceso: Cargo: Especializada Rector Nota: La firma en el espacio revisión - responsable de subproceso, aplica cuando el subproceso exista.

5 Código: PE-GE PR-14 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 5 de 6 Anexo A: Convenciones del Diagrama de Flujo SIMBOLO SIGNIFICADO Inicio Identifica el inicio del proceso. Representa la preparación de un documento en original. Representa la preparación de un documento que se elabora en original y varias copias. Representa la toma de decisiones. Representa una operación. Conector de páginas. Conector interno. Permite conectar actividades o formatos con otras actividades dentro del Flujograma. Indica el sentido de la información. Las flechas se utilizan para conectar los diferentes símbolos y con ello se representa el recorrido de la información entre las diferentes actividades o dependencias. Fin Representa el final del procedimiento/proceso.

6 Código: PE-GE PR-14 Versión: 0 Fecha de actualización: Página 6 de 6 Anexo B: Diagrama de Flujo PROFESIONAL UNIVERSITARIO TÉCNICO OPERATIVO Inicio Recibir de la dirección Universitaria, programación de los eventos a realizar Recolección de información del evento a realizar con la fuente informativa oficial y responsable del evento Apoyo en logística y organización del evento Divulgación del evento programado por la dirección, de acuerdo con los canales institucionales seleccionados Organización de ruedas de prensa Organización y presentación del protocolo a desarrollar durante el evento Cubrimiento periodístico del evento Fin