1 Reglamento general de las Oficinas Administrativas Consejo Universitario - Unidad de Información

Transcripción

1 REGLAMENTO GENERAL DE LAS OFICINAS ADMINISTRATIVAS (Aprbad en sesión , 17/12/2003. Publicad en el Alcance a La Gaceta Universitaria , 06/02/2004) Capítul I Principis, definicines y dispsicines generales Artícul 1. Definición. Las ficinas administrativas sn instancias técnicas, estratégicas, tácticas, asesras, ejecutivas y de servici, según sea su naturaleza, que dependen del Cnsej Universitari, de la Rectría y de cada una de las Vicerrectrías, según sea el cas. Se rigen pr la nrmativa institucinal y ls principis del rdenamient jurídic, pr la igualdad en el trat de ls usuaris y las usuarias, cn el fin de asegurar la excelencia cntinua, la anticipación, la eficiencia y la adaptación al cambi, en sus funcines y respnsabilidades. Sn órgans ejecutivs practivs, catalítics y sinérgics, cn camps de acción definids. Les crrespnde atender y realizar las labres inherentes a su naturaleza y cmpetencia, brindar la asistencia y asesramient necesaris a las autridades universitarias y a ls diferentes grups dcentes, estudiantiles y administrativs, según su especialidad, para la crrespndiente tma de decisines. El desarrll de las actividades de las ficinas administrativas debe ptenciar la eficiencia y eficacia en la prestación de labres de apy a las tareas sustantivas de la Universidad y en la ptimización de sus recurss. Artícul 2. Alcance de aplicación. El presente Reglament cmprende las dispsicines generales que regirán las actividades de las ficinas administrativas de la Universidad de Csta Rica, según sea la naturaleza de sus funcines. Artícul 3. Orientación de las ficinas administrativas y de sus actividades. Las ficinas administrativas deberán estar rientadas al servici de las labres sustantivas de la Universidad y vinculadas cn ls principis, prpósits y funcines definids en el Estatut Orgánic, mediante la cercanía cn el usuari, transparencia, rendición de cuentas, respnsabilidad, simplificación de trámites, unidad, crdinación, ecnmía, us racinal de recurss, claridad, evaluación, cntrl, seguimient, delegación, eficiencia, eficacia, legalidad y mejramient cntinu y trs indispensables para el frtalecimient del trabaj en equip. Además de aquells valres que rigen el quehacer universitari y las plíticas institucinales, prcess de mejramient cntinu que agreguen valr a ls servicis que brindan, desarrlland en frma permanente una evaluación y ptimización de sus funcines, en prcura de maximizar ls servicis, tant en el ámbit intern cm extern. Las actividades de las ficinas administrativas deberán estar rientadas a la btención de resultads de calidad, mediante indicadres de desempeñ cngruentes cn ls planes estratégics de la Universidad y de la ficina en particular. Artícul 4. Definición de términs. Para prpósits de este Reglament se entenderá cm: administración estratégica: es una herramienta frmativa y participativa de diagnóstic, análisis, reflexión y tma de decisines, en cuant al quehacer actual y el curs de acción pr seguir que deben desarrllar en el futur las ficinas, para dar respuesta anticipada a las demandas que les impne el entrn y lgrar el máxim de eficiencia y calidad de sus prestacines. Debe enfcarse hacia la innvación del prces sistémic, de la ficina administrativa, que define bjetivs, establece metas, desarrlla y articula estrategias y estudia las tendencias para lgrar ls planes estratégics. cultura rganizacinal: valres, nrmas, estructuras rganizativas, prcedimients y mdalidades de 1 Reglament general de las Oficinas Administrativas

2 supervisión, en tant sn cnstruids y cmpartids pr ls miembrs de la cmunidad universitaria. También abarca cstumbres y cncimients, dad que es el resultad de la interacción y de las relacines rganizacinales desarrlladas a l larg de ls añs. clima rganizacinal: percepción clectiva de ls factres culturales de la Universidad. Refleja el impact de la cultura en la subjetividad de ls trabajadres y las trabajadras, el cual incide en el desempeñ labral, en la satisfacción, en la mtivación y en las relacines labrales e interpersnales. descncentración: delegación de funcines cn ciert grad de autridad, cn respnsabilidades claramente definidas, dnde se identifica un órgan rectr que supervisa, emite plíticas y prcedimients de acatamient bligatri, así cm el crrespndiente asesramient y capacitación específica. estrategia: cnjunt de accines que tiene cm fin direct prmver las frtalezas y lgrar ls bjetivs de la ficina, cambiand y mejrand, de manera permanente, la frma de usar esas frtalezas mediante la utilización eficiente y eficaz de ls recurss de la rganización cn el prpósit de satisfacer las necesidades del usuari. evaluación del desempeñ: mecanism de calificación mediante el cual la jefatura y td el persnal que participa en la cnducción de las labres de la ficina, efectúan una evaluación permanente de la gestión, cn base en ls planes estratégics y las dispsicines nrmativas vigentes, para prevenir y crregir cualquier desviación. manuales: se definen tres clases de manuales, en su rden, de rganización y funcines, prcedimients y del usuari: Ls manuales de rganización y funcines sn dcuments que cntienen infrmación sbre la estructura y funcines de la ficina administrativa. Incluyen ls rganigramas, ls bjetivs y las funcines que debe realizar esta y cada una de las diferentes unidades rgánicas que la cnfrman, así cm ls deberes y funcines de ls principales puests, pr l que sn de us específic. Cntienen infrmación válida y clasificada sbre la descripción de las funcines de cada unidad rganizativa, así cm de sus crrespndientes prducts. Ls manuales de prcedimients cntienen infrmación válida y clasificada sbre la estructura de prducción, servicis y mantenimient de la ficina. Indican ls prcedimients de trabaj, que cnllevan especificación de su naturaleza y alcances, la descripción de las peracines secuenciales para lgrar el prduct, las nrmas que le afectan y ls gráfics de prces. El manual para el usuari es el cnjunt de instruccines literales que guían al persnal administrativ en la realización de sus funcines. medición de resultads: cmparación periódica entre ls bjetivs planificads y ls resultads reales, mediante el us de indicadres de gestión pertinentes al ámbit universitari Es una herramienta gerencial que permite a ls distints niveles rgánics y jerárquics pner en práctica la estrategia, cntrlarla y evaluarla cnstantemente. Esta herramienta transfrma la misión y la estrategia de la institución, en bjetivs e indicadres rganizads en cuatr perspectivas (finanzas, usuaris, prcess interns y frmación y crecimient). misión: es el principi que identifica el prpósit fundamental para el cual fue creada la ficina administrativa, la cual se basa en el servici que se debe brindar a sus respectivs usuaris. Se caracteriza pr ser duradera, inspiradra, idealista, ambicisa, psitiva, cmprensible, practiva, tmand cm base ls valres, precepts, aspiracines y bligacines. 2 Reglament general de las Oficinas Administrativas

3 Debe ser declarada de manera participativa pr td el persnal que cnfrma la ficina respectiva. bjetiv: fin principal que pretenden alcanzar las ficinas administrativas, mediante la ejecución de sus actividades. planificación estratégica: prces cntinu de frmulación, ejecución y evaluación de accines rientadas al lgr de bjetivs. Prces sistemátic de la ficina administrativa para establecer sus prpósits, bjetivs, plíticas, valres y estrategias básicas, para desarrllar planes detallads, cn el fin de pner en práctica su misión, visión, plíticas y estrategias, así cm para lgrar ls bjetivs y prpósits básics que riginarn la creación de la ficina. plíticas: lineamients específics que les cmpeten a las ficinas administrativas, cn el fin de enmarcar su quehacer y señalar las priridades, incluyend el cmprmis de cumplir cn el mejramient cntinu, según necesidades y requerimients institucinales, en el marc del espíritu, vcación e institucinalidad de la Universidad de Csta Rica. prces: serie de funcines que se dan para realizar tareas específicas. Es un mecanism mediante el cual se agrega valr al cnjunt de actividades relacinadas que interactúan cn ls servicis que se brindan a ls usuaris y las usuarias, desarrlland en frma permanente una evaluación y ptimización de sus etapas, en prcura de maximizar ls servicis al usuari, tant en el ámbit intern cm extern. rendición de cuentas: act mediante el cual ls funcinaris se respnsabilizan de su gestión ante la cmunidad universitaria y nacinal ante una autridad superir, brindand infrmes sbre su gestión al igual que respect al us del patrimni institucinal, según crrespnda. recurss: se refiere a ls funcinaris, tecnlgía, edificis, equip y trs elements necesaris para que las ficinas administrativas atiendan las funcines que le han sid encmendadas cnfrme a ls principis y valres expresads en el presente Reglament. transparencia: dispsición administrativa para brindar respnder, sin ningún repar, pr cualquier tip de infrmación salv la referente a tercers y la prtegida pr ls derechs cnstitucinales que requiera la cmunidad universitaria la nacinal. principis y valres: cnjunt de cualidades y nrmas que deben caracterizar la cnducta del persnal que cnfrma las ficinas administrativas y que les permite actuar dentr de las nrmas que rigen el quehacer universitari. visión: escenari futur que se desea cnstruir mediante la labr que le crrespnde realizar a cada ficina administrativa, según el prpósit de su creación pr parte de las autridades universitarias en pr de su adecuación a las demandas del entrn y de sus usuaris usuarias, mediante el análisis prspectiv de la situación actual. Capítul II Administración estratégica de las Oficinas Administrativas Artícul 5. Administración estratégica. Es la herramienta que psibilita a cada ficina para que cuente cn su respectiva misión, visión, plíticas, bjetivs, estrategias, metas, indicadres, presupuests y valres básics. Artícul 6. Características y cntenid de la administración estratégica. La administración estratégica que cada ficina diseñe debe cnsiderar: ls lineamients emanads pr las autridades universitarias, un diagnóstic, el rumb de la ficina administrativa, ls planes de acción, el 3 Reglament general de las Oficinas Administrativas

4 cntrl y evaluación estratégica, además debe: a) estar claramente definida; b) estar debidamente dcumentada; c)aprvechar plenamente las prtunidades; d) ser cmpatible cn el us racinal de ls recurss institucinales; e)cnsiderar aquells trs aspects pertinentes, de acuerd cn la naturaleza de sus funcines, así cm de su crrespndiente platafrma administrativa. f) crear mecanisms de cntrl, evaluación y seguimient. Artícul 7. Mejramient del desempeñ. Las ficinas administrativas deberán frtalecer el desempeñ de sus funcines, respnsabilidades y prcess, mediante la implementación de herramientas de mejramient cntinu y diseñ de prcedimients eficaces y eficientes. Capítul III Estructura rganizativa y funcines Artícul 8. Estructura. Para el desarrll nrmal de las actividades, las ficinas administrativas pdrán asumir estructuras rgánicas, funcinales, hrizntales, entre tras; cntarán al mens cn ls siguientes cmpnentes básics: a) jefatura de la ficina. b) cnsej técnic asesr. c) áreas, prcess unidades rgánicas, según sea el cas. Artícul 9. Funcines generales de las ficinas administrativas. Sn funcines de las ficinas administrativas: a)velar pr el cumplimient de las leyes pertinentes y las dispsicines de la administración universitaria y prpner las mdificacines que estimen necesarias para actualizar y sugerir nuevs mdels de gestión. b)ejecutar las nrmas, acuerds y recmendacines emanadas de ls órgans superires, que tengan relación directa cn sus actividades. c)efectuar y gestinar ls estudis técnics para lgrar una racinalización y aprvechamient adecuads de ls recurss universitaris a crt, median y larg plaz. d)velar prque las actividades que efectúen se realicen de frma tal que tiendan al us racinal, eficaz y prtun de ls recurss asignads. e)establecer y mantener mecanisms de crdinación, cn el fin de frecer servicis prtuns a tdas las dependencias de la Institución. f)emitir directrices, supervisar y establecer prcedimients de acatamient bligatri, prpias de su área de cmpetencia. g)asesrar y dar capacitación específicas al persnal que ejecuta las funcines tant de manera cncentrada cm descncentrada. h)establecer mecanisms de vinculación cn las autridades de las Sedes a fin de que estas velen pr que ls prcess descncentrads se ejecuten de acuerd cn las dispsicines emanadas del órgan rectr. i)brindar asistencia y asesría a las autridades universitarias según la naturaleza de su gestión. j)generar pryects de innvación y de investigación rientads hacia la academia, para fundamentar adecuadamente la tma de decisines y frtalecer así la calidad académica. k)generar infrmación relevante, prduct de investigacines y trs, para apyar ls prcess de calidad y excelencia en la Universidad de Csta Rica. Artícul 10. Funcines generales de la jefatura de la ficina. La ficina administrativa estará a carg de la jefatura de la ficina, la cual depende directamente del Cnsej Universitari, Rectría Vicerrectrías, según sea el cas. Dentr de sus funcines está: a)ejercer, en su unidad perativa, las ptestades de superir jerárquic del persnal. b)prpiciar un clima y cultura rganizacinales favrables. c)planificar, dirigir y supervisar las funcines prfesinales, técnicas y administrativas, 4 Reglament general de las Oficinas Administrativas

5 para el cumplimient de la misión, bjetivs y metas que tiene a carg. d)prmver la evaluación y/ autevaluación, supervisar y facilitar la retralimentación periódica de la gestión de la ficina a su carg. e)cntrlar adecuadamente, tant la gestión centralizada cm descncentrada, de ls prcess administrativs. f)elabrar actualizar ls respectivs manuales de rganización y funcines, de prcedimients y del usuari, así cm ls instructivs requerids para un mejr desempeñ de las funcines asignadas. g)crdinar actividades y establecer relacines de apy cn las demás dependencias de la Universidad en asunts prpis de su camp. h)incrprar, mantener y prpiciar el desarrll tecnlógic de la ficina a su carg. i)prgramar y ejecutar cada una de las etapas del prces presupuestari y velar pr el cumplimient de sus principis. Presentar a la jefatura inmediata superir el infrme anual de labres, así cm el infrme de fin de gestión al cncluir su nmbramient, cn el bjet de brindar una efectiva rendición de cuentas y, según sea el cas, deberá incluir tant las unidades centralizadas cm descncentradas. k)cnvcar y presidir las sesines del Cnsej Técnic Asesr. l)dar cuenta a las autridades crrespndientes de las irregularidades cmetidas pr el persnal de su unidad, y prceder a la aplicación del régimen disciplinari crrespndiente. m)implementar medidas crrectivas prduct de ls prcess de evaluación. n) Velar pr el adecuad mantenimient de la infraestructura. ñ)prprcinar el ambiente físic adecuad para el desempeñ de ls funcinaris. )Establecer, en cnjunt cn el Cnsej Técnic Asesr, las directrices prpias del quehacer y priridad de la ficina a su carg. p) Fmentar la evaluación del desempeñ y la medición de resultads a través de indicadres de gestión, acrdes cn sus respnsabilidades. q)realizar cualquier tra actividad n mencinada en este reglament, que sea inherente al ejercici de sus funcines. Artícul 11. Requisits de la Jefatura. Para cupar la jefatura de una ficina administrativa, se deben reunir ls siguientes requisits: a)ser cstarricense pr nacimient naturalización y tener la ciudadanía cstarricense en ejercici. b)tener al mens licenciatura especialidad de psgrad, en un camp afín al puest. c)pertenecer, cn plens derechs y deberes, al Clegi Prfesinal respectiv, en el marc de la legislación vigente. d)tener experiencia administrativa en el camp de su cmpetencia y en la administración de recurss humans, financiers, materiales y tecnlógics. e)tener habilidad en la supervisión de persnal y buenas relacines humanas. f)tener adecuada cmprensión y cncimient de la legislación universitaria y de la vida académica. g)ejercer sus funcines en jrnada de tiemp cmplet. h)tener capacidad para la tma de decisines. i) Ser de recncida hnrabilidad. j)tener una actitud emprendedra en pr de su desarrll persnal. k)cntar cn iniciativa y capacidad para innvar y crear. l)tener dispsición para trabajar en equip. Artícul 12. Cnfrmación y funcines del Cnsej Técnic Asesr. El Cnsej Técnic Asesr está cnfrmad pr la jefatura de la ficina y pr las jefaturas de ls mands medis, de acuerd cn l que dispnga el reglament de cada ficina en particular, cuy prpósit cmún será la recmendación para la búsqueda de slucines cn un enfque integral, a fin de lgrar que la tma de decisines sea acertada en cada ámbit y ptimizar la atención de ls diferentes servicis. Además, tendrá las siguientes funcines: 5 Reglament general de las Oficinas Administrativas

6 a) Estudiar ls asunts que las jefaturas smetan a su cnsideración y prpner las recmendacines pertinentes. b) Clabrar en la búsqueda de ls mecanisms más eficientes para la ejecución de ls acuerds de las autridades de la Universidad, en la materia de su cmpetencia. c) Presentar a las autridades universitarias prpuestas que cadyuven a mejrar el quehacer universitari. Sesinará pr l mens una vez al mes y extrardinariamente, pr cnvcatria del superir jerárquic pr petición de al mens ds de sus integrantes, cuand este n sea cnvcad pr el superir cn la regularidad establecida. La asistencia a las sesines es bligatria para tds sus miembrs. Pr dispsición del Cnsej Técnic Asesr, pdrán cncurrir a las sesines aquells invitads cuya presencia se cnsidere necesaria. Capítul IV De la descncentración de la función de las Oficinas Administrativas Artícul 13. Actividades. La actividad descncentrada que se realice en cualquier dependencia universitaria, debe crrespnder a plíticas y lineamients institucinales técnicamente justificads mediante estudis que ls sustenten. Artícul 14. Relacines de Dirección. Las unidades descncentradas que se establezcan en cualquier dependencia universitaria, deben cumplir cn las nrmas e instruccines técnicas que dicte la ficina administrativa rectra. Artícul 15. Respnsabilidad. Crrespnderá a las dependencias y al persnal que intervenga en las funcines descncentradas velar prque se cumpla en tds sus extrems cn las dispsicines legales y administrativas vigentes, baj la autridad administrativa de la dirección, de la sede, recint unidad perativa. Capítul V Dispsicines finales Artícul 16. Prgramas de capacitación. Cada ficina administrativa deberá crdinar cn la Oficina de Persnal sus prcess de capacitación y desarrll de ls recurss humans, para fmentar ls cncimients, aptitudes, habilidades y destrezas requeridas para un mejr desempeñ de sus funcines y respnsabilidades Artícul 17. Jefatura de ficina administrativa. La persna que cupe la jefatura de la Oficina Administrativa será nmbrada pr el Rectr a prpuesta del Vicerrectr respectiv e infrmará al Cnsej Universitari. El nmbramient n excederá el períd de la Administración que l prpne, per pdrá ser renvad pr la Administración siguiente. Se exceptúa de esta dispsición el nmbramient del Cntralr y Subcntralr de la Oficina de Cntralría universitaria. Transitri: Las ficinas administrativas deberán elabrar refrmar sus instruments administrativs (manuales de rganización y funcines, de prcedimients y del usuari, entre trs) en el marc del presente Reglament General, en un máxim de dce meses, a partir de la entrada en vigencia de la presente nrmativa e infrmar al superir jerárquic de manera bimestral sbre el avance de esta actividad. Ciudad Universitaria Rdrig Faci NOTA DEL EDITOR: Las mdificacines a ls reglaments y nrmas aprbadas pr el Cnsej Universitari, se publican semanalmente en la Gaceta Universitaria, órgan ficial de cmunicación de la Universidad de Csta Rica. 6 Reglament general de las Oficinas Administrativas