TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE UN/A CONSULTOR/A O EQUIPO CONSULTOR

Transcripción

1 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE UN/A CONSULTOR/A O EQUIPO CONSULTOR MATERIAL PREPARATORIO PARA LA ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA RESUMEN Este documento contiene el siguiente material preparatorio para la Asamblea General Extraordinaria 2015: 1. Cronograma de contratación 2. Requisitos para postulación 3. Labores del consultor/a o equipo consultor: antes, durante y después dela Asamblea Extraordinaria-AGE Modo de pago de la consultoría 5. Penalidades en caso de incumplimiento

2 TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA LA CONTRATACIÓN DE UN/A CONSULTOR/A O EQUIPO CONSULTOR CRONOGRAMA DE CONTRATACIÓN 1. CRONOGRAMA DE CONTRATACIÓN Recepción de propuestas 23/01/2015 a 31/01/ 2015 Entrevistas 02/02/2015 Publicación de resultados finales 03/02/2015 Suscripción del contrato A partir del 03/02/ REQUISITOS PARA POSTULACIÓN 1. Experiencia en la organización de por lo menos dos (02) eventos, deseable que estos sean en asambleas. 2. Vivir en la localidad donde se realiza la AGE (Lima) 3. La prestación es de naturaleza personal; se podrá requerir apoyo de terceros previa coordinación con la PrepCom de AIP 4. El/la contratante deberá contar con RUC y ser mayor de edad. 5. El/la contratante será una persona o equipo proactiva y empática. 6. Para postular a la presente Consultoría tienen incompatibilidades los integrantes del Consejo Directivo y del PrepCom de la Sección Peruana de Amnistía Internacional. Enviar sus postulaciones adjuntando su currículo, vía electrónica al correo: prepcom2015@amnistia.org.pe colocando como asunto Postulación a Consultoría AGE 2015

3 3. LABORES DE CONSULTORÍA: 3.1. GENERALIDADES: Organizar de manera eficaz, ecoeficiente y creativa la Asamblea General Extraordinaria de Amnistía Internacional Perú, la que se llevará a cabo los días 11 y 12 de Abril del 2015, en la ciudad de Lima, dentro del presupuesto aprobado y siguiendo el cronograma establecido por la Sección Peruana. El consultor/a o equipo consultor se encargará de la organización de la asamblea, previendo la logística antes y durante el evento. Así mismo, deberá elaborar y entregar un informe de evaluación de la actividad, así como todos los documentos de rendición de cuentas (relatoría, material audiovisual, documentos aprobados, actas y aquello que PrepCom solicite) a más tardar hasta el viernes 17 de abril de En el desarrollo de sus funciones, deberá rendir cuenta de la realización del evento, tanto a la Prepcom como a la Dirección Ejecutiva de AIP (copia informativa). La convocatoria es abierta, pudiendo postular tanto las/os asociadas/os de Amnistía Internacional como personas que no pertenezcan a AIP. En caso de incumplimiento del contrato o de los Términos de Referencia por parte de el/la consultor/a o equipo consultor se ejecutarán las penalidades dispuestas en el contrato FUNCIONES: Antes de la AGE 2015 a. Local de la Asamblea AGE: Las propuestas del local (mínimo 02) para la realización de la AGE 2015 deberán corresponder a entidades públicas o privadas

4 cuyos fines no contravengan los principios de Amnistía Internacional. Los locales que se propongan deberán tener un aforo mínimo de 100 personas y estar ubicados en una zona de fácil acceso y que cuente con medidas de acceso para personas con discapacidad. Se valorará que el local cuente con espacios adecuados para los momentos de refrigerios y almuerzo, así como que no impongan condiciones que impidan que AIP pueda contratar un catering distinto al que preste la administración del local. Deberá contar con el servicio de conexión a Internet (Wi-fi) gratuito y múltiples enchufes para conectar dispositivos electrónicos tales como: equipos para la proyección de video, sonido, computadora, impresora, entre otros. Los locales propuestos deberán contar con servicios higiénicos adecuados durante la duración de la Asamblea. Los locales propuestos deberán estar cerca al lugar de alojamiento de las/os asociados concurrentes a la Asamblea que provengan de ciudades diferentes a la sede de la AGE Se puede evaluar la posibilidad de hacer un intercambio con alguna actividad (taller, foro, etc.) por el uso del ambiente; en su defecto, pagar las tarifas que se establezcan por alquiler. b. Hospedaje Las propuestas del local de hospedaje(mínimo 02) para las/os asociadas/os que vivan fuera de la sede en que se realiza la AGE 2015 deberán corresponder a entidades públicas o privadas

5 cuyos fines no contravengan los principios de Amnistía Internacional. Los locales que se propongan deberán estar ubicados en una zona de fácil acceso, que cuente con medidas de acceso para personas con discapacidad y que brinden un servicio confortable y limpio. El pago del alojamiento a contratar será por habitaciones ocupadas, entregando factura por el servicio contratado. Los locales que se propongan deberán estar próximos al local de la Asamblea. c. Alimentación: Las propuestas de catering (mínimo 02) serán para el almuerzo y tres refrigerios (a definir según el presupuesto y el número de participantes). d. Documentos para AGE El/la consultor/a propondrá a una persona que se haga responsable de la relatoría durante la Asamblea. El/la consultor/a coordinará con la persona seleccionada para tomar actas durante la AGE y se asegurará de la entrega del documento al final de cada jornada, en coordinación con la Mesa Directiva de la AGE. e. Equipamiento de local Recopilación de documentos, impresión y preparación del material impreso, banners, afiches, stickers (averiguar qué existe

6 y qué se tiene que mandar a hacer),credenciales, listas de participantes, elementos de activismo y símbolo (vela), organización del espacio de registro. 1 Acondicionar un espacio que facilite la integración o exposición de actividades del movimiento, conforme a las pautas brindadas por PrepCom. El 10 de abril de 2015 el/la consultor, en coordinación con PrepCom, realizará la instalación y prueba de los equipos a utilizarse durante el desarrollo de la AGE tales como: laptop, equipo de amplificación de audio, proyector multimedia, ecran, micrófonos alámbricos e inalámbricos, sistema de internet inalámbrico (Wi-fi), otros; así como la distribución de los ambientes. f. Recomendación a los asistentes: Facilitar información sobre opciones de transporte (empresas de viajes, rutas hacia el local de la AGE2015, hospedaje, etc.), recomendaciones sobre el clima, seguridad y otros. g. Otros A primera hora, verificar la ambientación del local y realizar los ajustes que se consideren necesarios para el buen funcionamiento de los equipos. Recepción de los participantes: registro (nombres completos, DNI, firma), credencial, indicaciones generales en coordinación con Prepcom. 1 Tomar en consideración que existe un proyecto de ecoeficiencia en la Sección y se busca contaminar lo menos posible. En ese sentido, las impresiones deben ser con reducción y a doble cara.

7 Realizar el reembolso del costo de los pasajes, de ida a la AGEa los participantes que asistan y provengan de los departamentos fuera de la sede de la AGE 2015, conforme a la rendición de cuentas financiera establecida por la oficina. Encargarse del registro audiovisual del evento. Supervisión de los refrigerios, almuerzo y brindis. Organización del tradicional brindis por la libertad al final de la Asamblea. Ejecutar el presupuesto de la AGE y realizar la rendición de cuentas adjuntando facturas o boletas. Supervisar que la redacción de los documentos de la relatoría se haga en forma diligente y estén disponibles al final de cada jornada Después de la AGE 2015 El/la consultor/a, dentro del plazo establecido en el ítem 3.1, elaborará y entregará a la PrepCom los siguientes documentos: Informe de evaluación de la actividad, donde se describan los hechos realizados en el marco de la consultoría, elaborando recomendaciones para optimizar dicho trabajo. Relatoría: documento donde se describen todos los hechos, participaciones, decisiones, entre otros que acontezcan durante la Asamblea General Extraordinaria-AGE. Acta: documento donde se plasman las decisiones adoptadas en Asamblea. Registro de audio y video Registro fotográfico Otros que solicite el PrepCom

8 Rendición de cuentas del evento, tanto a la PrepCom como a la Dirección Ejecutiva de AIP (copia informativa). La rendición de cuentas corresponderá a los gastos realizados por la Consultoría que son acreditados con facturas o boletas sobre la ejecución del presupuesto otorgado. 4. MODO DE PAGO DE LA CONSULTORIA La contraprestación por los servicios del/la consultor/a asciende a S/ (mil cuatrocientos con 00/100 NUEVOS SOLES); pago que será efectivo en el momento de la entrega final de los documentos que PrepCom ha detallado en el punto3.2.3, contraentrega del Recibo por Honorarios. 5. PENALIDADES EN CASO INCUMPLIMIENTO El cómputo de las penalidades será de la siguiente forma: 5.1. Demora en la entrega del paquete completo: 1% menos por cada día natural de demora En caso no de no entregar los documentos solicitados: a. Falta de Relatoría: 20% más el costo del servicio del relator (tipeador). b. Falta de Informe Final: 10% c. Falta de Material Audiovisual: 5%