ayudantías en línea Recursos: OEG

Transcripción

1 Uso óptimo del sistema de ayudantías en línea Recursos: Betsy Morales Caro, Directora Asociada OEG Lucy Serrano Gastón, Secretaria Adminstrativa V- OEG

2 Breve Historia Diciembre 2005 Culminó la programación y se ofreció adiestramiento. La Oficina de Finanzas estipula que con la rapidez del sistema se eliminarán las nóminas supletorias. Enero 2006 Comienza el sistema en vivo. Se procesaron un total de 531 ayudantías para el primer pago. Mayo Se procesaron 649 ayudantías en línea para este semestre. Junio 2006 Se procesaron 345 ayudantías para pago. Julio 2006 Se procesaron 83 ayudantías para pago. Febrero hasta agosto 2006 sistema sigue funcionando exitosamente. Se han incorporado los cambios sugeridos por los usuarios. Agosto 2006 Se procesaron un total de 510 ayudantías para el primer pago.

3 Cambios: Student Information Application Number R74A (Application Not Released) Payroll Period 18 de agosto - 15 de septiembre Student Number Name (First, Last) Country of Residence SSN Betsy Puerto Primer Ingles Conference Dictar 3A September October November December Institutionals ugust curso Rico semestre INGL 3101 Sección 016 A ugust Study Program Admission Semester/Year Student Department Morales 2006 Work Assigment Type Save December Description Credits of Conference 2006 Funds Payment for Month 1 Payment for Month 2 Payment for Month 3 Payment for Month 4 Payment for Month 5 Total Assigned Funds Type Origin of Funds Period Account to be Charged Tuition Waiver

4 Tipos de Fondos Institucionales: Multidisciplinarios de Artes y Ciencias (Ej. MBRS) Multidisciplinarios de Ingeniería Multidisciplinarios de Agricultura Multidisciplinarios de Administración de Empresas

5 Release Primer paso (802) Morales, Betsy 6271 R74A Ingles Funds Institutionals $1,940.98, Teaching, Application Estudios Graduados Failed Validation Nomina: 18 de agosto - 15 de septiembre Modify Release Validate Delete Change Payroll Period History Morales, Betsy (802) $1,940.98, Teaching, Application R74A Ingles Funds Institutionals Estudios Graduados Failed Validation Nomina: 18 de agosto - 15 de septiembre Modify Validate Delete Change Payroll Period History Funciones: Liberar la ayudantía para comenzar proceso de validación. Registra el usuario que creó la ayudantía en el historial.

6 Historial Morales, Betsy (802) (Application) Type of Work : Department : Origin : Teaching Estudios Graduados Ingles Total : Account to be Charged : Work : Dictar curso INGL 3101 Sección 016 Approval History Obligation Number : 1. Application Created 06/Sep/2006, 09:15:28 AM lserrano R3 Created 2. Application Released 06/Sep/2006, 01:35:04 PM lserrano Released

7 Failed Validation Razones: Estudiante no tiene matrícula. No tiene 9 créditos y/o no está matriculado en tesis. Tiene cursos subgraduados (deficiencias). Qué hacer: Verificar en el sistema estudiantil (RUMAD) o verificar con el director y/o coordinador del programa graduado del estudiante. Notificar a la OEG para liberar la ayudantía y se pueda validar en los distintos niveles.

8 Eliminado: Failed Validation Morales, Betsy (802) $1,940.98, Teaching, Application R74A Ingles Funds Institutionals Estudios Graduados Passed Validation Nomina: 18 de agosto - 15 de septiembre Modify Delete Change Payroll Period History R3 Applications New Application Views View R3 Applications View Search Options Cambiar Lenguaje Morales, Betsy (802) (Application) Type of Work : Teaching Department : Estudios Graduados Origin : Ingles Total : Account to be Charged : Obligation Number : Work : Dictar curso INGL 3101 Sección 016 Approval History 1. Application Created 06/Sep/2006, 09:15:28 AM lserrano R3 Created 2. Application Released 06/Sep/2006, 01:35:04 PM lserrano Released 3. Application Modified 06/Sep/2006, 02:02:00 PM lserrano R3 Modified

9 Cambiar período de nómina No obtuvo las tres validaciones para el pago correspondiente. R74A Morales, Betsy (802) $1, Change Payroll Period : Morales, Betsy (802) $1,940.98, Teaching, Application 15 de septiembre - 16 de octubre (First Semester (Fall)) R74A Ingles Funds Institutionals Estudios Graduados Passed Validation Nomina: 15 de septiembre - 16 de octubre Modify Delete Change Payroll Period History Morales, Betsy (802) (Application) Type of Work : Department : Origin : Teaching Estudios Graduados Ingles Total : Work : Dictar curso INGL 3101 Sección 016 Approval History Account to be Charged : Obligation Number : 1. Application Created 06/Sep/2006, 09:15:28 AM lserrano R3 Created 2. Application Released 06/Sep/2006, 01:35:04 PM lserrano Released 3. Application Modified 06/Sep/2006, 02:02:00 PM lserrano R3 Modified 4. Payroll Period Changed 06/Sep/2006, 02:35:25 PM lserrano (14 to 15) Una vez seleccionado el nuevo período se refleja automáticamente en la ayudantía. Para verificar el cambio puede hacer la búsqueda utilizando la función de View Search. Esto si no le aparece la ayudantía en la página principal. Recuerde que debe comenzar el proceso de release para validar.

10 Eliminar ayudantía Si ya tiene validación en algún nivel: Comunicarse con la Dra. Betsy Morales Caro y/o con la Srta. Lucy Serrano Gastón o por teléfono. Proveer el número de la ayudantía. Ejemplo: R130C Si tiene validación de OEG y pasó a la Sección de Nómina para pago. Hacer carta explicativa dirigida a la Srta. Wilma Colón con la firma del director del departamento y vistos buenos del Decano de Facultad y/o CID y Directora Asociada de OEG.

11 View Esta opción pasó a ser Modify. Usted puede ver cada uno de los campos entrados al crear la ayudantía. Puede enmendar cualesquiera de ellos. Una vez hechos los cambios se registrará en el historial la información del usuario que hizo los mismos.

12 Validación Departamental Approved by Deparment Del Pueblo, Juan (802 ) R130C Quimica (CID) Funds CID $1,200.00, Research/Project, Approved by Deparment (05/09/ :10:40) Quimica Passed Validation Nomina: 18 de agosto - 15 de septiembre Modify Change Payroll Period History Debe verificar que toda la información esté correcta. Puede revocar al reconocer que no procede la validación. Al validar pasa al próximo nivel. Usted debe darle seguimiento para que su Facultad/CID valide.

13 Validación Facultad/CID Approved by Faculty Del Pueblo, Juan (802) $1,456.27, Corrector, Approved by Faculty (01/09/ :46:45) R130A Ciencias Marinas Funds Institutionals Estudios Hispánicos Passed Validation Nomina: 18 de agosto - 15 de septiembre View Approve Delete Change Payroll Period History Verificar que toda información esté correcta. Puede revocar al reconocer que no procede la validación. Al validar pasa al próximo nivel (OEG).

14 Validación OEG Validated by Graduate School Del Pueblo, Juan (402) R130A Army Research Office (External Funds)) Funds CID La OEG verifica: $5,822.95, Teaching Laboratory, Validated by Graduate School (05/09/ :30:29) Ingeniería Civil Passed Validation Nomina: 18 de agosto - 15 de septiembre Modify Revoke Approval Delete Change Payroll Period History Historial de ayudantías del estudiante. De exceder cuatro semestres se coteja si recibimos carta solicitando extensión con justificación y vistos buenos. De ser estudiante internacional se verifica si su Formulario I-20 esté vigente. Año de admisión. Campo requerido para el historial e informes estadísticos. (Año académico Ej: enero 2006 (segundo semestre 2005) Que las cantidades de dinero sean las establecidas según la tabla de estipendios. El icono de estipendios de ayudantías / Tuition Payments aparece al lado izquierdo al abrir el programado y al crear la ayudantía. Períodos de efectividad de la ayudantía. Que se incluya el país de procedencia. Fecha de nómina este correcta. De no cumplir con cualesquiera de los anteriores se revoca la ayudantía y por ende se afecta el pago. Usted debe verificar el historial para mayor información.

15 Recursos de la OEG Certificación del Senado Académico (Normas para regir las Ayudantías de Estudiantes Graduados en el Recinto Universitario de Mayagüez) Certificación del Senado Académico (Normas que Rigen los Estudios Graduados en el Recinto Universitario de Mayagüez). Oficina de Igualdad Oportunidades de Empleo e Inmigración. Oficina del Registrador (sistema estudiantil RUMAD) Oficina de Cómputos (Sr. José Cuevas y su staff) Oficina de Finanzas Sección de Nóminas (Srta. Wilma Colón)

16 Ventajas de la Solicitud de Ayudantía en Línea Proceso más rápido-ahorro en papel y tiempo. Accesible en cualquier parte del mundo. Provee un sistema de contabilidad. contabilidad. Cada usuario puede proveer información sobre el estatus de los estudiantes de su departamento. Permite integrar los diferentes programas académicos y administrativos dentro del RUM (Ej. Finanzas, Sistema Estudiantil, Cómputos) Provee información para generar informes. Elimina los pagos por nómina supletorias. Crea una base de datos permanente. Provee un servicio excelente al estudiante graduado- La mayoría cobran a tiempo. El sistema es user friendly. Cumple con la misión y los objetivos de avalúo de la OEG

17 Recomendaciones Cualquier pregunta,duda,, o sugerencia comuníquese con la Dra.. Betsy Morales (betsym@uprm.edu( betsym@uprm.edu) ) o la Srta.. Lucy Serrano (lserrano@uprm.edu( lserrano@uprm.edu) Cotejar su correo electrónico en el servidor UPRM. Todo mensaje y recordatorio se envía a los usuarios utilizando su correo electrónico de UPRM. Utilizar View Search para cualquier búsqueda (estudiante, número de estudiante, departamento,, etc.) Utilizar el historial para verificar el estatus de la ayudantía. Recordar que los periodos del cierre son hasta las 4:30 para todos los niveles. Utilizar las tablas de estipendios que aparece en el sistema. Notifique a la OEG si el usuario de su departamento cambia. Acuérdese: : TODO PROCESO DE CAMBIO CONLLEVA UN PERÍODO DE ADAPTACIÓN.

18 Preguntas/Dudas/Sugerencias