Conciliación automática

Transcripción

1 Conciliación automática Procedimiento IMPORTANTE. Se recomienda realizar un respaldo antes de comenzar el proceso descrito. La conciliación es útil para comparar los movimientos del sistema de bancos y los movimientos de la institución bancaria y saber si hay movimientos en tránsito o por aplicar. 1. Como primer paso se debe de elegir una cuenta bancaria a la cual se desea realizar la conciliación. 2. Para eso tenemos que ir al menú Cuentas bancarias y elegir la cuenta bancaria deseada tal y como se muestra en la imagen. Con solo dar clic en la cuenta bancaria se activará o presionar la tecla Enter. 3. Posteriormente realizar el proceso de importación del estado de cuenta de la institución bancaria. 4. Ir al menú Procesos, Importar estado de cuenta.

2 5. Aparecerá una ventana para colocar la ruta donde se encuentra el archivo tipo texto dando clic en el ícono del folder abierto. 6. Aparecerá una ventana de un explorador para buscar la ruta correcta donde se encuentra el archivo de texto.

3 7. Una vez encontrada la ruta seleccionar el archivo y dar clic en el botón abrir y el sistema devolverá la pantalla de importación para configurar los demás campos donde se dará clic en el botón Leer archivo el cual permitirá configurar los campos para realizar correctamente la importación. 8. Al dar clic en el botón Leer archivo aparecerán las siguiente opciones. Modo de configuración. Detalle de campos. Separador de campos Tab. Calificador de campos Ninguno. IMPORTANTE!!!! Para esta configuración se tendrá que revisar el archivo de texto para saber su configuración o como la provee la institución bancaria. El primer renglón contiene los nombres de los campos. Esta opción debe de activarse para que el sistema identifique los campos y haga la separación correspondiente.

4 9. Dar clic en la flecha azul para seguir con la configuración de la importación. Aparecerán los siguientes datos a configurar. 10. Se tendrá que configurar el formato para la fecha y para los importes de los depósitos y de los cargos tal y como esta en el archivo de texto importado. 11. El formato de fecha deberá configurarse tal y como se presenta en la parte de abajo. 12. Una vez que se haya terminado de configurar esta parte dar clic en la flecha roja que apunta a la derecha para finalizar con la configuración y comenzar con la importación de movimientos.

5 13. Terminada la importación del estado de cuenta aparecerá un resumen de los movimientos importados y también de los que por algún motivo no se importaron. En esta ventana solo dar clic en el tache rojo de la ventana. 14. Después de haber terminado de importar el estado de cuenta ir al menú Procesos > Conciliación > Automática. 15. Aparecerá una ventana donde se colocará la fecha de conciliación el importe del saldo inicial de la cuenta y el saldo final, estos deben de ser exactamente igual a lo que en ese momento la cuenta bancaria tiene como saldo.

6 16. Esta ventana esta divida en tres partes la primera es un filtro en el cuál podremos mostrar solo la información que se necesite conciliar, en la segunda se muestran los movimientos del sistema de bancos y los movimientos de la institución bancaria y la tercera muestra los cargos y los abonos por conciliar y conciliados del sistema de bancos y los cargos y abonos por conciliar y conciliados de la institución bancaria. 17. Para marcar los movimientos considerados para la conciliación en un solo movimiento dar clic en este ícono Conciliación automática con un clic y de manera automática todos los movimientos quedan marcados para realizar la conciliación tal y como se muestra en la imagen. 18. Dar clic en la paloma verde para seguir con el siguiente paso que es el Término de la conciliación.

7 20. El sistema preguntará si se desea realizar el término de la conciliación por lo tanto se elegirá que si. 19. Ir al menú Procesos > Conciliación > Término.

8 21. El sistema devolverá un resumen de los movimientos conciliados. 22. En caso del que el sistema devuelva esta pantalla es por que algún dato capturado dentro de la configuración esta mal, en este caso es el saldo final de la cuenta bancaria.

9 23. Para corregirlo se tendrá que dar clic a la paloma verde, dar clic al botón Aceptar del mensaje e ir al menú Procesos > Conciliación > Automática. 24. Corregir el saldo final de la cuenta bancaria.

10 25. Dar clic en la paloma verde para que nuevamente se haga el proceso de Término de la conciliación. 26. Nuevamente el sistema preguntará si se desea realizar el término de la conciliación, y le indicaremos que si. 27. El sistema devolverá nuevamente el resumen pero esta vez con los saldos finales correctos esto significa que la conciliación esta cuadrada.

11 28. Se da clic en la paloma verde y correrá el proceso de término de conciliación. 29. Con esto se ha terminado de realizar la conciliación de movimientos de manera automática.